Financieel jaarverslag 2014 Gierzwaluwenbescherming Nederland Inleiding De vereniging Gierzwaluwbescherming Nederland heeft als doel: a) het beschermen van gierzwaluwen en hun nestgelegenheid in Nederland; b) personen te verenigen die belangstelling hebben voor gierzwaluwen en gierzwaluwbescherming; c) kennis over gierzwaluwen te vergroten, te verzamelen, te bundelen en uit te dragen; d) contacten te onderhouden met personen en organisaties die een vergelijkbaar doel nastreven, dit in de ruimste zin van het woord. Met behulp van een professioneel boekhoudpakket wordt de financiële administratie van de vereniging Gierzwaluwbescherming Nederland geadministreerd en op basis daarvan is de jaarrekening 2014 opgesteld. Het boekhoudpakket is eigendom van de Vogelwerkgroep Het Gooi en omstreken, waarvan ik penningmeester ben, en daarmee wordt voldaan aan het toestemmingsvereiste voor het gebruik van het pakket. De jaarrekening wordt met de financiële administratie ter controle voorgelegd aan de kascommissie. Het bestuur is de huidige leden van de kascommissie zeer erkentelijk voor het werk van de afgelopen jaren. Helaas is, in zowel de statuten als het huishoudelijk reglement, niets geregeld over de zittingstermijn van leden van de kascommissie. De huidige leden acteren al enige jaren als lid van deze commissie, maar het is wenselijk om daar een maximale termijn aan te verbinden en daarom zal er op de Algemene Ledenvergadering een voorstel worden gedaan om dat op te nemen in het huishoudelijk reglement. De ledenadministratie is belegd bij de penningmeester. Zoals eerder vermeld in de contributiebrief is invoering van automatische incasso een jaar uitgesteld. De reden daarvoor is dat de voorbereidende werkzaamheden meer tijd in beslag nemen dan was verwacht. Ik benadruk wel dat de automatische incasso alleen op basis van vrijwilligheid is en dat niemand daartoe wordt verplicht. In 2014 was de ledenmutatie als volgt: Bestaand: 356 Nieuw: 26 +/+ Overleden: 1 -/- Opgezegd: 5 -/- Geroyeerd: 9 -/- Totaal: 382 Begroting: Het is gebruikelijk om, voor wat betreft de resultatenrekening, een vergelijking te maken met de eerder goedgekeurde begroting en dat is dit jaar voor het eerst gedaan. Voorts wordt de begroting voor 2015 opgenomen. Een nadere toelichting op met name de inkomsten en uitgaven wordt gegeven in de toelichting op de balans en de verlies- en winstrekening. Egbert Leijdekker Penningmeester 17 januari 2015 financieel jaarverslag 2014 (definitief) pagina 1
Resultatenrekening 2014 en toelichting Resultatenrekening Inkomsten Contributies 3.957,50 3.982,50 Giften 2.245,30 2.052,24 Opbrengsten CD-verkoop 96,00 146,10 Bankrente 105,19 83,27 Winst verkoop huifjes 307,00 Uitgaven 2013 2014 2013 2014 Aanschaf (klein) apparatuur 647,84 Algemene kosten 501,43 343,25 Algemene Ledenvergadering 644,64 1.041,59 Bankkosten 149,23 172,78 Bulletin 3.197,38 1.813,15 Evenementen 257,89 212,22 Portokosten 249,00 29,23 Promotiemateriaal 1.039,15 726,15 Reiskosten 678,87 445,25 Uitgaven projectfonds 1.737,00 0,00 Website (ontwikkeling) 2.474,45 532,30 Verlies / winst 5.172,89 1.255,19 Totaal resultatenrekening 11.576,88 6.571,11 11.576,88 6.571,11 INKOMSTEN Contributies en giften. Dit betreft de jaarlijks ontvangen contributie, maar er zijn ook veel trouwe leden die meer betalen en die worden opgenomen als gift. Opbrengsten CD-verkoop. De vereniging beschikt over een zogenaamde master CD en daarvan worden jaarlijks kopieën gemaakt en verkocht. De inkoop van de blanco CD s worden, gezien het relatief geringe bedrag, verantwoord onder de algemene kosten. Bankrente: dit betreft de rentevergoeding op de spaarrekening. Winst verkoop huifjes: normaliter wordt er een zeer geringe winst gemaakt op de verkoop van de huifjes en die werd niet apart gespecificeerd. Door een toeval is er geconstateerd dat er bij iemand van de vereniging nog een voorraad huifjes aanwezig was die jaren geleden is aangeschaft. Dat was bij het opstellen van de vorige jaarrekening niet bekend en daardoor niet meegenomen in de balans. Deze voorraad (EUR 240,-) is nu wel geactiveerd, met een bijzondere baat als gevolg. UITGAVEN Aanschaf (klein) apparatuur: in het jaar 2014 zijn er geen uitgaven gedaan. Algemene kosten: diverse kleine uitgaven. Algemene Ledenvergadering: gemaakte kosten in het kader van de algemene ledenvergadering. De kosten wijken in negatieve zin af, omdat in 2014 de kosten voor het versturen van de jaarrekening etc. nu onder deze noemer zijn opgenomen. Bankkosten: kosten in verband met het aanhouden van de rekening-courant bij de ING. Bulletin: Twee keer per jaar wordt er een bulletin verstuurd en deze kosten hebben betrekking op zowel de druk- als de verzendkosten. In 2013 waren de uitgaven hoger in verband met de jubileumuitgave. Door het bestuur is onderzocht of het drukwerk goedkoper kan worden uitgevoerd, maar er is vastgesteld dat daar nauwelijks winst in is te behalen. financieel jaarverslag 2014 (definitief) pagina 2
Evenementen: de uitgaven en ontvangsten die betrekking hebben op de Dutch Birdfairdag en de Sovondag. De huur van de stand is in mindering gebracht, omdat deze is vergoed door Vogelbescherming Nederland. Portokosten: uitgaven in het kader van verzendkosten en postzegels. In 2013 zijn er meer postzegels aangeschaft in het kader van het versturen van huifjes etc. Promotiemateriaal: in 2014 zijn er flyers, soortenstandaards en stickers aangeschaft. In 2013 had een deel van de kosten betrekking op het ontwerpen van de folder; de kosten in 2014 hebben dus alleen betrekking op de drukkosten van de folder. Reiskosten: gedeclareerde reiskosten die betrekking hebben op verschillende bijeenkomsten, zoals bestuursvergaderingen (een aantal bestuursleden wonen op grote reisafstand), deelname aan Sovondagen en andere soortgelijke bijeenkomsten. Uitgaven projectfonds: er is nog één, vanuit het verleden gefiatteerd, project ad EUR 500,- dat in 2015 wordt gerealiseerd. In 2014 zijn er dus geen uitgaven gedaan. Website (ontwikkeling): jaarlijks moeten er hosting- en domeinnaamkosten worden betaald, maar er is ook een extra uitgave gedaan in het kader van het verbeteren van de website. Zoals tijdens de vorige algemene ledenvergadering al gemeld is geconstateerd dat de website kwalitatief niet aan de wensen voldeed, hetgeen ook is onderkend door de ontwikkelaar. De verbetering van de website heeft EUR 1.815,- gekost. De helft daarvan heeft de ontwikkelaar voor zijn rekening genomen, omdat hij zich medeverantwoordelijk voelde voor de onvoldoende kwaliteit. Voorts heeft de voorzitter van onze vereniging, Hans Willemsen, een bedrag ad EUR 532,50 geschonken, waarvoor de vereniging hem zeer erkentelijk is. Per saldo bedragen de kosten voor de vereniging daarom maar EUR 375,-. Het bestuur is van mening dat de website van een veel beter en thans uitstekend niveau is. Winst: in tegenstelling tot voorgaande jaren heeft de vereniging eindelijk weer een positief resultaat behaald. Het is absoluut niet de bedoeling dat de organisatie winstgevend moet zijn, maar het is wel wenselijk om enig vermogen op te bouwen, om (onvoorziene) uitgaven te kunnen opbrengen. Hierbij kan worden gedacht aan uitgaven voor bijvoorbeeld nieuwe camera s, geluidsystemen. financieel jaarverslag 2014 (definitief) pagina 3
Balans 2014 en toelichting Balans Activa Bank rekening courant 679,21 856,69 Bank spaarrekening 7.541,98 9.147,17 Voorraad materialen 285,00 666,58 Nog te ontvangen 114,07 83,27 Passiva 2013 2014 2013 2014 Nog te betalen 111,46 83,26 Vooruit ontvangen contributie/giften 2.176,00 3.082,50 Projectfonds 500,00 500,00 PBCF 3.350,00 3.350,00 Eigen vermogen 2.482,80 3.737,95 Totaal balans 8.620,26 10.753,71 8.620,26 10.753,71 Bank. De vereniging houdt een rekening-courant en een spaarrekening aan bij de ING-bank. De saldo s komen overeen met de dagafschriften. Voorraad. De voorraad bestaat uit huifjes die worden verkocht. Voorts zijn er in 2014 veiligheidshesjes aangeschaft voor met name de zwaluwtellers. Zowel de huifjes als de hesjes worden met een zeer geringe opslag verkocht. Nog te ontvangen. De bankrente die per 1 januari 2015 wordt geboekt. Nog te betalen. Dit betreft met name de bankkosten over het vierde kwartaal 2014 die in Q1 van 2015 worden betaald. Vooruit ontvangen contributie en giften. Medio het jaar worden de contributies voor het jaar daarop al betaald en worden deze geactiveerd als vooruit ontvangen bedragen. Projectfonds. Het projectfonds is inmiddels beëindigd, maar er was nog een aanvraag ( 500,-) in behandeling. Naar verwachting wordt dat project in 2015 gerealiseerd. PBCF. Op enig moment is er een aanvraag subsidie goedgekeurd door het Prins Bernard Cultuur Fonds (PBCF) en is dat bedrag gestort bij het IVN. Dat project is echter niet doorgegaan en er was toestemming om dat bedrag aan te wenden voor andere gierzwaluwprojecten, maar verdere concrete informatie was er niet. Dit bedrag was geoormerkt voor projecten in of rond Amstelveen en tot op heden is daar nog niets van uitgegeven. Naar aanleiding daarvan is er daarom contact opgenomen met het PBCF. GBN mag het geld gebruiken zoals het de vereniging goeddunkt zolang het maar aan de doelgroep gierzwaluwen wordt besteed, maar wel wil het PBCF dat hun logo wordt gebruikt en dat we op die manier reclame voor ze maken. Voorstel van het bestuur: het is onverstandig om dit geld direct weer uit te geven in het kader van allerlei projecten van andere verenigingen. Het voorstel is om dit bedrag nu op een andere manier te oormerken in het kader van nog nader te benoemen projecten vanuit onze eigen vereniging. Eigen vermogen. De hoogte van het eigen vermogen is de resultante van het positieve resultaat over het jaar 2014. Conclusie Zoals eerder aangegeven is het niet de bedoeling van het bestuur om alleen maar een winstgevende organisatie te zijn. Maar om ook in de (nabije) toekomst de gierzwaluwen te kunnen beschermen, is het noodzakelijk een financiële buffer op te bouwen. Met het resultaat over 2014 is daar een goed begin mee gemaakt en dat is een verheugende ontwikkeling. financieel jaarverslag 2014 (definitief) pagina 4
Vergelijking resultatenrekening ten opzichte van de begroting. Begroting inkomsten 2014 uitgaven 2014 begroot werkelijk verschil begroot werkelijk verschil Contributies 3.900,00 3.982,50 82,50 Giften 2.200,00 2.052,24-147,76 Opbrengsten CD-verkoop 100,00 146,50 46,50 Bankrente 150,00 83,27-66,73 Aanschaf (klein) apparatuur 150,00 Algemene kosten 200,00 343,25 143,25 Algemene Ledenvergadering 600,00 1.041,59 441,59 Bankkosten 150,00 172,78 22,78 Bulletin 2.300,00 1.813,15-486,85 Evenementen 300,00 212,22-87,78 Ledenadministratie (contributie) 300,00-300,00 Kantoorkosten 300,00-300,00 Portokosten 250,00 29,23-220,77 Promotiemateriaal 200,00 726,15 526,15 Reiskosten 500,00 445,25-54,75 Uitgaven projectfonds 500,00 0,00-500,00 website 532,30 532,30 winst verkoop huifjes 307,00 307,00 0,00 Winst 600,00 1.255,19 655,19 Totaal resultatenrekening 6.350,00 6.571,51 221,51 6.350,00 6.571,11 371,11 Voor het eerst wordt er een vergelijking gemaakt van de begroting ten opzichte van hetgeen is gerealiseerd. Wat zijn de opvallende mutaties? Ontvangsten Giften: de afname is procentueel opvallend, maar ook wel verklaarbaar in het huidige economische klimaat Bankrente: de verwachte rente is te enthousiast begroot. De tendens bij banken is dat de rentevergoedingen steeds lager worden. Winst verkoop huifjes: deze is bij de toelichting op de resultatenrekening benoemd. Uitgaven Bulletin: zoals bij de resultatenrekening toegelicht, zijn de kosten anders verdeeld (zie Algemene Ledenvergadering) Ledenadministratie: hiervoor was een bedrag begroot in het kader van automatisch incasso, maar dat is doorgeschoven naar 2015. Kantoorkosten: deze kosten zijn samengevoegd met de algemene kosten. Portokosten, promotiemateriaal en website: zie toelichting resultatenrekening. Algemene Ledenvergadering: zie toelichting resultatenrekening. Conclusie In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat, in tegenstelling tot voorgaande jaren, de begroting realistisch is gebleken en dat er geen extreme afwijkingen zijn. financieel jaarverslag 2014 (definitief) pagina 5
Begroting 2015 Begroting 2015 inkomsten uitgaven Contributies 5.500,00 Giften 1.500,00 Opbrengsten verkoop CD's 100,00 Bankrente 75,00 Aanschaf (klein) apparatuur: geluidinstallaties 500,00 Algemene kosten 400,00 Algemene Ledenvergadering 1.000,00 Bankkosten 175,00 Bulletin 1.800,00 Evenementen 300,00 Ledenadministratie (contributie) 300,00 Portokosten 100,00 Promotiemateriaal 250,00 Reiskosten 500,00 Uitgaven projectfonds 500,00 website 175,00 winst verkoop huifjes 100,00 0,00 Winst 1.275,00 Totaal resultatenrekening 7.275,00 7.275,00 financieel jaarverslag 2014 (definitief) pagina 6