Nota van Inlichtingen betreffende de openbare Europese aanbesteding Dodehoeklessen basisscholen 2016-2019 8454 d.d. 1-3-2016 Onderstaand treft u de ontvangen vragen aan m.b.t. bovengenoemde aanbesteding en de daarbij door de aanbestedende dienst geformuleerde antwoorden. De vragen zijn geanonimiseerd en direct overgenomen van de stellers en niet geordend. De provincie verzoekt u deze antwoorden als uitgangspunt te nemen bij het opstellen van uw offerte, met name ook wanneer deze afwijken van het gestelde in de offerteaanvraag. Nr. vraag Betreft par./blz. Vraag / opmerking / bezwaar 1 Er moet een prijs per perceel uitgebracht worden. Per perceel is het duidelijk hoeveel basisscholen er zijn maar niet uit hoeveel klassen of leerlingen deze bestaan. 4.4 art. 17 geeft geen duidelijkheid C.2 Prijs geeft hierin ook geen duidelijkheid. Als men een prijs per perceel wenst dan moet het wel duidelijk zijn hoe groot het perceel is. Een school kan meerdere groepen 7 en 8 hebben. Hoe groot zijn de percelen? Antwoord U wordt gevraagd om een prijs per uitvoering van een dodehoekles op te geven per klas per perceel. Gemiddeld zijn er twee klassen (van hetzelfde leerjaar) te bezoeken per school. Maar in dorpen soms ook maar 1 kleine klas en in grotere steden soms vier grotere klassen. De kleinste klas bestond vorig jaar uit 8 leerlingen, de grootste klas uit 31. Als het mogelijk is worden (te) kleine klassen samengevoegd tot een maximaal aantal leerlingen van 31. De percelen zijn verdeeld op basis van geografische kenmerken en omvang (aantal scholen per gemeente). De hoeveelheid scholen per perceel kunt u terugvinden in de tabel op pagina 5 van het aanbestedingsdocument. Let wel, wij kunnen (u kunt) scholen niet dwingen jaarlijks een dodehoekles af te nemen. Alles valt of staat met een inspirerende werving uwerzijds en of uw dodehoekles tot tevredendheid van de school is uitgevoerd en de school u graag terugziet. 2 Wil men een prijs voor 100% van alle scholen of voor hun ambitie 60% van alle scholen? 3 Blz. 5 Bij 'doel van de opdracht' staat als doel omschreven dat alle bassischolen een uitvoering meemaken. Bij resultaten staat de ambitie dat minimaal60% van alle scholen bereikt worden. Moet de 60% of alle scholen (100%) De provincie wenst een vaste prijs voor de uitvoering van een dodehoekles per klas per perceel, waarbij het uitgangspunt dient te zijn de ambitie van 60%. De ambitie van de provincie is 60% in vier jaar, indien mogelijk uiteraard meer. 1
aangehouden worden? alle scholen bereikt worden. Moet de 60% of alle scholen (100%) aangehouden worden? 4 Blz. 5 Blz.5 Uitgaande van de ambitie om 60% van de scholen te bereiken: is er een vereiste richting (%) aangaande het jaarlijks te bereiken scholen in de periode tot aan 2020? Wij willen zo snel mogelijk zoveel mogelijk scholen structureel bereiken, waarbij het streven is in 2020 60% van de scholen. Er is geen trapsgewijze opbouw hiernaar toe voorgeschreven. Met andere woorden: de ambitie is 60% over vier jaar, maar zit er een opbouw in het percentaoe van 2016 tot aan 2O2O? 5 Blz. 5 ls de ambitie van 60% deelnemende scholen gebaseerd op het totaal van de diverse percelen, per perceel of per gemeente? 6 Blz. 5 Bij 'doel van de opdracht'wordt vermeld dat ofwel alle leerlingen van groep 7 ofwel alle leerlingen van groep 8 een uitvoering meemaken. ls het een mogelijkheid om bij een uitvoering zowel aan groep 7 of groep 8 de les te geven? Wat betekent dat een school niet jaarlijks wordt bezocht, maar om het jaar. 7 Blz. 5 De opdracht bestaat onder meer uit het regelen van een ontheffing voor het plaatsen van een voertuig. Gaan de 17 deelnemende gemeenten in de provincie en de 9 gemeenten in het voormalige BRU gebied kosten voor een ontheffing in rekening brengen? Zo ja welke gemeenten betreft dit en wat zijn de kosten per ontheffing per gemeente? ls het verder mogelijk een overzicht te krijgen van de contactpersonen die binnen een gemeente betrokken zijn bij de uitgifte van ontheffingen? 8 Blz. 5 De opdracht bestaat onder meer uit het betrekken van ouders van de leerlingen bij de les. Worden hier WN Verkeersouders bedoeld of de ouders van alle leerlingen in een klas? 9 Blz. 5 De opdracht bestaat onder meer uit een evaluatie van de les per schoollocatie. Wordt hier een Per perceel. Het heeft onze voorkeur dat er jaarlijks een uitvoering op een school plaatsvindt. Er zijn echter scholen die alleen met combinatieklassen 7/8 werken die ze liever niet willen splitsen. In dat geval kunnen wij ons voorstellen dat er 2-jaarlijks een bezoek aan de school volgt, maar dit heeft uitdrukkelijk niet onze voorkeur. De 17 deelnemende gemeenten verzorgen en betalen (in principe) een ontheffing t.b.v. een dodehoekles op hun basisscholen. De kosten voor een ontheffing verschillen per gemeente. Zodra percelen zijn toegekend zullen de opdrachtnemers de beschikking krijgen over een lijst met contactpersonen bij de gemeenten. Deze contactpersonen zullen u advies kunnen geven welke personen kunnen assisteren bij een ontheffing. Voor wat betreft de (voormalig) BRUgemeenten is nog niets afgesproken. Wij streven ernaar dezelfde afspraken met die gemeenten te kunnen maken. Hiermee worden alle ouders bedoeld, (eventueel via de aanwezige verkeersouders, maar dan wel aantoonbaar). We bedoelen hier een evaluatie zowel onder de docenten van de school, als onder de leerlingen. 2
evaluatie onder de docenten of onder leerlingen bedoeld? 10 Blz. 5 Bij de 0-meting is voor de 17 gemeenten het aantal bassischolen per gemeente in kaart gebracht. Kunt u een indicatie geven van het aantal klassen per school? Dit omdat bij het doel van de opdracht wordt gesteld dat alle leerlingen uit groep 7 of wel groep 8 een les meemaken. Voor de prijsstelling is inzicht in het aantal klassen per gemeente nodig. lndien dit niet bekend is: welk gemiddeld aantal klassen per school kan aangehouden worden voor de prijsstelling? Dit om een uniforme beoordeling op dit punt te kunnen hanteren. 11 Blz. 8 Bij het kopje 'op de juiste wijze' is de datum van 17-3-2016 vermeld. Klopt het dat dit 18-3-2016 moet zijn? 12 Blz.11 Bij punt 3.4 staat dat gastdocenten/uitvoerders minimaal moeten beschikken over een rijbewijs voor motorrijtuigen categorie B. Geldt dit tevens voor theorielesgevers die enkel in de klas de les geven over het onderwerp? 13 Blz.33 Zijn de punten 1,2 en 3 bij Artikel 22 wel van toepassing op deze opdracht? Kan een opdrachtnemer met een zelfontwikkeld, landelijk dodehoek project verplicht worden dit over te dragen aan de provincie? Zie antwoord op vraag 1. Dat is correct. De juiste datum is 18-3-2016. Dit geldt voor degene die de dodehoekles daadwerkelijk uitvoert. Zij/hij moet minimaal beschikken over een rijbewijs voor motorrijtuigen categorie B. Indien meerdere gastdocenten per les aanwezig zijn, hoeven niet alle gastdocenten hieraan te voldoen. Zij moeten natuurlijk echter wel in zoverre bekend zijn met de dodehoekproblematiek dat zij de mogelijke gevaren van de dodehoek goed kunnen overbrengen op de leerlingen. Als uw vraag betrekking heeft op artikel 22 van de Algemene Inkoopvoorwaarden, dan het volgende: het betreft hier intellectueel eigendom op producten welke ontstaan tijdens de looptijd van de overeenkomst door inzet van middelen van de provincie. De onderdelen van dit artikel zien daarmee niet op reeds bestaande producten die ingezet worden voor uitvoering van de overeenkomst. 3
14 Blz.40 Bij C.2 wordt ingegaan op een vaste prijs voor de uitvoering van een Dodehoekles. De prijs betreft een vaste prijs per perceel. Een voorstel is om te werken met een prijs per school en/of klas. Dit voor een goede vergelijking, daar je bij een prijs per perceel erg afhankelijk bent van het aantal scholen die mee willen doen en het aantal klassen per deelnemende school. Deze aantallen zijn erg variabel, waardoor een prijsvergelijking erg moeilijk is. Zie antwoord op vraag 1 en vraag 2. 15 Blz 8 Blz 33 Blz 36 Inzake referenties en mogelijk ontbrekend formulier B2: Blz 8: In de tabel bij deel B wordt als toelichting gegeven: Kwalitatieve beoordeling Inschrijver: de Eigen Verklaring als bedoeld in afdeling 2.3.4 van de Aanbestedingswegt 2012 en referenties. Op de Checklist Inschrijving op blz 33 staat bij deel B alleen genoemd dat er als bijlage formulier B1 toegevoegd dient te worden. Op pagina 36 wordt gesproken dat er bij onderdeel B ook een deelformulier B2 bestaat die als overzicht in de Checklist zou moeten staan en als bijlage bij de inschrijving opgenomen zou moeten worden. Nergens anders wordt ruimte geboden om referenties in te dienen zoals genoemd op blz. 8. Is formulier B2 misschien niet opgenomen als bijlage en niet in de checklist en hadden daar referenties op aangegeven kunnen worden? De provincie vraagt voor deze aanbesteding niet om referenties. Waar in het aanbestedingdocument nog een verwijzing staat naar het formulier B2 (referentieverklaring) kunt u dit als niet van toepassing lezen. 4
16 Blz 8 Blz 33 Blz 39 Er staat op blz. 8: Het prijzenblad van de papieren versie dient separaat in gesloten enveloppe te worden gevoegd, in dit geval achter tabblad D Op blz 33 staat bij deel C2 dat deze achter tabblad C gevoegd dient te worden. Op blz 39 staat dat het prijzenblad toegevoegd dient te worden achter tabblad D. Kunt u aangeven of u het prijzenblad achter tabblad C of tabblad D ingediend wilt zien? Achter tabblad D. 17 Blz 12 Als bewijsstuk dienen recente verklaringen omtrent gedrag aangeleverd te worden in de verificatiefase binnen 7 dagen. Een dergelijke aanvraag duurt in het gunstigste geval ca. 1,5 week. Kan de verificatiefase verlengd worden, zodat er op uw aanvraag per omgaande een V.O.G. aangevraagd kan worden? 18 4.3 In het voorbeeld wordt geschetst hoeveel punten behaald kunnen worden. Er wordt genoemd dat bij G1.1 de score vermenigvuldigd wordt met 25 en bij G1.3 met 30. In 4.2 wordt aan onderdeel G1.1 echter als waarde 30 gegeven en aan G1.3 als waarde 25. Dat is in conflict met elkaar. Kunt u aangeven wat de juiste waarden zijn voor G1.1 en G1.3? De provincie verlengt de verificatiefase tot 14 dagen. U dient de opgegeven waarde in het schema in paragraaf 4.2 aan te houden. De opgegeven waarden in het voorbeeld zijn inderdaad niet correct. Het voorbeeld dient te zijn: U scoort op onderdeel G1.1 een 10. Dit levert u een score van 10 x 30 punten is 300 punten op. Op onderdeel G1.2 scoort u echter maar een 6. Dit levert u een score van 6 x 20 punten is 120 punten op. Voor het onderdelen G1.3 scoort u een 8. Dit levert u een score op van 8 x 25 punten is 200 punten. En voor G1.4 en G1.5 scoort u een 6. Dat levert u een score op van respectievelijk 6 x 15 punten is 90 punten en 6 x 10 punten is 60 punten op. In totaal scoort u op kwaliteit: 300+120+200+90+60 = 770 punten. 5
19 4.4 U schrijft dat de geoffreerde prijzen voor 4 jaar vast dienen te zijn. Inschrijver verzoekt u als aanbesteder om dit te heroverwegen en dit aan te passen naar een prijsindexering maximaal één keer per jaar, aangezien de overeenkomst ook jaarlijks verlengd kan worden en aangezien het onmogelijk is nu rekening te houden met een onzeker prijspeil over 4 jaar. De provincie past deze contractuele eis aan: Indexering De tarieven dienen voor de looptijd van de overeenkomst vast te zijn. Indien de Opdrachtgever gebruik maakt van de optie tot verlenging is de opdrachtnemer gerechtigd de prijs van een dodehoekles te verhogen met een maximumpercentage ter grootte van de gemiddelde stijging van de consumentenprijsindex (CPI) ten opzichte van de overeenkomstige periode in het voorgaande jaar (inflatie). Als basis dient het indexcijfer welke op 1 juli in het jaar voor verlenging is gepubliceerd. De nieuw tarieven worden rekenkundig afgerond op twee decimalen. Indien opdrachtnemer de prijzen wenst te verhogen heeft zij hier 6 maanden vooraf overleg over met de provincie Utrecht. Voor de prijsherziening zal onderstaande prijsherzieningsclausule worden gebruikt. Prijsindex [2017] Pn = Po * ( -------------------------) Prijsindex [2016] Po Pn = Prijs oud = Prijs nieuw 20 Bijlage 3 In 4.5 van de concept raamovereenkomst schrijft u dat er betalingsafspraken vermeld moeten worden. Waar kunnen we die als Inschrijver indienen? Onze voorkeur is wekelijkse facturatie na uitvoering van de projecten in die week. 21 Blz 5 Kan opdrachtgever na gunning een overzicht verschaffen van scholen waar het project al uitgevoerd is? 22 4.4 U schrijft: Inschrijver dient zijn inschrijfsom per perceel te vermelden op Deelformulier C.2 prijzenblad. Op het desbetreffende Deelformulier C2 staat Vaste prijs voor de uitvoering van een Dodehoekles. Wil aanbesteder een totaalprijs per perceel of een prijs per les in een bepaald perceel? En als aanbesteder een totaalprijs per perceel wenst, moet dat dan gebaseerd zijn op het streefgetal van 60% van de scholen, het streefgetal 100% van de scholen of een door aanbieder zelf ingeschatte hoeveelheid De provincie wenst omwille van administratieve redenen om facturatie achteraf per maand. Na gunning kan voor het schooljaar 2015-2016 een overzicht verstrekt worden. Zie het antwoord op vraag 1 en op vraag 2. Zie het vorige antwoord. 6
? Het lijkt inschrijver dat dit problemen oplevert bij de puntentoekenning door aanbesteder, daarom verzoekt aanbieder om prijzen per les op een bepaald perceel aan te mogen bieden. 23 C2 Er is geen mogelijkheid om op het prijzenblad aan te geven voor welk perceel de prijs geldt. Gelieve dat toe te voegen. U kunt per perceel waarop u inschrijft het prijzenblad gebruiken. Hiertoe dient u dan wel op het prijzenblad aan te geven welk perceel het betreft. 7