Verslag verantwoording archief- en informatiebeheer Dongeradeel 2015 StreekarchiefNoordoost Friesland Tj. Jongsma, april 2016 1
Inleiding Dit verslag is in feite een actualisatie van het verslag over 2014, evenals het bij dit verslag behorende verbeterplan. De formele vaststelling van één en ander was in november 2015. Deze lange periode heeft ook te maken met het feit dat het Inter Bestuurlijk Toezicht in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT ) nieuw is en dat de provinciale toezichthouder(s) samen met de gemeenten hiervoor procedures en instrumenten moe(s)ten ontwikkelen. De formele beoordeling van de provincie kwam in februari 2016. In tussentijd is het verslag en verbeterplan over 2014 formeel vastgesteld door B en W (27-10-2015) en de gemeenteraad. Daarnaast stond het op de agenda van het SIO en MT en stond ook de daadwerkelijke uitwerking van een groot aantal verbeterpunten op de rol in 2015. De uitvoering van een aantal van deze verbeterpunten is met het oog op de totstandkoming van de ambtelijke fusie van de DDFK-gemeenten per 1-1-2016, uiteindelijk uitgesteld tot 1-1-2017 op de achtergrond geraakt, dan wel in afwachting van ontwikkelingen op het gebied van de invoering van digitaal en zaakgewijs werken in combinatie met de overgang van ICT naar Leeuwarden in praktische zin in tijd en uitvoering vooruit geschoven. De voorgenomen en uiteindelijke opheffing van de GR Streekarchivariaat Noordoost Friesland per 1-1-2016 met het oog op de ambtelijke fusie van de DDFK-Gemeenten heeft ook geresulteerd in het niet tot uitvoer brengen van een aantal verbeterpunten. Archieftoezicht en IBT Op basis van artikel 12 en 14 van de Archiefverordening gemeente Dongeradeel 2013 is bepaald dat de gemeentearchivaris eenmaal per jaar verslag uitbrengt aan burgemeester en wethouders over het toezicht op het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De taken van de gemeentearchivaris werden in 2015 uitgeoefend door de streekarchivaris van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat Noordoost Friesland, waarvan de gemeente Dongeradeel deel uitmaakt. Het toezicht op het beheer kan gericht zijn op specifieke onderdelen van het archiefbeheer, in tegenstelling tot het hierna volgende, dat in feite de stand van zaken op een zeker moment weergeeft. Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT) in werking getreden. De invoering van deze wet houdt een forse verandering in van het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van onder meer de Archiefwet 1995. Het specifieke toezicht van de provincie is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturend toezicht vooraf is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf ofwel horizontale verantwoording : het college van B&W moet zich in de eerste plaats verantwoorden voor de uitvoering van taken aan de gemeenteraad. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht. In de praktijk betekent dit dat het toezicht niet meer vooraf wordt uitgeoefend door middel van verplichte consultaties en het vragen van toestemming aan gedeputeerde staten, maar achteraf. De toezichthouder beschikt over twee belangrijke bevoegdheden voor het optreden achteraf: 1. De provincie kan op basis van artikel 124 van de Gemeentewet in de plaats treden van en op kosten van - de gemeente, indien er sprake is van onbehoorlijke of niet tijdige uitvoering van een wettelijk verplichte beslissing, handeling of resultaat door het college of de raad. 2. Schorsing en vernietiging van een besluit van het college of de raad dat strijdig is met het algemeen belang of recht op basis van artikel 237a van de Gemeentewet. Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) ontwikkeld. Beantwoording van deze archief KPI s geeft inzicht in het voldoen van de gemeente aan de wettelijke verplichtingen en vereisten die door de Archiefwet 1995 en andere voorschriften worden gesteld en bieden daarmee tevens een kapstok voor de (verplichte) verslaggeving door het college van B en W aan de gemeenteraad. De archief KPI s brengen tevens een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken 2
kunnen worden. De archief KPI s bevatten de volgende te toetsen elementen: 1 Lokale regelingen 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden 4 Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 10 Middelen en mensen Uitvoering De gemeentearchivaris heeft op basis van artikel 32, lid 2 van de Archiefwet twee hoofdtaken: - Beheer van de te bewaren archiefbescheiden in de statische fase na overdracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats - Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden in de dynamische en semi-statische fase Gezien de inhoud en reikwijdte van de archief KPI s en de hoofdtaken van de gemeentearchivaris, is deze de meest aangewezen persoon voor het opmaken van het KPI-verslag. Als archiefzorgdrager is het college van B en W op basis van artikel 30 van de Archiefwet bestuurlijk verantwoordelijk voor het vaststellen van het KPI-verslag. Het vastgestelde verslag wordt dan ter beoordeling naar de gemeenteraad gezonden. Het verslag wordt dan tevens aan de provinciale toezichthouder gezonden. Het verslag In het bijgevoegde verslag wordt aan de hand van de tien archief KPI s ingegaan op de stand van zaken van de archieven en de informatiehuishouding. Het is gebaseerd op door de streekarchivaris ingevulde KPIvragenlijsten, waarbij nauw samengewerkt met en informatie geleverd werd door het team DIV van de afdeling BMO. De ingevulde vragenlijsten worden gebruikt om te bepalen waar de gemeente Dongeradeel op dit moment staat. In de vragenlijsten wordt verschil gemaakt tussen niet-overgedragen archieven en naar de archiefbewaarplaats overgedragen archieven. Beide aspecten komen in het verslag aan de orde, hoewel de nadruk ligt op de niet-overgedragen archieven. De verantwoording voor het beheer van de overgedragen archieven wordt in het jaarverslag van het Streekarchivariaat afgelegd. Uit de ingevulde vragenlijsten wordt duidelijk of de gemeente voldoet aan de wettelijke eisen. Is dat niet het geval, dan is in de systematiek van het interbestuurlijk toezicht er sprake van taakverwaarlozing. Het niet oplossen van de oorzaak daarvan kan via een interventieladder leiden tot ingrijpen door de provincie in de vorm van bestuursdwang. Hoewel de gemeente moet voldoen aan alle eisen van de Archiefwet, kan wel gesteld worden dat het oplossen van sommige gebreken een hogere prioriteit heeft dan andere. Gelijktijdig zou met bovengenoemde documenten wordt ook het zogenaamde verbeterplan, waarin de aanpak van gesignaleerde knelpunten wordt aangegeven aangeboden. Dit verbeterplan is voor wat betreft het nietovergebrachte archief ambtelijk primair de verantwoordelijk van DIV en voor wat betreft de overgebrachte archieven die van de gemeentearchivaris. Dit verbeterplan is nog grotendeels identiek aan het verbeterplan bij het vorige verslag. Een groot aantal daarin opgenomen zaken zijn niet enkel in één jaar op te lossen en behoort in feite tot een continue proces tot verantwoorde kwaliteitsverbetering, waarvan de uitvoering met toewijzing van de daartoe behorende middelen en tijdsinvestering behoort tot het afdelings- of teamplan. Tot slot De provincie beoordeelt de KPI vragenlijsten aan de hand van een aantal cruciale risicofactoren. Deze zijn: - Het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te 3
passen kwaliteitssysteem. - Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht - Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd danwel overgebracht - Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in daartoe geëigende omgevingen. Deze risicofactoren zijn omgezet naar de volgende thema s, waarbij de beoordeling plaats vindt aan de hand van verschillende KPI vragen. 1. Kwaliteitssysteem 2. Goede, geordende en toegankelijke staat 3. Selectie, vernietiging en openbaarmaking 4. Beheeromgevingen Het algemene beeld op basis van de ingevulde vragenlijsten en het daarop gebaseerde verslag met aanbevelingen is dat nergens sprake is van taakverwaarlozing en dat het beheer van analoge informatie grotendeels onder controle is, hoewel er aandachtspunten zijn waarin voorzien moet worden. Verder blijkt dat vooral vastlegging van beleid inzake de digitale informatievoorziening, de digitale beheeromgeving en de uitwerking van kwaliteitsprocedures meer aandacht behoeven. De toenemende automatisering van informatie- en gegevensbeheer vraagt vooral van de informatiekant van ICT een nauwere samenwerking met DIV op het gebied van informatiebeheer en inrichting van informatiesystemen. De aanschaf, vervanging of anderszins van procesapplicaties heeft ook gevolgen voor informatie- en archiefbeheer (verantwoording, vindbaarheid, authenticiteit, opslag etc). DIV als informatiebeheerders moeten ook in deze processen betrokken worden en blijven. Een punt van aandacht is verder de personele capaciteit om de informatievoorziening te blijven ontwikkelen en bij te houden. In de formele beoordeling van het verslag over 2014 werd door de provincie in februari 2016 het archiefbeheer van de gemeente Dongeradeel als matig beoordeeld. Deze formele beoordeling ging vergezeld met een aantal aanbevelingen. Deze aanbevelingen zijn grotendeels gelijk aan de in het vorige en huidige verslag gedane (eigen) aanbevelingen. 4
Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording van de uitvoering van de Archiefwet ten aanzien van archieven door de gemeente Dongeradeel 2015 1: Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Zowel de Archiefverordening Dongeradeel als het Besluit Informatiebeheer Dongeradeel zijn in 2013 vastgesteld en actueel. De in vorige verslagen en in het verbeterplan opgenomen opmerkingen over samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen zijn nog niet in de volle breedte opgepakt en in uitvoer gebracht. Onduidelijk is of de taken in mandaat dan wel delegatie worden uitgeoefend en waar dan de verantwoordelijkheid van zorg en beheer van de uit de taken voortvloeiende archiefbescheiden ligt. Het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats en de daarin geplaatste overgedragen archieven was in 2015 opgedragen aan de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordoost Friesland. De streekarchivaris fungeerde als gemeentearchivaris van Dongeradeel en is dat tevens van de gemeenten Ameland en Schiermonnikoog. De archiefverordening voor het Streekarchivariaat is verouderd en diende vernieuwd te worden in aansluiting op de Archiefverordening Dongeradeel 2013 en Besluit Informatiebeheer Dongeradeel 2013. De uitvoering van de actualisatie is door de voorgenomen opheffing van het Streekarchivariaat als gemeenschappelijke regeling en opname van functies, taken en werkzaamheden in de ambtelijke organisatie van Dongeradeel (en daarmee ook in de toekomstige ambtelijke fusie-organisatie DDFK-Gemeenten) op te nemen, opgeschort. De opheffing is per 1-1-2016 geëffectueerd. Nagegaan moet worden of de bestaande regelingen passend zijn voor de huidige situatie en de organisatie in DDFK verband. - zorg voor beleid waarmee in geval van wijziging in taken of organisatie, samenwerking en uitbesteding de bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheid voor de betrokken informatie wordt geregeld. blijf zorgen voor een actueel overzicht van gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden, met de voorgeschreven onderdelen, taken daarvan en de verantwoordelijkheid voor de archivering of archiefzorg. - zorg voor het alsnog regelen van de archiefzorg in bestaande gemeenschappelijke regelingen. - blijf zorgen voor een actuele Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer 2: Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient er een toetsbaar kwaliteitssysteem zonder duidelijk te maken wat daarmee bedoeld wordt voor het archiefbeheer te zijn. In feite dient het informatiebeheer gedocumenteerd en toetsbaar plaats te vinden op basis van referentiekaders en normen van bijvoorbeeld KING en het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN). De gemeente Dongeradeel heeft in 2013 een aanzet gemaakt tot het opzetten van een dergelijk systeem voor de digitale archivering. Overigens is pas recent (januari 2016) de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden verschenen, dat in feite een eerste aanzet is met een overzicht van eisen en voorschriften op velerlei terrein waarmee het Informatiebeheer te maken heeft en aan moet voldoen. In het kader van kwaliteitszorg is in het verslagjaar wel verder gewerkt aan kwaliteitscriteria (beheer) van het huidige DMS. Ten behoeve van de analoge archief- en dossiervorming zijn de nodige handleidingen, procedures, voorschriften en dergelijke aanwezig. 5
Het Strategisch Informatie Overleg (SIO), ingesteld ten behoeve van de regie over het gemeentelijk archiefbeleid, waaronder ook zaken ten aanzien van vervanging, vervreemding, overbrenging en beperking van de openbaarheid, is enkele malen bijeengekomen. Het archieftoezicht of inspectie door de streekarchivaris, waarbij meer op operationeel niveau wordt ingegaan op aspecten van archiefbeheer, is tot nu toe weinig intensief geweest. Wel werd de streekarchivaris regelmatig geraadpleegd en betrokken bij de voorgeschreven archiefwettelijke procedures. Het archieftoezicht door de streekarchivaris en het rapporteren daarover is in het verslagjaar beperkt gebleven tot werkzaamheden rond de IBT rapportage over 2014. Verder testen en invoeren van het opgestelde kwaliteitssysteem in samenhang met de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden met vastlegging van structuur, verantwoordelijkheden, processen en richtlijnen binnen de wettelijke of voorgeschreven kaders en implementatie van de toetsing volgens de PDCA cyclus. Aanbeveling (gemeentearchivaris): Het toezicht op archiefbeheer als taak van de streekarchivaris uitwerken en daadwerkelijk invullen met een jaarlijkse rapportage. 3: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Het aanwezige Documentair Structuur Plan (DSP) (in feite een lijst of overzicht van voorkomende werkprocessen) dient als basis voor de opgenomen / op te nemen zaken in het Document Management Systeem (DMS). Van de in het huidige DMS opgenomen zaaktypen zijn goedgekeurde functionele ontwerpen (procesbeschrijvingen) aanwezig. Deze kunnen (weer) dienen als bouwstenen voor het nieuwe zaaksysteem. Daarnaast zijn er diverse registraties van bestanden en archiefbescheiden. De gemeente beschikt echter niet over een volledig overzicht waarin aangegeven wordt over welke analoge en digitale archiefbescheiden of gegevensbestanden het beschikt, waar deze zich bevinden, hoe deze beheerd (ook op langere termijn), bewaard en geraadpleegd worden en wie er verantwoordelijk voor is. Daarmee is er geen greep of zicht op alle informatie- en gegevensbestanden, die zich binnen de gemeentelijke organisatie voordoen en wordt het risico op onzorgvuldig handelen en het verloren gaan van te bewaren informatie sterk vergroot. De (meeste) archiefbescheiden, zowel de niet-overgebrachte als de overgedragen, bevinden zich in een goede en geordende staat. Het papier, de printers en inkt/toners, dozen, mappen en hechtmechanieken die de gemeente Dongeradeel en het Streekarchivariaat gebruiken bij de opmaak en beheer van archiefbescheiden voldoen aan de eisen van de Archiefregeling. Bij inkoop van materialen wordt rekening gehouden met deze eisen. zorg voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van analoge en digitale bestanden, waarmee een verantwoorde wijze van beheer van informatie gerealiseerd kan worden. - zorg voor opname van de kwaliteitseisen uit de Archiefregeling in het inkoopproces. 4: Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal 6
informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente kent een hybride archivering. Dat houdt in dat er zowel analoog als digitaal wordt gearchiveerd. Een aantal zaaktypen zijn in het DMS uitgerold, waarbij functionele ontwerpen zijn vastgesteld waarin o.a. 'archiveringskenmerken' zijn vastgelegd. Op dit niveau worden eveneens metadata vastgelegd op basis van een vooraf vastgesteld metadataschema. Als opslagformaat voor de digitale archiefbescheiden wordt PDF of PDF/A gebruikt. Onduidelijk is het verdere gebruik van open standaarden bij informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven (bijvoorbeeld rekenbladen, afbeeldingen, websites). Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie of encryptie. De gemeente werkt (nog) niet aan de hand van het Referentiemodel Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), waarmee in feite kwaliteit van de digitale gemeentelijke informatie gegarandeerd en getoetst wordt. Er is een overzicht van de informatiearchitectuur en (proces)applicaties en hun onderlinge samenhang, maar onduidelijk is in hoeverre deze applicaties voldoen aan functionele eisen aan de hand van NEN 2082 (opname, registratie, behandeling, bewaren, vernietigen en overdracht van digitale gegevens). Bij aanschaf en beheer van procesapplicaties wordt onvoldoende gekeken naar informatie- en (wettelijke) archief(beheers)aspecten. Er zijn geen waarborgen voor een betrouwbaar en duurzaam beheer voor de hierin opgenomen digitale procesinformatie. Deels kan dit opgelost worden door in ieder geval DIV als informatie- en archiefbeheerder te betrekken bij aanschaf, inrichting en beheer. De overgang van ICT naar de gemeente Leeuwarden zal het in gebruik nemen van een nieuw zaaksysteem (DMS) tot gevolg hebben. De overgang zal gepaard moeten gaan met een zorgvuldige conversie en migratie van bestanden. In het verslagjaar is de overgang van ICT naar Leeuwarden nog niet volledig geregeld, maar wel is in dat verband (ook met de overige DDFK gemeenten) meegewerkt aan voorbereidingen voor de aanschaf en komst van een nieuw zaaksysteem in het project Digitaal en Zaakgericht Werken. De ontwikkeling van een digitale bewaarstrategie moet nog plaatsvinden in DDFK verband. Ontwikkelingen rond digitale bewaring (e-depot) worden gevolgd in samenhang met ontwikkelingen en activiteiten op dit terrein in de gemeente Leeuwarden. Evalueer aan de hand van RODIN de stand van zaken rondom de digitale archivering en beheeromgeving in samenhang met het verder te ontwikkelen kwaliteitszorgsysteem. Ontwikkel een bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden, waarin aandacht wordt besteed aan beheer, bestandsformaten, conversie, migratie en encryptie van alle digitale gemeentelijke informatie. - Zorg voor waarborgen voor een duurzaam en betrouwbaar beheer van digitale procesinformatie in procesapplicaties - Zorg voor het meenemen van conversie en migratie bij het nieuwe zaaksysteem. 5: Vernietigen en vervreemden van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? In de registratiefase en bij de vorming van dossiers en digitale zaken wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de selectie van op termijn vernietigbare bescheiden en de te bewaren en uiteindelijk over te dragen archiefbescheiden. Jaarlijks worden de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden volgens de geldende voorschriften vernietigd en op de juiste wijze vastgelegd. Ook voor daadwerkelijke vernietiging van daartoe in aanmerking komende digitale archiefbescheiden, zoals ook vastgelegd in de betreffende functionele ontwerpen van het DMS, wordt volgens een vastgestelde procedure gezorgd. Hoewel over het algemeen voldoende rekening gehouden wordt met de voorschriften en termijnen van de vigerende vernietigingslijst, zijn er wel 7
een aantal uitzonderingen (langer bewaren dan de voorgeschreven vernietigingstermijn) voor een aantal categorieën archiefbescheiden gemaakt, zonder dat de redenen daarvoor voldoende vastgelegd zijn. Overigens is het om systeemtechnische redenen niet (meer) mogelijk een voldoende specificatie te geven op grond van welk categorieën in de vernietigingslijst archiefbescheiden worden vernietigd. Voor een goede verantwoording is dit wel noodzakelijk. Vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd vind in de hybride archiveringspraktijk wel plaats, maar alle analoge stukken worden vooralsnog nog bewaard. Desondanks is er sprake van substitutie, hetgeen niet formeel vastgelegd is. Het regelen van de formele vastlegging van vervanging of substitutie is in het verslagjaar onderdeel gemaakt van het project Digitaal en Zaakgericht Werken, waarvoor in 2016 het fundament wordt gelegd. Vervreemden van archiefbescheiden heeft niet plaatsgevonden. - zorg voor een voldoende specificatie (categorieën uit de vernietigingslijst op grond waarvan vernietigd wordt) van de jaarlijkse verklaring van vernietiging - zorg voor beleid en procedures, analoog aan de papieren archiefbescheiden, ten aanzien van selectie en vernietiging van alle gemeentelijke digitale informatie, waarbij ook aandacht wordt besteed aan bijvoorbeeld kopieën op netwerkschijven, back-ups en applicaties. - zorg voor formele vastlegging van substituties van zowel papier naar digitaal, digitaal naar papier als digitaal-digitaal (conversie of migratie) - zorg voor een juiste toepassing van de geldende Selectielijst, documenteer afwijkingen en laat deze formeel vaststellen 6: Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? Vrijwel alle bestanden van vóór 1984 (archieven van de voormalige gemeente Dokkum, Oost- en Westdongeradeel) zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, dat beheerd wordt door de streekarchivaris. Achterstanden bestaan nog uit kleine aanvullingen op reeds overgedragen bestanden of (kleine) archiefbestanden van (opgeheven) organisaties. Deze bestanden wachten op enigerlei vorm van bewerking alvorens overdracht kan plaatsvinden. In overleg met de streekarchivaris wordt daaraan gewerkt. Er is een overzicht gemaakt en aan enkele bestanden op die lijst wordt gewerkt voor overbrenging. In het verslagjaar zijn al bestanden overgebracht. Het eerstvolgende blok voor overbrenging is het archief van de gemeente Dongeradeel en behelst de periode 1984-1999. Dat dient circa 2020 overgebracht te zijn. Aanbeveling (gemeente): - ( blijf) zorg(en) voor een actuele lijst van achterstanden met daarbij een plan van aanpak (inclusief planning en kosten) voor het wegwerken daarvan. 7: Archiefbewaarplaatsen, Archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De gemeentelijke archiefruimten (voor de niet-overgebrachte archieven) zijn in orde en dat is door de Provinciale Archiefinspectie bevestigd in 2009. De toen vereiste watermelders zijn inmiddels aangebracht. De ruimten worden gemonitord op temperatuur en luchtvochtigheid. De serverruimte is niet onderzocht op de vereisten, maar er zijn wel voorzieningen ten aanzien van klimaat, waterdetectie en beveiliging aanwezig. Vanwege de voorgenomen ICT overgang is de serverruimte niet (meer) onderzocht op het voldoen aan de vereisten. Ook de archiefruimte bij Burgerzaken is in het verslagjaar niet onderzocht of deze wel voldoet aan de daarvoor gestelde eisen. 8
De gemeente kent geen e-depotvoorzieningen. De (voorgenomen) overgang van ICT naar Leeuwarden, de daaruit voortvloeiende (gezamenlijke) invoering van een nieuw zaaksysteem, geven ook de aansluitende mogelijkheden voor de gezamenlijke creatie van e-depotvoorzieningen. Bij de invoering van het nieuwe zaaksysteem en dus in het project Digitaal en Zaakgericht Werken zal ook aandacht geschonken (moeten) worden aan de inrichting, opslag en de regelgeving daaromtrent. Het regelen van de digitale bewaring zal gebeuren in overleg met het Historisch Centrum Leeuwarden (i.c. de gemeentearchivaris van Leeuwarden). De archiefbewaarplaats (voor de overgedragen archieven) van de gemeente Dongeradeel, beheerd door de streekarchivaris, voldoet aan alle eisen van de Archiefregeling. Temperatuur en luchtvochtigheid worden gemonitord. - nagaan of de serverruimte voldoet aan de eisen en zo mogelijk daartoe voorzieningen treffen. - nagaan of de archiefruimte bij Burgerzaken voldoet aan de eisen en zo mogelijk daartoe voorzieningen treffen. - De ontwikkeling van de digitalisering is dusdanig dat e-depot (betrouwbare technische digitale opslag, mensen, middelen, processen en procedures voor vastleggen, beheer en toegankelijkheid) voorzieningen getroffen moeten worden. Zo mogelijk in regionaal verband. En hierop vooruitlopend hier zoveel mogelijk rekening mee houden door o.a. open bestandsformaten voor te schrijven. 8: Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? De archiefbewaarplaats van de gemeente Dongeradeel wordt beheerd door de streekarchivaris. De opgenomen archieven, zowel de overgebrachte gemeentelijke als de in bewaring gegeven of geschonken niet-overheidsarchieven zijn opgenomen in het geautomatiseerde archiefbeheerssysteem van het Streekarchief. De archieven zijn in principe openbaar (tenzij anders aangegeven en bepaald bij overdracht, inbewaargeving of schenking) en kosteloos raadpleegbaar op de studiezaal van het Streekarchief. Het merendeel van de overgedragen archieven is geordend en de toegangen zijn (grotendeels) ook digitaal raadpleegbaar via de website van het Streekarchief, naast de andere gemeentelijke documentaire collecties (Bibliotheekcollectie Van Tuinen, Fotoarchief). Er zijn wel achterstanden in bewerking van met name latere aanvullingen op de archieven van de voormalige gemeente Dokkum, Oost- en Westdongeradeel. Aan het wegwerken van die achterstanden wordt gewerkt. Het Streekarchivariaat maakt geen gebruik van een kwaliteitssysteem, waarmee getoetst kan worden of het beheer van de archieven aan de eisen voldoet. Aanbevelingen (gemeentearchivaris): - Invoeren en toepassen van het Kwaliteitshandboek voor de Nederlandse archieven bij het Streekarchieft. - uitvoeren van het plan van aanpak voor het wegwerken van de bewerkingsachterstanden van de archieven van de voormalige gemeenten Dokkum, Oost- en Westdongeradeel. 9: Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Heeft de gemeente plannen voor het behoud van (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 9
Ten aanzien van archiefbescheiden (of andere objecten met een cultuurhistorische waarde zijn geen plannen of procedures in geval van calamiteiten. Dit geldt voor zowel de niet-overgebrachte als de overgedragen archieven in de archiefbewaarplaats van het Streekarchief. Bij de verschillende (landelijke) basisapplicaties zijn wel informatiebeveiligingsplannen opgesteld. Aanbeveling - zorg, gezamenlijk en met I.C.T. voor een calamiteitenplan. 10: Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De transitie van analoge archivering naar digitale archivering kost tijd, geld en inzet en tegelijkertijd is er bij de invoering van de midoffice of zaaksysteem menskracht (1 fte) ingeleverd. Dit leidt / heeft geleid tot achterstanden in zowel uitvoerend (achterstanden in de bewerking voor overdracht, vergroting van de werkvoorraden analoge dossiervorming, achterstand in de verwerking van grote projectarchieven) als in het beleidsvoorbereidende werk ten behoeve van bijvoorbeeld kwaliteitszorg en opstellen van procedures en voorschriften. Vooralsnog lijkt de formatie en beschikbare middelen kwalitatief genoeg voor de taken. In kwantitatieve zin lijkt dat niet het geval, gezien de ontstane achterstanden. Vergroting van die achterstanden kan deels voorkomen worden door vooraf afspraken te maken over archivering, bij zeker afdelingsarchieven en in geval van grote projecten, waarvan de registratie en archivering van stukken zich merendeels buiten het zichtveld van het team DIV voltrekt. Er zijn inmiddels afspraken gemaakt tussen DIV en projecten (Súd Ie en Wetterfront / GR DDFK) gemaakt voor opbouw, bijhouden en archivering van deze (deel)archieven. De invulling van de functie van teamleider DIV door deze te delen met de soortgelijke functie in Kollumerland heeft wel geleid tot een kwalitatieve verbetering, maar deze deeltijd invulling heeft tegelijkertijd ook nadelige gevolgen voor de uitvoering van vakinhoudelijke voorbereidende taken ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden. Voor de nog te ontwikkelen e-depotvoorzieningen zullen nog wel de benodigde investeringen gemaakt moeten worden. Voor het beheer en beschikbaarstelling van de overgedragen archieven heeft het Streekarchief vooralsnog genoeg middelen en mensen (2 fte s) beschikbaar, hoewel met de verscheidenheid aan werkzaamheden (beheer, bewerken, beschikbaarstellen van archiefbescheiden in analoge vorm, beschikbaarstellen van toegangen, indexen en documentatie in digitale vorm, informatieverstrekking etc). in combinatie met taken op het gebied van toezicht op beheer en IBT de grenzen van de mogelijkheden wel genaderd zijn. - Maak afspraken over archiefstructuur, archivering en verantwoordelijkheden bij projecten - Maak afspraken over archiefstructuur, archivering en verantwoordelijkheden bij afdelingsarchieven - Ontwikkel een plan van aanpak voor de realisatie van een e-depot Aanbevelingen (gemeentearchivaris) - Zorg voor een nieuw meerjarenbeleidsplan voor het Streekarchief waarin ook aandacht wordt besteed aan de toenemende intensiteit van taken in het kader van toezicht op het beheer en Inter Bestuurlijk Toezicht op de gemeentelijke archiefzorg 10