H andleiding P - services D igitaal ( v e r s i e w e r k n e m e r s ) Wat kunt u in de digitale omgeving van P-services? Als werknemer kunt u in deze beveiligde omgeving alle informatie terugvinden over uw dienstverband met P-services HR group. U kunt er uw contract goedkeuren, loonstroken in terugvinden en, afhankelijk van de afspraak met uw opdrachtgever, zelf uren en onkosten in declareren. In dit document staan de belangrijkste vragen van de digitale omgeving van P-services voor u stapsgewijs uitgelegd en beschreven. Deze handleiding is verdeeld in drie hoofdstukken aan de hand van de onderstaande vragen. Vraag 1. Vraag 2. Vraag 3. Hoe werkt het inloggen en activeren van mijn account? Hoe kan ik mijn contract goedkeuren en ondertekenen? Hoe kan ik mijn gewerkte uren invoeren en doorgeven? Voor elke vraag is een beschrijving beschikbaar. Om u een totaalbeeld te geven van de stappen die doorlopen worden in het proces van inschrijving tot en met het doorgeven van uw uren. Hieronder volgt een schematisch overzicht van de stappen die worden doorlopen door de opdrachtgever, P- services en uzelf. Opdrachtgever en werknemer vullen digitale inschrijfset in Werknemer dient de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen. P-services keurt de arbeidsovereenkomst definitief goed. P-services ontvangt gegevens en kan deze goedkeuren Werknemer ontvangt de arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke portal Opdrachtgever ontvangt bericht dat er een urenbriefje klaar staat van de werknemer en kan de uren invoeren/goedkeuren. Opdrachtgever ontvangt opdrachtbevestiging en kan IDbewijs uploaden P-services controleert opdrachtbevestiging en IDbewijs P-services kan nu de ingevoerde uren verlonen. Mocht u vragen hebben, neemt u dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder. Met vriendelijke groet, P-services HR group info@p-services.nl 0342-401 209 Antwoordnummer 84 3770 VB Barneveld Versie 1.1 juli 2014
Inhoudsopgave Vraag 1: Hoe werkt het inloggen en activeren van mijn account? Stap 1: Account activeren 3 Stap 2: Wachtwoord wijzigen 3 Wachtwoord vergeten? 3 Vraag 2: Hoe kan ik mijn contract goedkeuren en ondertekenen? Stap 1: Bericht arbeidsovereenkomst 4 Stap 2: Goedkeuren van de arbeidsovereenkomst 4 Stap 3: Digitaal ondertekenen van de arbeidsovereenkomst 4 Vraag 3: Hoe kan ik mijn gewerkte uren invoeren en doorgeven? Stap 1: Inloggen 5 Stap 2: Urenbriefje invullen 5 Stap 3: Urenbriefje goedkeuren 5 2
Wat kunt u in de digitale omgeving van P-services? Als werknemer kunt u in deze beveiligde omgeving van P-services digitaal alle informatie terugvinden over uw dienstverband met P-services HR group. U kunt er uw contract goedkeuren, loonstroken in terugvinden en, afhankelijk van de afspraak met uw opdrachtgever, zelf uren en onkosten in declareren. Stap 2: Wachtwoord wijzigen 2.1 Nadat u ingelogd bent, ziet u rechtsboven in de hoek een afbeelding van een sleutelbos met daarnaast uw gebruikersnaam en daaronder de datum. Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen, door in dit geval op 'Welkom, jannesb' te klikken. Vraag 1: Hoe werkt het inloggen en activeren van mijn account? U ontvangt een e-mail bericht van P-services naar aanleiding van uw inschrijving bij uw opdrachtgever. Het kan ook zijn dat uw opdrachtgever uw account heeft gestart door u uit te nodigen om in te schrijven bij P-services. Stap 1: Account activeren 1.1 U ontvangt onderstaand e-mail bericht. Hierin staan uw login en wachtwoord. Bewaar deze mail dus goed. 1.2 Activeer uw account door op de blauwe link te klikken. Wachtwoord vergeten? Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten of probeert in te loggen met de verkeerde gegevens, krijgt u onderstaande afbeelding te zien. Wanneer u op 'aanmaken' klikt, kunt u een nieuw wachtwoord opvragen. Deze wordt vervolgens via e-mail naar u verzonden. 1.3 De onderstaande tekst verschijnt. Wanneer u even wacht wordt u automatisch doorgestuurd naar uw berichtenpagina. 3
Vraag 2: Hoe kan ik mijn contract goedkeuren en ondertekenen? Het is mogelijk om uw contract makkelijk, veilig en snel volledig online af te handelen. Voor u als werknemer heeft dit als groot voordeel dat het proces sneller verloopt. Bovendien kunt u op uw gemak uw contract doornemen voordat u deze digitaal ondertekent. De digitale ondertekening gaat via een beveiligde 'sms-code' ofwel TAN-code. Hieronder nemen wij u stap voor stap mee in het proces. Stap 2: Goedkeuren van de arbeidsovereenkomst 2.1 Klik na het inloggen op het tabblad 'documenten' rechts in het menu. U krijgt vervolgens onderstaande afbeelding te zien. 2.2 Klik op de rode tekst om uw contract te bekijken, vervolgens wordt een PDF-bestand met uw contract wordt dan geopend. Stap 1: Bericht arbeidsovereenkomst 1.1 U ontvangt onderstaand e-mailbericht. Hierin wordt u gevraagd uw arbeidsovereenkomst goed te keuren. 1.2 Klik op de blauwe link om in te loggen. Let op: wanneer u geen e-mailbericht ontvangt dan is deze mogelijk in de map ongewenste e-mail terecht gekomen. Het is naast uw eigen mail ook mogelijk om het bericht in uw persoonlijke account te bekijken. Dit doet u door in te loggen op http://www.p-services.flex2go.nl en vervolgens op het tabblad 'berichten' te klikken. Hier staat ook het bericht van uw contract klaar, zoals op onderstaande afbeelding is weergeven. Stap 3: Digitaal ondertekenen van de arbeidsovereenkomst 3.1 Wanneer u uw contract heeft doorgenomen en klaar bent om deze te ondertekenen, dient u op de button 'goedkeuren' te klikken. Onderstaande afbeelding geeft het bericht weer dat vervolgens tevoorschijn komt. U ontvangt na het klikken op 'goedkeuren' een sms-code (TAN-code) op uw mobiele telefoon. 3.2 Vul de 6-cijferige code uit het smsje in onder het kopje 'code' en voer het wachtwoord van uw huidige account in waarmee u bent ingelogd. Na deze stappen zal onder het kopje 'goedkeuringen' het vraagteken bij 'beoordeling medewerker' veranderen in een groen vinkje. P-services controleert vervolgens nogmaals het contract en keurt deze daarna goed. Hierdoor worden er urenbriefjes aangemaakt en kunt u uw gewerkte uren invullen. Hoe dat in zijn werk gaat, wordt in het volgende hoofdstuk behandeld. 4
Vraag 3: Hoe kan ik mijn gewerkte uren invoeren en doorgeven? Binnen de digitale omgeving van P-services kunt u uw gewerkte uren (en verlof) invullen en doorgeven. In dit hoofdstuk wordt stapsgewijs beschreven hoe u dit kunt doen. Stap 1: inloggen 1.1 Log in op uw digitale account via http://www.p-services.flex2go.nl 1.2 Open het tabblad 'urenbriefjes'. 1.3 Kies het urenbriefje voor de week die u in wilt vullen. 2.2 Het is ook mogelijk om overuren te registreren of om verlof (vrije dagen) op te nemen. Dit doet u door 'uren gewerkt' te klikken en daar in het menu uw keuze te maken. Onderstaande afbeelding laat zien welke keuzes u kunt selecteren. 2.3 Heeft u op een dag meerdere uursoorten gewerkt, klikt u dan op het 'groene plusje' om een extra regel aan te maken. 2.4 Werkt u nachtdiensten? Bijvoorbeeld maandag 22.00-06.00 uur. Vult u dan bij starttijd 22.00 in en eindtijd 06.00. U dient dit niet bij de dinsdag in te vullen. Stap 2: Urenbriefje invullen 2.1 U kunt hier vervolgens uw gewerkte uren invullen. Let op: pauzes noteren in minuten (1 uur noteert u dus als 60 minuten). Stap 3: Urenbriefje goedkeuren 3.1 Controleer de ingevulde gegevens van het urenbriefje. Nadat u de uren heeft goedgekeurd is het niet meer mogelijk wijzingen aan te brengen. 3.2 Onderaan de pagina vind u de optie 'goedkeuren'. Wanneer u het urenbriefje correct heeft ingevuld, kunt u hierop klikken. Uw opdrachtgever ontvangt een bericht en kan de uren controleren. Wanneer ook de opdrachtgever de uren heeft goedgekeurd kan P-services de gewerkte uren aan u uitbetalen. Let op: Uren die vóór dinsdagochtend 10.00 uur bij P-services binnen zijn (dus goedgekeurd door werknemer en opdrachtgever) worden dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. Uren die later zijn goedgekeurd, worden de eerstvolgende week uitbetaald. 5
Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces S T A R T Opdrachtgever en werknemer vullen samen de digitale inschrijfset in. Of opdrachtgever nodigt medewerker uit en vult de gegevens aan. Werknemer dient de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen. P-services keurt de arbeidsovereenkomst definitief goed. ± 24 uur P-services ontvangt gegevens en kan deze goedkeuren. Werknemer ontvangt de arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke portal. Opdrachtgever ontvangt bericht dat er een urenbriefje klaar staat van de werknemer en kan de uren invoeren/goedkeuren. ± 24 uur ± 24 uur Opdrachtgever ontvangt opdrachtbevestiging en kan het ID-bewijs uploaden. P-services controleert de opdrachtbevestiging en het ID-bewijs. Na deze goedkeuring kan P-services de ingevoerde uren verlonen. Legenda = Opdrachtgever = Doorlooptijd controlepunt ± 24 uur bij compleet contract = Werknemer = Aanvullende opmerking Uren die vóór dinsdagochtend 10 uur bij P-services binnen zijn worden dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. = P-services HR group 6