Whitepaper Narrowcasting voor effectieve interne communicatie Amersfoort, april 2012
Inhoudsopgave 1. Het belang van effectieve interne communicatie... 3 1.1 - Interne communicatie en doelstellingen... 3 1.2 - Effectieve interne communicatie als beleidsinstrument... 3 1.3 - Betrek medewerkers bij de bedrijfsresultaten... 4 1.4 - Managementinformatie op de werkvloer... 4 1.5 - Meten=weten=handelen... 4 1.6 - De effectiviteit van interne communicatie... 4 1.7 - Goed tussen de oren... 4 1.8 - Factoren voor ongelijksoortige communicatie... 5 2. Narrowcasting als krachtig communicatieconcept... 5 2.1 - De kracht van narrowcasting... 5 2.2 - De basisvraag bij narrowcasting... 5 2.4 - Wat is conceptuele narrowcasting?... 6 2.5 - Aantrekkelijke content is essentieel... 6 2.6 De juiste balans... 6 2.7 - Positie van narrowcasting in de organisatie... 6 2.8 - Voorbeelden van aansprekende communicatie... 7 3. De implementatie van narrowcasting... 7 3.1 De doelgroep verleiden met boeiend nieuws... 7 3.2 - Koppeling van intranet met narrowcasting... 8 3.3 - Geschikte locaties voor beeldschermen... 8 3.4 - Gebruiksvriendelijkheid van Content Management Systeem... 8 3.5 - Real time export van MIS naar CMS... 8 3.6 - Playlist samenstellen... 8 3.7 - Content publiceren... 9 Whitepaper Narrowcasting voor effectieve interne communicatie 2
Inleiding Narrowcasting heeft zich in korte tijd ontwikkeld tot een beproefd en efficiënt communicatiemiddel. Eerst toegepast bij marketingcommunicatie voor consumenten. Nu ook intensief en doelgericht gebruikt in ondernemingen, organisaties en overheden met als doel om de interne communicatie te verbeteren en vereenvoudigen om daarmee bedrijfsprocessen te optimaliseren. Met dit whitepaper willen wij uw blik op effectieve interne communicatie met behulp van narrowcasting verruimen. Doel is ook om de dialoog over narrowcasting te stimuleren. Het whitepaper is verdeeld in drie hoofdstukken: 1. Het belang van effectieve interne communicatie 2. Narrowcasting als krachtig communicatieconcept 3. De implementatie van narrowcasting 1. Het belang van effectieve interne communicatie 1.1 - Interne communicatie en doelstellingen Goed geïnformeerde medewerkers voelen zich meer betrokken, steken meer de handen uit hun mouwen en zijn loyaler aan het bedrijf. Dat rechtvaardigt de conclusie dat effectieve interne communicatie belangrijk is om ondernemingsdoelstellingen te bereiken. 1.2 - Effectieve interne communicatie als beleidsinstrument Interne communicatie is continu voor verbetering vatbaar, vooral omdat elke afdeling of sector een eigen doelstelling heeft met een bijbehorende focus. Voorbeelden: Arbo(-wetgeving): RSI-preventie, ziekteverzuim, rookbeleid, bedrijfsaansprakelijkheid en kantoor- en werkplekveiligheid. Financiële sector: Corporate Governance, privacy aspecten en de bescherming van financiële integriteit. Image: telefonische respons en klantbehandeling van recepties, telefooncentrales en callcenter-agents. Het kweken van een wij-gevoel: vooral voor organisaties met veel buitendienstmedewerkers. Fitte werknemers: suggesties en advies voor een gezonde balans tussen werk en privé. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO): is een hoofddoelstelling voor een onderneming. Belangrijk is dat iedere werknemer de boodschap goed begrijpt, accepteert en uitdraagt. Whitepaper Narrowcasting voor effectieve interne communicatie 3
Het voorkomen van incidenten. Het informeren, motiveren, corrigeren, trainen en opleiden van werknemers. 1.3 - Betrek medewerkers bij de bedrijfsresultaten Betrokken werknemers willen graag weten hoe goed het bedrijf presteert. Dat kan met de actuele Key Performance Indicators (KPI s). Het delen van deze informatie houdt het personeel betrokken, geïnspireerd en gemotiveerd. 1.4 - Managementinformatie op de werkvloer Elk bedrijf meet haar prestaties en komen beschikbaar in een Management Informatie Systemen (MIS). Denk aan omzetresultaten, de stand van de voorraad, de capaciteit van machines en inzet van personeel. Afhankelijk van de branche zijn hiervoor monitoringen beheerapplicaties in huis, ook wel Enterprise Resource Planning (ERP-) systemen genoemd. De informatie uit ERP-systemen is doorgaans uitsluitend beschikbaar voor het hogere management. Pas later of soms helemaal niet bereikt deze informatie de werkvloer. Belangrijke vraag is daarom: Wat is het resultaat van waardevolle informatie over de huidige activiteiten en processen als deze direct beschikbaar is voor de werknemers? 1.5 - Meten=weten=handelen HR-managers en arbeidspsychologen zijn van mening dat de beschikbaarheid van actuele, relevante informatie werknemers meer betrokken maakt. Medewerkers zien direct de resultaten van hun inspanningen en dat motiveert. 1.6 - De effectiviteit van interne communicatie De voordelen van effectieve interne communicatie zijn overduidelijk. De vraag is alleen: hoe krijgt u de boodschap goed tussen de oren van uw medewerkers? Zeker tussen alle andere communicatie waaruit uw medewerkers dagelijks een keuze maken. 1.7 - Goed tussen de oren De boodschap direct op het netvlies van uw doelgroep krijgen, dat is het doel van narrowcasting. De informatie op een juiste, logische en/of aantrekkelijke manier presenteren is daarbij belangrijk. De kracht van herhaling is minimaal net zo belangrijk. Op elke gekozen locatie kan impactrijke, al dan niet permanente, informatie worden gepresenteerd. Waar mogelijk kunt u de bedrijfscommunicatie combineren met de informatievoorkeur van de medewerkers. Whitepaper Narrowcasting voor effectieve interne communicatie 4
1.8 - Factoren voor ongelijksoortige communicatie De taken van medewerkers verschillen steeds meer naarmate bedrijven groter zijn. Belangrijke doelgroepen zijn het personeel in de buitendienst, in magazijnen of in fabrieken die verdeeld zijn over verschillende afdeling en soms ook over diverse locaties. Dat vereist een specifieke boodschap voor iedere doelgroep, oftewel ongelijksoortige communicatie. U kunt dan rekening houden met deze aandachtspunten: Hoeveelheid van informatie: werknemers met een pc en/of laptop hebben dagelijks een grote hoeveelheid informatie te verwerken. Gebruik intranet: werknemers correct via intranet informeren is gecompliceerd en tijdrovend. De informatie is vaak zeer uitgebreid. Daarnaast kan het actueel houden hiervan veel tijd in beslag nemen. Teamspirit kweken: werken uw medewerkers op verschillende locaties? Dan is een hechte teamspirit meer uitzondering dan regel. Personeel in de buitendienst: buitendienstmedewerkers is een lastige doelgroep om goed te informeren, te stimuleren en te motiveren. Algemene toegang tot informatie: niet iedere medewerker heeft een pc of toegang tot het netwerk, intranet, internet of e-mail. 2. Narrowcasting als krachtig communicatieconcept 2.1 - De kracht van narrowcasting Een goede eerste indruk maken is alles. Dat geldt ook voor effectieve interne communicatie. Met een boodschap doordringen tot de kern van de organisatie is dan het resultaat. Narrowcasting kunt u dan gebruiken als aanvulling op of als vervanging van bestaande communicatiemiddelen, zoals intranet en extranet. 2.2 - De basisvraag bij narrowcasting Bij iedere analyse, bij ieder advies, bij elk ontwerp en bij alle evaluaties van narrowcasting is iedere keer de vraag: Wie heeft, op welk moment, bij welk beeldscherm behoefte aan welke relevante informatie?. Het antwoord op deze vraag wisselt van dag tot dag. Dat maakt van narrowcasting een continu proces dat aandacht vraagt. Whitepaper Narrowcasting voor effectieve interne communicatie 5
2.3 Kenmerken narrowcasting als krachtig communicatiemiddel Spontaan: het publiek ziet de informatie zonder hier direct of bewust naar te vragen. Begrensd: de tijd is beperkt om de informatie te bekijken. In de wachtruimte van een bank neemt een klant daar bijvoorbeeld maximaal vijf minuten de tijd voor. Waardering: narrowcasting werkt als wachtverzachter met een ontspannend en informatief karakter. 2.4 - Wat is conceptuele narrowcasting? Met conceptuele narrowcasting wordt sterk gefocust op de doelgroep en wordt de communicatie volledig toegespitst op de specifieke communicatie doelstellingen. Narrowcasting wordt conceptueel toegepast binnen het kader van bijvoorbeeld thema's als Safety, Security & HSE in productieomgevingen en communicatie naar patiënten in wachtruimtes binnen de zorg. Narrowcasting wordt ook ingezet als informatiekanaal voor gerichte interne communicatie binnen verschillende (kantoor-)afdelingen. 2.5 - Aantrekkelijke content is essentieel Informatie op maat is een belangrijke succesfactor van narrowcasting, dat wil zeggen gericht op een persoon, specifieke branche, organisatie of complete doelgroep. 2.6 De juiste balans Succesvolle beeldschermcommunicatie vraagt om een juiste balans tussen actuele, relevante, betrouwbare en onderhoudende content. U hebt immers geen garantie dat de aangeboden informatie bekeken, begrepen en ook wordt gewaardeerd. 2.7 - Positie van narrowcasting in de organisatie In organisaties staan belangrijke thema s zoals maatschappelijk verantwoord ondernemen, corporate governance, verzuim- en ongevallenpreventie, interne motivatieprogramma s, training en bijscholing constant in de belangstelling. Duidelijke en tijdige communicatie van de directie tot op de werkvloer is bij deze onderwerpen van essentieel belang. Narrowcasting is daar als blikvanger een uitermate geschikt hulpmiddel voor. Zeker vanwege de combinatie van impact, snelheid en efficiency. U kunt met een druk op de knop eenvoudig en gelijktijdig dezelfde boodschap communiceren. Whitepaper Narrowcasting voor effectieve interne communicatie 6
2.8 - Voorbeelden van aansprekende communicatie Milieubeleid van de organisatie Verzuim-, ongevallen- en RSI-preventieprogramma s Interne (bij)scholing en trainingen Interne mededelingen, aankondiging van evenementen, vergaderingen Interne motivatieprogramma s Mededelingen van het bestuur of directie Persberichten Personeelsnieuws, bijvoorbeeld van jubilarissen Aankondiging van speciale bezoekers of klanten Nieuws van de ondernemingsraad Relevante wet- en regelgeving Speciale acties, zoals de werknemer van de maand nieuwe mediacampagnes of productintroducties De wachtrij op een callcenter De inzet van machines in een productieomgeving 3. De implementatie van narrowcasting 3.1 De doelgroep verleiden met boeiend nieuws Het publiek wil graag op de hoogte blijven van allerlei actualiteiten. Bijvoorbeeld over politiek, sport, ontspanning, evenementen, entertainment, het weer en file-informatie. Dat kan internationaal, maar ook landelijk of regionaal zijn. Bij goede informatievoorziening zijn actualiteit, betrouwbaarheid en toegankelijkheid de essentiële ingrediënten. Kritische succesfactoren voor alle vormen van communicatie, dus ook voor narrowcasting, zijn een ideale mix van: Informatie gebaseerd op relevante feiten. Heldere, correcte, bondige en logische inhoud. Gemakkelijk leesbare en toegankelijke teksten. Beeld dat de boodschap in woorden verrijkt. Aantrekkelijke professionele vormgeving in een consequente huisstijl. Een persoonlijke boodschap op individueel niveau. Een boodschap die een beroep doet op de beleving van de doelgroep. Narrowcasting kan complexe informatie op aantrekkelijke wijze eenvoudig presenteren. Dat vergroot de kans dat de doelgroep de boodschap wil zien en begrijpen. Whitepaper Narrowcasting voor effectieve interne communicatie 7
3.2 - Koppeling van intranet met narrowcasting De informatie van intranet is eenvoudig over te zetten in het Content Management Systeem (CMS) van narrowcasting. Daarmee is intranet ook zichtbaar via de geïnstalleerde beeldschermen. 3.3 - Geschikte locaties voor beeldschermen Locaties in een organisatie die bij uitstek geschikt zijn om beeldschermen te plaatsen: Koffiecorners, pantry s en bij automaten Vergaderruimtes, loungehoeken Rookgelegenheden Printer- en kopieerruimtes Personeelsrestaurant Bedrijfsfitnessruimte Bij liften Receptie 3.4 - Gebruiksvriendelijkheid van Content Management Systeem Een snel, eenvoudig en laagdrempelig Content Management Systeem is essentieel voor het optimale gebruik van narrowcasting. Want als de gebruiker van mening is dat het systeem eenvoudig en interessant is om mee te werken, is de kans dat de getoonde informatie actueel blijft vele malen groter. 3.5 - Real time export van MIS naar CMS Narrowcasting bestaat niet zonder een gebruiksvriendelijk Content Management Systeem. Zeker ook als dit automatisch is gekoppeld met het Management Informatie Systeem van het bedrijf. Met vooraf gedefinieerde velden en formaten is de complexe informatie real time te exporteren en daarmee eenvoudig beschikbaar om te laten zien via narrowcasting. 3.6 - Playlist samenstellen Een playlist is eenvoudig samen te stellen door iconen uit de contentbibliotheek in de playlist te slepen. Dat kunnen eigen berichten of video (alle gangbare formaten worden ondersteund) zijn, maar ook algemene bronnen zijn zoals het weer, nieuws, aandelenkoersen of buienradar. Whitepaper Narrowcasting voor effectieve interne communicatie 8
3.7 - Content publiceren Van belang is dat een gebruiker een aantal handelingen eenvoudig kan uitvoeren: Berichten plaatsen De publicatieperiode en tijdsduur van vertoning instellen Aangeven op welk scherm welke boodschap zichtbaar is Tot slot Met dit whitepaper hebben wij de mogelijkheden van narrowcasting als effectief middel voor interne communicatie op een rij gezet. Voor meer informatie of een demonstratie zijn wij u graag van dienst. Contact New Media Ventures, Maanlander 41, 3824 MN Amersfoort Postbus 1317, 3800 BH Amersfoort Telefoon: +31 (0)33 450 50 80 Internet: newmediaventures.nl Uw contactpersoon Barry Schoenmakers Sales and Business Development E-mail: bschoenmakers@newmediaventures.nl Telefoon: +31 (0)6 54 33 78 88 Whitepaper Narrowcasting voor effectieve interne communicatie 9