Gebruikershandleiding Version : NLD Release 14.0 Datum : 05-02-2014 VERSION AUTHOR CHANGES DATE Geen Initiële versie 14.0 Geert Everaerts KIDDS 19.5.0.0 Aligned met KIDAS en KIDDS 05-02-2014
Legal Disclaimer Windows is a registered trademark of Microsoft Corporation. Keesing ID CopyScan is a trademark of Keesing Reference Systems B.V. Disclaimer of liability To the extent permitted by the Netherlands law, Keesing Reference Systems B.V. shall not be liable for any loss, expense or damage caused by or arising from or in connection with this document, including but not limited to the damages on account of errors in or omissions of this document or otherwise. Copyright 2014 Keesing Reference Systems B.V. All rights reserved. No part of this document may be republished, systematically reproduced or transmitted in any form or by any means, including photocopying, recording, or by any information storage or retrieval system, without permission in writing from Keesing Reference Systems B.V., Amsterdam, The Netherlands. 2
Contents 1 Introductie... 5 1.1 Contact Informatie... 5 1.1.1 Keesing Technologies... 5 1.1.2 Keesing Helpdesk... 5 1.2 Keesing ID CopyScan Introductie... 5 2 Aan de slag met Keesing ID CopyScan... 6 2.1 Inloggen... 6 2.2 Home pagina... 6 2.3 Intake... 7 2.4 Documenten... 7 2.5 Keesing Helpdesk... 7 2.6 Training... 7 2.7 Uitloggen... 7 3 De identiteitsverificatie wizard... 8 3.1 Keesing ID CopyScan Upload opties... 8 3.2 Opstarten van de identiteitsverificatie wizard... 8 3.2.1 Ik ga het documenten nu scannen (geïntegreerde scanner)... 9 3.2.2 De scans zijn al automatisch beschikbaar gemaakt (centrale scanner)...10 3.2.3 Ik ga reeds bestaande scans uploaden (PC scanner)...10 3.3 Automatische controles...11 3.3.1 Controle MRZ...12 3.3.2 Toetsing VIS Register...12 3.3.3 Toetsing Blacklist...12 3.4 Handmatige controles...13 3.4.1 Controle recht op arbeid...13 3.4.2 Keuze Doorgaan met de wizard of Wizard beëindigen...14 3.4.3 Profiling...14 3.4.4 Documentselectie...15 3.4.5 Controleer Houderpagina...15 3.4.6 Controleer de pasfoto bevestiging...16 3.4.7 Controleer de ImagePerf...16 3.4.8 Controleer het hologram...16 3.4.9 Controleer het reliëf...16 3.4.10 Controleer de geldigheid en details...16 3.4.11 Controleer op beschadigingen...16 3.4.12 Vergelijk de ultraviolet reactie...16 3.4.13 Controleer het watermerk...16 3
3.5 Eindscherm en documentstatus...16 3.5.1 Openen Rapport...17 3.6 Wijziging houdergegevens...17 4 Het resultaat van een controle...18 4.1 De beoordeling van een document...18 4.2 Werkwijze van de Keesing Helpdesk...18 4.3 Werkwijze van de KMAR...18 4.4 De status van een document...18 5 De documentenlijst...19 5.1 Documentenlijst selecties...19 5.2 Zoeken in de documentenlijst...19 5.3 De documenthouder...20 5.3.1 Aanvragen Sofinr...20 5.3.2 Documenten toevoegen aan houder...20 5.3.3 Wijziging houdergegevens...20 5.3.4 Het exporteren van houdergegevens...21 5.3.5 Het verwijderen van documenten...21 5.4 De documentdetails...22 5.4.1 Toetsing VIS Register...23 5.4.2 Het controlerapport...23 5.4.3 Wijziging houdergegevens...23 6 Meer weten over documentverificatie...24 4
1 Introductie 1.1 Contact Informatie 1.1.1 Keesing Technologies Keesing Technologies Hogehilweg 17 1101 CB AMSTERDAM ZUIDOOST The Netherlands Tel: +31 (0)20 7157 800 Fax: +31 (0)20 7157 888 E-mail: info@keesingsystems.com Website: www.keesingsystems.com 1.1.2 Keesing Helpdesk Tel: +31 (0)20 7157 857 Fax: +31 (0)20 7157 888 Email: helpdesk@keesingsystems.com 1.2 Keesing ID CopyScan Introductie Keesing ID CopyScan is een online applicatie waarmee identiteitsdocumenten eenvoudig op echtheid kunnen worden gecontroleerd. Met behulp van een eenvoudige wizard kan snel een accuraat oordeel over de echtheid van een identiteitsdocument worden gevormd. Via het overzicht van gecontroleerde documenten kunnen uitgevoerde controles gemakkelijk worden teruggevonden en ingezien. Keesing ID CopyScan is via de volgende webpagina te bereiken: https://www.keesingcopyscan.com 5
2 Aan de slag met Keesing ID CopyScan 2.1 Inloggen Ga naar https://www.keesingcopyscan.com Welkom bij Keesing ID CopyScan! Selecteer de gewenste taal door op de bijbehorende vlag te klikken. Vul om toegang te krijgen tot Keesing ID CopyScan uw accountnaam, gebruikersnaam en wachtwoord in. Klik vervolgens op de Login -knop. Wachtwoord vergeten? Neem dan contact op met uw Super User of de Keesing Helpdesk. 2.2 Home pagina Welkom op de homepagina van ID CopyScan. Op deze pagina vindt u belangrijke informatie over uw account en kunt u uw wachtwoord wijzigen. Op deze pagina wordt belangrijke informatie zoals aankondigingen van onderhoudswerkzaamheden, informatie over applicatie-updates en nieuwe functies binnen ID CopyScan geplaatst. Met de menubalk kan ID CopyScan worden bediend. Let op! Sommige functies en mogelijkheden kunnen door uw Super User zijn uitgeschakeld. 6
2.3 Intake Klik op de INTAKE -menu knop om de controle van een identiteitsdocument te starten. De identiteits-verificatie wizard wordt hierdoor geladen. Houdt het identiteitsdocument gereed voor de controle. Meer informatie over de identiteits-verificatie wizard is terug te vinden in hoofdstuk 3 van deze gebruikershandleiding. 2.4 Documenten Als u Identiteitsdocumenten die al eerder zijn gecontroleerd wilt bekijken, beweeg uw muis dan over de DOCUMENTEN -menu knop en selecteer ALLE DOCUMENTEN van het drop down-menu. Meer informatie over het menu documenten is terug te vinden in hoofdstuk 5 van deze handleiding. 2.5 Keesing Helpdesk Uw identiteitsdocumenten kunnen door een team van experts worden gecontroleerd. U kunt eenvoudig een vraag stellen aan dit team van experts via het online contactformulier. Beweeg je muis over de HELPDESK -menu knop en selecteer CONTACT van het drop-down menu. U kunt handleidingen downloaden door je muis over de HELPDESK -menu knop en HANDLEIDINGEN van het drop-down menu te selecteren. De optie OVER ID COPYSCAN geeft een overzicht van de controlemodules die actief zijn voor uw account. Meer informatie hierover kan uw Super User of de Keesing Helpdesk u verschaffen. 2.6 Training Vaststellen of een identiteitsdocument aan een persoon toebehoort, profiling genoemd, kan een uitdaging zijn. Ook het controleren van een identiteitsdocument vereist enige kennis van de in een document aanwezige echtheidskenmerken. De gratis module TRAINING is door Keesing Reference Systems ontwikkeld om u hierbij te assisteren. Deze training behandelt de technieken die kunnen worden gebruikt om de verschillende echtheidskenmerken te controleren. Ook bij het profilen kunnen eenvoudige maar sterke methodes worden gebruikt om misbruik van een identiteitsdocument vast te stellen. Informeer bij Keesing Reference Systems naar persoonlijke trainingen documentherkenning en profiling. 2.7 Uitloggen Het afsluiten van ID CopyScan gebeurt via de LOGOUT knop. Uw sessie wordt hiermee beëindigd op de server. Afhankelijk van uw account instellingen, wordt uw sessie automatisch beëindigd als u ID CopyScan langere tijd niet gebruikt 7
3 De identiteitsverificatie wizard Om een identiteitsdocument te controleren op echtheid start u de identiteitsverificatie wizard. Deze wizard begeleidt u bij het controleren van een identiteitsdocument. De wizard is modulair opgebouwd en bestaat uit een aaneenschakeling van controlestappen. In uw account instellingen wordt bepaalt welke van de beschikbare stappen u doorloopt. Tijdens de wizard wordt er informatie getoond waarmee u het identiteitsdocument kunt controleren. Waar nodig zal informatie moeten worden aangevuld en moeten controlevragen worden beantwoord. 3.1 Keesing ID CopyScan Upload opties De identiteitsverificatie wizard begeleidt u door het verificatieproces van de identiteitsbewijzen. Er zijn drie opties voor het uploaden van gescande identiteitsbewijzen naar Keesing ID CopyScan, te weten: Ik ga het documenten nu scannen: De scans worden gecreëerd tijdens het doorlopen van de verificatiewizard. De gebruikersinstelling Gebruik geïntegreerde scanner is geselecteerd. De scans zijn al automatisch beschikbaar gemaakt: De scans zijn aan het systeem beschikbaar gesteld door externe software. De gebruikersinstelling Gebruik centrale scanner is geselecteerd. Ik ga reeds bestaande scans uploaden: De scans zijn beschikbaar voor de gebruiker. Ze worden tijdens de identiteitsverificatie wizard aan het systeem aangeboden. De gebruikersinstelling Gebruik PC scanner is geselecteerd. Keesing ID CopyScan functioneert het beste als de gescande documenten in kleur en in minimaal 300 dpi kwaliteit worden aangeboden. 3.2 Opstarten van de identiteitsverificatie wizard Klik op de INTAKE -menu knop om de identiteitsverificatie wizard te starten. De beschikbare upload opties voor de verificatie van een identiteitsdocument worden getoond. Selecteer de optie die u wenst te gebruiken. Op het volgende scherm selecteert u het type document, welke u wilt gaan verifiëren: Een boekje (paspoort), een kaart dubbelzijdig, een kaart enkelzijdig of overige. 8
3.2.1 Ik ga het documenten nu scannen (geïntegreerde scanner) Als deze functie voor u is geactiveerd ondersteunt ID CopyScan een scanner die rechtstreeks aan uw PC is gekoppeld. Klik op de SCAN -knop onder de houderpagina om de pagina met de pasfoto van uw document in het eerste veld te scannen, bijvoorbeeld een paspoort. Hierna kunt u nog extra pagina s in de volgende velden scannen, bijvoorbeeld visa pagina s van het paspoort. Voor identiteitskaarten wordt verzocht de voorkant in het eerste veld en achterkant in het tweede veld te scannen. Nadat het document is in gescand, kunt u met de bijsnijden -knop de scan optimaliseren voor het ID CopyScan systeem. Draai de scan zodanig dat hij rechtop staat. Snij het document zodanig bij dat er een volledig beeld ontstaat, en daar waar van toepassing de MRZ aan de onderkant van de scan. Meer informatie over het bijsnijden kunt u vinden onder de bijsnijden instructie -knop. Als het document niet juist is gescand, scan het document dan opnieuw. Voor: Na: Klik op de VOLGENDE -knop om verder te gaan met de identiteitsverificatie wizard. 9
3.2.2 De scans zijn al automatisch beschikbaar gemaakt (centrale scanner) De in gescande documenten zijn aan het systeem beschikbaar gesteld en kunnen uit de lijst worden geselecteerd voor verdere verificatie. De lijst is gesorteerd op scan datum. Als u document nog niet zichtbaar is selecteer dan de Vernieuwen -button om de lijst te verversen. Opmerking [G.E.1]: Hoe te simuleren, wat volgt erna.. 3.2.3 Ik ga reeds bestaande scans uploaden (PC scanner) Als deze optie voor u is geactiveerd is het mogelijk om eerder gescande identiteitsdocumenten aan te bieden aan de identiteitsverificatie wizard. Selecteer de Bladeren -knop en selecteer het gescande document van u opslaglocatie. Dit kan uw lokale PC, het netwerk of een USB-disk zijn. Klik op de VOLGENDE -knop om verder te gaan met de identiteitsverificatie wizard. 10
Zorg ervoor dat in het eerste veld de pagina met de pasfoto van uw document bevat, bijvoorbeeld een identiteitskaart. In het geval van een identiteitskaart zorgt u ervoor dat achterkant in het tweede veld staat. Nadat het document ingeladen, kunt u met de bijsnijden -knop de scan optimaliseren voor het ID CopyScan systeem. Draai de scan zodanig dat hij rechtop staat. Snij het document zodanig bij dat er een volledig beeld ontstaat, en daar waar van toepassing de MRZ aan de onderkant van de scan. Selecteer het veld waarin de MRZ zichtbaar is. U kunt aangeven welke afbeeldingen u uit het ingeladen document wilt gebruiken. Voor: Na: Klik op de VOLGENDE -knop om verder te gaan met de identiteitsverificatie wizard. 3.3 Automatische controles Tijdens de identiteitsverificatie wizard wordt het identiteitsdocument automatisch op een aantal kenmerken gecontroleerd. In de volgende hoofdstukken worden de verschillende automatische controles uiteengezet. Een negatieve uitkomst bij een van de automatische controles heeft invloed op de beoordeling van het identiteitsdocument. Indien deze optie voor u beschikbaar is gesteld kunt u het Burger Service Nummer (BSN) wijzigen/vermelden. Indien deze optie voor u beschikbaar is gesteld kunt u de vraag krijgen Ja, ik wil de uitgebreide controle uitvoeren. Als u het selectievakje niet aan vinkt wordt de rest van de identiteitsverificatie wizard overgeslagen. Na het bekijken van de resultaten klik de VOLGENDE -knop. 11
3.3.1 Controle MRZ De Machine Readable Zone (MRZ) is een twee- of drieregelige machine leesbare strook onderaan de identiteitskaart of de houderpagina van een paspoort. In de MRZ zijn persoonsgegevens en controlesommen verwerkt die automatische verificatie mogelijk maken. 3.3.2 Toetsing VIS Register Het Verificatie Informatie Systeem (VIS) is het geautomatiseerde informatiesysteem van Verificatie Informatie Systeem B.V. VIS informeert over de unieke nummers van gestolen, vermiste of anderszins ongeldig verklaarde identiteits- en reisdocumenten uit binnen- en buitenland. Indien de VIS functie voor uw account is geactiveerd, wordt getoetst of met ID CopyScan gecontroleerde documenten in dit register zijn opgenomen. 3.3.3 Toetsing Blacklist De interne blacklist van uw brancheorganisatie kan worden gekoppeld aan ID CopyScan. Indien deze functie voor uw account is geactiveerd, wordt getoetst of met ID CopyScan gecontroleerde documenten voor komen op uw interne blacklist. Koppelingen met een externe blacklist zoals de Europese Financiële Sanctielijst (EFS) zijn ook mogelijk. Neem voor meer informatie hierover contact op met Keesing Reference Systems. 12
3.4 Handmatige controles Tijdens de identiteitsverificatie wizard zal de gebruiker worden begeleid bij het controleren van een aantal echtheidskenmerken van het identiteitsdocument. De antwoorden die de gebruiker geeft en de selecties die gebruiker maakt zijn van invloed op de beoordeling van het identiteitsdocument. De handmatige controle vragen zijn: Controle recht op arbeid Profiling controle Controleer of de houderpagina van het identiteitsdocument overeen komt met het referentiebeeld. Controleer de pasfoto bevestiging van het identiteitsdocument. Controleer de Imageperf ten opzichte van het referentiebeeld (indien aanwezig). Controleer het hologram ten opzichte van het referentiebeeld (indien aanwezig). Controleer het reliëf ten opzichte van het referentiebeeld (indien aanwezig). Controleer de geldigheid en details van het identiteitsdocument. Controleer of het identiteitsdocument beschadigd is. Vergelijk de ultraviolet reactie ten opzichte van het referentiebeeld. Controleer het watermerk (bijvoorbeeld van een van de visapagina s) ten opzichte van het referentiebeeld (indien aanwezig). In de account instellingen kunnen de vragen betreffende de handmatige controle van het identiteitsdocument een voor een worden geselecteerd. Neem contact op met uw Super User of de Keesing Helpdesk. 3.4.1 Controle recht op arbeid Als u iemand in dienst neemt, moet u er zeker van zijn dat deze persoon vrij arbeid mag verrichten volgens de Wet Arbeid Vreemdelingen. Dit betekent in de praktijk dat documenthouders uit Kroatië en van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) een geldige verblijfsvergunning moeten hebben met daarop de aantekening arbeid is vrij toegestaan. De arbeidswetgeving wizard helpt u om te bepalen of de documenthouder in het bezit is van officiële documenten op grond waarvan arbeid is toegestaan. Door op een van de mogelijkheden te klikken start u de arbeidswetgeving wizard. U komt tot de conclusie dat de documenthouder in Nederland mag werken of niet. 13
3.4.2 Keuze Doorgaan met de wizard of Wizard beëindigen De optie Doorgaan met de wizard is bedoeld voor ervaren gebruikers van ID CopyScan die de essentiële documentcontroles kennen. Maak alleen gebruik van deze optie als u zeker bent van het document en de documenthouder. 3.4.3 Profiling Dit onderdeel van de identiteitsverificatie wizard begeleidt u bij het verifiëren van de identiteit van de documenthouder en bij het vaststellen of de documenthouder en het identiteitsdocument bij elkaar horen ( profiling ). The mogelijke profiling -vragen zijn: Vergelijk het uiterlijk van de documenthouder met de pasfoto Vraag de juiste leeftijd van de documenthouder Vergelijk de leeftijd van de documenthouder met het uiterlijk Controleer de lengte van de documenthouder Controleer de handtekening van de documenthouder In de account instellingen kunnen de vragen een voor een worden geselecteerd. Neem contact op met uw Super User of de Keesing Helpdesk. 14
3.4.4 Documentselectie Selecteer in dit overzicht het document dat u controleert. Het vervolg van de identiteitsverificatie wizard is gebaseerd op het geselecteerde referentiedocument. 3.4.5 Controleer Houderpagina De houdergegevens controle vindt plaats onder wit licht. De controle wordt gebruikt om vast te stellen of het juiste referentiedocument is gekozen in het hoofdstuk documentselectie. Vergelijk het gescande document met het referentiedocument. Controleer of de algemene kenmerken en indeling van het document overeen komen. Let hierbij op de locatie van de pasfoto, de handtekening, en de overige persoonsgegevens. 15
3.4.6 Controleer de pasfoto bevestiging De beschrijving op het scherm geeft weer hoe de pasfoto in het identiteitsdocument bevestigd zou moeten zijn. Controleer de bevestiging van de pasfoto van het te controleren identiteitsdocument. In het merendeel van de identiteitsdocumenten is de foto in de houderpagina geïntegreerd. 3.4.7 Controleer de ImagePerf Sommige identiteitsdocumenten bevatten een ImagePerf: een tweede pasfoto die in de houderpagina is geperforeerd. Een ImagePerf wordt gecontroleerd door het document tegen een lichtbron zoals een lamp aan te houden of door gebruik te maken van natuurlijk licht. Deze vraag wordt enkel getoond bij documenten met een ImagePerf. 3.4.8 Controleer het hologram Sommige identiteitsdocumenten bevatten een hologram. De hologram kan worden gecontroleerd door het documenten te kantelen en het resultaten te vergelijken met het referentiebeeld. Deze vraag wordt enkel getoond bij documenten met een hologram. 3.4.9 Controleer het reliëf Sommige identiteitsdocumenten bevatten een reliëf. Het reliëf kan worden gecontroleerd door het document op het reliëf aan te raken met de vingertoppen. De betreffende regio met reliëf wordt getoond in het referentiebeeld. Deze vraag wordt enkel getoond bij documenten met een reliëf. 3.4.10 Controleer de geldigheid en details De beschrijvingen op het scherm geeft weer hoe lang dit type identiteitsdocument geldig is. De geldigheid van een document kan afhankelijk zijn van de leeftijd van de documenthouder op het moment van de aanvraag. Tevens zijn er additionele gegevens vermeld, waarmee het identiteitsdocument gecontroleerd kan worden. Let op! De geldigheid van een document kan zijn verlengd door een geautoriseerde instantie. 3.4.11 Controleer op beschadigingen Controleer of het identiteitsdocument is beschadigd. Als het document beschadigd is, kan dit de authenticiteit van het document beïnvloeden. 3.4.12 Vergelijk de ultraviolet reactie Bepaalde echtheidskenmerken in het identiteitsdocument zijn niet zichtbaar onder normaal licht maar worden waarneembaar onder ultraviolet licht. Gebruik een UV-lamp om het UV-beeld van het identiteitsdocument met dat van het referentiedocument te vergelijken. Belangrijk: Let niet op de kleur! De patronen in deze beelden moeten overeenkomen. 3.4.13 Controleer het watermerk Sommige identiteitsdocumenten bevatten een watermerk. Bij een paspoort is het watermerk meestal op een VISA pagina te vinden. Houd een van de VISA pagina s tegen een lichtbron zoals een lamp, of maak gebruik van natuurlijk licht en vergelijk het watermerk met het referentiebeeld. Deze vraag wordt enkel getoond bij documenten met een watermerk. 3.5 Eindscherm en documentstatus Na de automatische en handmatige controles van de verschillende echtheidskenmerken van het identiteitsdocument komen we op het scherm waar de persoonsgegevens opnieuw worden weergegeven. Controleer de gegevens die worden opgeslagen in de database. De gegevens van de documenthouder kunnen na het afronden van de identiteitsverificatie wizard handmatig worden gecorrigeerd door de gebruiker of de helpdesk. Op het eindscherm is ruimte om een opmerking te plaatsen over het document of de documenthouder. 16
Belangrijk: De documentstatus die hier wordt weergegeven kan tijdelijk of definitief zijn. 3.5.1 Openen Rapport Klik op de Open Rapport -knop om het controlerapport van het geverifieerde document in PDF te genereren. Een PDF reader zoals Adobe Reader is nodig om het bestand te kunnen openen. Het controlerapport kan worden opgeslagen en geprint. Het is ideaal om in uw eigen administratie te bewaren en kan ook worden gebruikt als bewijsstuk voor de arbeidsinspectie. 3.6 Wijziging houdergegevens Als deze optie is geselecteerd kan de gebruiker na het sluiten van het eindscherm de houdergegevens van het identiteitsdocument wijzigen. 17
4 Het resultaat van een controle 4.1 De beoordeling van een document Identiteitsdocumenten die met ID CopyScan worden gecontroleerd krijgen een definitieve eindstatus. De controle bestaat primair uit automatische verificaties en secundair uit handmatige controles door de gebruiker. Om tot een juiste beoordeling te komen wordt de gebruiker tijdens de identiteitsverificatie wizard ondersteund door het verstrekken van document specifieke informatie, en het tonen van referentiemateriaal en voorbeelden. De resultaten van de automatische controles en de input van de gebruiker bepalen of het document wordt voorgelegd aan de Keesing Helpdesk. 4.2 Werkwijze van de Keesing Helpdesk Documenten die aan de Keesing Helpdesk worden voorgelegd, worden door een team van experts beoordeeld. De Keesing Helpdesk voert handmatige correcties uit en beoordeelt het document namens de klant opnieuw. Het streven is voorgelegde identiteitsdocumenten binnen 15 minuten te beoordelen. Indien de Keesing Helpdesk twijfelt aan de authenticiteit van een document wordt dit voorgelegd aan de Koninklijke Marechaussee (KMAR) (alleen voor Nederlandse klanten) voor een derdelijns inspectie. 4.3 Werkwijze van de KMAR Het Expertisecentrum Identiteitsfraude & Documenten (ECID) is een onderzoeksbureau van de Koninklijke Marechaussee en het Korps Landelijke Politiediensten waarvan het hoofdkantoor is gevestigd op de luchthaven Schiphol. Documenten die door de Keesing Helpdesk als twijfelachtig worden beoordeeld, worden aan de KMAR voorgelegd. De KMAR koppelt informatie over het document terug aan de Keesing Helpdesk, die vervolgens de klant op de hoogte brengt van de definitieve status van het document. 4.4 De status van een document Een document gedurende het verificatieproces de volgende statussen toegewezen kregen. Bij elke status staat vermeld of dit een definitieve of een tijdelijke status betreft. OK: Op basis van de aangeleverde beelden en informatie zijn geen bijzonderheden geconstateerd in het document. Dit is een definitieve status. Helpdesk: Op basis van de aangeleverde beelden en informatie is het niet mogelijk om automatisch een eenduidig oordeel over het document te geven. De Keesing Helpdesk zal dit document verder beoordelen. Dit is een tijdelijke status. Bij KMAR: Het document wordt opnieuw beoordeeld door de helpdesk van de KMAR. Dit is een tijdelijke status. OK KMAR: Op basis van de aangeleverde beelden en informatie aan de KMAR zijn geen bijzonderheden in het document geconstateerd. Dit is een definitieve status. Niet OK: Het document is her beoordeeld door de KMAR. Er zijn op- of aanmerkingen op het document. Bij deze status zijn de beelden niet meer zichtbaar in ID CopyScan. Dit is een definitieve status. Twijfel: De Keesing Helpdesk twijfelt op basis van de aangeleverde beelden en informatie aan de authenticiteit van het document. De reden hiervoor wordt vermeld in het veld Keesing opmerkingen. Dit is een definitieve status. VIS HIT: Het document met dit nummer staat als gestolen, vermist of anderszins ongeldig verklaard in het VIS-register. Dit is een definitieve status. Onbekend: Op basis van de aangeleverde beelden en informatie is het na beoordeling door de helpdesk niet mogelijk om een eenduidig oordeel over het document te geven. Dit is een definitieve status. Scanfout: Op basis van de aangeleverde beelden kan geen oordeel over het document worden gegeven. Dit kan door één van de volgende redenen komen: o MRZ is niet leesbaar; o MRZ is gekanteld; o Slechte kwaliteit scan; o Document is niet volledig gescand Dit is een definitieve status. 18
5 De documentenlijst 5.1 Documentenlijst selecties Documenten die al eerder zijn gecontroleerd zijn terug te vinden onder het menu DOCUMENTEN. Onder dit menu zijn verschillende submenu s beschikbaar. Alle documenten: Deze keuze toont alle documenten die aanwezig zijn in de database. Het inzien van alle documenten in de database kan door uw Super User zijn beperkt tot uw vestiging of gebruikers account. Documenten met status: Deze keuze toont alle documenten die bij de helpdesk in behandeling staan. Dit overzicht wordt regelmatig vernieuwd. Overige selecties: Het is mogelijk om de documentenlijst op overige selecties te sorteren. DOCUMENTEN ZONDER BSN, VERLOPEN DOCUMENTEN, documenten met een DUBBELE BSN (SOFI-NR.). 5.2 Zoeken in de documentenlijst Documenthouders kunnen op verschillende manieren in de documentenlijst worden gezocht. Zoeken: Het zoeken van een document kan door gebruik te maken van de verschillende filters. Bij het gebruiken van een filter wordt automatisch de documentenlijst vernieuwd. Ook is het mogelijk op een trefwoord te zoeken. Gebruik daarvoor de invulvelden en klik op het vergrootglas (of druk op ENTER) om uw zoekopdracht te bevestigen. Het zoeken op documenttype en documentstatus is met de pull down menu(s) te bedienen. Vanuit de documentenlijst is het ook mogelijk te zoeken op het eigen veld dit kan door de Super User van uw account zijn ingesteld. Sorteren: Standaard is de documentenlijst op DATUM gesorteerd. Het is ook mogelijk om de documentenlijst op LAND, NATIONALITEIT, ACHTERNAAM, GEBOORTEDATUM, DOCUMENT TYPE, STATUS, GEBRUIKER te sorteren. Paginering: Van de documentenlijst worden maximaal 18 documenten tegelijkertijd getoond. Onderaan de documentenlijst kan eenvoudig worden doorgebladerd naar de volgende of de laatste pagina. 19
5.3 De documenthouder Om de gegevens van de documenthouder te bekijken vanuit de documentlijst klik op de naam van de documenthouder. Dit overzicht toont de persoonsgegevens van de documenthouder. Het aantal documenten dat onder de documenthouder is gekoppeld is direct zichtbaar. Vanuit dit overzicht is een aantal bewerkingen mogelijk. 5.3.1 Aanvragen Sofinr Via de documenthouders pagina kunt u het aanvraagformulier Sofinummer voor een buitenlandse werknemer invullen. Klik hiervoor de Sofinr -knop. Het formulier wordt zoveel mogelijk ingevuld met gegevens die in Keesing ID AuthentiScan beschikbaar zijn. 5.3.2 Documenten toevoegen aan houder Om uw administratie compleet te maken heeft u de mogelijkheid om vanuit het documenthouder overzicht direct overige documenten te koppelen aan de documenthouder. Klik hiervoor op de Voeg nieuwe documenten toe aan deze documenthouder -knop. U kunt identiteitsdocumenten toevoegen via de intake wizard gebruik makend van de page reader of een ander soortig document (bestaande scans) uploaden. Ook overige documenten zoals een loonbelastingverklaring, diploma, CV, of contracten kunnen op deze wijze worden toegevoegd aan de documenthouder. Het exporteren van houdergegevens 5.3.3 Wijziging houdergegevens Als deze optie is geselecteerd kan de gebruiker na het sluiten van het eindscherm de houdergegevens van het identiteitsdocument wijzigen. Klik in het documentdetail scherm op de Wijzig houdergegevens -knop. 20
5.3.4 Het exporteren van houdergegevens De houdergegevens kunnen eenvoudig worden geëxporteerd naar zowel EXCEL als XML. Deze gegevens kunnen dan in andere applicaties worden gebruikt. Klik hiervoor de Microsoft Excel -knop of de XML -knop. 5.3.5 Het verwijderen van documenten Documenten die niet langer in de database bewaard hoeven te worden kunnen handmatig worden verwijderd. Klik op het kruisje achter het documentnummer om het document te verwijderen. Let op! Een document dat is verwijderd kan niet worden hersteld. Deze functie kan daarom door uw Super User zijn uitgeschakeld. 21
5.4 De documentdetails Selecteer in de documentenlijst het documentnummer om het document te bekijken. Dit scherm toont de volgende informatie: Persoonsgegevens: In het documentoverzicht zijn de persoonsgegevens zichtbaar. Eventuele correcties kunnen in het documenthouderoverzicht worden gemaakt. Documentstatus: De documentstatus is zichtbaar. Dit kan een tijdelijke of definitieve status zijn. Opmerkingen: Opmerkingen over het document of de documenthouder staan in de opmerkingen velden. De Keesing Helpdesk vermeldt hier altijd eventuele constateringen aan een identiteitsdocument als extra informatie. Gecontroleerde items: De resultaten van de automatische en handmatige controles die de gebruiker tijdens de identiteitsverificatie wizard heeft uitgevoerd worden hier weergegeven. Documentafbeeldingen: De afbeeldingen die zijn geüpload tijdens de wizard worden hier weergegeven. Met de doorbladerfunctie kunnen alle afbeeldingen worden bekeken. De beelden kunnen op ware grootte worden geopend en afzonderlijk worden geprint. 22
5.4.1 Toetsing VIS Register Indien voor uw account geactiveerd kunt u door op de VIS-Toets -knop te klikken het document laten controleren tegen het Verificatie Informatie Systeem (VIS). VIS informeert over de unieke nummers van gestolen, vermiste of anderszins ongeldig verklaarde identiteits- en reisdocumenten uit binnen- en buitenland. 5.4.2 Het controlerapport Klik op de RAPPORT knop om het controlerapport van het geverifieerde document in PDF te genereren. Indien beschikbaar gesteld kunt u ook kiezen voor een beknopt controlerapport door te klikken op RAPPORT KORT. Een PDF reader zoals Adobe Reader is nodig om het bestand te kunnen openen. Het controlerapport kan worden opgeslagen en geprint. Het is ideaal om in uw eigen administratie te bewaren en kan ook worden gebruikt als bewijsstuk voor de arbeidsinspectie. 5.4.3 Wijziging houdergegevens Als deze optie is geselecteerd kan de gebruiker na het sluiten van het eindscherm de houdergegevens van het identiteitsdocument wijzigen. Klik in het documentdetail scherm op de Wijzig houdergegevens -knop. 23
6 Meer weten over documentverificatie Keesing Reference Systems verzorgt workshops en opleidingen aan instanties waar document/identiteitscontrole belangrijk en/of verplicht is. Een uitstekende training op maat waarmee in de praktijk gewerkt kan worden. De docenten hebben ruime praktijkervaring in het onderzoeken van documenten en het geven van lezingen, trainingen en cursussen. Bij de verschillende cursussen en workshops worden nationale en internationale reis-/verblijfsdocumenten, identiteitsdocumenten, brondocumenten en betalingsmiddelen besproken. Tevens worden van deze documenten voorkomende echtheidskenmerken en kenmerken van vervalsing besproken. 24