Beleidsplan

op weg naar een toekomstbestendig evenement Beleidsplan 2014-2017 Stichting Taptoe Delft

VOORWOORD Voor u ligt het beleidsplan 2014-2017 van Stichting Taptoe Delft. Bijna 17 jaar na de oprichting zijn we blij met de behaalde resultaten, de waardevolle samenwerking met de gemeente Delft en het vertrouwen van onze sponsors. In 1996 organiseerde de Chr. Showorkesten Excelsior Delft een grootse taptoe in het kader van Delft 750 Jaar. Deze taptoe was zo succesvol dat herhaling niet uit kon/mocht blijven. Op 4 oktober 1996 werd de Stichting Taptoe Delft opgericht en organiseert sindsdien dit twee jaarlijkse evenement. De doelstelling daarbij was dat de taptoe moest uitgroeien tot een taptoe van hoog niveau. Inmiddels heeft Taptoe Delft een hoog niveau bereikt wat blijkt uit de Nederlandse titel Taptoe van het Jaar die al 3 keer werd verkregen (zie pagina 20). De taptoe is gegroeid in haar uitvoering én in de belangstelling van het Nederlandse en buitenlandse publiek. Wij realiseren ons dat de forse groei van de afgelopen jaren om bezinning vraagt: Welke omvang willen wij bereiken? Wat moeten we daarvoor doen? En hoe kunnen we dat wat is bereikt bestendigen? Wat kan beter of anders? In dit beleidsplan staan de activiteiten en het beleid voor de komende jaren beschreven. Dit beleidsplan is geschreven voor alle betrokkenen van Taptoe Delft en in het bijzonder voor onze (potentiële) donateurs en sponsoren. Tegelijk is het voor de stichting een kader waarbinnen zij het beleid de komende jaren verder vorm zal geven. Delft, oktober 2013 Stichting Taptoe Delft Kees Garnaat, voorzitter Gert-Jan Schram, secretaris Dick van Witteloostuijn, penningmeester 2

INHOUDSOPGAVE Voorwoord Doel en aanpak 5 Financiën 17 Doel en aanpak 5 Inkomsten 17 Aanpak 5 Financieel beleid 17 Waarom kiezen voor Taptoe Delft 5 Jaarrekening 17 ANBI 17 Organisatie 7 Het bestuur 7 Toekomst 19 De Taptoecommissie 7 Het aantal bezoekers neemt toe 19 Gedagscode 7 Het werven van sponsoren 19 Het binden van vrijwilligers en stagiaires 19 Uitvoering 11 Taptoe van het Jaar 2014 en 2016 20 Programma 11 Verdere professionalisering van het evenement 20 Selectie en voorwaarden deelnemers 11 Verder optimaliseren samenwerking met omroep MAX 21 Special item 12 Verder uitgroeien naar een beeldbepalend evenement voor Delft 21 Streetparade 12 Financiële onafhankelijkheid 22 Communicatie 14 Website 14 Nieuwsbrief 14 Social Media 14 Informatiemateriaal 15 Glossy magazine 16 4

Doel en aanpak Doel Stichting Taptoe Delft of kortweg Taptoe Delft groeide vanuit een passie voor de mars- en showsector en streeft het volgende doel na: Het eens in de twee jaar organiseren van een muzikaal evenement, waarbij diverse muziekkorpsen en andere amateurkunstdisciplines de kans geboden wordt zich aan een zo breed mogelijk publiek te presenteren. De wijze waarop Taptoe Delft dit doet is statutair vastgelegd en wordt o.a. bereikt door: het interesseren van belangstellenden; het verkrijgen van subsidie van gemeente en andere overheden; geld in te zamelen middels sponsoring en giften. Aanpak De aanpak van Taptoe Delft wordt steeds getoetst aan de volgende voorwaarden: Betrouwbaar en stabiele resultaten; Lage overheadkosten; Intensieve samenwerking met lokale ondernemers en partijen; Balans tussen idealisme en realisme. Waarom kiezen voor Taptoe Delft Betrouwbaar en stabiel resultaat Taptoe Delft richt zich op de eigen kracht en het aanwezige vermogen van haar vrijwilligers. Loyaliteit en maximale inzet van hen is cruciaal is voor het bereiken van een duurzaam en stabiel resultaat. Elke cent kunnen verantwoorden Een zorgvuldig en verantwoordelijk financieel beleid betekent dat iedere euro terug te vinden moet zijn. Jaarlijks wordt, aan het einde van een boekjaar, een begroting opgesteld voor de te verwachten operationele kosten voor het aankomende boekjaar. Teneinde de stichting financieel gezond te houden zullen deze begrote kosten ingehouden worden op de uitkering van verworven gelden. De stichting zal zich inspannen om de operationele kosten zo laag mogelijk te houden, zonder de doelen van de stichting daarmee te compromitteren. Binnen 6 maanden na afloop van een boekjaar zal een financiële verantwoording over het afgelopen boekjaar opgemaakt worden door de penningmeester van de stichting. 5

ORGANISATIE Het bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor het beleid, financieel beheer, de aansturing van de diverse werkgroepen en de interne- en externe communicatie. De stichting heeft een bestuur dat bestaat uit drie bestuursleden; een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De bestuursleden genieten voor hun werkzaamheden geen beloning. De bestuurders worden benoemd voor onbepaalde tijd. Tot bestuurders zijn benoemd: Kees Garnaat, voorzitter Gert-Jan Schram, secretaris Dick van Witteloostuijn, penningmeester Het bestuur heeft de zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot het functioneren van de stichting en zorgt voor de uitvoering van bestuursbesluiten. De taken worden verdeeld over de drie bestuursleden. De taptoecommissie De algehele organisatie van Taptoe Delft is in handen van een taptoecommissie. De taptoecommissie is een formeel orgaan en handelt onder verantwoording van het bestuur. De taptoecommissie bestaat (in 2013) uit de volgende personen: Kees de Goeijer, werkgroepleider streetparade Aad van Dijk, werkgroepleider infrastructuur Els Hofman-van der Kraaij, werkgroepleider catering Irma van der Kraaij, werkgroepleider programma Bestuur, public relations Catja de Ruiter-Vollmuller, werkgroepleider back office Irma van Witteloostuijn, werkgroepleider verkoop Gedragscode Voor het bestuur staat integriteit in de meest brede zin hoog in het vaandel. Dat betekent dat tegenstrijdigheden tussen persoonlijke (financiële) belangen en het bestuurslidmaatschap vermeden worden. Dit geldt ook voor de leden van de taptoecommissie. De kosten die bestuursleden maken voor vergaderingen, etc. komen niet voor rekening van de stichting. 7

ORGANISATIE Vergadercyclus Het bestuur vergadert minimaal 12 keer per jaar en verder zo vaak als twee bestuursleden dit wenselijk achten. Tijdens de vergadering dient het beleidsplan als uitgangspunt om de voortgang te toetsen. Elk bestuurslid kan daarnaast onderwerpen aandragen voor de vergadering. Het bestuur en de taptoecommissie komen in principe zesmaal per jaar bijeen. Klankbordgroep De klankbordgroep is opgericht in 2013 vanuit de behoefte aan feedback, inspiratie, opvattingen, etc. vanuit een ander perspectief, deskundigheid of visie. De klankbordgroep is geen formeel orgaan en handelt niet vanuit ruggespraak. Ieder lid van de klankbordgroep neemt op persoonlijke titel deel aan de bijeenkomsten met het bestuur. Adviezen zijn niet bindend. Het bestuur en de klankbordgroep komen in principe driemaal per jaar bijeen. De klankbordgroep bestaat (in 2013) uit de volgende personen: Dhr. Mr. T. van der Heijden, Advocaat Dhr. A. Meuleman, Fractievoorzitter Stadsbelangen Delft Dhr. B.J.J.A. Schneider, Raad van commissarissen van International Innovation Company Dhr. W. Stegeman, Mediaprofessional Dhr. H. Weyers, Directeur Bureau Binnenstad Delft Dhr. D. Wiegman, Sales manager Rodi Media ZH-BV Comité van Aanbeveling Het Comité van Aanbeveling heeft onder andere als doel Taptoe Delft meer exposure te geven door haar missie, visie, doelstellingen en activiteiten ook bij andere netwerken onder de aandacht te brengen. Hiermee zoekt Stichting Taptoe Delft ook verbinding met netwerken en organisaties van zowel binnen als buiten haar eigen mogelijkheden. Het Comité van Aanbeveling bestaat (in 2013) uit de volgende personen: Dhr. A. Camijn, Directie Hampshire Hotel Delft-Centre Dhr. J. Franssen, Commissaris v.d. Koningin provincie Zuid Holland (beschikbaar tot en met 2015) Dhr. Mr. T. van der Heijden, Advocaat Dhr. T. v. Leeuwen, Projectleider Koninklijke Residentie gemeente Den Haag Dhr. B.J.J.A. Schneider, Raad van commissarissen van International Innovation Company Dhr. Dr. J.M. Schröder, Voormalig President-directeur Martinair Holland Mw. W.C. Steffen-Hoogendoorn, Voormalig raadslid VVD / Bestuurslid Grotius College Dhr. E. Turabaz, Manager International Sales Inter IKEA Systems B.V. Dhr. Mr. Drs. G.A.A. Verkerk, Burgemeester stad Delft Dhr. H. Weyers, Voorzitter Ondernemersvereniging Binnenstad Delft 8

ORGANISATIE I.A.T.O. In 2010 is Stichting Taptoe Delft toegetreden tot de IATO, de International Association of Tattoo Organizers, een informele vereniging van organisatoren van de meest bekende en prestigieuze internationale taptoes. Jaarlijks komen organisatoren van taptoes van hoog cultureel niveau en betekenis bij elkaar om ervaringen uit te wisselen, te brainstormen en niet in de minste plaats om contacten te leggen met buitenlandse bands en groepen. Een uitgelezen kans om niet alleen Taptoe Delft, maar vooral om Delft wereldwijd als taptoestad op de kaart te zetten. 9

UITVOERING Programma Binnen de programmering streeft Taptoe Delft naar een continuering en versterking van het hedendaagse aanbod. Op de eerste plaats wil Taptoe Delft een podium blijven aanbieden van nationale en internationale gerenommeerde muziekkorpsen en andere amateurkunst disciplines. In de tweede plaats blijft ook een evenwichtig en verrassende programmering prioritair. Selectie en voorwaarden deelnemers De selectie van de deelnemers aan het programma van Taptoe Delft ligt zoveel mogelijk in handen van de werkgroep programma. Zij selecteert en adviseert de taptoecommissie op basis van de twee peilers die door de taptoecommissie zijn opgesteld: het behalen van een 1 e prijs op het hoogste niveau van het Wereld Muziek Concours; het onderscheidend karakter in het programma van Taptoe Delft. Op basis van de voordracht, motivatie en resultaten van deze werkgroep beoordeelt en beslist de taptoecommissie welke deelnemers in aanmerking komen voor deelname aan het hoofdprogramma van Taptoe Delft.

UITVOERING Special item Onderscheidend en vast onderdeel van Taptoe Delft is het special item dat aan Delftse amateurkunstbeoefenaars een platform biedt om zich in een andere omgeving te profileren. Te denken valt aan zang-, dans- en toneelgroepen. Het special item wordt iedere editie in eigen beheer bedacht en geproduceerd door Stichting Taptoe Delft. Het bedenken van het thema, de uitvoering en realisatie ligt in de handen van de werkgroep programma en onder verantwoording van de taptoecommissie. Streetparade Voorafgaand aan de taptoe vindt zaterdagmiddag traditiegetrouw de streetparade plaats. Dit is een belangrijk onderdeel van het taptoeweekend, omdat alle deelnemende korpsen in de Delftse binnenstad een voorschot geven op het veelbelovende avondprogramma op de Markt in Delft. Deze streetparade heeft de afgelopen jaren vele duizenden bezoekers naar Delft getrokken. 12

COMMUNICATIE Taptoe Delft hecht er veel waarde aan om met lage kosten donateurs en andere belangstellenden op een aantrekkelijke en heldere manier informatie aan te bieden en iedereen te betrekken bij haar werk. Dat betekent dat er op dit gebied alleen met vrijwilligers gewerkt wordt. Openheid en transparantie zijn in de communicatie sleutelwoorden. Niet alleen over de werkwijze en financiële positie van Taptoe Delft, maar ook over nieuwe plannen, behaalde successen of teleurstellingen. Website De website www.taptoedelft.nl is een belangrijk communicatiekanaal voor (potentiële) donateurs, andere belangstellenden en vrijwilligers. Op de website is informatie te vinden over het evenement, de achtergronden en de deelnemers. Vanwege de toenemende belangstelling door buitenlandse bezoekers is onze (Engelstalige) website tegenwoordig o.a. ook te bereiken via www.delfttattoo.com. De website wordt voortdurend verbeterd en geactualiseerd. Nieuwsbrief De stichting verzendt periodiek per e-mail een nieuwsbrief aan geïnteresseerden met informatie over de activiteiten van de stichting. Social media Op dit moment heeft meer dan 90% van alle jongeren in Nederland toegang tot internet en bekende social media als Twitter, Facebook, YouTube of LinkedIn. Stichting Taptoe Delft is ook te vinden via deze social media. We zien het als een makkelijke manier om informatie te delen én te ontvangen. 14

COMMUNICATIE Informatiemateriaal Vanuit Stichting Taptoe Delft is promotiemateriaal ontwikkeld om zowel nationaal als internationaal meer bekendheid te krijgen voor Taptoe Delft. Om de doelstellingen en activiteiten van de stichting een bredere bekendheid te geven worden o.a. de regionale en nationale media (TV-West en omroep MAX), en de schrijvende media (Delftse Post en Delft Op Zondag), periodiek geïnformeerd. 15

COMMUNICATIE Glossy magazine Sinds 2010 krijgen alle bezoekers van de taptoe een full colour informatie magazine. In dit magazine wordt men geïnformeerd over Stichting Taptoe Delft, het taptoeprogramma met al haar deelnemers en alle informatie over de streetparade. 16

FINANCIËN Inkomsten De activiteiten van Taptoe Delft worden gefinancierd door opbrengsten van kapitaal, sponsoring, subsidies en donaties, schenkingen en legaten en alle andere wettelijke verkrijgingen en baten. Taptoe Delft besteedt haar financiële middelen nagenoeg volledig aan haar evenement. Uitgangspunt is dat het vermogen wordt besteed aan de doelstellingen van de stichting. Als er een situatie ontstaat dat gelden voor langere tijd onder beheer van de stichting vallen (bijv. giften welke nog niet direct worden besteed), dan zal de stichting zorg dragen voor een zo hoog mogelijk rendement. Omdat de stichting geen risico mag en wil nemen zal dit beperkt blijven tot spaarrekeningen/spaardeposito s. Elk besluit tot afwijking van deze beleidsregel dient met instemming van het volledige bestuur genomen te worden. Kosten verbonden aan dit beheer dienen, voor zover mogelijk, gedekt te worden door opbrengst uit het rendement van het vermogen. Financieel beleid Jaarlijks wordt, aan het einde van een boekjaar, een begroting opgesteld voor de te verwachten operationele kosten voor het aankomende boekjaar. Teneinde de stichting financieel gezond te houden zullen deze begrote kosten ingehouden worden op de uitkering van verworven gelden. De stichting zal zich inspannen om de operationele kosten zo laag mogelijk te houden, zonder de doelen van de stichting daarmee te compromitteren. Binnen 6 maanden na afloop van een boekjaar zal een financiële verantwoording over het afgelopen boekjaar opgemaakt worden door de penningmeester van de stichting. Jaarrekening Het bestuur legt middels een jaarrekening verantwoording af voor het door haar gevoerde beleid over een kalenderjaar. De jaarrekening verschijnt jaarlijks vóór 1 april. ANBI Stichting Taptoe Delft heeft de zogenaamde ANBIstatus. Dat wil zeggen dat de stichting door de Belastingdienst erkend is als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Het voordeel daarvan is dat giften geheel of gedeeltelijk aftrekbaar zijn van het belastbaar inkomen. 17

TOEKOMST Stichting Taptoe Delft is overtuigd van de eenvoud en de waarde van kleine stappen op het grote geheel. Niettemin heeft de stichting ambitie; deze is vertaald naar concrete doelstellingen voor de komende vier jaar: Het aantal bezoekers neemt toe De prognose is dat de groei van het aantal bezoekers jaarlijks met 10% toeneemt. In 2014 wil de stichting 7.500 bezoekers kunnen huisvesten. Dit aantal is uiteraard afhankelijk van de financiële middelen en de beschikbare capaciteit van menskracht. Het bestuur hoopt deze stijging te kunnen realiseren door het toevoegen van een extra voorstelling. Richting 2018 hoopt de stichting deze capaciteitsuitbreiding verder te kunnen blijven realiseren door bijvoorbeeld uitbreiding van de tribune capaciteit en/of nog een extra voorstelling. Het werven van sponsoren Taptoe Delft hanteert een brede aanpak om sponsors te werven: Particulieren: de boodschap 'alle kleine beetjes helpen' draagt bij aan de continuïteit. De binding met de donateurs is daarnaast ook van groot belang, met als doel continuïteit in de geldstroom. Bedrijven: Taptoe Delft wil sterk verbonden relaties opbouwen met bedrijven door intensief gebruik te maken van haar netwerk met als doel de structurele ondersteuning van haar evenement te bevorderen. Het binden van vrijwilligers en stagiaires Geconstateerd moet worden dat de huidige omvang van het team vrijwilligers onvoldoende is voor de komende jaren. Taptoe Delft gaat op zoek naar een team vaste vrijwilligers die niet alleen op het uitvoerende vlak maar ook op het gebied van fondsenwerving en sponsoractiviteiten taken kunnen uitvoeren. Ook zal de bestaande samenwerking met het ROC Mondriaan verder worden versterkt en mogelijkheden worden benut voor gemotiveerde stagiaires die graag in de evenementen branche stage wil lopen. 19

TOEKOMST Taptoe van het Jaar 2014 en 2016 Verdere professionalisering van het evenement De website www.korpsmuziek.nl houdt jaarlijks een verkiezing waarbij taptoe bezoekers hun stem kunnen uitbrengen op hun favoriete taptoe van dat jaar. Sinds Korpsmuziek deze verkiezingen organiseert heeft de tweejaarlijkse Taptoe Delft de volgende noteringen gehaald: 2006 (1 e plaats) 2008 (2 e plaats) 2010 (1 e plaats) 2012 (1 e plaats) Taptoe Delft hoopt ook in 2014 en 2016 opnieuw tot beste Taptoe van het Jaar te worden uitgeroepen. Voor de verdere professionalisering van het evenement is het van belang onderscheidend te blijven ten opzichte van overige taptoes, betrouwbaarheid uit te stralen en kwalitatief vernieuwend te blijven. Het bestuur zal daarom in de komende jaren volop aandacht blijven schenken aan het verbetering van de identiteit en imago van het evenement. In augustus 2013 heeft het bestuur een bijeenkomst geïnitieerd met managers van verschillende toporkesten in Nederland. Belangrijkste onderwerp van gesprek was de toekomst van shows tijdens taptoes in het algemeen en die tijdens Taptoe Delft in het bijzonder. Tijdens deze bijeenkomst werd van gedachten gewisseld over de wijze waarop we ook in de toekomst het publiek kunnen blijven vermaken met muziek, mars en show. Gebleken is dat een dergelijke bijeenkomst ook in de toekomst een grote toegevoegde waarde heeft, waardoor het bestuur dit de komende jaren verder zal blijven initiëren.

TOEKOMST Verder optimaliseren samenwerking met omroep MAX Na de twee succesvolle TV registraties van Taptoe Delft in 2012 heeft Omroep MAX aan Stichting Taptoe Delft laten weten om ook in 2014 een registratie van dit tweejaarlijkse evenement uit te gaan zenden. Op basis van de eerdere samenwerking, opnames en kijkcijfers (650.000) hebben beide partijen voldoende vertrouwen in elkaar uitgesproken om opnieuw de handen ineen te slaan om een mooi spektakel te maken voor alle toeschouwers en de mensen thuis. Verder uitgroeien naar een beeldbepalend evenement voor Delft De gemeente Delft vindt dat evenementen beeldbepalend moeten zijn voor de stad. Een beeldbepalend evenement is uniek en onderscheidend, authentiek, heeft kwaliteit, is imagobepalend en heeft nationale/internationale uitstraling. De gemeente zet in op evenementen die professioneel georganiseerd zijn, de beste in hun genre, veel positieve PR generen en veel (bovenregionale) bezoekers trekken. Stichting Taptoe Delft zet de komende jaren dan ook in op: kwaliteit boven kwantiteit; vernieuwing van het evenement; het internationale karakter van het evenement; meer samenwerking met andere partijen in de stad; de marketing van het evenement nationaal en internationaal. Waarmee onlosmakelijk ook de stad Delft wordt gepromoot; het aantrekken van een gemêleerd publiek. Ook in de komende jaren zal getracht worden om deze samenwerking verder te versterken. 21

TOEKOMST Financiële onafhankelijkheid Tegelijkertijd moet de stichting niet haar ogen sluiten voor de financiële situatie waarin veel evenementen verkeren: de concurrentie tussen evenementen is groot, de sponsormarkt staat onder druk vanwege de economische crisis, overheidsmiddelen nemen af en de beheersaspecten worden zwaarder. Maar: bij het organiseren van een publieksevenement is de gemeentelijke subsidie aanvullend en niet het vertrekpunt voor de organisatie. De stichting zal zich de komende jaren dan ook gaan focussen om zo veel als mogelijk financieel onafhankelijk te worden. 22

Colofon Stichting Taptoe Delft p/a Koornmarkt 89 2611 ED DELFT Tel: 06-18573216 info@taptoedelft.nl www.taptoedelft.nl www.delfttattoo.com Foto s: NoStudioPhotography 24