15 / 22 september 2014 - Kees Brouwer Architectuur e-depot
2 Probleemstelling Probleem digitaal informatiebeheer niet op orde voldoen niet aan eisen archivering geen voorzieningen voor langdurige opslag Pilotproject e-depot opdracht doe onderzoek naar mogelijke oplossingen binnen welke juridische kaders wat is een e-depot, wat is de relatie met DMS/RMA wat zijn de functionele en technische eisen welke modellen zijn er voor de inrichting
3 Context Informatieobjecten die betrekking hebben op zaakgericht werken Betrokken systemen Zaaksystemen / zakenmagazijn DMS / RMA e-depot Levenscyclus van informatieobjecten lopende zaak-fase afgehandelde zaak-fase statische fase Bewaarregimes niet bewaren gedurende beperkte termijn bewaren permanent bewaren
4 Betrokken systemen Betrokken systemen DMS registratie, presentatie, beveiliging, autorisatie, versiebeheer van informatieobjecten RMA identificatie, classificatie, vernietiging, overbrenging van informatieobjecten e-depot voorzieningen voor duurzaam beheren en raadplegen van informatieobjecten (archiefstukken) DMS/RMA kan in één system e-depot is apart, kan niet worden gecombineerd met DMS/RMA
5 Betrokken systemen Betrokken systemen Zaaksystemen alle systemen waarin zaakgericht gewerkt wordt: uitkeringssysteem, subsidiesysteem, vergunningensysteem, generiek zaaksysteem Zakenmagazijn geaggregeerde informatie over zaken status afhandeling metadata automatisch gesynchroniseerd met zaaksystemen Relatie met e-depot e-depot is gekoppeld aan DMS/RMA en zakenmagazijn, niet aan afzonderlijke zaaksystemen
6 Levenscyclus informatieobjecten Lopende zaak-fase zaak wordt gestart informatieobjecten worden toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd, verwijderd (DMS-functies) praktisch gezien is geen verduurzaming nodig na einde zaak classificeren, selecteren, eventueel overdragen/overbrengen (RMA-functies) Afgehandelde zaak-fase zaak is afgehandeld, geen wijzigingen meer, nog wel regelmatig raadplegen verduurzamen nodig (DMS of e-depot) juridische status blijft ongewijzigd, toegang volgens WOB, beperkingen i.v.m. privacy / financieel gevoelig Statische fase incidenteel raadplegen verduurzamen in e-depot juridische status wijzigt voor de permanent te bewaren informatieobjecten, formele overdracht, toegang volgens archiefwet
7 Bewaarregimes Niet te bewaren werkdocumenten, concepten Gedurende een beperkte termijn te bewaren beperkt kan oplopen tot 110 jaar gemeente blijft zorgdrager Permanent te bewaren na 20 tot 30 jaar, formele overdracht na overdracht wordt archiefinstelling zorgdrager Bewaartermijnen staan in de selectielijst
8 Modellen voor de inrichting Model 1 - informatieobjecten direct na ontstaan naar e- depot e-depot moet alle functies DMS/RMA gaan overnemen of ondersteunen nadeel: vermenging van functionaliteiten, uitgebreide koppelvlakken nodig niet nader onderzocht, valt buiten de opdracht
9 Modellen voor de inrichting Model 2 - informatieobjecten direct na afsluiting zaak naar e-depot metadata blijft gedurende de afgehandelde zaak-fase in DMS/RMA voordeel: geen voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming nadeel: uitgebreide koppelvlakken nodig
10 Modellen voor de inrichting Model 3 - informatieobjecten na bewaartermijn naar e- depot voordeel: één, relatief eenvoudig koppelvlak nadeel: voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming
11 Inrichting model 2 i.c.m. extern e-depot Gemeente Archiefinstelling Vergunningensysteem Uitkeringssysteem Subsidiesysteem Zakenmagazijn DMS/RMA Koppelvlak gemeente Koppelvlak e-depot e-depot archiefinstelling Generiek zaaksysteem Beveiliging RGBZ TMLO
12 Inrichting model 2 i.c.m. extern e-depot Gemeente Archiefinstelling Generiek zaaksysteem Uitkeringssysteem Vergunningensysteem Subsidiesysteem Zakenmagazijn DMS/RMA Beveiliging RGBZ TMLO Koppelvlak gemeente Koppelvlak e-depot e-depot archiefinstelling (besloten) e-depot archiefinstelling (publiek)
13 Eisen bij extern e-depot Koppelvlak geautomatiseerd, niet met spreadsheets o.i.d. StUF of andere nationale of internationale standard Digikoppeling Gegevensbeveiliging zelfde eisen als aan gemeentelijke beveiliging i.v.m. privacyen financieel gevoelige informatie Metadata match tussen RGBZ en TMLO, niet alleen theoretisch, zoals door KING is gedaan, maar ook getoetst in onze praktijk, met Verseon Performance performance moet voldoen aan eisen vanuit werkprocessen
14 Uitwerking modellen in scenario s In scenario s worden de verschillen tussen de modellen nader onderzocht besluitvorming wie moet welke besluiten nemen? processen / procedures / formatie welke processen en procedures zouden moeten worden gerealiseerd en hoeveel fte s kost dat? technische voorzieningen welke technische voorzieningen zouden we moeten realiseren?
15 Bedankt! Bedankt voor jullie aandacht Zijn er vragen?