Handleiding De Regiotour organiseren in jouw ziekenhuis Handleiding : Organiseren regiotour in eigen ziekenhuis Pagina 1
Inleiding Voor je ligt een handleiding over het organiseren van de regiotour binnen het eigen ziekenhuis. Met deze handleiding hopen wij jou kaders en richtlijnen te geven om het organiseren zo gemakkelijk mogelijk te maken. Wij wensen jou veel succes Handleiding : Organiseren regiotour in eigen ziekenhuis Pagina 2
Het concept van de regiotour is als volgt: De regiotour wordt door de ziekenhuiscontactpersoon van het organiserende ziekenhuis georganiseerd in samenwerking met diens collega's. Er kan geen regietour plaatsvinden 4 weken voor en 4 weken na het eigen V&VN VOG-congres. We streven naar minimaal 2 regio-touren per kalenderjaar dus.. Het wordt in het eigen ziekenhuis georganiseerd, waardoor het goedkoop kan blijven en voor de mensen in de regio en laagdrempelig te bezoeken is. De kosten zijn 25.- voor leden van de V&VN VOG en 35,- voor niet-leden. Het programma is meestal van ongeveer 17.00 uur tot 20.00 uur. Tussendoor wordt er een eenvoudige maaltijd (soep+broodjes ) geserveerd. Richtprijs p.p. 7.50 Het thema wordt in samenspraak met de voorzitter van de symposiumcommissie vastgesteld. De lezingen worden gegeven door gynaecologen, arts assistenten of anderen uit je eigen ziekenhuis of door mensen die je eigen gynaecologen aandragen. Zij geven de lezingen gratis, als iemand van "buiten je eigen ziekenhuis" komt krijgt hij/zij reiskosten en een presentje. Afhankelijk van de ruimte die je ziekenhuis heeft zou je 70-90 mensen kunnen uitnodigen. Als je contact zoekt met één van je gynaecologen vinden ze het meestal wel leuk om samen met jou de scholing te organiseren. Handleiding : Organiseren regiotour in eigen ziekenhuis Pagina 3
Welke ondersteuning kun je van de V&VN VOG verwachten: Wij maken na input van jou de flyer voor de regiotour en de reclame (magazine, website, Facebook) De inschrijvingen en betalingen worden geregeld via de VOG. De accreditatie V&V wordt aangevraagd en verwerkt. Je kunt altijd iemand bellen van de V&VN VOG als je er met de organisatie niet uitkomt of advies hierover wilt. Op de avond zelf zal er, indien mogelijk, een bestuurslid voor je aanwezig zijn en er zal iemand zijn voor de administratie en inschrijvingen. Je mag als ziekenhuis de onkosten van de zaalhuur, catering die je gemaakt hebt declareren. Het is niet mogelijk om een deel van het inschrijfgeld te houden. Handleiding : Organiseren regiotour in eigen ziekenhuis Pagina 4
Checklist organisator Definities en planning: Regio Tour kort beschrijven Thema en titel vaststellen in overleg met voorzitter symposiumcommissie Ilonka van Zuiden Datum vastleggen in overleg met voorzitter symposiumcommissie Ilonka van Zuiden Niet 4 weken voor /na jaarlijkse symposium V&VN VOG (november) Locatie vaststellen en vastleggen Emailadressen: Ilonka van Zuiden: i.vanzuiden@kpnmail.nl SpringConcept: info@vogscholing.nl VOG: vog@venvn.nl Drukwerk: Productie badges door Springconcept (1 week voor Tour worden deze verzonden) Formaat en lay-out programmaboekje bepalen Programmaboekje maken T.b.v. Website en automatisering: Programma sturen naar info@vogscholing.nl Datum, route en tijden naar info@vogscholing.nl Updates voor website (programma en nieuws) sturen naar info@vogscholing.nl Lezingen sturen naar info@vogscholing.nl Lezingen plaatsen op website door SpringConcept Administratie: Begroting maken en opsturen naar info@vogscholing.nl Leden betalen 25 euro niet leden 35 euro. Eindnota opsturen naar : penningmeester.vog@venvn.nl Handleiding : Organiseren regiotour in eigen ziekenhuis Pagina 5
Lokaal secretariaat: Activiteitenplanner maken Inloopdia's maken met daarbij logo V&VN VOG (verkrijgbaar bij SpringConcept) Zaaltechniek bestellen Catering bestellen, per persoon mag hiervoor 7,50 euro besteed worden Givings van V&VN VOG klaarzetten T.b.v. Inhoud programma: Vaststellen voorlopige zaalindeling Definitieve zaalindeling naar info@vogscholing.nl Accreditaties aanvragen ism V&VN VOG Ilonka van Zuiden T.a.v. Sprekers en dagvoorzitters: Correspondentie opmaken iom het bestuur Sprekersbestand maken Dagvoorzitter(s) vastleggen Sprekersbrieven verzenden incl. Link en declaratieformulier (krijgt u van SpringConcept) Herinnering sprekers met link Bedankbrief sprekers verzenden Accreditaties aanvragen ism V&VN VOG Zorgen dat givings van V&VN VOG bij organisator Regio Tour komt T.a.v. Deelnemers: Uitnodiging voor ZCP mailen naar vog@venvn.nl Digitale brief met uitnodigingen naar afdelingen Herinnering doelgroepen verzenden Versturen definitief inschrijfbewijs (SpringConcept) Versturen deelnamebewijs (SpringConcept) Einddatum inschrijven 1 week voor Tour, voor doorgaan regiotour is het minimum aantal deelnemers gesteld op 25 personen. Evaluatieformulieren opstellen en printen a.d.h.v. format ( via Ilonka van Zuiden) Updates voor website (programma en nieuws) sturen naar info@vogscholing.nl Uitwerken evaluaties en mailen naar Ilonka van Zuiden Handleiding : Organiseren regiotour in eigen ziekenhuis Pagina 6
Handleiding : Organiseren regiotour in eigen ziekenhuis Pagina 7