Installatiehandleiding XBRLreports XBRLreports Communication Manager Versie 1.5.0.0 XBRLreports Versie 1.2.0.0 XCM Januari 2017
Disclaimer Dit document is eigendom van XBRLreports B.V. en blijft dit ook te allen tijde. De informatie in deze documentatie is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen wij niet instaan voor de compleetheid of juistheid van de hierin beschreven informatie. De inhoud kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor XBRLreports B.V. Gebruik van deze informatie door derden en/of voor andere doeleinden dan waarvoor het is uitgereikt, is verboden. Microsoft, Windows, Windows Vista, Excel en Office 365 zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde staten en/of andere landen. Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 2
Inhoud 1. Introductie..4 2. Installatie..5 2.1 Vóóraf.5 2.2 Installeren XBRLreports..5 2.3 Installatie XBRLreports Communication Manager..5 3. Aanvraag en activeren licentie....7 3.1 Aanvraag licentie.7 3.2 Activeren licentie XBRLreports....9 3.3 Activeren licentie XBRLreports Communication Manager..11 3.4 Uitbreiden licentie...12 4. Software update...13 Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 3
Introductie XBRLreports XBRLreports is een Excel invoegtoepassing voor het creëren, inlezen en renderen van XBRL rapportages. De invoegtoepassing integreert naadloos in uw huidige Excel toepassingen. Met XBRLreports is het mogelijk om XBRL rapportages te maken en in te lezen op basis van entrypoints die voldoen aan de Nederlandse Taxonomie Architectuur, zoals: Alle KvK jaarrekeningen opgenomen in de Nederlandse Taxonomie vanaf 2012; Alle kredietrapportages opgenomen in de Bankentaxonomie vanaf 2013; Alle fiscale rapportages opgenomen in de Nederlandse Taxonomie vanaf 2014; Alle NBA accountants verklaringen; Alle CBS statistiek uitvragen in de Nederlandse Taxonomie vanaf 2015: Alle vastgoedrapportages voor de bank. XBRLreports Communication Manager De XBRLreports Communication Manager is een aanvulling op de XBRLreports add-in voor Excel. Met een actieve gebruikerslicentie voor de XBRLreports Communication Manager bent u in staat om XBRL-instances te versturen naar overheid en banken, eventueel via een portaal. Voor het verzenden van XBRL-instances is het niet noodzakelijk dat deze met XBRLreports zijn aangemaakt. Naast het verzenden van XBRL-instances is het met een actieve gebruikerslicentie tevens mogelijk om met de XBRLreports Communication Manager loonheffingsbestanden te versturen naar Digipoort. Voor het verzenden kan gebruik worden gemaakt van een eigen PKI overheidscertificaat óf het certificaat van XBRLreports. Tevens ondersteunt de XBRLreports Communication Manager het opvragen van de statusinformatie van de documenten die zijn verzonden naar een portaal. Met deze informatie kan worden gecontroleerd of de uitvragende partij het XBRL-instance of het loonheffingsbestand heeft ontvangen en geaccepteerd. Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 4
Installatie Vóóraf XBRLreports en de XBRLreports Communication Manager kunnen worden geïnstalleerd op een Windows systeem vanaf Windows Vista SP2 met daarop Microsoft Excel vanaf versie 2007. Zowel de 32-bits als de 64-bits versies van het Windows systeem als van Microsoft Excel worden ondersteund. XBRLreports wordt ook ondersteund in Office 365. Om XBRLreports te kunnen gebruiken moet vooraf het aanvullende Microsoft Office component Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable zijn geïnstalleerd. Dit component is nodig voor het werken met invoegtoepassingen en database connectiviteit. Het Office component wordt door Microsoft gratis verstrekt en kan worden gebruikt met alle Excel versies. Het component is te downloaden vanaf: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=23734 (Afhankelijk van de 32 bits of 64 bits Excel versie, dient de 32 bits of 64 bits variant van het Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable -component te worden geïnstalleerd). Door het installatieprogramma van XBRLreports en het installatieprogramma van XBRLreports Communication Manager wordt voor de overige nodige componenten gecontroleerd of deze al zijn geïnstalleerd. Indien dit niet het geval is, worden deze tijdens de installatie gedownload en geïnstalleerd. Installeren XBRLreports Indien u nog niet beschikt over een installatieprogramma van XBRLreports (XBRLreports _Setup_VersieX.X.X.X.exe) kunt u de laatste versie downloaden van de website van XBRLreports. Om XBRLreports te installeren moet het installatieprogramma van XBRLreports worden opgestart. Het installatieprogramma leidt u automatisch door het gehele installatieproces. Om het installatieproces succesvol te doorlopen is het noodzakelijk dat de Eindgebruikerslicentie voor XBRLreports wordt geaccepteerd. Bij installatie van XBRLreports op een terminal server of een Citrix omgeving, dient de installatie wellicht op een andere manier te worden verricht. Hiervoor is een handmatige installatie van XBRLreports beschikbaar, welke kan worden opgevraagd bij de supportafdeling van XBRLreports (support@xbrlreports.nl). Installeren XBRLreports Communication Manager Met de XBRLreports Communication Manager is het mogelijk om XBRL-instances te versturen naar Digipoort en de Bancaire Infrastructurele Voorzieningen. Naast het versturen van XBRL-instances kunnen ook loonheffingsbestanden direct naar Digipoort worden verstuurd. Indien u nog niet beschikt over een installatieprogramma van XBRLreports Communication Manager (XCM_Setup_VersieX.X.X.X.exe) kunt u de laatste versie downloaden van de website van XBRLreports. Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 5
Om XBRLreports Communication Manager te installeren moet het installatieprogramma van XBRLreports Communication Manager worden opgestart. Het installatieprogramma leidt u automatisch door het gehele installatieproces. Wanneer XBRLreports Communication Manager succesvol is geïnstalleerd, kan deze direct worden opgestart vanuit de XBRLreports invoegtoepassing door te kiezen voor de menu-optie Communicatie, of door de snelkoppeling op het bureaublad te gebruiken. Locatie database XBRLreports Communicatie Manager Hier geeft u aan wat de locatie is van de XBRLreports Communication Manager database. Het is aan te bevelen de locatie aan te passen, vooral als XCM in een netwerkomgeving wordt toegepast waarbij de verzendgegevens centraal benaderbaar moeten zijn. Voor elke installatie van XCM en XBRLreports add-in voor Excel dient u dezelfde (netwerk) locatie op te geven. Het is aan te raden deze locatie aan te passen naar een netwerkomgeving, vraag hier eventueel naar bij uw systeembeheerder. Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 6
Aanvragen en activeren licentie 3.1 Aanvraag licentie Een licentie op XBRLreports is persoonsgebonden. Dit betekent dat voor elke gebruiker van XBRLreports binnen uw organisatie een aparte licentie moet worden verkregen. Licenties voor het gebruik van XBRLreports kunt u bestellen in de abonnementenomgeving van XBRLreports via de website abonnementen.xbrlreports.nl of door te kiezen voor de button Activatiecode aanvragen in het instellingenmenu van XBRLreports. U wordt dan naar de website van XBRLreports geleid waar de abonnementen van XBRLreports beheerd worden. (Let op, dit staat los van de website waar u de software kunt downloaden). Om in het abonnementensysteem te kunnen inloggen en u te abonneren, is het nodig om een aparte registratie te doen. Wanneer u voor de eerste keer wilt inloggen in het abonnementensysteem, dient u eerst een account aan te maken. Kiest u hiervoor rechtsboven in het scherm voor de optie Aanmelden. Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 7
Het volgende scherm verschijnt dan: Nadat u alle benodigde gegevens heeft gevuld en hebt gekozen voor Aanmelden, ontvangt u op het opgegeven mailadres een link waarmee het account geactiveerd kan worden. Na activatie van het account kan worden gekozen voor Inloggen. U vindt dan uw contactgegevens en de producten en diensten waarop u een abonnement af kunt sluiten, middels de button Abonneren. In het vervolscherm geeft u aan voor hoeveel gebruikers (of devices) u een abonnement af wilt sluiten. Kiest u hierna voor Abonneren op XBRLreports. Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 8
Nadat u een abonnement heeft afgesloten op XBRLreports, ontvangt u op het door u opgegeven mailadres een mail met hierin een activatiecode. De activatiecode heeft u nodig om de licentie van XBRLreports te activeren. 3.2 Activeren licentie XBRLreports Om de licentie op XBRLreports te activeren dient u de beschikking te hebben over een geldige activatiecode. De activatiecode kan worden verkregen door te abonneren op XBRLreports, zoals beschreven in de voorgaande paragraaf. De licentie activeert u door Excel op te starten. Nadat u het installatieprogramma van XBRLreports succesvol heeft doorlopen, treft u in de menubalk van Excel een extra menu-optie aan. Door deze menu-optie te selecteren wordt de werkbalk van XBRLreports zichtbaar. Vervolgens komt u via het menu item Instellingen, tabblad Licentie op de locatie waar de persoonsgebonden licentie kan worden geactiveerd. Hier vult u de door XBRLreports B.V. verstrekte activatiecode (zonder spaties) in die u terugvindt in de mail die u heeft ontvangen nadat u zich heeft geabonneerd op XBRLreports. De activatiecode is geldig tot en met dertig dagen na de aanvraag. Voor het activeren van de licentie is een werkende internetverbinding noodzakelijk. Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 9
Wanneer de activatiecode wordt geaccepteerd dan wordt de knop Activeren gedeactiveerd en zal een melding op het scherm getoond worden met het aantal resterende licenties. Een eenmaal geactiveerde licentie zal niet verlopen. Indien gewenst, is het ook mogelijk om een licentie te deactiveren. Hiermee komt de licentie vrij zodat deze bijvoorbeeld gebruikt kan worden op een ander device. Het deactiveren van een licentie geschiedt middels de knop Deactiveren in de menu-optie Instellingen, tabblad Licentie. De licentie kan op een ander device geactiveerd worden door de (geldige) activatiecode in te geven in de menu-optie Instellingen, tabblad Licentie. Wanneer de activatiecode niet meer geldig is (omdat deze ouder is dan 30 dagen), kunt u in het abonnementensysteem van XBRLreports een nieuwe activatiecode opvragen. Kiest u dan voor Beheer, vult u hiervoor in het opkomende scherm de benodigde gegevens en kies hierna voor Activatiecode versturen. Wanneer u een abonnement heeft afgesloten voor meerdere devices, kunt u met dezelfde activatiecode, XBRLreports ook op de andere devices activeren. Indien u de licentie niet activeert, dan is XBRLreports volledig functioneel, echter u kunt dan geen XBRL-instances genereren. Daarnaast zal het niet mogelijk zijn om XBRL-instances te versturen. Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 10
3.3 Activeren licentie XBRLreports Communication Manager Een licentie op de XBRLreports Communication Manager (XCM) is net als een licentie voor XBRLreports, persoonsgebonden, hetgeen inhoudt dat voor elke gebruiker van XCM binnen uw organisatie een aparte licentie moet worden verkregen. Als u de licentie voor de XBRLreports invoegtoepassing voor Excel al heeft geactiveerd op uw computer, dan zal de XCM hier automatisch gebruik van maken. Bij het activeren van de licentie voor XBRLreports, zal ook automatisch de licentie voor de XBRLreports Communication Manager worden geactiveerd. In het geval dat de XCM wordt geïnstalleerd op een andere computer of gebruikt gaat worden door een ander persoon, zal het nodig zijn om de licentie voor de XCM apart te activeren. Hiervoor dient u de beschikking te hebben over een geldige activatiecode. Voor het verkrijgen van een activatiecode verwijzen wij u naar paragraaf 3.1 Aanvraag licentie. Om de licentie van de XBRLreports Communication Manager apart van de licentie van XBRLreports te activeren, dient u in XBRLreports, de XBRLreports Communication Manager op te starten. Kies voor Communicatie, de XCM zal dan in een nieuw scherm worden geopend. Op het tabblad Overig treft u de menu-optie Instellingen aan: Vervolgens komt u via het menu item Instellingen, tabblad Licentie op de locatie waar de licentie met een geldige activatiecode kan worden geactiveerd. Hier vult u de door XBRLreports B.V. verstrekte activatiecode (zonder spaties, hoofdlettergevoelig) in. Wanneer de activatiecode wordt geaccepteerd, wordt de knop Activeren uitgegrijsd en wordt een melding op het scherm getoond met het aantal Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 11
resterende licenties. Wanneer de licentie niet geactiveerd wordt, zal het niet mogelijk zijn om met de XCM een XBRL-instance te verzenden. Tevens is het opvragen van statusinformatie dan niet mogelijk. 3.4 Uitbreiden licentie Het is mogelijk dat u nadat u de licentie heeft geactiveerd, de licentie wil uitbreiden voor het gebruik op meerdere devices. U kunt uw abonnementen beheren via de website abonnementen.xbrlreports.nl. Kies hier voor de optie Abonnement wijzigen. In het volgende scherm kunt u het aantal devices wijzigen. Kies voor de optie Wijzigingen opslaan. In dit scherm is het ook mogelijk om het abonnement op te zeggen. Gebruikt u hiervoor de button Volledig opzeggen. Wanneer u het abonnement uitbreidt en de licentie wilt activeren op het nieuwe device, is het nodig om een nieuwe activatiecode in te voeren in XBRLreports. In paragraaf 3.2 wordt beschreven hoe u een nieuwe geldige activatiecode kunt verkrijgen. Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 12
Software update Op de website van XBRLreports kunt u altijd de meest recente versie van XBRLreports downloaden. Indien XBRLreports reeds geïnstalleerd is en u een recentere versie van de software wenst te installeren, raden we aan om eerst een back-up te maken alvorens aan de slag te gaan met de update. Wanneer er al XBRL-instances verzonden zijn met de XBRL Communication Manager, is het aan te bevelen om deze veilig te stellen aangezien de bestanden overschreven worden bij de update van de software. U kunt hiervoor het bestand XBRLCommunicatie.accdb kopiëren. Dit bestand vindt u terug in het pad dat is ingesteld in de instellingen van de XBRLreports Communication Manager op het tabblad Communicatie. Na installatie van de nieuwere versie, kan het bestand XBRLCommunicatie.accdb teruggeplaatst worden in de betreffende folder. U bent dan klaar met de update en kunt gebruik maken van de meest recente versie van XBRLreports. Installatiehandleiding XBRLreports januari 2017 13