VISMA SOFTWARE WHITEPAPER Nieuwe regels voor verlof en arbeidstijden Ouderschapsverlof
Samenvatting Eind vorig jaar stemde de Eerste Kamer in met het wetsvoorstel Modernisering regelingen voor verlof en arbeidstijden. Hierdoor zijn met ingang van 1 januari 2015 nieuwe regels voor het opnemen van verlof van kracht geworden. Het doel van de nieuwe regelgeving is dat werknemers voortaan flexibeler gebruik kunnen maken van de verlofmogelijkheden en hierdoor werk en zorg beter met elkaar kunnen combineren. Vereenvoudiging De nieuwe wet is een vereenvoudiging van de Wet arbeid en zorg (WAZO) en de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA). Werknemers kunnen nu gemakkelijker verlof opnemen of hun arbeidsduur tijdelijk uitbreiden of juist inkrimpen. Bovendien wordt de reikwijdte van de kring van personen voor wie zorgverlof kan worden opgenomen, uitgebreid met familieleden in de tweede graad en anderen met wie de werknemer een sociale relatie heeft. Deze maatregelen sluiten tevens aan bij het beleid om mantelzorgtaken toegankelijker te maken. In deze Whitepaper belichten we het ouderschapsverlof. In andere Whitepapers besteden we aandacht aan het zwangerschaps- en bevallingsverlof en het zorgverlof. De gemeenschappelijke rationale van alle verlofregelingen is dat werknemers zelf meer grip krijgen op verlof en het aanpassen van de arbeidsduur. Attentie! Waar wij hierna spreken over de werknemer, hij en zijn, kunt u ook lezen de werkneemster, zij en haar. 2
Ouderschapsverlof De basisregels Ouderschapsverlof is mogelijk voor de zorg van een kind jonger dan 8 jaar. Beide ouders kunnen voor elk kind eenmaal ouderschapsverlof opnemen. Bij een tweeling of meerling bestaat dus recht op tweemaal resp. meermalen ouderschapsverlof per ouder. Het recht op ouderschapsverlof geldt ook voor een adoptiekind, pleegkind of stiefkind, mits het kind bij de ouder/verzorger thuis woont. Duur Het ouderschapsverlof omvat 26 keer het aantal arbeidsuren per week van de werknemer. Sinds 1 januari 2015 mag de werknemer zelf bepalen wanneer en hoe hij dit verlof opneemt. Voorheen gold de standaard dat de werknemer een jaar lang de helft van zijn normale arbeidsuren werkte en de andere helft als verlof opnam, tenzij een cao of het personeelsreglement dat anders regelde. Voorbeeld Een werknemer met een contract van 32 uur heeft aanspraak op 26 maal 32 is 832 uren ouderschapsverlof. Voorheen werkte hij dan een jaar lang 16 uur per week en nam 16 uur per week verlof op. Vanaf 2015 mag hij dit verlof naar eigen inzicht ook anders verdelen. Zie hierna onder Bezwaar. Aanvraag De werknemer moet het ouderschapsverlof 2 maanden van te voren schriftelijk bij de werkgever aanvragen. Hij kan dus zelf bepalen hoe en wanneer hij het verlof opneemt, maar u mag hem wel vragen de volgende gegevens te overleggen: de gewenste (of bij een bevalling: vermoedelijke) ingangsdatum van het verlof; het aantal verlofuren; op welke werkdagen; de lengte van de verlofperiode. Bezwaar Als werkgever mag u het verlof in principe niet weigeren, maar u kunt wel bezwaar maken tegen de spreiding ervan op grond van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. Uw bezwaar moet u uiterlijk 4 weken vóór de beoogde ingangsdatum aan de werknemer meedelen. U kunt dan een andere verdeling voorstellen en overeenkomen. Reageert u niet binnen de gestelde termijn, dan mag de werknemer ervan uitgaan dat het aangevraagde verlof akkoord is. Zwaarwegend belang Komt u er samen niet uit, dan kunt u naar de rechter stappen. Houd er rekening mee dat u in dat geval beslagen ten ijs moet komen om uw gelijk te halen. U raadt het al: een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang is een lastige. Een rechter zal altijd kijken naar de feiten en 3
omstandigheden binnen een organisatie. Daarbij zal hij de volgende situaties niet snel als zwaarwegend inschatten: geen goede vervanging voor de verlofuren van de werknemer; de vervanging kost u als werkgever te veel geld; het risico van vertraging in projecten. Onbetaald verlof Ouderschapsverlof is in principe onbetaald verlof. Dit kan gevolgen hebben voor inkomensafhankelijke regelingen die de werknemer geniet, zoals zorg-, kinderopvang- en/of huurtoeslag. De opbouw van dienstjaren blijft in stand, vakantiedagen worden alleen opgebouwd over de uren die de werknemer werkt. U mag het ouderschapsverlof niet inhouden op de vakantiedagen. Bij cao of aanvullende arbeidsvoorwaarden is (gedeeltelijke) loondoorbetaling mogelijk. Ouderschapsverlofkorting Tot voor kort had een werknemer die ouderschapsverlof opnam, recht op ouderschapsverlofkorting in de inkomstenbelasting. Deze korting is vanaf 2015 komen te vervallen. In 2014 beliep deze korting nog het aantal uren opgenomen ouderschapsverlofkorting maal 4,29. Een werknemer met een 32-urig contract genoot bij volledige opname van zijn ouderschapsverlof dus maar liefst 26 x 32 = 832 x 4,29 = 3.569 fiscaal voordeel. Bij lage inkomens wordt het wegvallen van dit fiscale vangnet enigszins gecompenseerd doordat de eventuele zorg-, huur- en kinderopvangtoeslag en het kindgebonden budget zullen stijgen. Bij terugval onder het sociaal minimum, ontstaat recht op aanvullende bijstand. Meer dan één werkgever Heeft de werknemer naast u ook andere werkgevers, dan geldt het recht op verlof bij alle werkgevers. Stel, een werknemer werkt 10 uur bij u en nog eens 20 uur bij een andere werkgever. Hij heeft in dat geval bij u recht op 26 x 10 uur verlof en bij de andere werkgever op 26 x 20 uur verlof. De werknemer hoeft het verlof niet gelijktijdig op te nemen. Nieuwe werkgever Als een nieuwe werknemer zijn ouderschapsverlof al ten dele opnam bij een vorige werkgever, dan neemt hij het recht op het nog niet opgenomen deel mee naar u. Omgekeerd geldt uiteraard hetzelfde: als een werknemer al delen verlof bij u opnam en vervolgens een nieuwe baan aanneemt, dan neemt hij het nog niet opgenomen deel van het verlof mee naar de volgende werkgever. De oude werkgever moet de werknemer een verklaring verstrekken waarin staat vermeld op hoeveel verlofuren deze nog recht heeft. Attentie: weigering van het verlof is alleen mogelijk bij een zwaarwegend bedrijfsbelang. Het niet kunnen doorlopen van een inwerktraject kan zo n belang zijn, maar zeker is dat niet. Weigert u het verlof direct na indiensttreding, dan behoudt de werknemer wel het recht om dit op een ander moment op te nemen. 4
Ziekte tijdens verlof in deeltijd Bij ziekte tijdens ouderschapsverlof in deeltijd heeft de werknemer recht op loondoorbetaling c.q. een ZW-uitkering voor de uren die hij anders zou werken. Een voorbeeld: een werknemer heeft een werkweek van 32 uur. Hij neemt daarvan 12 uur ouderschapsverlof op en werkt dus 20 uur per week. Bij ziekte of arbeidsongeschiktheid wordt zijn loon berekend over de werktijd van dat moment, dat is minimaal 70% van het salaris over 20 uur. Ziekte tijdens voltijdsverlof In de situatie dat een werknemer tijdens voltijds ouderschapsverlof ziek wordt, gaat zijn recht op loondoorbetaling of een ZW-uitkering pas in op de dag dat het verlof conform afspraak met de werkgever eindigt. Dit is dus anders dan ziekte tijdens vakantie. Als eerste ziektedag geldt dan de eerste werkdag na afloop van het verlof. Werkloosheid tijdens verlof Raakt de werknemer tijdens zijn verlof werkloos, bijvoorbeeld door een faillissement van de onderneming, dan eindigt zijn verlof, anders dan bij ziekte, zodra de werkloosheid een feit is. De datum waarop de arbeidsovereenkomst komt te vervallen, betekent immers ook het einde van de verlofafspraken die tussen werkgever en werknemer zijn gemaakt. Doorgaans bestaat aansluitend recht op een WW-uitkering. Bij de vaststelling van het recht op de uitkering blijft de verlofperiode volledig buiten beschouwing. Stopzetten verlof Bij onvoorziene omstandigheden mag een werknemer u schriftelijk verzoeken om het verlof stop te zetten. U mag dit verzoek alleen weigeren op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen en moet binnen 4 weken reageren. Het recht op de resterende verloftijd komt te vervallen. Bij stopzetting wegens zwangerschapsverlof, bevallingsverlof of adoptieverlof vervalt de aanspraak niet, maar kan het verlof op een latere datum worden voortgezet. De werknemer heeft dan recht op een uitkering van UWV. Dit verzoek mag u niet weigeren. Pensioenopbouw Tijdens de opname van ouderschapsverlof werkt de werknemer minder uren. Er is dus tijdelijk sprake van een lager loon en daarmee een lagere pensioenopbouw. In het pensioenreglement kunnen hierover nadere afspraken zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in de vorm van vrijwillige voortzetting op eigen kosten. Veel pensioenuitvoerders bieden mogelijkheden om extra te sparen. U kunt hierover ook nadere afspraken met de werknemer maken. Een en ander geldt ook voor de opbouw van verzekerd nabestaandenpensioen. Aanpassing arbeidstijden Na afloop van het verlof mag de werknemer een verzoek indien om zijn of haar werktijden tijdelijk aan te passen. Het aantal arbeidsuren blijft in dat geval ongewijzigd, alleen de verdeling ervan over de werkweek verandert. De werknemer moet dit verzoek 3 maanden vóór de afloop van het ouderschapsverlof, bij u indienen. Op uw beurt moet u uiterlijk 4 weken vóór het einde van het verlof reageren. U bent niet verplicht in te stemmen met het verzoek. In 5
principe geldt de aanpassing 1 jaar. In overleg kan dit ook langer zijn. Gaat het hier om arbeidstijden, ook op het gebied van de arbeidsduur is er nieuws te melden. Nieuw: aanpassing arbeidsduur Onder het nieuwe regime veranderen ook de regels voor het aanpassen van de arbeidsduur. Met ingang van 1 januari 2015 kunnen werknemers één keer per jaar een aanvraag indienen voor een wijziging van hun contractuele arbeidsduur. Bij onvoorziene omstandigheden kan van deze hoofdregel worden afgeweken: de werknemer mag dan meer dan één keer per jaar zo n aanvraag indienen. Van onvoorziene omstandigheden is bijvoorbeeld sprake als een ouder van de werknemer plotseling hulpbehoevend wordt en de werknemer hierdoor tijdelijk minder wil werken. Tot voor kort had een werknemer maar één keer in de twee jaar de mogelijkheid om zijn arbeidsduur aan te passen en was er geen wettelijke afwijkingsmogelijkheid bij onvoorziene omstandigheden. Enkele cijfers tot slot In 2013 maakten ruim 182.000 werknemers, vooral vrouwen, gebruik van ouderschapsverlof. In 13.000 gevallen betaalde de werkgever het verlof geheel, bij 69.000 werknemers gedeeltelijk. Het overgrote deel van de werknemers neemt het verlof dus voor eigen rekening. De belangrijkste wijzigingen vanaf 2015 De vader (partner) mag rond de geboorte van een kind alvast een (onbetaald) voorschot van 3 dagen nemen op het ouderschapsverlof. Dit komt bovenop het (betaalde) kraamverlof van twee dagen dat hij al had. Dit partnerverlof kan niet worden geweigerd. Deze 3 extra dagen gaan later af van het totaal aantal dagen ouderschapsverlof. Voorheen gold de voorwaarde dat een werknemer één jaar in dienst moest zijn voordat recht op ouderschapsverlof bestaat. Deze voorwaarde is per 1 januari 2015 komen te vervallen. Direct na indiensttreding kan een werknemer dus een verzoek om ouderschapsverlof op te nemen indienen dan wel een resterend deel ouderschapsverlof van een vorige werkgever meenemen en dit direct opnemen. De voorwaarden voor spreiding van ouderschapsverlof zijn met ingang van 1 januari 2015 vervallen. Voortaan kan de werknemer het verlof in elke gewenste vorm opnemen. Dit is alleen anders als zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen van de werkgever zich hiertegen verzetten. Zoals al opgemerkt, zal dat bewijs niet eenvoudig zijn te leveren. De ouderschapsverlofkorting in de inkomstenbelasting is geschrapt. Dit maakt het opnemen van ouderschapsverlof in 2015 een stuk duurder en voor velen waarschijnlijk minder interessant. 6
Uw personeels- en salarisadministratie De uitvoering van verlofafspraken per werknemer vraagt een adequate verwerking in de personeels- en salarisadministratie. Bij CAO of aanvullende arbeidsvoorwaarden kunnen andere afspraken gelden die uitgaan boven de wettelijke afspraken. Om deze administratie adequaat uit te kunnen voeren zal uw HR- en salarissoftware tijdig moeten worden uitgebreid met nieuwe verlof- en verzuimdefinities, signaleringen en workflow ondersteuning. Met moderne HR- en salarissoftware die de nieuwe regelgeving ondersteund houdt u grip op het verlof en de absentie van uw werknemers en de hiermee gemoeid zijnde kosten. 7
Over de auteur Visma publiceert regelmatig informatie over het vakgebied Human Resource Management en salarisverwerking met als doel u te informeren over de ontwikkelingen die er binnen deze vakgebieden plaatsvinden en u te helpen uw doelstellingen mede te realiseren. Visma Software levert volledig geïntegreerde softwareoplossingen voor Human Resource Management en salarisverwerking. Het stelt het lijnmanagement en de werknemers zelf in staat om taken die voorheen bij HRM lagen uit te voeren. Voor meer informatie: Visma Software, Rob van Loenen, telefoonnummer: 033 45 45 111. Op de hoogte blijven? @VismaHRMnieuws www.vismasoftware.nl Maandelijks verstuurt Elsa Breeland de nieuwsbrief Elsa vertelt met antwoorden op HRM vragen. Klik hier om u in te schrijven. 8