Winning Workplace niet alleen fysiek Van Papier naar Digitaal geeft organisaties grotere kansen in war for f talent Er is een kentering te bespeuren in de denkwijze van organisaties over huisvesting. Niet alleen zien steeds meer managers dat de kenniswerkers andere fysieke wensen en eisenn stellen aan de werkomgeving dan ongeveer tien jaar geleden. Het gaat ook omm de contacten, de waardering en de carrièremogelijkheden. In zijn algemeenheid: het gaat om dee manier waarop een bedrijf of organisatie het werk faciliteert en daarmee een hogere kwaliteit in de beleving bij zijn medewerkers creëert. Dat kan dus zowel de fysieke werkomgeving zijn als de mogelijkheden die geboden worden om je werk optimaal te kunnen doen: digitalisering van papieren informatie speelt daarin een cruciale rol. Er zijn wat ontwikkelingen bij aan a de werkomgeving gerelateerde factoren te constateren. De belangrijkste zijn: Het verschil tussen werkende generaties wordt groter; De beroepsbevolking krimpt; Er ontstaan veel losse medewerkers; En er is de opkomst van zogenaamde flexkantoren; Er is een stijgende behoefte aan digitale informatie. Daaruit volgt een aantal reacties in de markt van (kennis)medewerkers. Ten eerste: die markt stelt een eis tot investeren in de werkomgeving. Maak het de (kennis)werker zo makkelijk mogelijk om zijn werk te doen. Een hoog service en voorzieningenniveau is daarvoor noodzakelijk en de gang g naar digitale informatie hoort daar onlosmakelijk bij. En ten tweede: Het is belangrijk dat huisvestingsdeskundigen, HRM functionarissenn en ICT specialisten nauw samenwerken om zogenoemde Winning Workplaces nieuwe succesvolle werkplekconcepten en werkprocessen te ontwikkelen en te introduceren in de organisatie. De nieuwe werkomgeving: van kostenpost naar strategische investering! De nieuwe werkomgeving moet leiden tot hogere productiviteit en het aantrekken van talent om te kunnen overleven. Persoonlijke ontwikkeling is naast carrièrekansen voor jonge talenten namelijk een belangrijk argument om te kiezen voor een bepaalde werkgever. Dat bereik je niet alleen met een lekkere stoel s om in te zitten of een mooie leaseauto. Veel organisaties hebben de laatste jaren al fors bezuinigd op huisvestingskosten. Door flexwerken, thuiswerken en/of het introduceren van nieuwe werkplekconcepten is het aantal vierkante meters per medewerker al flink afgenomen. Dat betekent b vaakk een substantiële afname van het totale aantal vierkantee meters kantoorruimte en soms ook minder vestigingen. Het betekent ook minder kosten voor de organisatie, maar daarmee is de werkplek niet direct aantrekkelijker of productiever geworden. IBAN NL14 RABO 0345 8630 03 K.v.K. Haarlee m 34081856 a
Hiermee is alleen het laaghangende fruit geplukt (zijn de quick wins gerealiseerd) g en nu komen de grenzen van kostenbesparing in huisvesting in zicht. Verdergaande kostenreducties op vierkante meters zijn z in veel gevallen niet meer te behalen. Er valt daarentegen nog flinke winst te boeken op productiviteit. De omschakeling van kostenreductie naar productiviteitsverbetering op de werkplek, vraagt echter een andere manier van denken. Overlevingstactieken opp de korte termijn moeten worden verruild voor strategische initiatieven gericht op de middellange termijn. Een van de belangrijkste strategischee initiatieven is digitaal werken: maak een eind aan de papierstromen binnen een organisatie en profiteer op alle frontenn van de voordelen van digitaal. Behoeften veranderen naarmate de eisen aan de medewerker hogerr worden Het is belangrijk om als organisatie inzicht tee krijgen in de wensen en behoeften b vann de werkers. Die inzichten zijn onderzocht en globaal terug te vinden inn de Pyramide van Masloww (zie figuur): naarmate de gevraagde g capaciteiten van de medewerkers kwalitatief hoogwaardiger worden, krijg je vanuitt die medewerker een ander soort behoefte met betrekking tot dee werkomgeving. Van puur fysiek comfort gaat het steeds verder naar sociaal contact, waardering en zelfontplooiing. De nieuwe generatie talenten stelt vooral eisen aan elementen als waardering en zelfontplooiinz g. Daarom is het belangrijkk om een werkomgeving te creëren die die mensen de mogelijkheid biedt zich thuiss en uitgedaagd te voelen. Niet N letterlijk,, want het kantoor verplaatst zich steeds meer naar buiten de kantoormuren, maar juist in de manier van werken, de kansen die een organisatie biedt en de mogelijkheden om je talenten maximaal tee benutten. Dat gaat makkelijker naarmate de werkomgeving meer is ingericht op digitaal. Figuur: Pyramide van Maslow Mensen werken straks langer door waardoor op de werkvloer de generatieverschillen zullen worden uitvergroot. Oude en nieuwe generaties g werkers, met verschillende manieren van werken, bestaan straks naast elkaar. Dat betekent dat de werkomgeving daarop moet wordenn ingericht. Werkomgeving is in dit verband een ruim begrip: niet alleen de fysieke werkomgeving maar juist ook de manier van werken moet kunnen worden aangepast aan de wensen van de medewerkers. ICT is in deze context een belangrijke faciliterende factor. ICT verschaft namelijk de toegang tot de informatie die een kenniswerker nodig heeft. Of dat nuu gaat via een PC, een laptop, een Tablett PC of een SmartPhone maakt niet uit. De kenniswerker heeft in veel gevallen al die middelen zelf al tot zijnn beschikking: het gaat er voor een organisatie om dat de informatie op die mobiele apparaten beschikbaar b iss (of komt). In een werkomgeving waar alle beschikbare informatie digitaal is i (of direct digitaal wordt gemaakt bij binnenkomst in de organisatie) kunnen de kenniswerkerss namelijk snel(ler) tot betere prestaties komen. Digitalisering maakt informatie binnen de hele organisatiee beschikbaar, op alle plaatsen, maar ook buiten de organisatie via de genoemde mobiele apparaten (mits met t de juiste veiligheidsmaatregelen uiteraard). 2
Door de stap Van Papier naar Digitaal te maken krijgt het fenomeen Het H Nieuwe Werken of Anders Werken, Flexwerken etc. ineens een heel concreet enn toepasbaar gezicht. De flexwerkers en kenniswerkers worden door het concept Van Papier naar Digitaal in staat gesteld om te werken waar en wanneer ze willen. Hiermee kunnen ze een veel grotere productiviteit voor de organisatiee realiseren. Anders kijken naar de werkplek betekent dus ook anders kijken naar de middelen die op die werkplek voorhanden zijn. Informatie is zo n middel, een cruciaal middel zelfs inn de huidige maatschappij. Digitale informatie gaat nog een stap verder: v altijd en overal kunnen beschikken over de informatie maakt je vrij van de organisatie. Het geeft de organisatie zelf f bovendien die noodzakelijk flexibiliteit en aantrekkingskracht voor zowel de bestaande als de nieuwe generatie werkers om the war for talent tee winnen. De nieuwe generatie werkplekk moet nauw aansluiten op de nieuwe (en oude) generatie werkers. Daarvoor is een nieuwe generatie software nodig. Die maakt de aansluiting mogelijk. Die software is goed alss die aansluit op de nieuwe generatie werkplek én het mogelijk maakt om op verschillende manieren tot het gewenste resultaat te komen. DDi is een specialist in het begeleiden van organisaties van Papier naar Digitaal. Informatie van papier digitaliseren en naar een digitale omgeving brengen en/of dee informatiestromen structureren en via de juiste tussenstops op de gewenste werkplekken krijgen zijn de belangrijkste stappen in die aanpak. Een aanpak die voor v DDi geenn geheimen meer heeft. Met de juiste werkwijze kan elke organisatie volgens een duidelijk stappenplan transformeren naar die Digitale Organisatie. En daarmee de overgang naar Het Nieuwe Werken in de nieuwe werkomgeving faciliteren. Digitalisering van informatiestromen geeft niet alleen efficiencyvoordelen, het scheelt direct veel geld. Digitalisering betekent: geen kopietjes k meer, geen achterhaalde informatie, geen fouten in de disclaimers, geen verkeerde informatie in een offerte, veel kortere doorlooptijden,, voldoen aan wet en regelgeving en meer tevreden klanten. Omdatt de informatie eenduidig beschikbaar digitaal is voorr alle betrokken medewerkers. Waar die zich ook bevinden. Door de stap Van Papier naar n Digitaal tijdig te maken ondervangt een organisatie direct het dreigende probleem van het gebrek aan beroepsbevolking. Dalende aantallen werkende mensen die de bedrijven op gang moeten houdenn en een stijgende concurrentie op die arbeidsmarkt voor de werkgevers leggen grote druk op diezelfde organisatie. Digitalisering en procesoptimalisatie brengen direct verlichting. De adviezen van de specialisten van DDi Consultancy en de geavanceerde maar eenvoudig te gebruiken software van DDi vormen een belangrijke schakel in de stap Van Papier naar Digitaal. Ook in hett gebruik van software gaat het nodige veranderen: er wordt steeds minder software in licenties gekocht en steeds meer volgens het as a service concept gebruikt. Geheel volgens de nieuwe inzichten in de moderne werkomgeving g wordt software heel specifiek ingezet om (bedrijfs)doelen te verwezenlijken, juist en alleen op het moment dat die nodig is. Software wordt daarmee steeds toepassingsgerichter. Enkele van die doelen zijn efficiencyverbetering, creatie van v een stimulerende en inspirerende omgeving en zorgen dat medewerkers hun werk eenvoudig en plaats van het bedrijf maximaal wordt bediend. Dán heb je de ideale werkomgevingg gecreëerd! en tijdonafhankelijk kunnen doen. En tenslotte, niet t het minste doel, zorg ervoor dat de klant Maak daarom nu nog de stap Van Papier naar Digitaal! 3
DDi: Wij zijn specialist Een goed gesprek met een specialist op dit vakgebied kan een helder beeld b geven over de mogelijkheden die ook uw organisatie heeft voor het digitaliseren van uw papierstromen. DDi is zo n specialist. In de praktijk wijs geworden door de vele projecten die wij al hebben gedaan, kunnen wij u een goed inzicht geven over de haalbaarheid hiervan. Heeft u het gevoel dat veel tijd (en dus geld) gaat zitten in dee verwerking van v papieren documentstromen in uw organisatie? En dat dat u in de weg staat bij de d overgang naar de nieuwe digitale werkomgeving? Dan is nu de tijd om over te gaan Van Papier naar Digitaal! Wij zijn een puur Nederlands softwarehuis s met veel kennis en ervaringg op het gebied van het elektronisch vastleggen en be praktijkervaring in intelligente formulierverwerking, het inrichten van de Digitale Postkamer, het en verwerkbaar maken van informatiestromen. Daarnaast hebben wij heel specifieke en uitgebreide automatiseren van werkstromen, het inrichten van een Digitaal Archief en aanverwante projecten. We kunnen een imposante lijst van klanten overleggen die allemaal al hebben vertrouwd op onze kennis van zaken. Dergelijke oplossingen stellen s technisch en functioneel hoge eisen, maar moeten vooral ook toegankelijk zijn voor de gebruikers. Daar ligt onze specialiteit! Wij houden van begrijpelijke software waar u wat aan heeft: eenvoudig in gebruik, uniformm in de uitvoering en daardoor ook makkelijk te integreren in uw organisatie. Wij voelen ons bijzonder goed thuis in de wereld van softwaretoepassingen voor onder meer assurantiekantoren, verzekeringsmaatschappijen, overheidsinstanties,, de gezondheidszorg en de grotere commerciële organisaties. Voor de gezondheidszorg hebben we bijvoorbeeld een Digitaal Medisch Archief ontwikkeld. Voor de assuradeurs bieden wee een elektronisch dossier systeem s dat feilloos de relatie, schadeen polisadministratie ondersteunt. Om tot de beste oplossingen en diensten tee komen maken wij gebruik van de nieuwste technologie en schakelen wij de beste mensenn in om voor u het beste eindresultaat tee bereiken. Wordt het niet tijd om úw papieren documentstromen eens onder de loep te nemen? DDi, wij begrijpen uw probleem! 4
Over DDi en DDi ers In deze 24 uurs economie is het aantal mogelijkheden en momenten om o als klant tee communiceren fors toegenomen. Veel van deze communicatie vindt nog steeds schriftelijkk plaats. Via de e mail, social media, web portalen, traditionele post, et cetera. Nagenoeg ieder bericht van je klant is een opdracht aan je organisatie om wat te doen. Door de verscheidenheid komen deze berichten op verschillende plekken en in verschillende vorm je organisatie binnen. Waar en hoe ze binnenkomen is niet direct voorspelbaar. Waar het over gaat is niet direct duidelijk. Wie er wat mee moet vaak al helemaal niet. Voordat het berichtt bij de juiste behandelaar(s) ligt is deze al door vele handen gegaan en misschien wel geprint, gekopieerd en/of opnieuw gescand. Met als gevolg te veel mensen mett het document bezig zijn i.p.v. de inhoud. Status onderhanden werk is niet duidelijk. Afdelingen/mensen roepen dat ze het te druk hebben. De klant moet te lang wachten op reactie (klant gaat misschien klagen dus nog meer werk). Tegelijkertijd leven we in een tijd dat marges slinken en het aantal documentuitwisselingen groeit. Laatst zei een directeur van een bedrijf tegen mij: Als ik mijn informatie processen niett aanpak dan besta ik over twee jaar niett meer. Ongetwijfeld herkent niet ieder dienstverlenende organisatie zich in bovenstaande situatie. Gelukkig niet. Tegelijkertijd komen wij DDi ers af willen, off zelfs moeten. Dan zijn ze bij DDi Information Automation Engineers aan het dikwijls in contact met organisaties die hier well mee worstelen en van dezee worstelingen juiste adres. De veelzijdigheid van de DDi software biedt reeds voor vele organisaties een passende oplossing voor bijvoorbeeld het bovengenoemde vraagstuk. Bovendien (en vanzelfsprekend) beheersen alle DDi ers de magie van het data capture en document management vak. Thom Menssink Directeur DDi Information Automation Engineers DDi BV Binnenweg 18 2132 CT Hoofddorp The Netherlands Phone +31 88 567 2000 www.ddi.nl info@ ddi.nl KvK Haarlem 34081856 IBAN NL14 RABO 0345 8630 03 5