KON. OLVAC vzw JAARLIJKSE ALGEMENE VERGADERING OLVAC VZW 29 MEI 2015 Notulen Uur & plaats: 19u00 salons Schoeters, Belgielei 150 te 2018 Antwerpen Aanwezig werkelijke leden: Frank Beersman-Heidi-Carette-Marc Caslo-Paul Depuydt-Frank De Roeck-Wilfried Dierick(voorzitter)- Christophe Gils-Serge Hopchet-Peter Leunis-Stefan Luyten-Rudi Moens-Dominique Mulder-Philippe Steger-Ivan Swalens-Olivier Wuyts Totaal: 15 werkelijke leden Verontschuldigd & Vertegenwoordigd door volmacht: Paul Gysels-Jan Korthoudt-Alain Steger Totaal: 3 werkelijke leden Afwezig: Filip Plettinck (veronschuldigd)-bart Roels-Olivier Schoenmaeckers Totaal: 3 leden Aanwezig toegetreden leden: Eric Brutsaert-Lode Casteleyn-Damien Delen-Stijn De Ranter-Tim Kennes-Philippe Reyns-Caroline Suy- Frederic Van Durme Totaal: 8 leden Redactie van deze notulen: Paul Depuydt Uitnodiging: zie dagorde dd. 15/04/2015
Notulen: 1. Opnemen van aanwezigheden: De Voorzitter opent de vergadering om 19.00u en stelt Paul Depuydt aan als stemopnemer die vaststelt dat: - van de werkelijke leden van de algemene vergadering er vijftien aanwezig zijn (zie hoger onder Aanwezige werkelijke leden ) en drie vertegenwoordigd zijn door volmacht (zie hoger onder Verontschuldigd & Vertegenwoordigd door volmacht ), zodat rechtsgeldig én met 3/4 de meerderheid (want 18/21 leden) vergaderd kan worden; - acht toegetreden (en dus niet-stemgerechtigde) leden aanwezig zijn (zie hoger onder Aanwezig toegetreden leden ). 2. Goedkeuring van verslag van jaarlijkse algemene vergadering (JAV) dd. 26/04/14: De notulen van deze JAV werden de leden van de vzw reeds vroeger toegezonden. Zij worden bij unanimiteit en zonder enige wijziging goedgekeurd. 3. Woord van de Voorzitter: - Marienborgh : verbouwingen zijn nog steeds aan de gang. Fases 1 en 2 werden reeds afgerond. stilzijgende verlenging van het contract tussen Olvac en Mariënborgh voor 1 jaar Het dossier van de atletiekpiste zal niet doorgaan Wie volgend jaar de uitbating zal verzorgen werd nog niet bepaald. (contract Pat loopt af in augustus) - Investeringen : Ballenvangers achter doelen van terreinen 2 en 3 Aanleg terrein3 werd optimaal heraangelegd Aankoop zitmaaier + wals Nieuw boekhoudprogramma (grotendeels gesponsord door Heidi en Paul) Ingebruikname Onli Ten gevolge hiervan zal er een verhoging van het lidgeld plaatsvinden voor het seizoen 2016-2017. - Sponsoring: eventuele verlenging contract Funsport nieuwe sponsors : Papilotte-Bio Best-Het Grecht-Le Duc Ravago Jaguar-Land Rover-Franky Glas - Evenementen: Clubdag kende een gezellige eerste editie, en zal worden herhaald op 6 september 2015 Kennismakingsdag was eveneens een succes met een dik 100-tal nieuwe spelers Voetbal/tenniskamp zal voor een eerste keer plaatsvinden op 1-2-3 juli 2015 Voetbalkamp Real Madrid zal plaatsvinden tijdens de laatste week van augustus In het seizoen 2015-2016 zullen we voor het eerst starten met het project multimove Tijdens het seizoen 2015-2016 zal de zaal worden gehuurd door Olvac op op woensdagnamiddagen tijdens de beschikbare uren. organisatie zaalvoetbaltornooi (eventueel in samenwerking met KVV
4. Sportieve verslagen van de comités: Senioren - eerste ploeg sinds lang een degelijk seizoen gespeeld, tot en met de laatste speeldag in de running voor de 3 de plaats, echter door het verlies van deze wedstrijd uiteindelijk 6 de geëindigd. Positief is ook de integratie van junioren, dit seizoen hebben er 4 junioren hun kans gekregen om de werking van de eerste ploeg mee te maken. - Olvac 2 heeft tot de laatste speeldag moeten vechten voor het behoud en is hier dan ook in geslaagd. - Olvac 3 is op de laatste plaats geëindigd. Bij olvac 3 waren een hele boel ervaren spelers afgehaakt, verder bleek de kern soms iets te beperkt. - Olvac 4 is ook laatst geeïndigd. Zij hadden te kampen met vele geblesseerden waardoor de kern ook iets te klein uitviel. - Olvac 5 : Tevens laatst geeïndigd. Gebrek aan ervaring, ploeg uit allemaal jongeren. - Olvac 6 was lang in de running voor de titel maar is op een gedeelde 3de plaats geëindigd. Er is een goede samenwerking tussen de ploegen. tevens een bedankje voor de junioren omdat zij toch regelmatig mee zijn gaan depanneren. Volgend seizoen haakt olvac 3 af, de overgebleven spelers zijn ingedeeld bij olvac 4 zodat deze kern ook weer volledig is. Dames: Dames zijn op een 9de plaats geëindigd. Voor het seizoen was het al duidelijk dat het een moeilijk seizoen zou worden vanwege de beperkte kern. De meesten van hen maken de overstap naar Ik Dien volgend seizoen Jeugd - Vorig seizoen waren er 16 jeugdploegen ingeschreven (1 junioren-1 scholieren-2 cadetten-2 miniemen- 2 mini-miniemen en 8 pupillen). De meeste ploegen hebben een rustig seizoen doorgemaakt zonder echt sportieve uitschieters, behalve de miniemen die zich voor de halve finale van het KVV-tornooi wisten te plaatsen. De cadetten 2000 hebben in de loop van het seizoen forfait moeten geven door een samenloop van omstandigheden (kwetsuren-afhakers) en werden succesvol opgevangen door de andere cadettenploeg. Het niveau van de jeugdtrainingen is verhoogd door de inzet van een heleboel nieuwe trainers/vrijwilligers en door de inzet van een 6-tal jeugdspelers die mee de trainingen hebben begeleid. Door het succes van onze kennismakingsdag zullen we volgend seizoen 21 jeugdploegen inschrijven (1 junioren 1 scholieren 3 cadetten 3 miniemen 3 mini-miniemen 10 pupillen) 5. Toelichting en goedkeuring van de wijzigingen aan de statuten: Ongewijzigd. 6. Toelichting en goedkeuring van beleidsplan, huishoudelijk reglement en ethisch charter: Ongewijzigd. 7. Toelichting en goedkeuring van de balans en resultatenrekening m.b.t. boekjaar 2014: De penningmeester geeft toelichting bij de balans en de resultatenrekening van 2014. Er waren geen vragen. De balans en de resultatenrekening 2014 werd unaniem goedgekeurd.
8. Toelichting en goedkeuring van de jaarrekening van 2014: De Penningmeester geeft toelichting bij de jaarrekening van 2014. Er waren geen vragen. De algemene vergadering keurt hierop de jaarrekening 2014 unaniem goed. 9. Décharge aan bestuurders: De algemene vergadering verleent hierop kwijting aan de bestuurders voor alle gestelde bestuursdaden en financiële verplichtingen tot en met het einde van het boekjaar 2014. 10. Bespreking en goedkeuring van begroting 2015: De Penningmeester geeft toelichting bij het door de raad van bestuur opgesteld budget m.b.t. 2015, dat bij de dagorde gevoegd was. De algemene vergadering keurt hierop met eenparigheid van stemmen de begroting 2015 goed. 11. Ontslagen en benoemingen inzake werkelijke leden: - De RvB, bevoegd voor benoemingen (en dus ook voor ontslagen) inzake werkelijke leden, heeft op 24 mei 2015 beslist om Eric Brutsaert, Lode casteleyn, Damien Delen, Stijn de Ranter, Tim Kennes, Philippe Reyns, Caroline Suy en Fredericc Van Durme, als werkelijke leden te aanvaarden. - De Rvb aanvaardt het ontslag van Serge Hopchet als werkelijk lid. - De A.V. neemt akte van deze beslissingen tot benoeming en ontlsag en valideert deze met unanimiteit. - De ledenlijst wordt uitgebreid van 21 naar 28 leden en bestaat bijgevolg uit de volgende 28 werkelijke leden die samen de algemene vergadering vormen: Frank Beersmans, Eric Brutsaert, Heidi Carette, Marc Caslo, Lode Casteleyn, Damien Delen, Paul Depuydt, Stijn De Ranter, Frank De Roeck, Wilfried Dierick, Christophe Gils, Paul Gysels, Tim Kennes, Jan Korthoudt, Peter Leunis, Stefan Luyten, Rudi Moens, Dominique Mulder, Filip Plettinck, Philippe Reyns, Bart Roels, Olivier Schoenmaeckers, Alain Steger, Philippe Steger, Caroline Suy,Ivan Swalens, Frederic Van Durme en Olivier Wuyts. 12. Ontslagen en benoemingen in raad van bestuur: De A.V. keurt de kandidaturen voor de RvB van Eric Brutsaert, Lode Casteleyn, Damien Delen, Stijn De Ranter, Tim Kennes, Philippe Reyns, Caroline Suy en Frederic Van Durme goed en neemt kennis van het ontslag van Christophe Gils als jeugdvoorzitter. De RvB van 15.06.2015 zal Wilfried Dierick als nieuwe jeugdvoorzitter aanduiden en een tweede ondervoorzitter verkiezen. Rudi blijft secretaris en Filip seniorenvoorzitter (en tevens ondervoorzitter). - De RvB telt aldus 17 i.p.v. negen leden, namelijk Wilfried, Filip, Christophe, Rudi, Heidi, Peter, Olivier, Paul, Dominique, Eric, Lode, Damien, Stijn, Tim, Philippe, Caroline en Frederic. - De (in se hernieuwbare) mandaten van elke bestuurder zijn bijgevolg de volgende: Wilfried: mandaat van vier jaar tot de algemene vergadering m.b.t. het boekjaar 2019 (algemene vergadering voorjaar 2020); Filip, Rudi en Peter: mandaat van vier jaar tot de algemene vergadering m.b.t. het boekjaar 2016 (algemene vergadering voorjaar 2017); Christophe, Heidi, Paul, Dominique en Olivier: mandaat van vier jaar tot de algemene vergadering m.b.t. het boekjaar 2018 (algemene vergadering voorjaar 2019); Eric, Lode, Damien, Stijn, Tim, Philippe, Caroline en Frederic: mandaat van vier jaar tot de algemene vergadering m.b.t. het boekjaar 2019 (algemene vergadering voorjaar 2020)
13. Uitsluiting van leden: Geen. 14. Bespreking van ontvangen schriftelijke interpellaties en rondvraag: - De Voorzitter meldt dat er geen schriftelijke interpellaties ontvangen werden. - Frederic Van Durme leest de missieverklaring van het nieuwe jeugdteam voor. De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en bijdrage(n) aan de vergadering. De vergadering wordt gesloten om 19u40.