Tips en trucs projectadministratie November 2011 Horaplantsoen 18SOL 6717 LT Ede mensen 648 750 in beweging brengt en(0)318 middelen TF +31 Postbus 601 6710 BP Ede +31 (0)318 641 918 Horaplantsoen 18 6717 LT Ede Postbus 601 6710 BP Ede
AO/IB 1. Besteed aandacht aan functiescheiding in de beschrijving van de AO/IB. 2. Besteed aandacht aan het organiseren van tijdige ondertekening van urenadministraties. 3. Beschrijf de herkomst van brondocumenten voor de administratie. 4. Besteed aandacht aan inkoop- en/of aanbestedingsprocedures. 5. Voor de urenadministratie is het van belang dat de uurtarieven juist zijn berekend en gebaseerd zijn op een berekening van werkbare uren. 6. Er is een bewaarplicht voor de volledige ESF administratie tot 2021 (ESF periode 2007-2013). Horaplantsoen 18 6717 LT Ede Postbus601 6710 BP Ede
Deelnemersadministratie 1. Bewaar documenten uit de personeelsdossiers (zoals loonstroken of ID s) die als bewijslast nodig zijn voor de ESF administratie apart als kopie bij de deelnemersregistratie. 2. Het Agentschap raadt aan om alle deelnemers een verklaring niveau te laten invullen. 3. Sluit een kopie loonstrook in van de laatste maand van het project. Horaplantsoen 18 6717 LT Ede Postbus 601 6710 BP Ede
Financiële administratie 1. Laat in een offerte de prijs voor een minimaal en maximaal aantal personen vastleggen. 2. Verplicht opleidingsaanbieders tot het inleveren getekende presentielijsten. Vraag om een specificatie van de deelnemers (deelnemers die daadwerkelijk de cursus hebben gevolgd) op de factuur. 3. Toerekening van factuurkosten vastleggen op de factuur zelf. Als niet de originele factuur in de projectadministratie kan worden opgenomen, dan een kopie van de factuur met parafen voor akkoord in de administratie opnemen (gewaarmerkte kopie). 4. Leg vast op de factuur op welke projectperiode deze betrekking heeft. Kosten moeten aan de projectperiode te relateren zijn en binnen zes weken na het indienen van de einddeclaratie zijn betaald. 5. Let op! In het betalingsbewijs dient de koppeling te kunnen worden gemaakt tussen het factuurbedrag en het bankafschrift (bv. door kopie batchreport bij te voegen). 6. Controleer of een opgegeven opleidingsdag geen zon- of feestdag is. 7. Als blijkt dat er voor een opleiding sprake is van een unieke aanbieder dan moet het proces dat heeft geleid tot de conclusie dat er sprake is van een unieke aanbieder worden vastgelegd en bewaard bij de opleidingsinformatie. Horaplantsoen 18 6717 LT Ede Postbus601 6710 BP Ede
Overhead 1. Voor de berekening van de subsidiabele loonkosten kunt u uitgaan van het brutoloon vermeerderd met een opslag van 32%. 2. Medewerkers die slechts incidenteel ESF-activiteiten uitvoeren hoeven alleen gedurende de betreffende salarisperiode een sluitende urenregistratie bij te houden. 3. Denk na over hoe wordt omgegaan met een CAO verhoging van salarissen. Wordt de verhoging meegenomen in de uurloonberekeningen? Voor een uitzendkracht kunnen factuurkosten worden opgevoerd. 4. Onder indirect personeel wordt verstaan al het personeel dat werkzaamheden voor een ESF project verricht. 5. Zorg dat de salarisstrook, de uurloonberekening, en werkbare uren van het personeel in één administratie worden opgeslagen. 6. Urenregistratieformulieren dienen binnen één week ondertekend te zijn door de werknemer, de leidinggevende dient het formulier binnen één maand ondertekend te hebben voor akkoord. 7. Een addendum dient voorafgaand aan de projectperiode aan het Agentschap te worden voorgelegd ter goedkeuring. Horaplantsoen 18 6717 LT Ede Postbus 601 6710 BP Ede
Einddeclaratie 1. Meld betekenisvolle wijzigingen bij de SOL voordat u de einddeclaratie indient. 2. Betekenisvolle wijzigingen in de einddeclaratie ten opzichte van de aanvraag dienen te worden verklaard bij de einddeclaratie. 3. Kosten voor opleidingen die in niet in de aanvraag zijn opgenomen kunnen niet bij de einddeclaratie worden opgevoerd. 4. De tenaamstelling van de opleiding in de einddeclaratie moet overeen komen met de naam van de aanvraag. 5. U mag maximaal 10% van uw directe kosten als overhead opvoeren. 6. Ontwikkelkosten dienen te worden afgeschreven over een periode van drie jaar. 7. Het einddeclaratieformulier en het aanvraagformulier dient te worden ondertekend door een tekeningsbevoegde persoon in uw organisatie. 8. Denk eraan inkomsten (bv. in het kader van WVA-EVC) op te geven. Horaplantsoen 18 6717 LT Ede Postbus601 6710 BP Ede