NOTULEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 26 FEBRUARI 2014 OPENBARE ZITTING Aanwezig: Verontschuldigd: Afwezig: Marie Jeanne Hendrickx: OCMW-voorzitter; Ursula Bervoets, Maria Boven, Peter Cras, Jozef Lemmens, Kathleen Lemmens, Xavier Lesenne, Omer Mievis, Marlene Swinnen, Margaretha Van Meeuwen, Benny Vangelder: raadsleden; Guido Goossens: OCMW-secretaris De voorzitter opent de vergadering. Openbare zitting 1. Goedkeuring van de notulen van de vergadering van 27 januari 2014 (openbare zitting). De raad keurt de notulen van de vergadering van 27 januari 2014 (openbare zitting) goed. Jozef Lemmens, Xavier Lesenne, Omer Mievis, Marlene Swinnen, Margaretha Van Meeuwen, Benny Vangelder Kathleen Lemmens 2. Kennisname van het jaarverslag 2013 vzw het Veerhuis-Siddartha en goedkeuring van de tussenkomst in de werkingskosten van t Wit Huis 2013. Gelet op het jaarverslag 2013 van vzw het Veerhuis-Siddartha, in het kader van laagdrempelige drughulpverlening in Scherpenheuvel-Zichem door t Wit Huis te Diest; Overwegende dat t Wit Huis in 2013 40 cliënten uit Scherpenheuvel-Zichem begeleidde (ter vergelijking in 2012 57 cliënten); Gelet op het raadsbesluit van 12 november 2001 houdende de vaststelling van de tussenkomst in de werkingskosten van t Wit Huis op 250 euro per dossier; Overwegende dat voor 2013 de tussenkomst in de werkingskosten van t Wit Huis zodoende 10.000 euro bedraagt (40 begeleidingen x 250 euro per dossier); Overwegende dat hiervoor de nodige kredieten werden voorzien in het budget 2013 (AR 6083000);
BESLUIT: Artikel 1: De raad neemt kennis van het jaarverslag 2013 van vzw het Veerhuis-Siddartha in het kader van laagdrempelige drughulpverlening in Scherpenheuvel-Zichem door t Wit Huis te Diest. Artikel 2: De tussenkomst van het OCMW in de werkingskosten van t Wit Huis (vzw Het Veerhuis- Siddartha) voor 2013 ten bedrage van 10.000 euro (40 begeleidingen x 250 euro per dossier) wordt goedgekeurd. 3. Vaststelling van de budgetwijziging exploitatie en investeringen 2014 nr. 1 wijzigingen, o.a. artikel 86, 4, 6, artikel 156 en artikel 270, 1, lid 1, 7 ; Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus en latere wijzigingen, o.a. artikelen 27 tot en met 29; Gelet op het ministerieel besluit van 1 oktober 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus en latere wijzigingen, o.a. artikel 4/1; Overwegende dat de raad op 9 december 2013 het meerjarenplan 2014-2019 en het budget 2014 goedgekeurd heeft; Overwegende dat er noodzaak is om tot een budgetwijziging van het exploitatiebudget 2014 nr. 1 over te gaan; Overwegende dat er noodzaak is om tot een budgetwijziging van het investeringsbudget 2014 nr. 1 over te gaan; Gelet op het ontwerp van budgetwijziging van het exploitatiebudget 2014 nr. 1 en van het investeringsbudget 2014 nr. 1, bestaande uit een verklarende nota en een financiële nota; Gelet op het advies van het managementteam van 5 februari 2014 betreffende de budgetwijziging van het exploitatiebudget 2014 nr. 1; Gelet op het advies van het managementteam van 19 februari 2014 betreffende de budgetwijziging van het investeringsbudget 2014 nr. 1; Overwegende dat het voorafgaandelijk advies van het college van burgemeester en schepenen niet vereist is aangezien de voorgenomen budgetwijziging van het exploitatiebudget 2014 nr. 1 de geconsolideerde gemeentelijke bijdrage niet zal verhogen of verminderen; Gelet op het voorafgaandelijk advies van het college van burgemeester en schepenen van 24 februari 2014 over de voorgenomen budgetwijziging van het investeringsbudget 2014 nr. 1;
BESLUIT: Artikel 1: de budgetwijziging van het exploitatiebudget 2014 nr. 1 als volgt vast te stellen: O.C.M.W. SCHERPENHEUVEL-ZICHEM VolgNr. Budg. Journaal 0 Budgetwijziging 2014/1 BOEKJAAR 2014 Algemene rekening Initieel Budget Herziening Nieuw Budget 002000 Fiscale aangelegenheden Beleidsveld 0020 : Fiscale aangelegenheden Beleidsdomein ALGFIN : ALGEMENE FINANCIERING 7332300 Opbrengsten uit verkopen huisvuilzakken en stickers 2014 50.000,00-50.000,00 0,00 AR enkel in gebruik bij gemeente Totaal KOSTEN : 0,00 Totaal OPBRENGSTEN : -50.000,00 Verschil : 50.000,00 O.C.M.W. SCHERPENHEUVEL-ZICHEM VolgNr. Budg. Journaal 0 Budgetwijziging 2014/1 BOEKJAAR 2014 Algemene rekening Initieel Budget Herziening Nieuw Budget 011900 Overige algemene diensten Beleidsveld 0119 : Overige algemene diensten Beleidsdomein ALGBESTUUR : ALGEMEEN BESTUUR 7000099 Opbrengsten uit andere verkopen 2014 0,00 50.000,00 50.000,00 Totaal KOSTEN : 0,00 Totaal OPBRENGSTEN : 50.000,00 Verschil : -50.000,00 Artikel 2: de budgetwijzing van het investeringsbudget 2014 nr. 1 als volgt vast te stellen: WIJZIGING INVESTERINGSENVELOPPE 2014/002 - Verbouwen en inrichten van appartementen Markt 20 Budgetwijziging 2014/1 verbouwen en inrichten van appartementen - overname van geraamde saldi uit investeringsprojecten NOB, nl. 2007/001: verbouwing Markt 20 (210,000 ) 2012/002: inrichting appartementen (6.000 ) Omschrijving Toelichting Subproj AR Bitem Bdomein Bdienst Actieplan Actie Uitg/Fin Investering Subsidie Jaar Oud Wijziging Nieuw subsidie VMSW 1500000 093000 WELZIJN SD2/001 SD2/001/0F 46.388,00 2014 59.612,00 46.388,00 106.000,00 verbouwing en inrichting Markt 20 2210000 093000 WELZIJN SD2/001 SD2/001/0U 117.759,73 2014 210.000,00 117.759,73 327.759,73 Totalen U 117.759,73 Investering F 0,00 Desinvestering (-) F 46.388,00 Subsidies F 46.388,00 Financiering (Subs. + Desinvest.) WIJZIGING INVESTERINGSENVELOPPE 2014/008 - UItbreiding opvangcapaciteit LOI Hoeve 13 Budgetwijziging 2014/1 UItbreiding opvangcapaciteit LOI Hoeve 13 Omschrijving Toelichting Subproj AR Bitem Bdomein Bdienst Actieplan Actie Uitg/Fin Investering Subsidie Jaar Oud Wijziging Nieuw Uitbreiding opvangcapaciteit LOI Hoeve 13 2210000 090300 WELZIJN U 39.925,44 2014 0,00 39.925,44 39.925,44 Totalen U 39.925,44 Investering F 0,00 Desinvestering (-) F 0,00 Subsidies F 0,00 Financiering (Subs. + Desinvest.) 4. Kennisname van de definitieve goedkeuring van de jaarrekening 2012 en verlenen van kwijting aan de financieel beheerder over de afgelegde jaarrekening 2012. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW's, die o.a. bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn aan de ontvanger kwijting kan verlenen na het verstrijken van de termijn bedoeld in artikel 90 2;
Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 september 2013 houdende vaststelling van de jaarrekening over het dienstjaar 2012; Gelet op het besluit van de provinciegouverneur van 10 januari 2014 waarbij de jaarrekening over het boekjaar 2012 definitief vastgesteld wordt zonder BESLUIT: Artikel 1: De raad neemt kennis van het besluit van de gouverneur van de provincie Vlaams- Brabant van 10 januari 2014 houdende de definitieve vaststelling zonder wijzigingen van de jaarrekening over het boekjaar 2012. Artikel 2: De raad verleent kwijting aan de heer Patrick Plu, financieel beheerder, over de afgelegde jaarrekening van het jaar 2012. 5. Goedkeuring van de vorderingsstaten nr. 4 en Bis 4 en betaalbaarstelling van de bijhorende facturen van DILLEN Bouwteam NV. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het raadsbesluit van 28 mei 2013 betreffende de goedkeuring van het verslag van nazicht van de offertes van 29 april 2013 voor de opdracht verbouwen gebouw tot woongelegenheden en kantoor, opgesteld door de ontwerper, Architectenbureau Exelmans & Partners bv-bvba, Kardinaal Mercierstraat 14 te 3290 Diest en de gunning van de opdracht aan de laagste regelmatige bieder, zijnde Dillen Bouwteam NV, Puttestraat 15 te 2490 Balen, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 333.836,15 excl. btw. Overwegende dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 07-937; Overwegende dat de aannemer Dillen Bouwteam NV vorderingsstaat nr. 4 indiende voor een bedrag van 29.450,68 (excl. BTW) en de factuur nr. 201400018 dd. 31 januari 2014 voor een totaal bedrag van 34.036,60 (incl. BTW); Overwegende dat de aannemer Dillen Bouwteam NV vorderingsstaat nr. 4BIS indiende voor een bedrag van 0,00 (excl. BTW); Overwegende dat de werken aanvingen op 30 september 2013; Overwegende dat de uitvoeringstermijn 280 kalenderdagen bedraagt; Gelet op het nazicht, controle en conform verklaring met de uitgevoerde werken van de opdracht van vorderingsstaat 4 opgesteld op 3 februari 2014 door Exelmans - Architect; Gelet op het nazicht, controle en conform verklaring met de uitgevoerde werken van de opdracht van vorderingsstaat 4BIS opgesteld op 3 februari 2014 door Exelmans Architect; Gelet op het proces-verbaal van goedkeuring van 12 februari 2014 van de vorderingsstaat nr. 4 op basis van de conform verklaring met de uitgevoerde werken van de opdracht van vorderingsstaat 4 opgesteld op 3 februari 2014 door Exelmans - Architect; Gelet op het proces-verbaal van goedkeuring van 12 februari 2014 van de vorderingsstaat nr. 4bis op basis van de conform verklaring met de uitgevoerde werken van de opdracht van vorderingsstaat 4bis opgesteld op 3 februari 2014 door Exelmans - Architect; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het investeringsbudget van 2007, op AR 2210000 100 00 (referentie 2007/001); BESLUIT:
Artikel 1: Van de vorderingsstaat nr. 4 en factuurnr. F201400018 van 31 januari 2014 voor een totaal bedrag van 34.036,60 (incl. BTW) wordt het volledige bedrag (OCMW-ref. 2014/33/ALFC) betaalbaar gesteld aan Dillen Bouwteam NV, Puttestraat 15 te 2490 Balen onder de voorwaarden van de reglementering betreffende de inhoudingsplicht op facturen ingesteld door de wet van 27 juni 1969, artikel 30bis. Artikel 2: De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het investeringsbudget van de meerjarenplanning 2014-2019, investeringsenveloppe 2014/002, op artikel 2210000 BV 0930. 6. Goedkeuring van de vorderingsstaat nr. 5 (eindvorderingsstaat) en Bis nr. 5 (Bis eindvorderingsstaat) en betaalbaarstelling van de bijhorende facturen van INREBO BVBA. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het raadsbesluit van 1 juli 2013 betreffende de goedkeuring van het verslag van nazicht van de offertes van 14 juni 2013 voor de opdracht Verbouwing van de LOI-woning gelegen te Testelt, Hoeve 13, opgesteld door de ontwerper, ABE-Architecten, Lochtstraat 32 te 3272 Testelt, en de gunning van de opdracht Verbouwing van de LOI-woning gelegen te Testelt, Hoeve 13 aan INREBO bvba, Aarschotsesteenweg 255 te 3012 Wilsele, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 113.273,49 excl. btw; Overwegende dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 1228 van 24 april 2013; Overwegende dat de uitvoeringstermijn 75 werkdagen bedraagt; Overwegende dat in vergadering van de raad van 23 september 2013 werd besloten tot goedkeuring van verrekening nr. 1 van de opdracht Verbouwing van de LOI-woning gelegen te Testelt, Hoeve 13 voor het totaal bedrag in meer van 1.061,92 excl. BTW;
Overwegende dat in vergadering van de raad van 28 oktober 2013 werd besloten tot goedkeuring van verrekening nr. 2 van de opdracht Verbouwing van de LOI-woning gelegen te Testelt, Hoeve 13 voor het totaal bedrag in meer van 1.353,59 excl. BTW en met een termijnverlenging van 62 kalenderdagen; Overwegende dat in vergadering van de raad van 9 december 2013 werd besloten tot goedkeuring van verrekening nr. 3 van de opdracht Verbouwing van de LOI-woning gelegen te Testelt, Hoeve 13 voor het totaal bedrag in meer van 1.383,32 excl. BTW; Overwegende dat in vergadering van de raad van 27 januari 2014 werd besloten tot goedkeuring van verrekening nr. 4 van de opdracht Verbouwing van de LOI-woning gelegen te Testelt, Hoeve 13 voor het totaal bedrag in meer van 1.665,56 excl. BTW; Overwegende dat de aannemer INREBO bvba, Aarschotsesteenweg 255 te 3012 Wilsele vorderingsstaat nr. 5 eindstaat indiende voor een bedrag van 26.072,36 (excl. BTW) en de factuur nr. 14/2699 dd. 10 februari 2014 voor een totaal bedrag van 27.636,70 (incl. BTW); Overwegende dat de aannemer INREBO bvba, Aarschotsesteenweg 255 te 3012 Wilsele vorderingsstaat Bis nr. 5 - eindstaat indiende voor een bedrag van 2.303,71 (excl. BTW) en de factuur nr. 14/2700 dd. 10 februari 2014 voor een totaal bedrag van 2.441,93 (incl. BTW); Gelet op het proces-verbaal van nazicht en controle van vorderingsstaten nr. 5 - eindstaat en bis nr. 5 eindstaat opgesteld op 7 februari 2014 door Bert Elsen, architect i.o. abe_architecten; Gelet op het proces-verbaal van goedkeuring van 13 februari 2014 van de vorderingsstaat nr. 5 - eindstaat en vorderingsstaat Bis nr. 5 - eindstaat op basis van het proces-verbaal van nazicht en controle van vorderingsstaat opgesteld op 7 februari 2014 door Bert Elsen, architect i.o. abe_architecten; Overwegende dat de werken aanvingen op 16 september 2013; Gelet op het ondertekende proces-verbaal van voorlopige oplevering opgemaakt op 5 februari 2014; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien was in het investeringsbudget van 2012, op AR 2210000 832 LOI (referentie 2012/001); Overwegende dat naar aanleiding van de termijnverlenging van de uitvoeringstermijn, de raad in huidige vergadering een budgetwijziging nr. 1 exploitatie en investeringen 2014 goedkeurde, waarbij o.a. de nodige kredieten voorzien worden in investeringsenveloppe 2014/008 Uitbreiding opvangcapaciteit LOI-woning Hoeve 13, die gefinancierd wordt met de positieve saldi van de LOIsubsidies uit de jaren 2002 tot en met 2012 ; BESLUIT:
Artikel 1: Van de vorderingsstaat nr. 5 - eindstaat en factuur nr. 14/2699 van 10 februari 2014 voor een totaal bedrag van 27.636,70 (incl. BTW) wordt het volledige bedrag (OCMW-ref. 2014/34/ALFC) betaalbaar gesteld aan INREBO bvba, Aarschotsesteenweg 255 te 3012 Wilsele onder de voorwaarden van de reglementering betreffende de inhoudingsplicht op facturen ingesteld door de wet van 27 juni 1969, artikel 30bis. Artikel 2: Van de vorderingsstaat Bis nr. 5 - eindstaat en factuur nr. 14/2700 van 10 februari 2014 voor een totaal bedrag van 2.441,93 (incl. BTW) wordt het volledige bedrag (OCMW-ref. 2013/35/ALFC) betaalbaar gesteld aan INREBO bvba, Aarschotsesteenweg 255 te 3012 Wilsele onder de voorwaarden van de reglementering betreffende de inhoudingsplicht op facturen ingesteld door de wet van 27 juni 1969, artikel 30bis. Artikel 3: De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het investeringsbudget van 2014, op artikel 2210000 BV 0903 (investeringsenveloppe 2014/008). 7. Voorstel tot vrijgave van de borgtocht (eerste helft) van INREBO BVBA voor de verbouwing van de zolderverdieping van een woning in het kader van het investeringsproject 2012/001 "Uitbreiding opvangcapaciteit LOI-woning Hoeve 13". Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere Gelet op de algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 9; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 1 juli 2013 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Verbouwing van de LOI-woning gelegen te Testelt, Hoeve 13 aan de laagste regelmatige bieder, zijnde INREBO BVBA, Aarschotsesteenweg 255 te 3012 Wilsele, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 113.273,49 excl. btw.;
Overwegende dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek bijzonder bestek met nr. 1228 dat werd opgesteld door de ontwerper, ABE- Architecten, Lochtstraat 32 te 3272 Testelt; Overwegende dat de Deposito- en Consignatiekas op 20 augustus 2013 borgstelling met nummer 42/023859 afleverde ten belope van een bedrag van 5.670,00 euro voor de verbintenissen van BVBA IN RE BO, Aarschotsesteenweg 255, 3012 Wilsele, uit hoofde van vermelde opdracht; Overwegende dat de werken aanvingen op 16 september 2013; Gelet op het ondertekende proces-verbaal van voorlopige oplevering opgemaakt op 5 februari 2014; Gelet op het verzoek van INREBO BVBA van 5 februari 2014 tot vrijgave van de borgtocht voor de eerste helft; Gelet op het advies van de financieel beheerder van 10 februari 2014; BESLUIT: Artikel 1: De raad bevestigt dat INREBO BVBA, Aarschotsesteenweg 255 te 3012 Wilsele tot bij de voorlopige oplevering voldaan heeft aan de verplichtingen voor de opdracht Verbouwing van de LOI-woning gelegen te Testelt, Hoeve 13, zodat de borgtocht met nummer 42/023859 bij de Deposito- en Consignatiekas voor de helft mag vrijgegeven worden. Artikel 2: De voorzitter en de secretaris van het OCMW worden gemachtigd de akte van de Deposito- en Consignatiekas tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht te ondertekenen. 8. Verrekening 8 van de opdracht verbouwen gebouw tot woongelegenheden en kantoor. Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 15; Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 7 en 8; Gelet op de algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 42;
Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op het besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 28 mei 2013 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht verbouwen gebouw tot woongelegenheden en kantoor aan Dillen Bouwteam NV, Puttestraat 15 te 2490 Balen; Overwegende dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 07-937; Overwegende dat tijdens de uitvoering van de opdracht bleek dat het noodzakelijk was om volgende wijzigingen aan te brengen: Leveren en plaatsen van plat dak met koepels in patio, totaal 5.508,90, excl. 21 % btw Overwegende dat hiervoor een offerte werd ontvangen op 24 januari 2014; Overwegende dat de aannemer daarom een termijnsverlenging van 5 kalenderdagen vraagt; Overwegende dat architectenbureau Exelmans gunstig advies verleende; Overwegende dat de uitgave voor deze verrekening voorzien is in het investeringsbudget van 2007, op budgetcode 2210000 (referentie 2007/001); BESLUIT: Artikel 1: Verrekening 8 van de opdracht verbouwen gebouw tot woongelegenheden en kantoor voor het totaal bedrag in meer van 5.508,90 excl. 21 % btw wordt goedgekeurd. Artikel 2: De termijnverlenging van 5 kalenderdagen wordt goedgekeurd. Artikel 3: De uitgave voor deze verrekening is voorzien in het investeringsbudget van 2007, op budgetcode 2210000 (referentie 2007/001).
9. Kennisname van de statistieken van 2013. Gelet op de statistieken die aan de raad worden voorgelegd met betrekking tot het aantal bezoekers bij het OCMW en de aanmeldingsvragen over 2013; Gelet op de statistieken van de hulpvragen sociale dienst en thuisdiensten over 2013; Gelet op de statistieken van de unieke steundossiers over 2013; NEEMT KENNIS: Artikel 1: van de statistieken 2013 over het aantal bezoekers aan het OCMW en hun aanmeldingsvragen, de hulpvragen van de sociale dienst en de thuisdiensten en de unieke steundossiers. 10. Kennisname van de evaluatie van de strategische doelstellingen van het meerjarenplan 2011-2013 door het managementteam en kennisname van het advies van het managementteam. Gelet op de afsprakennota tussen de raad en het managementteam van 28 januari 2013 en latere Gelet op het advies van het managementteam van 5 februari 2014 n.a.v. de evaluatie van de strategische doelstellingen 2011-2013 over 2013; NEEMT KENNIS: Artikel 1: van de evaluatie van de strategische doelstellingen 2011-2013 over 2013 en van het advies hieromtrent van 5 februari 2014 van het managementteam. 11. Goedkeuring van het algemeen kader van het intern controlesysteem. Gelet op het raadsbesluit van 25 oktober 2010 houdende de goedkeuring van het algemeen kader van het interne controlesysteem; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW's, inzonderheid artikelen 98 en 99; Overwegende dat volgens voornoemd decreet interne controle het geheel van maatregelen en procedures is die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: het bereiken van de doelstellingen het naleven van wetgeving en procedures de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie het efficiënte en economische gebruik van middelen de bescherming van activa
het voorkomen van fraude; Overwegende dat interne controle gaat over beheersingsmaatregelen die aanwezig zijn in een OCMW; dat interne controle er moet voor zorgen dat de strategie van het OCMW gerealiseerd wordt; dat het daarom beter is te spreken over organisatiebeheersing als synoniem van interne controle; Overwegende dat interne controle of organisatiebeheersing het best kan omschreven worden als het proces dat door het management en het personeel ondernomen wordt om redelijke zekerheid te bekomen dat de doelstellingen van de organisatie gerealiseerd worden; Overwegende dat interne controle of organisatiebeheersing is ingebouwd in de processen en continu loopt; dat het een zaak is van iedereen; dat het een redelijke zekerheid verschaft en dat het een middel is om de doelstellingen van het OCMW te bereiken; Overwegende dat om te weten waar het OCMW staat een zelfevaluatie moet gehouden worden op basis van de leidraad of interne controle systeem zoals vastgesteld door de secretaris; Gelet op het overleg in het managementteam op 12 februari 2014; BESLUIT: Artikel 1: Het raadsbesluit van 25 oktober 2010 houdende de goedkeuring van het algemeen kader van het interne controlesysteem wordt opgeheven. Artikel 2: Het hiernavolgend kader van het intern controlesysteem wordt goedgekeurd: Het kader bestaat uit tien thema s waarvoor telkens doelstellingen op het vlak van organisatiebeheersing en beheersmaatregelen zijn uitgewerkt. De doelstellingen voor de organisatiebeheersing zijn de basisvoorwaarden waaraan moet worden voldaan om een organisatie in het algemeen goed te kunnen beheersen. De thema s zijn: Thema 1: Doelstellingen, proces- en risicomanagement Het beleid en het beheer van een organisatie die goed functioneert, voldoet aan de volgende doelstellingen inzake organisatiebeheersing: Het OCMW heeft het beleidsplanningsproces volledig doorlopen en duidelijke, coherente beleidsdoelstellingen geformuleerd. Het strategisch meerjarenplan is samen met de betrokken actoren opgesteld. Het is voor elk departement/dienst en/of proces/medewerker duidelijk aan welke beleidsdoelstellingen zij een bijdrage moeten leveren om het strategisch meerjarenplan te realiseren. Het beleidsplanningsproces wordt op regelmatige basis geëvalueerd en bijgestuurd. Bovendien realiseert het OCMW de volgende doelstellingen inzake organisatiebeheersing: Het OCMW beheert haar processen goed. Het OCMW heeft zicht op de belangrijkste risico s waarmee ze wordt geconfronteerd.
Thema 2: Belanghebbendenmanagement Goed omgaan met belanghebbenden 1 is voor het OCMW belangrijk, daarom moet ze voldoen aan de volgende doelstellingen inzake organisatiebeheersing: Het OCMW heeft zicht op haar belanghebbenden en hun verwachtingen. De samenwerking tussen politieke organen en administratie verloopt goed. Het OCMW zet in op een goede samenwerking met collega besturen en andere overheden. Het OCMW houdt rekening met signalen van klanten voor de organisatie van haar dienstverlening. Het OCMW evalueert op regelmatige basis de wijze waarop ze met haar belanghebbenden omgaat en stuurt bij waar nodig. Thema 3: Monitoring Een monitoringsysteem voor het OCMW dat goed functioneert voldoet aan de volgende doelstellingen inzake organisatiebeheersing: Het OCMW heeft zicht op de rapportagegegevens waarover ze wil beschikken om haar beleidsdoelstellingen te realiseren en haar dienstverlening te optimaliseren. De meetsystemen met het oog op de rapportering zijn op een correcte en kwaliteitsvolle wijze opgesteld. Het OCMW volgt de realisatie van de beleidsdoelstellingen degelijk op en beschikt over accurate rapporteringen om de dienstverlening op te volgen. Het OCMW stuurt haar werking op basis van de rapportagegegevens. Het OCMW evalueert regelmatig de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de meet- en rapportagesystemen en stuurt bij waar nodig. Thema 4: Organisatiestructuur Een goed functionerende organisatiestructuur voldoet aan volgende doelstellingen inzake organisatiebeheersing: Het organogram is opgemaakt met het oog op de optimalisering van de dienstverlening en de realisatie van de beleidsdoelstellingen. De nodige coördinatiekanalen zijn ingebouwd, zodat beslissingen van verschillende departementen/diensten en/of processen op elkaar zijn afgestemd. De aansturing gebeurt op basis van duidelijke gezagslijnen ten aanzien van correct samengestelde departementen/diensten en/of processen. De organisatiestructuur wordt wanneer nodig en minstens op regelmatige basis geëvalueerd en zo nodig geoptimaliseerd. Thema 5: human resources management Een goed functionerend human resources management voldoet aan volgende doelstellingen inzake organisatiebeheersing: Het OCMW heeft eigen beleidskeuzes gemaakt voor haar human resources management zodat de beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden en de dienstverlening geoptimaliseerd wordt. De personeelsadministratie verloopt correct en personeelsvragen worden juist beantwoord. Het OCMW zet haar medewerkers in met het oog op een kwaliteitsvolle dienstverlening en de realisatie van de beleidsdoelstellingen. Instroom, doorstroom en uitstroom verlopen op een integere, transparante en professionele wijze. Medewerkers presteren volgens de vooropgestelde verwachtingen en krijgen voldoende kansen om zich verder te ontwikkelen. Het leidinggeven gebeurt op alle niveaus op een kwaliteitsvolle manier. Het OCMW investeert in goede werkomstandigheden en het welzijn van de medewerkers. Het OCMW beschikt over rapportagegegevens van het personeel. De keuzes op vlak van human resources management en de instrumenten die hiervoor worden ingezet, worden regelmatig geëvalueerd en bijgestuurd. 1 Belanghebbenden van het OCMW zijn: burgers, organisaties, bedrijven, andere lokale besturen, andere overheden, gemeenteraad, OCMW-raad, college burgemeester en schepenen, vast bureau, De medewerkers zijn interne belanghebbenden, maar worden in dit thema niet apart vermeld. Ze zijn opgenomen in de andere thema s.
Thema 6: organisatiecultuur Wanneer er op een goede manier wordt ingezet op de organisatiecultuur, wordt er voldaan aan de volgende doelstellingen inzake organisatiebeheersing: De waarden zijn bepaald en worden toegepast in de dagelijkse werking. Het OCMW heeft zicht op wat kwetsbare situaties zijn voor medewerkers. Het OCMW ondersteunt haar medewerkers in het omgaan met kwetsbare situaties. Het OCMW beschikt over een deontologische code die bij de medewerkers bekend is en er wordt naar gehandeld. Er wordt op regelmatige basis nagegaan of de waarden die het OCMW vooropstelt ingang vinden. Thema 7: informatie en communicatie Een degelijk informatiebeheer en een goede interne en externe communicatie voldoen aan volgende doelstellingen inzake organisatiebeheersing: Het OCMW heeft zicht op hoe ze haar interne communicatie, externe communicatie en informatiebeheer wil inzetten om de beleidsdoelstellingen te bereiken en haar dienstverlening te optimaliseren. De interne communicatie focust op de optimalisering van de dienstverlening en de realisatie van de beleidsdoelstellingen. De externe communicatie focust op de optimalisering van de dienstverlening en de realisatie van de beleidsdoelstellingen. Het OCMW beschikt over een efficiënt en betrouwbaar informatiebeheer. Het OCMW evalueert op regelmatige basis het informatiebeheer, de interne communicatie en de externe communicatie en stuurt bij waar nodig. Thema 8: Financieel management Een goed financieel management voldoet aan de volgende doelstellingen inzake organisatiebeheersing: De lange en korte termijn financiële planning van het OCMW is gericht op de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de optimalisatie van de dienstverlening. Het OCMW zet in op een degelijke (dagelijkse) financiële werking. Het OCMW zet in op het correct innen van haar mogelijke inkomsten en een degelijke financiering. Belangrijke uitgavencategorieën worden grondig opgevolgd en blijven binnen het voorziene budget. Het OCMW beschikt over controlemaatregelen voor het maximaal nastreven van de betrouwbaarheid van financiële gegevens. Het OCMW beschikt over rapportagegegevens van de financiën. Het OCMW evalueert regelmatig de financiële processen en stuurt bij waar nodig. Thema 9: facility management Een goede inzet van facility management 2 voldoet aan volgende doelstellingen inzake organisatiebeheersing: Het OCMW heeft zicht op hoe ze haar facilitaire middelen zal inzetten om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de dienstverlening te optimaliseren. De facilitaire middelen worden goed beheerd. Het OCMW duidt op een gesystematiseerde en wettelijke wijze partners aan om opdrachten uit te voeren. Opdrachten uitgevoerd door partners worden grondig opgevolgd. Contracten worden grondig voorbereid en opgevolgd. Het OCMW neemt initiatieven in het kader van duurzame ontwikkeling. Er wordt regelmatig geëvalueerd hoe er met de facilitaire middelen wordt omgegaan en indien nodig bijgestuurd. Thema 10: ICT Een goede ICT voldoet aan volgende doelstellingen inzake organisatiebeheersing: 2 Facility management = gebouwen, kantoorinrichting, dienstvoertuigen, apparaten, machines, werktuigen, schoonmaak,
Het OCMW heeft zicht op hoe ze haar ICT kan inzetten om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de dienstverlening te optimaliseren. De ICT-diensten zijn kwaliteitsvol en ondersteunen de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de optimalisatie van de dienstverlening. Het OCMW gaat op een veilige manier om met informatie in het algemeen en ICT in het bijzonder. Het OCMW neemt maatregelen zodat bij onverwachte gebeurtenissen de werking van de ICTsystemen gewaarborgd is. De ICT wordt regelmatig beoordeeld op zijn degelijkheid en de mate waarin hij voldoet aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de optimalisatie van de dienstverlening. 12. Besluit over de uitvoering van het budgethouderschap binnen het OCMW. Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW s, inzonderheid op artikel 169; Gelet op het raadbesluit van 28 januari 2013 houdende de vaststelling van de budgethouders van het OCMW; Gelet op het raadsbesluit van 25 februari 2013 houdende de wijziging van het raadbesluit van 28 januari 2013 houdende de vaststelling van de budgethouders van het OCMW; Gelet op het raadsbesluit van 30 juni 2009 houdende de vaststelling van wat onder het begrip dagelijks bestuur verstaan moet worden; Overwegende dat het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW s en latere wijzigingen het budgethouderschap als volgt definieert: de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in de zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft; Gelet op het besluit van de secretaris van 26 februari 2013 waarbij de secretaris zijn bevoegdheid met betrekking tot een aantal budgetten delegeert aan Jurgen Beyens, diensthoofd sociale dienst voor het departement maatschappelijk welzijn, aan Tina Van Dyck, deskundige bij de dienst boekhouding van het departement financiële zaken en aan Corinne Haeneefstingels, administratief medewerker bij de dienst facilitymanagement van het departement financiële zaken en dat bij besluit van de secretaris van 10 december 2013 werd opgeheven; Gelet op het besluit van het vast bureau van 18 februari 2014 over de uitvoering van zijn budgethouderschap; Gelet op het besluit van de secretaris van 29 januari 2014 over de uitvoering van zijn budgethouderschap; BESLUIT: Artikel 1: De raad neemt kennis van het besluit van het vast bureau van 18 februari 2014 over de uitvoering van zijn budgethouderschap en van het besluit van 29 januari 2014 van de secretaris van zijn budgethouderschap.
Artikel 2: De raad heeft geen opmerkingen over de uitvoering van het budgethouderschap door het vast bureau en de secretaris. 13. Kennisname jaarverslag klachtenbehandeling 2013. Gelet op het reglement klachtenbehandeling van 24 januari 2011 en latere wijzigingen, inzonderheid op artikel 12; Gelet op het ontwerp van jaarverslag klachtenbehandeling voor 2013; Gelet op de bespreking van het jaarverslag 2013 in het managementteam op 4 februari 2014; Gelet de bespreking; NEEMT KENNIS: Artikel 1: van het jaarverslag klachtenbehandeling voor 2013. OCMW-secretaris Namens de raad OCMW-voorzitter G. Goossens M.J. Hendrickx