VOORSTEL OPSCHRIFT Vergadering van 10 november 2015 Besluit nummer: 2015_BW_00842 Onderwerp: Managementletter accountant 2015 + collegereactie - Besluitvormend Beknopte samenvatting: De interimcontrole is gericht op het beoordelen van de belangrijkste elementen uit de interne financiële beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Het onderzoek wordt uitgevoerd ten behoeve van het management en bestuur van de organisatie. De managementletter bevat de belangrijkste bevindingen van het onderzoek, de aanbevelingen die hieruit volgen en aandachtspunten richting de jaarrekeningcontrole. Voor zover de accountant heeft kunnen beoordelen is het financieel beheer van de gemeente Teylingen over het algemeen op orde. In bijgevoegde collegereactie geeft het college aan hoe hij omgaat met de aanbevelingen en aandachtspunten. Deze reactie wordt samen met de managementletter op 11 november besproken met de auditcommissie en de accountant. Bevoegd portefeuillehouder: Kees van Velzen HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Bijgevoegde bijlage(n): ML Gemeente Teylingen Collegereactie Managementletter 2015 MOTIVERING Aanleiding en context: De gemeenteraad heeft de accountant Baker Tilly Berk opdracht gegeven om de jaarrekening van de gemeente Teylingen te controleren. Hierop vooruitlopend voert de accountant in het najaar altijd alvast een vooronderzoek uit, de zogenaamde interimcontrole. Dit jaar heeft de interimcontrole de laatste week van september en de eerste week van oktober plaatsgevonden. De accountant heeft hiervan verslag uitgebracht middels de p 1 van 10
managementletter en biedt deze aan het college aan (managementletter is als bijlage toegevoegd). Deze managementletter is inmiddels 27 oktober in het managementteam geweest en bestuurlijk besproken met de accountant op 28 oktober. Middels de collegereactie geeft u aan in hoeverre en op welke wijze u invulling en uitvoering geeft aan de bevindingen, aanbevelingen en aandachtspunten zoals aangereikt door de accountant. Beoogd resultaat: De gemeente Teylingen staat voor kwaliteit en professionaliteit in dienstverlening, en wil hierin continu verbeteren (lerende organisatie). Het uitvoeren van interne controles en externe toetsing is daarom een natuurlijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Argumentatie: 1. De interimcontrole / managementletter gaat over de interne beheersing van de organisatie en wordt daarom aan het management en het college aangeboden. 2. (In de bijlage is de collegereactie uitgewerkt). De wijze waarop Teylingen omgaat met de aanbevelingen is afhankelijk van de eigen visie op bedrijfsvoering (onderling vertrouwen en verantwoordelijkheden laag in de organisatie) en de context van de uitdagingen waar de organisatie voor staat (vooral HLT Samen). 3. De auditcommissie en de commissie BFT zijn de gremia die de accountantscontrole - waar de interimcontrole onderdeel van is - in hun portefeuille hebben. Duurzaamheid: N.V.T. Beslist het volgende: VOORSTEL Besluitpunt 1: De managementletter 2015 voor kennisgeving aan te nemen. Besluitpunt 2: Akkoord te gaan met de voorgestelde collegereactie op de managementletter. Besluitpunt 3: De mangementletter samen met de collegereactie ter kennisname door te sturen naar de auditcommissie en de commissie BFT. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Bedrijfsvoering Financiën p 2 van 10
BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Collegereactie Managementletter 2015 p 3 van 10
Collegereactie Managementletter 2015 # Bevindingen, aanbevelingen en aandachtspunten # ML'15 PRIO Omschrijving bevinding aanbeveling aandachtspunt (Re)actie college 1 Contractenbeheer 1.1 2 Bevinding: In 2014 is de gemeente gestart met het inrichten van een contractenregister. De registratie is niet gekoppeld aan de (digitale) contracten. De afronding van het project wacht nog op de aanlevering van contracten van twee afdelingen. De registratie van de contracten is gericht op het vergroten van inzicht in contracten en contracttermijnen. Het contractregister is niet gericht op de registratie van financiële verplichtingen. Risico: Doordat de lopende financiële verplichtingen geen onderdeel zijn van het contractenregister bestaat het risico dat financiële verplichtingen niet volledig inzichtelijk zijn en daardoor mogelijk niet worden betrokken in de budgetbeheersing. Aanbeveling: De accountant adviseert om in het te implementeren contractenregister tevens de verplichtingen te registreren. Het contractenregister is in eerste instantie bedoeld voor inzicht in contractafspraken, waaronder expiratiedata. Voor wat betreft budgetbeheersing is de ervaring dat hier in de praktijk goed mee wordt omgegaan. Bij de jaarrekening is er geen sprake van overschrijdingen. De vraag is wat het verzwaren van het contractenregister met de functie van een verplichtingenadministratie dan oplost. Bij het samenvoegen van drie organisaties neemt de behoefte aan centraal inzicht in de verplichtingen natuurlijk echter wel toe. We zullen dit te zijner tijd op de agenda plaatsen. 2 Inrichting personeelsproces 1.2 2 Bevinding: Wij hebben geconstateerd dat controletechnische functiescheiding in de verwerking van de salarisadministratie niet wordt afgedwongen door het systeem. Salarismutaties worden hierdoor niet altijd door een tweede medewerker gecontroleerd. Risico: Doordat er sprake is van zelftoetsing bestaat het risico dat ingevoerde salarismutaties niet met voldoende diepgang worden gecontroleerd, waardoor fouten in de salarisverwerking ontstaan. Een door het systeem afgedwongen functiescheiding is in principe de meest wenselijke situatie. Dit brengt bij een beperkte capaciteit echter wel de nodige organisatorische uitdagingen en risico's met zich mee. Daarom is in het proces de volgende werkafspraak gemaakt om de functiescheiding toch te realiseren: ingevoerde mutaties worden altijd door een ander gecontroleerd, en deze controle wordt zichtbaar gemaakt. Verder wordt dit proces nog nader onderzocht, waarbij bovenstaande ook zal worden meegenomen. Daarnaast bestaat het risico op ongeautoriseerde mutaties. Tot slot geldt ook hier dat dit onderwerp in HLT verband te zijner tijd op de agenda wordt geplaatst. Aanbeveling: De accountant adviseert om de rechten in de salarisadministratie zo in te richten dat de controletechnische functiescheiding wordt afgedwongen. 3 Europese aanbestedingen 2.7 1 Bevinding: Er zijn nog geen controles uitgevoerd op de volledigheid van de Europese aanbestedingen. De accountant adviseert om aan de hand van een spendanalyse en een analyse aan de hand van het contractenregister vast te stellen of alle aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsgrens rechtmatig zijn. Intern is bij twee inhuurcontracten vastgesteld dat deze de aanbestedingsgrens overschrijden. Er zijn maatregelen genomen om deze opnieuw aan te besteden. Vanaf 2015 zal op periodieke basis een spendanalyse (analyse op basis van getotaliseerde crediteurenbetalingen) uitgevoerd worden om het risico van onrechtmatige inkopen tijdig te constateren. De twee contracten in casu betreffen de inkoop van brandstof en de inkoop van veegwerkzaamheden. Beide contracten zitten inmiddels in een aanbestedingstraject, welke respectievelijk in 2015 en 2016 in werking gaan treden. Teylingen heeft een inkoopscan (spend analyse) aangeschaft en deze tool zal eind dit jaar worden opgeleverd. Hiermee kan onder andere vroegtijdig inzicht worden verschaft over bestedingen met een rechtmatigheidsrisico. Ondertussen is er onlangs met behulp van intern beschikbare tools ook al een inventarisatie gedaan op getotaliseerde crediteurenbetalingen. Deze inventarisatie wordt momenteel nog geanalyseerd op mogelijke onrechtmatigheden. p 4 van 10
4 Prestatielevering 2.8 1 Bevinding: In het huidige proces van factuurautorisaties is geen functiescheiding aangebracht tussen autorisatie van prijs en prestatie. De accountant adviseert om minimaal twee functionarissen zichtbaar inkoopfacturen te laten autoriseren. In 2015 is gestart om op basis van het risicoprofiel van transacties de functiescheiding aan te brengen. Dit project is nog niet volledig afgerond. Controletechnisch gezien is het standaard altijd door twee personen laten accorderen van facturen de meest ideale situatie. Uitgangspunt van de gemeentelijke organisatie is echter vertrouwen in de medewerker en de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie beleggen. Vanuit dit oogpunt is de werkwijze van altijd door twee functionarissen (zichtbaar) laten accorderen een aantal jaren terug bewust losgelaten. Desalniettemin is de organisatie zich bewust van de risico s van het argument gelegenheid bieden. Daarom is onderzocht welke factuurroutes wat dit betreft een hoog risicoprofiel hebben, om hier een extra functionaris in de factuurroute aan toe te voegen. Het MT heeft inmiddels besloten de functiescheiding aan te scherpen voor producten die mogelijk interessant zijn voor thuis. Op dit moment vindt de praktische uitwerking hiervan plaats. Bij het samenvoegen van de drie organisaties zal ook de wijze van factuurafhandeling op de agenda komen te staan. 5 Beschrijving AO/IB 2.6 2 Bevinding: Beschrijving Administratieve Organisatie opstellen en verder verbeteren. Advies om procesbeschrijvingen aan te scherpen door belangrijkste kenmerken toe te voegen (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel?). AO/IB Beschrijvingen zijn opgesteld voor meerdere processen, waaronder betalingen, grondexploitatie, inkoop en salarisadministratie. Overige beschrijvingen zijn nog in ontwikkeling. Het VIC-jaarplan geeft inzicht in de planning van de diverse AO-beschrijvingen. Er wordt nauw toegezien op de uitvoering van deze planning. 6 Verhuurregister 2.9 2 Bevinding: Er is geen (volledig) verhuurregister. De accountant adviseert om de De organisatie is zich goed bewust van het belang van een inzicht in de volledigheid verhuuradministratie te complementeren door bijvoorbeeld gebruik te maken van de en juistheid van de verhuuropbrengsten. Afronding en beheer van het BAG. verhuurregister staan daarom bij de betreffende afdeling hoog op de agenda. Het project is in belangrijke mate afgerond. De afronding van het project ziet op de volledigheid van het register. In het kader van de financiële beheersing van dit proces is het van belang dat dit project wordt afgerond. 7 Inkoop en aanbesteding 2.10 3 Bevinding: In 2014 zijn in de VIC-controle op inkoop en aanbesteding meerdere afwijkingen geconstateerd op het gebied van de naleving van interne en externe afspraken op het gebied van budgetbeheer, mandatering, contractbeheer en organisatorische administratieve afspraken. Wij adviseren om het belang van de naleving van de interne procedures intern te benadrukken. In de uitgevoerde VIC-controles zijn in 2015 opnieuw afwijkingen geconstateerd. De afwijkingen hebben betrekking op: - autorisatie facturen door medewerkers die daartoe niet gemandateerd zijn; - Uitgaven waar geen budget voor beschikbaar is. De betrokkenen zijn hierover gesproken. In alle gevallen waren de betreffende mandaathouders op de hoogte van de uitgaven. Voor wat betreft de beschikbaarheid van de betreffende budgetten geldt dat deze, zoals gebruikelijk, met een begrotingswijziging zijn of worden gecorrigeerd. Desalniettemin wordt intern aangedrongen om scherp te letten op correcte uitvoering van het budgetbeheer. p 5 van 10
8 Verbijzonderde interne controle (VIC) 3 nvt Advies 1: De accountant adviseert om bij de planvorming voor de werkzaamheden vanuit (operationele) risico s te benaderen. Hierdoor kan de meeste aandacht worden besteed aan de meest risicovolle gebieden. Door werkzaamheden te koppelen aan de belangrijkste (operationele) risico s en werking van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen is het mogelijk om deze conclusies wel te trekken. Advies 2: De accountant adviseert om de inrichting van de interne controle functie bij de inrichting van HLT Samen te betrekken. Deze aanbeveling wordt ter harte genomen. De bedoelde planvorming wordt per proces opgepakt. Op dit moment is het nog te vroeg om de inrichting van de VIC concreet onderdeel van HLT te maken, maar het onderwerp staat op ons netvlies en wordt te zijner tijd op de agenda gezet. 9 HLT Samen 4.1 nvt Advies 1: De accountant adviseert om de toegenomen mogelijkheden op het invoeren/verbeteren van functiescheidingen onderdeel te maken van het ambtelijke fusietraject. Op dit moment is het nog te vroeg om het invoeren/verbeteren van functiescheidingen concreet onderdeel van HLT te maken, maar het onderwerp staat op ons netvlies en wordt te zijner tijd op de agenda gezet. Advies 2: De accountant adviseert om relevante verbeteringen, zoals het standaardiseren in een vroeg stadium te betrekken in de planvorming en te bespreken met de gemeenteraden, zodat voordelen op dit vlak snel gerealiseerd kunnen worden. 10 Decentralisaties Sociaal domein 4.2 nvt Advies De accountant constateert dat de interne beheersing rondom het sociaal domein, zowel bij de gemeente, als bij de uitvoeringsorganisatie, nog verbeterd moet worden. De accountant adviseert om een verantwoordings- en controlescan op te stellen en in overleg te treden met de serviceorganisaties om het inzicht op de beheersing van de activiteiten te verbeteren. Er is binnen HLT een werkgroep die het harmoniseren (en standaardiseren) van werkprocessen als taak heeft. Het gaat hier echter wel puur om uitvoering en niet om verordeningen en raadsbesluiten, de gemeenteraden opereren namelijk autonoom. Voorafgaand aan de ingang van de decentralisaties zijn tijdig afspraken gemaakt met de serviceorganisaties zoals ISD (WMO, Jeugd, Participatie) en Holland Rijnland (Jeugdhulp) over de verantwoording. Zo vindt er per kwartaal verantwoording plaats. Wel is het zo dat de verantwoording kan verbeteren. De zorg met betrekking tot de risico s van onrechtmatige bestedingen wordt gedeeld. Er vindt daarom momenteel zowel op ambtelijke als bestuurlijk niveau extra inzet plaats op het nakomen van de afspraken en de inrichting van de interne beheersing bij de serviceorganisaties (vooral voor de Jeugdhulp). Daar waar nodig zullen passende maatregelen worden getroffen, bij voorkeur in regionaal verband. Opgemerkt wordt dat Holland Rijnland binnenkort met een brief aan de raden van de deelnemende gemeenten komt over dit onderwerp. 11 Vennootschapsbelasting 4.3 nvt Advies De accountant adviseert om de ontwikkelingen die voortvloeien uit overleg tussen VNG, VVG en de Belastingdienst nauwgezet te volgen, zodat besluitvorming over de fiscale openingsbalans tijdig kan plaatsvinden. De organisatie volgt de ontwikkelingen die voortvloeien uit overleg tussen VNG, VVG en de Belastingdienst nauwgezet. De aanbeveling wordt zodoende ter harte genomen. p 6 van 10
12 Aanbestedingswetgeving 5.4 nvt Advies In het kader van de ambtelijke fusie tot HLT Samen kunnen lopende inkoopcontracten van de individuele gemeenten zorgen voor een overschrijding van de aanbestedingsgrenzen. De accountant adviseert om op HLT-niveau een scan te De vraag is in hoeverre deze lopende contracten bij elkaar op moeten worden geteld. Dit hangt nog even af van de exacte juridische uitwerking van de rechtspersoon (betekent deze ambtelijke fusie namelijk ook dat HLT wordt gezien maken om overlap in leveranciers in kaart te brengen, zodat nieuwe aanbestedingen als één aanbestedende dienst?). Zodra hier meer definitief duidelijkheid over is zal tijdig opgestart kunnen worden. de inkoopadviseur de gevolgen hiervan op contractvolumes en aanbesteding onderzoeken. Teylingen heeft een inkoopscan (spend analyse) aangeschaft en deze tool zal eind dit jaar worden opgeleverd. Hillegom en Lisse beschikken niet over deze tool. De aanbeveling zou zijn dat beide gemeenten ook over deze tool beschikken zodat HLT samen deze scan kan uitvoeren. p 7 van 10