EPD Masterclass HIMSS 2015 Presentatie Thilo Mohns, MMC
MijnMMC echt wat de patiënt wenst?! T. Mohns, MD kinderarts-neonatoloog en CMIO Maxima Medisch Centrum Chicago, 13.04.2015
Presenter Thilo Mohns MD, Hoofd Zorggroep Zorg- en Informatietechnologie (CMIO) Opleiding tot kinderarts met als subspecialisatie Neonatologie en Pediatric intensive care in Duitsland 2007 als kinderarts-neonatoloog in MMC begonnen Medisch hoofd van de Neonatale intensiver Care Unit, daarvoor een aantal jaren ook hoofd van RVE kindergeneeskunde geweest
Inleiding Achtergrond Implementatie MMC 2015 Toekomst?
Inleiding Maxima Medisch Centrum is een Topklinisch Ziekenhuis Fusie in 2002 - twee locaties: Locatieprofilering 2008/2009 electieve en planbare zorg in Eindhoven hoog complexe en intensieve zorg in Veldhoven. EPD (CS EZIS) uitrol tussen 2009 en 2012 (alle specialismen live) Een organisatie in verandering start implementatieproject Zorgportaal gebaseerd op SharePoint van ChipSoft in 2013
Waarom Portaal? Strategisch Koers MMC: Innovatief, Patiënt centraal, gericht op ketenzorg. Verbeteren van informatievoorziening tussen MMC en patiënt / ketenpartners Efficiënte samenwerking door snellere en eenvoudigere beschikbaarheid van informatie versterken regie van patiënt over eigen behandeling In termen van digitalisering gewenste en onontkoombare ontwikkeling
Zorgportaal In het begin: Een idee/naam Product / technologie (CS-portaal EZIS/Sharepoint) Wat was het niet: Goed gedefinieerd, standaard technologie Bekende omschreven functionaliteit Wat is het geworden: Een verandertraject voor een groot deel van de organisatie. Complexer en duurder dan verwacht.
Portaal Ketenpartner Patiënt Regionale uitwisseling van gegevens Zelfmanageme nt Vragenlijst invullen inzicht Voorlichting Portaal Afspraak maken samenwerken verwijzing Inzage in dossier Herhaalrecept aanvragen Inzage in uitslagen Digitaal consult met specialist uitwisseling
Zorgportaal MMC Scope vooraf niet helemaal duidelijk en nog geen prioriteiten gesteld! Zorgportaal: Keuze: bestaat uit Patiëntportaal en Zorgverlenersportaal Primair voor product (Chipsoft, Sharpoint) Op basis van strategische koers en raadpleging van de cliëntenraad is besluit genomen voor fasering: Fase 1: Patiëntportaal -> patiënten met DigiD Fase 2: Zorgverlenersportaal -> toegangsbeveiliging?
Project Opdrachtgever RvB Klankbordgroep polikliniek E-health Klankbordgroep medisch specialist Projectteam Zorgportaal Projectleider, Projectbeheerder, Hoofd zorggroep ZIT, Manager ZIT Informatiebeveiliging (security officer) Communicatie adviseur Manager primair proces Afdelingshoofd primair proces (polikliniek) Uitvoering: Centrale Rol voor ZIT Klantenpanel patiënten Deelproject Techniek Deelproject Communicatie Deelproject Inhoud
Domeinen Patiëntportaal ( mijnmmc ) - Afspraken plannen - Inzicht dossier - vragenlijsten invullen Zorgverlenersportaal Inzage externe professionals bijv. VV&T, huisarts, Integratie Zorgdomein Verwijzing en afspraakbericht rechtstreeks in EZIS Mobile devices Inrichting tablet en smart phone
Uitdagingen Technische inrichting in begin uitermate complex door Gebruik van (voor MMC) nieuwe technologie (Sharepoint) Duidelijk aangescherpte Veiligheidseisen (nieuwe DMZ nodig) Koploper voor implementatie van het product. Hoe breed inzetten? -> opties pas na start implementatie helder Welke prioriteiten? -> procesoptimalisatie, ketenpartner of regiefunctie patiënt Hoe risico s beheersen? Keuze voor meest brede implementatie.
Beschikbaar Afspraken overzicht Documenten Opnamehistorie Patiënt basisgegevens Medicatieoverzicht Behandelbeperkingen Patiëntvragenlijsten Allergieën Metingen Uitslagen Inzage alle afspraken in EZIS historie en geplande afspraken Inzage alle huisartsenbrieven Afspraakberichten Inzage opnamehistorie en actuele opname Inzage alle basisgegevens Mogelijkheid wijzigen telefoonnummer en e-mail Inzage actueel medicatie overzicht Inzage in behandelbeperkingen Invullen en inzien alle patiëntvragenlijsten Inzage in geaccordeerde allergieën Inzage in CS metingen: lengte, gewicht, etc. Geen uitkomsten diagnostische apparatuur Lab, Rad, medische microbiologie, PA Delay beschikbaarstelling 4 weken
Niet beschikbaar
Impact Patiënt Meer regie eigen behandeling zelf digitaal afspraak maken (ZD verwijzing), ook wijzigen en annuleren toegestaan (tot 7 dagen tevoren) Uitslagen / gegevens inzien: laboratorium, radiologie, medicatie; Documenten inzien: brieven (huisarts) Taken uitvoeren: vragenlijsten invullen Persoonlijke gegevens wijzigen: email, telefoon Informatieverstrekking: Patiëntenfolders inzien Niet: inzicht echte dossiervoering (decursus)
Impact Organisatie Proces: Afsprakenplanning veranderd -> patiënt doet mee aanpassing spreekuren -> blokken/indicaties vastleggen en vrij geven Triage niet meer (of beperkt) mogelijk MRSA beleid -> screening vooraf niet te automatiseren Efficiencywinst mogelijk door automatisering (ZD en vragenlijsten) Eerst validatie nodig (BSN) vragen patiënten kunnen toe nemen Veel processen moeten aangepast worden om functionaliteiten optimaal te kunnen gebruiken.
Impact organisatie Specialisten (Medische Staf) Toename vragen over documenten, medicatie en uitslagen mogelijk Verandering patiënt in spreekkamer (beter/anders voorbereid) Door specialisten gemaakte documenten zijn zichtbaar (taalgebruik!) Mogelijk risico voor pat. bij uitslagen zonder uitleg /detailkennis Organisatie word transparant(er) voor patiënten. Onrust bij huisartsen door voorsprong patiënt mogelijk. Geen informatie-uitwisseling/e-consult/ketendossier Routine processen moeten veranderen, Autonomie daalt Gemiddeld Specialist ervaart weinig tot geen directe voordelen maar Wel voelbare lasten in dagelijkse praktijk!
Draagvlak Positief: Patiënt: Twijfels: Bedrijf Specialisten: Ketenpartners: Cliëntenraad, Patiënten-panel Management Zorggroepen (duaal) VMS, MSB Huisartsen, Apothekers, Cliëntenraad spreekt zich duidelijk uit voor vasthouden aan besluiten ondanks bestaande risico s.
Knelpunten Medicatie -> nog geen betrouwbare informatie (geen LSP, veiligheid). Historie van voor de implementatie tonen -> brieven, lab, radiologie en andere verslagen? Inhoud en doorlooptijd documenten? Procesoptimalisatie: voorrang bedrijf, specialist of patiënt? Ziekenhuis word transparant Organisatiebelang vs. Patiëntbelang? Of allebei? vraagt gedragsverandering van Organisatie!
Vragen Wie is eigenaar van informatie/dossier? Verdeling van verantwoordelijkheden? Wat mag en wat niet? Wie is aansprakelijk? Moet je het wel willen? Welke prioriteiten worden gesteld? Twee opties: Risico beheersen door besluit bij te stellen. Vast houden aan besluit en focus op communicatie en verandering.
Risico s 1. Krijgt een patiënt de uitslag te zien zonder begeleidende informatie en uitleg? Door bestaande poliklinische processen relevant risico Beheersing: Er is een delay van 4 weken op de beschikbaarstelling van uitslagen ingesteld Evaluatie en mogelijk bijstelling binnen een jaar.
Risico s 2. Verslagen die gemaakt zijn in de verwachting dat deze vertrouwelijk zouden zijn worden openbaar. Relevant risico voor niet objectieve verslagen -> soms word verslag anders gebruikt dan bedoeld. Beheersing: Radiologie verslagen worden getoond vanaf datum live-gang, geen historie. Andere uitslagen: klinisch laboratorium, medische microbiologie, pathologie -> hiervan wordt wel de historie getoond
Risico s 3. Vertrouwelijke documenten worden openbaar (brief). Doorlooptijd, inhoud en kwaliteit van brieven is variabel. Relevant risico door transparant maken van bestaande situatie. Beheersing: Brieven worden getoond vanaf datum live-gang, geen historie. Medische staf is op de hoogde van nieuwe situatie.
Medicatie 4. Onveilig door niet compleet zijn van in Portaal getoond overzicht. Toetsing door Ziekenhuisapotheek, Patiëntenpanel en cliëntenraad: Portaal maakt alleen een bekend (regionaal) probleem zichtbaar. Situatie hierdoor veiliger dan onveiliger. Door participatie patiënt die kan meekijken en reageren op mogelijke incompleetheid / onjuistheid word kwaliteit verhoogd. Beheersing: het laatst in EZIS bekende overzicht van medicatie (= laatste bezoek aan MMC) wordt getoond Tekst wijst de patiënt erop dat het overzicht mogelijk niet volledig is en medicatie voorgeschreven door zorgverleners buiten MMC mogelijk niet in het overzicht staat.
Verbeterproject Medicatie Optimalisatie medicatieproces : Behandelaar moet de actuele medicatie continu bijhouden in EZIS Op de polikliniek door medisch specialist zelf Op de afdeling: bij opname en ontslag Apotheek bied maximale ondersteuning door: - controleren medicatie bij opname - houden ontslaggesprek Wanneer de patiënt daarvoor toestemming geeft aan zijn stadsapotheker het medicatieoverzicht in het Zorgportaal kan worden bijgewerkt (Opt-in, koppeling LSP)
Verbeteringen vanuit Medische staf Poliklinische (medische) processen moeten getoetst en geoptimaliseerd worden om te borgen dat behandelaar de uitslag met de patiënt heeft besproken alvorens deze zichtbaar wordt op het portaal (4 weken). Verslaglegging word vanaf live-gang verbeterd (radiologie) Project opgestart ter verbetering kwaliteit en doorlooptijd brieven (alle groepen). Focus op standaardisatie binnen EZIS (naamgeving, functies, design, ) Verbreding werkgroep E-Health voor doorontwikkeling (e-consult, besluitvorming n.a.v. evaluatie voorbereiden, )
MMC nu 9 maanden live Medische Staf: In de breedte gewend aan bestaande situatie Bewustzijn van organisatieprobleem Grote Motivatie door te ontwikkelen met focus op twee elementen: Ondersteuning ketenzorg (Huisarts) Verhoging kwaliteit, documentatie en communicatie Maar: Nog niet iedereen rijp voor veranderingen Nog veel werk voor de komende jaren
MMC nu 9 maanden live Patiënten: Erg positief -> voelen zich betrokken en zien mogelijkheid voor eigen regie Regelmatig gebruik door vooral chronisch zieke patiënten Waardering voor keuzes die gemaakt zijn samen met cliëntenraad Uitgesproken vraag om doorontwikkeling (delay verkorten, kwaliteit verbeteren) Zien het als verbetering die voor hen is gedaan. Werken naar inzicht in volledig dossier Wens van Ziekenhuisdossier naar Patiëntendossier
Visie Meest wenselijk route is informatie beschikbaar te stellen via Integrale rol van de patiënt -> PGD CS EZIS blijft systeem voor Procesondersteuning van de Zorgverlener. PatiëntenPortaal is onderdeel van het ZIS -> Patiënten kan deel nemen aan zijn Zorgproces binnen het Ziekenhuis. Zorgverlenersportaal -> Zorgverleners kunnen deel nemen aan intramuraal Zorgproces. Geen transmuraal dossier -> Voor echte ketenzorg zijn andere systemen noodzakelijk
Conclusie Portaalontwikkeling is geen technische implementatie maar organisatieverandering. Functionaliteit moet aansluiten bij de business strategie. Is ons geval echt wat de patiënt wenst. Het is het begin van een Mindshift.