Referentiecase Croda Nederland (Gouda) Veiligheid op orde dankzij SHE in SharePoint
Croda Nederland beschikt nu over een SHE-toepassing in SharePoint dat gebruiksvriendelijk is en waarmee incidenten eenvoudig gemeld kunnen worden. Daarnaast bieden de rapportages realtime inzicht in de stand van zaken en kunnen incidenten ook eerder gesignaleerd worden. Met onze oude oplossing in Lotus Notes was dit allemaal niet mogelijk. Reinout van Zevenbergen, SHE Manager van Croda Nederland (Gouda) Over Croda Nederland (Gouda) Croda is de naam achter de high-performance ingrediënten in enkele van de grootste, meest succesvolle markten in de wereld. De organisatie levert halffabricaten waarvan zowel de industrie als consumenten wereldwijd gebruik maken, zoals coatings voor hockeysticks, smeermiddelen, lakken en cosmetica. Croda Nederland is onderdeel van Croda International, dat wereldwijd actief is met 4000 medewerkers verspreid over 18 locaties. In Gouda werken ongeveer 300 medewerkers continu aan innovatie en het verder verbeteren van haar producten. Aangezien er gewerkt wordt met halffabricaten en chemische producten, zijn Safety, Health en Environment (SHE) belangrijke speerpunten van de organisatie.
De uitdaging Voor het verbeteren van de veiligheid binnen Croda en haar productielocaties, maakt Croda gebruik van een veiligheidsmanagement-systeem. Er wordt hierbij gewerkt met de incidenten piramide van Heinrich. In deze piramide wordt de verhouding tot ongevallen met zwaar letsel en incidenten zonder letsel grafisch weergegeven. Hierbij kan het gaan om arbeidsveiligheid, waarbij maar 1 persoon betrokken is, of procesveiligheid, waar meerdere personen betrokken bij zijn. Het veiligheidsmanagementsysteem van Croda Nederland was ontwikkeld binnen Lotus Notes van IBM. Het systeem werd echter niet meer ondersteund en sloot niet meer aan bij de veiligheidseisen van de organisatie. Reinout van Zevenbergen, SHE Manager van Croda Nederland: Wij merkten dat de drempel om incidenten te melden te hoog was, zeker voor de incidenten zonder letsel. Denk hierbij aan een deur die openstaat en een gevaar kan vormen in verband met het productieproces. Het melden van dit incident is dan meer werk dan simpel het sluiten van de deur. Om de drempel voor het melden van incidenten te verlagen, zijn we daarom op zoek gegaan naar een gebruiksvriendelijk systeem voor onze medewerkers. In haar zoektocht naar een nieuw veiligheidssysteem is Croda Nederland uitgekomen bij SharePoint. De organisatie maakte al gebruik van SharePoint en de medewerkers hadden hier goede ervaringen mee opgedaan. Voor de realisatie van deze oplossing heeft Croda Nederland de expertise van ETTU ingeschakeld. Incidenten piramide van Heinrich
De oplossing Om tot een nieuw veiligheidssysteem te komen, heeft Croda Nederland intensief de gebruikers betrokken. Reinout: Wij hebben verschillende interviews gedaan met gebruikers om zo de wensen en eisen goed in kaart te brengen. Op basis van deze input en de kennis die wij hebben op het gebied van SHE, hebben wij de workflows op papier uitgetekend. Dit gaf ons een goed beeld hoe onze processen plaatsvinden. Daarnaast was dit meteen de blauwdruk om onze workflows in SharePoint in te richten. Als workflow toepassing is er gebruik gemaakt van Nintex, een veelgebruikte toepassing voor het creëren van forms en workflows in SharePoint. Door de gebruiksvriendelijkheid van het product heeft Croda Nederland de basis zelf neer kunnen zetten en samen met de consultants van ETTU kunnen uitrollen binnen de organisatie. Binnen het systeem heeft Croda Nederland verschillende rollen gedefinieerd. Alle medewerkers kunnen een melding indienen. De leidinggevenden hebben toegang tot specifieke rapportages en managers hebben hier weer een totaaloverzicht van. Daarnaast is er een koppeling met de actiemanagement tool in SharePoint gerealiseerd, waarmee specifieke taken toegewezen worden aan medewerkers. Reinout: Op basis van het type melding worden er verschillende stappen doorlopen. Een manager of onze afdeling SHE krijgen dan specifieke acties toegewezen. Het verloop van het gehele proces is weer afhankelijk van welke informatie er ingevuld wordt. Automatisch ontvangen de betreffende medewerkers notificaties per email, waardoor er ook direct actie ondernomen kan worden. Incidenten dashboard Croda Nederland
Adoptie en implementatie Binnen Croda Nederland werken veel medewerkers in de fabrieken zelf. Hierdoor hebben zij vaak geen eigen werkplek en is het werken achter de computer geen hoofdtaak. Reinout: Juist deze mensen zijn belangrijk voor ons. Zij zijn onze ogen in de fabrieken en zijn de primaire personen die incidenten melden. Wij hebben dan ook uitgebreid stil gestaan hoe wij deze medewerkers mee kunnen nemen naar het nieuwe systeem. Hiervoor hebben wij een bewustwordingsproject opgestart. Tijdens de livegang van het product heeft elke medewerker een training gekregen hoe het systeem werkt. Wij hebben vooral stilgestaan bij waarom het zo belangrijk is om incidenten te melden. Verspreid over het terrein zijn 400 computers beschikbaar waarop elke medewerker toegang heeft. Op deze manier kunnen incidenten ook op elke plaats gemeld worden. Gezien de industriële omgeving, zijn gewone smartphones in de fabrieken niet toegestaan. Reinout: In totaal zijn er in het eerste jaar 800 meldingen gedaan verspreid over onze verschillende veiligheidscategorieën. Zelfs de kleinste melding helpt ons om de veiligheid in onze fabrieken te verhogen en zelfs ernstige incidenten te voorkomen. En daar doen wij het uiteindelijk voor! De meerwaarde Croda Nederland beschikt nu over een systeem dat gebruiksvriendelijk is en waarmee incidenten eenvoudig gemeld kunnen worden. Daarnaast bieden de rapportages realtime inzicht in de stand van zaken en kunnen incidenten ook eerder gesignaleerd worden. Reinout: Het systeem geeft ons inzicht in de zowel de arbeidsveiligheid als de procesveiligheid binnen Croda Nederland. Hierbij kunnen wij ook onderscheid maken tussen bijvoorbeeld een incident met een laag risico, maar dat wel een hoog potentieel gevaar heeft. Voor deze specifieke incidenten kunnen we nu snel een aanvullend onderzoek doen. Incidenten met een laag potentieel kunnen wij sneller doorlopen. Met onze oude oplossing in Lotus Notes was dit allemaal niet mogelijk.
Toekomstige ontwikkelingen Reinout: De samenwerking met ETTU is heel prettig verlopen. ETTU heeft diepgaande kennis van SharePoint en het realiseren van bedrijfstoepassingen. Dit heeft ons enorm geholpen om onze SHE-toepassing te realiseren en ook verder door te ontwikkelen. Hierbij heeft ETTU ook kennis overgedragen aan onze eigen medewerkers, zodat wij bijvoorbeeld aanpassingen in onze workflows zelf kunnen realiseren. In de toekomst zullen wij verder aan de slag gaan om onze verschillende rapportages te integreren en zo de volgende stap te zetten in Business Intelligence. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem voor meer informatie over deze referentiecase of over andere oplossingen contact met ons op. ETTU Kampenringweg 45b 2803 PE Gouda T: +31(0)182-686 000 E: marketing@ettu.nl W: www.ettu.nl