Trefwoorden: communicatie, toespraken, stappenplan INDRUKWEKKENDE TOESPRAKEN In acht stappen naar een effectieve voordracht Wie wel eens een zaal heeft toegesproken, weet dat een goede toespraak niet vanzelf komt. Aan een krachtig applaus gaan vaak avonden van gepieker, van doorhalingen en gezoek vooraf. Toch is het Samenvatting Elke manager moet regelmatig toespraken, speeches en presentaties houden. Bijvoorbeeld bij het afscheid van een medewerker, het begin van het nieuwe jaar of de afronding van een project. Het valt niet mee om bij zo n gelegenheid een verhaal te houden dat de toehoorders boeit en bijblijft. Veel sprekers blijven steken in algemeenheden of raken halverwege de draad kwijt. Maar: een goede voorbereiding en een methodische aanpak kunnen ervoor zorgen dat úw toespraak indruk maakt. In dit artikel treft u een stappenplan aan om in acht stappen een indrukwekkende toespraak te schrijven én te presenteren. schrijven en houden van toespraken een vaardigheid die te leren valt. Door in acht stappen recht op uw doel af te stevenen, kunt u zich veel tijd en ergernis besparen. Stel, u gaat een toespraak schrijven, bijvoorbeeld een openingstoespraak voor de opening van een nieuw filiaal. U heeft een aantal onderwerpen in uw hoofd die in die toespraak verwerkt moeten worden en u heeft een programma van de dag. Wat gaat u nu doen? Zo maar ergens beginnen met schrijven? Tien tegen één dat u na een paar minuten met de handen in het haar zit. Een toespraak heeft richting nodig en uw tijd is beperkt. Stappenplan De kans op succes neemt sterk toe als u werkt volgens een plan. U maakt het uzelf gemakkelijk als u het schrijfproces in een aantal fasen verdeelt. Het volgende stappenplan kan u daarbij behulpzaam zijn: 14
Management Tools nummer 2, 2001 1. Afbakening van het onderwerp 2. Invalshoek vaststellen 3. Structuur bepalen 4. Spreektaal schrijven 5. Opening toevoegen 6. Afsluiting toevoegen 7. Presentatie verzorgen 8. Oefenen Werken volgens dit stappenplan heeft het voordeel dat u zich in elke fase maar op één onderdeel hoeft te concentreren. Hieronder lichten we de acht stappen nader toe. Stap 1. Afbakening van het onderwerp U heeft een onderwerp en u wilt daar het een en ander over kwijt. Misschien heeft u een aantal onderwerpen die in een logisch verband in de toespraak ondergebracht moeten worden. Maar u heeft ook te maken met een publiek en met een bepaalde tijd waarin de toespraak gehouden moet worden. Het is daarom noodzakelijk dat u uzelf beperkingen oplegt. De toespraak mag geen omgekeerde kaartenbak worden die u over uw toehoorders uitkeert. Vraag uzelf allereerst af wat u wilt vertellen. Ga vervolgens na wat uw toehoorders van u verwachten en waar hun belangstelling ligt. Als die twee vragen hetzelfde antwoord hebben, zo veel te beter. Wanneer ze onderling afwijken, adviseren we uw toehoorders op de eerste plaats te zetten. U heeft nu een eerste afbakening gemaakt, op basis van uw doel en de wensen van het publiek. De tweede afbakening is afhankelijk van de tijd die u ter beschikking staat of de tijd die u zelf wilt uittrekken. Houdt u bijvoorbeeld een toespraak waarbij het publiek moet staan of een toespraak in de open lucht, dan is het aan te raden het kort te houden. Tien minuten is dan genoeg. Probeer in te schatten hoeveel u in die tien minuten kunt vertellen. Houd daarbij in het achterhoofd dat u beter een paar onderwerpen wat verder kunt uitdiepen, dan veel onderwerpen kort en oppervlakkig te bespreken. Stap 2. Invalshoek vaststellen Bent u nu klaar met de afbakening? Nog niet. Behalve het onderwerp, het publiek en de tijdsduur is namelijk ook de invalshoek van belang. Elk onderwerp is namelijk op een groot aantal manieren te benaderen. U kunt een verhaal over de Bijlmerramp beginnen met een technisch verhaal over verkeersveiligheid en gebrekkig onderhoud, maar u kunt ook uw vertrekpunt zoeken in de traumatische ervaringen van nabestaanden en overlevenden. U zult dus een keuze moeten maken. Ook hierbij spelen de veronderstelde wensen van het publiek en de tijdsduur een rol. Een goed gekozen invalshoek helpt u om een onderwerp voor de luisteraar toegankelijk en interessant te maken. Het geeft u de mogelijkheid een onderwerp vanuit een onverwachte hoek te belichten. Bij de meeste onderwerpen zijn meerdere invalshoeken mogelijk. Bij een onderwerp als criminaliteitspreventie kunt u als invalshoek de veranderende rol van de politie nemen, maar u kunt ook normen en waarden centraal stellen. U kunt het onderwerp benaderen vanuit de optiek van een middenstander die zich afvraagt wat hij zelf kan doen, of vanuit de maatregelen die de politiek zou moeten nemen. Elk van deze onderwerpen levert een ander verhaal op. Probeer de invalshoek vervolgens te vertalen in een vraag die in uw toespraak centraal staat. Een paar voorbeelden: Waarom hebben we Harderwijk gekozen als vestigingsplaats voor het nieuwe filiaal van ons accountantskantoor? Welke veranderingen gaat ons bedrijf dit jaar doorvoeren en wat gaan jullie als medewerkers daarvan merken? Hoe gaan we onze productiecapaciteit de komende maanden in lijn brengen met de vraag uit de markt? 15
INDRUKWEKKENDE TOESPRAKEN Wanneer u uw toespraak schrijft als antwoord op een vraag, kunt u veel gemakkelijker bepalen wat wel en wat niet van belang is. Stap 3. Structuur bepalen De structuur van de toespraak vormt het skelet waar u straks vlees, organen, bloed en huid op gaat boetseren. Een goede toespraak heeft een logische en overzichtelijke indeling, zonder al te voorspelbaar te worden. Luisteraars hebben behoefte aan een duidelijke rode draad; een toespraak moet een verhaal vertellen, met een kop en een staart, een clou en liefst een moraal. Alle teksten hebben een goede structuur nodig, maar bij een toespraak is een heldere indeling van levensbelang. Een lezer kan immers zijn eigen tempo bepalen en bepaalde passage herlezen: een luisteraar moet de informatie opnemen in het tempo en de volgorde waarin de spreker zijn woorden uitspreekt. Een luisteraar kan niet terugbladeren. De structuur kunt u op twee manieren vaststellen. Ten eerste kunt u nagaan welke onderwerpen bij elkaar horen of met elkaar in verband kunnen worden gebracht. Als alle punten uit uw lijstje in groepen zijn ondergebracht, moeten deze groepen in de juiste volgorde komen te staan. Het resultaat is een schema waarin de trefwoorden in de juiste volgorde staan (de inductieve methode). U kunt ook vanuit de andere kant werken: beginnen met een schema en nagaan of uw onderwerp in dat schema ondergebracht kan worden (de deductieve methode). Als uw toespraak over een probleem en de oplossing daarvan gaat, kunt u bijvoorbeeld het probleemoplossingschema gebruiken. Dit schema is nog heel algemeen en kan op verschillende manieren ingevuld worden. Hetzelfde geldt voor het volgende schema, dat gebruikt kan worden bij een openingstoespraak. Het probleemoplossingenschema Inleiding Probleem Gevolgen Oorzaken Oplossing(en) Beoordeling van de oplossing(en) Conclusie............... 16
Management Tools nummer 2, 2001 Welkom heten van genodigden en aanwezigen. Reden van of aanleiding tot de opening; een stukje voorgeschiedenis van het bedrijf of de organisatie. Belang van de opening; mijlpaal, nieuwe fase in de geschiedenis van de organisatie. Blik vooruit: verwachtingen ten aanzien van de toekomst. Bedanken van iedereen die een bijdrage heeft geleverd (medewerkers, klanten en dergelijke). De eigenlijke opening: doorknippen van het lint, inmetselen van de eerste steen en dergelijke. In beide gevallen geldt, dat het schema nog aangevuld kan worden met een opening en een afsluiting (zie hiervoor de stappen 6 en 7). Stap 4. Spreektaal schrijven Een toespraak wordt meestal uitgeschreven, maar moet klinken alsof hij spontaan is ontstaan. Om dat te bereiken kunt u de toespraak het best in spreektaal schrijven. Waar het om gaat, is de combinatie van de spontane toon van een improvisatie met de doorwrochtheid en trefzekerheid van een uitgeschreven toespraak. Spreek- en schrijftaal verschillen op een groot aantal punten. Ten eerste bevat spreektaal regelmatig taal- en stijlfouten, onafgemaakte zinnen, onderbrekingen en valse startpogingen. Ten tweede kan gesproken taal doorgaans wat minder precies en gestructureerd zijn dan geschreven taal, omdat de luisteraar ook veel non-verbale informatie ontvangt. Ten derde heeft gesproken taal een persoonlijk karakter. De toehoorders zijn lijfelijk aanwezig en kunnen aan- en toegesproken worden. Zowel de spreker (de ik ) als de toehoorders ( jij, jullie ) zijn dan ook rechtstreeks in de tekst aanwezig. In vergelijking hiermee is een geschreven tekst - bijvoorbeeld een rapport of memo - veel afstandelijker en formeler. Richtlijnen Als u een toespraak gaat uitschrijven, is het goed om deze verschillen in het achterhoofd te houden. Dat betekent in elk geval dat u de zinnen wat eenvoudiger moet houden dan wanneer u een artikel of nota schrijft. De zinnen moeten gemakkelijk uit te spreken zijn en natuurlijk klinken. De volgende richtlijnen helpen om dit te bereiken: 1. Beperk de zinslengte. Splits een lange zin in twee of meer korte zinnen. 2. Gebruik de basisvolgorde van het Nederlands: eerst het onderwerp, dan de persoonsvorm, dan de rest van de zin. 3. Vermijd naamwoordstijl (werkwoorden die gebruikt worden alsof het zelfstandige naamwoorden zijn). Dus niet: Het openen van het gebouw zal plaatsvinden door onze directeur, de heer Simons, maar: De heer Simons, onze directeur, zal nu het gebouw openen. 4. Gebruik niet onnodig de lijdende vorm. U mag best af en toe worden gebruiken, maar te veel worden maakt een toespraak statisch en ambtelijk. 5. Vermijd tangconstructies en zet bij elkaar wat bij elkaar hoort. 6. Vermijd voorzetselconstructies zoals met betrekking tot of in het kader van. 7. Maak af en toe gebruik van een ellips (een zin die niet af is, zoals Geen gek idee, of Mooi meegenomen ). 8. Spreek de luisteraars aan (met u ), gebruik bijvoorbeeld vragen. 9. Schrijf in de ik -vorm; in een toespraak mag u over uzelf praten zonder onbescheiden te zijn. Stap 5. Opening toevoegen De opening is het onderdeel waarin u de aandacht van de luisteraars moet zien te krijgen. Bovendien moet u het publiek de kans geven met u kennis te maken: met uw uiterlijk, uw stem, uw manier van doen, uw stijl. De opening moet ervoor zorgen dat het een aangename kennismaking wordt. Als het publiek u 17
INDRUKWEKKENDE TOESPRAKEN sympathiek, betrouwbaar, intelligent en geestig vindt, kan er met uw toespraak niet zo veel meer mis gaan. De opening van een toespraak heeft in het algemeen de volgende functies: Publiek begroeten (soms met naam en toenaam, soms meer in het algemeen). Publiek aangenaam stemmen (bijvoorbeeld door een anekdote te vertellen die men kan waarderen). Aandacht wekken voor het onderwerp (duidelijk maken wat het belang van het onderwerp is voor dit publiek, wat men aan uw toespraak zal hebben). Een korte vooruitblik geven (duidelijk maken hoe lang uw toespraak zal duren en wat erin aan de orde zal komen). Stap 6. Afsluiting toevoegen Is de opening de passage die uw luisteraars het eerste horen, de afsluiting is de passage die het best blijft hangen. De afsluiting heeft dan ook een belangrijk effect op het oordeel over de toespraak. Niet alleen is het daarom zinnig om aan het slot de kernboodschap nog eens te herhalen, het is ook belangrijk dat de afsluiting klinkt als een klok en staat als een huis. Een goed gestroomlijnde afsluiting bevat de volgende stappen: 1. Afsluiting aankondigen; dit vergroot de kans dat slaperige luisteraars weer even gaan opletten. 2. Samenvatting van de hoofdpunten: zorg ervoor dat de luisteraars de belangrijkste onderwerpen mee naar huis nemen. 3. Conclusie of voorstel, liefst in de vorm van een (citeerbare) sound-bite: Geen man, geen vrouw, geen cent voor het leger! 4. Retorische verfraaiing, parallel aan de opening. Te veel retoriek is echter niet wenselijk, omdat dan uw hoofdpunten (de punten 3 en 4) ondergesneeuwd kunnen raken. Stap 7. Presentatie verzorgen Uw toespraak moet zó zijn afgedrukt dat u de tekst gemakkelijk kunt lezen. Als spreker zult u doorgaans staan, aan een lessenaar, op enige afstand van uw papier. Bovendien zult u vaak moeten spreken bij een matige verlichting. Houd hier rekening mee bij het printen van uw toespraak. Werk de toespraak uit in twee kolommen: de linkerkolom beslaat eenderde van het papier, de rechter tweederde. De linkerkolom wordt gebruikt voor trefwoorden: als het goed is, hebt u daar voldoende aan. Loopt u vast, dan kunt u altijd nog gebruikmaken van de volledige tekst die in de rechterkolom staat afgedrukt. Top 3 In de literatuur wordt een groot aantal mogelijkheden besproken om een toespraak te beginnen. Op deze plaats een openingen top 3: Actualiteit. Lees de kranten de dagen voorafgaand aan uw toespraak met bijzondere aandacht en ga na wat u kunt gebruiken. Het hoeft geen voorpaginanieuws te zijn, de fait divers van pagina zes lenen zich even goed voor een opening. Anekdote. Een goed verhaal doet het beter dan een droge opsomming. Maak gebruik van eigen ervaring, bundels met anekdotes, internet, of verzin zelf iets. Pas desgewenst een anekdote aan zodat hij beter bij uw onderwerp past. Citaat. Een goed gekozen citaat brengt iets van de uitstraling van de bron over op uw toespraak. Bovendien laat u zien dat u niet van de straat bent. 18
Management Tools nummer 2, 2001 Case De nieuwjaarstoespraak Nieuwjaar vormt een drempel; het markeert de overgang van een oude periode naar een nieuwe. Het idee van een drempel, een overgang, bepaalt ook voor een groot deel de inhoud van de toespraak. Het vorige jaar wordt afgesloten en het nieuwe aangekondigd. Over het afgelopen jaar valt meestal meer te zeggen dan over het komende, maar de blik vooruit mag niet vergeten worden. Context De context van een nieuwjaarstoespraak heeft invloed op zowel de lengte als de toonzetting. Een nieuwjaarstoespraak wordt vaak op een receptie uitgesproken, het glas in de hand. Zo n toespraak moet dan ook iets feestelijks hebben, en de toonzetting moet optimistisch zijn. Humor mag, en enig entertainment is ook nooit weg. De medewerkers moeten het nieuwe jaar vol vertrouwen tegemoet kunnen zien. Valkuilen De directie wil de directie is voornemens Zorg ervoor dat het Perspectief van de baas niet uw toespraak overheerst. Bij nieuwjaarstoespraken staat de onderlinge betrokkenheid centraal. Een enkele anekdote is goed, maar verval niet in herinneringen ophalen. Een blik vooruit is zeker zo belangrijke als een terugblik. Maak de toespraak niet te lang. Uw medewerkers staan met het glas in te hand te wachten tot ze hun gesprekken kunnen hervatten. Wees kort en krachtig. 19
INDRUKWEKKENDE TOESPRAKEN Voor het afdrukken kunt u verder de volgende richtlijnen gebruiken: Hanteer een ruime regelafstand (anderhalf). Neem een behoorlijke lettergrootte (12 punts of groter). Werk met duidelijk afgeronde alinea s, gescheiden door witregels. Vul niet uit en breek niet af. Stap 8. Oefenen Als u tevreden bent met het resultaat, laat de tekst dan door één of twee anderen lezen. Aan de hand van hun opmerkingen kunt u de tekst nog wat bijschaven. Vervolgens leest u de tekst eerst een keer hardop voor, met een klokje ernaast. Kijk of de lengte overeenkomt met de tijd die u toegemeten is. Als de toespraak te lang is, zult u moeten bezuinigen. Ook is het mogelijk bepaalde passages te markeren; u laat ze weg als er tijd over is of voegt ze in als er voldoende ruimte is. Als de schrijver en de spreker twee verschillende personen zijn, is de taak van de schrijver nu voorbij. De eerste oefenronde kan nog door de schrijver worden uitgevoerd, maar wat nu volgt is exclusief voor de spreker. Lees de tekst nu nog eens voor en probeer vertrouwd te worden met de zinnen. Let er vooral op of de zinnen goed uitspreekbaar zijn, of ze bij u passen. Hetzelfde geldt voor retorische toevoegingen als citaten, grapjes of anekdotes. Passen ze bij u of voelt u zich er niet bij op uw gemak? Een grapje dat bij u geforceerd overkomt, zal voor het publiek waarschijnlijk ook niet goed klinken. In een laatste ronde kunt u nog de tekst nog eens voordragen aan een klein publiek: partner, kinderen, vrienden of collega s. Neem hun suggesties ter harte. U bent nu klaar voor het grote werk. Oefenen in schema 1. Ga na of de lengte van de toespraak klopt. 2. Ga na of de zinnen goed uitspreekbaar zijn en of de tekst bij u past. 3. Probeer los te komen van de uitgeschreven zinnen. 4. Toets uw optreden bij een klein publiek. Tips Probeer afdelingen of personen die door het jaar heen weinig aandacht krijgen, eens in het zonnetje te zetten. Denk aan de ondersteunende afdelingen (boekhouding, magazijn, catering). Maak gebruik van beeldspraak: metaforen en vergelijkingen. Vergelijk uw bedrijf met een leeuw, een bloem, een goudmijn of een huwelijk; het maakt uw toespraak levendiger. Probeer zo mogelijk één of twee echte onthullingen te doen die u voor deze gelegenheid achter de hand houdt.. In een derde ronde kunt u proberen om los te komen van de uitgeschreven tekst. Probeer zo veel mogelijk de trefwoorden in de marge te gebruiken en lees de tekst alleen voor als u de draad kwijtraakt. Het geeft niets als u gaat improviseren of als u andere zinnen gebruikt dan u had voorbereid; dat vergroot het natuurlijke karakter van de toespraak. Leer met name de opening en het slot uit het hoofd. 20
Management Tools nummer 2, 2001 Do s Kies een goede opening. Met een goede opening krijgt u de aandacht van uw publiek. Kies een goede uitsmijter. De afsluiting van uw toespraak blijft het best bij het publiek hangen. Gebruik krachtige voorbeelden. Een bekende uitspraak is dat aan het einde van een toespraak het onderwerp uitgeput moet zijn, niet het publiek. Kies een duidelijk thema. Zorg ervoor dat de toespraak geen vergaarbak wordt van algemeenheden. do s & don ts Don ts De opening sluit niet aan bij de gelegenheid of het publiek. Veel sprekers weten niet de juiste toon te treffen en zijn bijvoorbeeld te joviaal. De spreker vindt zichzelf geweldig en laat dat merken. Vertel niet over uw geweldige successen en uw indrukwekkende staat van dienst. Laat de feiten voor zich spreken. Maak geen grap om de grap. Probeer niet kost wat kost leuk te zijn. Een verkeerd vertelde of een foute grap keert zich tegen u. Erik van der Spek Erik van der Spek is mede-oprichter en -eigenaar van Hendrikx Van der Spek, bureau voor bedrijfscommunicatie te Bussum (www.hvds.nl). E-mail: evdspek@hvds.nl. 21