Project e-depot voor de Achterhoek Introductie Geschiedenis en aanleiding Looptijd: januari-december 2015
Deelnemers project
Doel project Fase I Het project is gericht op het: Opstellen van zeven kennisproducten Oefenen in een demo-omgeving Samen kennis opdoen
Werkwijze Het project is opgezet volgens Prince2: Stuurgroep Projectgroep Werkgroepen Maakt gebruik van 3 pilot processen van: Gemeente Doetinchem (monumentendossiers) Gemeente Lochem (bouwvergunningen) Waterschap Rijn en IJssel (watervergunningen) Gebruikt om te oefenen in de demo-omgeving
Communicatie Het project deelt kennis via: Nieuwsbrieven DIVdag Algemeen Bestuur ECAL TMLO middag Archief2020 (projectpagina, koplopersoverleg) Kennisbijeenkomst (16 februari)
Kennisproducten 1. Toepassingsprofiel metadata (o.b.v. TMLO) 2. Toetsingskader (a.d.h.v. ED3 en ISO 16363) 3. Continuiteïtsplan 4. Architectuuroverzicht 5. Bewaar- en beheerstrategie 6. Kostenoverzicht 7. Kaders beschikbaarstelling
Toepassingsprofiel Eén toepassingsprofiel Uitwisselen van gegevens tussen zorgdragers Van belang bij overbrenging en aansluiten op e-depot
Toetsingskader ED3 Toelichting Aanvullende criteria
Continuïteitsplan Zorgdrager beheerorganisatie leverancier Bedreigingen en calamiteiten Risico s Maatregelen
Architectuuroverzicht Aanbieders e-depot gebruikers Archiefwaardige informatie Koppelvlakken
Bewaar- en beheerstrategie Eenduidige aanlevering van archiefbescheiden Standaard duurzame bestandsformaten Passieve en actieve preservering
Kostenoverzicht Zorgdrager eenmalig structureel Beheerorganisatie eenmalig structureel
Kaders beschikbaarstelling Gebruikers Landelijk beleid Wet- en regelgeving
Kennisproducten De opgeleverde kennisproducten zijn te downloaden via: http://www.ecal.nu/e-depot http://www.regionaalarchiefzutphen.nl/actueel/e-depot
Leermomenten Exporteren Importeren Verkrijgen van informatie Afstemmen kennisproducten
Enthousiasme deelnemers Gelijkwaardigheid van projectpartners E-depot is van ons allemaal Ontdekkingstocht Bevlogenheid deelnemers
Hoe nu verder? Project is afgerond, maar nog geen e-depot vervolg!
Vervolg Project E-depot voor de Achterhoek, Fase 2 Looptijd: januari-november 2016 Met wie: dezelfde deelnemers als project Fase 1
Doel project Fase 2 Wat gaan we doen? 1. Gekwalificeerde beheerorganisatie (toetsen) 2. Kennisoverdracht naar deelnemende zorgdragers 3. Beschikbaarstelling (zoekportaal) 4. Opstellen programma van eisen aanbesteding fysieke e-depotomgeving
zorgdragers Gemeente Lochem Bouwdossiers handmatig (achteraf gedigitaliseerd) Gemeente Doetinchem monumentensubsidies Corsa Waterschap Rijn & IJssel watervergunningen SharePoint
zorgdragers Gemeente Lochem Bouwdossiers handmatig (achteraf gedigitaliseerd) Gemeente Doetinchem monumentensubsidies Corsa Waterschap Rijn & IJssel watervergunningen SharePoint
zorgdragers Gemeente Lochem Bouwdossiers handmatig (achteraf gedigitaliseerd) Gemeente Doetinchem monumentensubsidies Corsa Waterschap Rijn & IJssel watervergunningen SharePoint TMLO TMLO TMLO
zorgdragers Gemeente Lochem Bouwdossiers handmatig (achteraf gedigitaliseerd) Gemeente Doetinchem monumentensubsidies Corsa Waterschap Rijn & IJssel watervergunningen SharePoint TMLO TMLO TMLO E-depot voorziening DiVault
zorgdragers Gemeente Lochem Bouwdossiers handmatig (achteraf gedigitaliseerd) Gemeente Doetinchem monumentensubsidies Corsa Waterschap Rijn & IJssel watervergunningen SharePoint TMLO TMLO TMLO E-depot voorziening DiVault archief zorgdrager ieder ander
Export Complex en tijdrovend: zelfs met kleine aantallen uit één proces o Omschrijf duidelijk hoe de export eruit moet komen te zien. o Export enkelvoudig dossier anders dan bulk export. Onvolledige metadata: Ontbrekende verplichte TMLO metadata velden (vorm) Afwijkende metadata: locatie gegevens Foutieve metadata: Voornamelijk foutieve data (00-00-0000 of 12-06-2773)
Import Naam/Titel gebaseerd op samenstelling metadata gegevens: Verlenen bouwvergunning voor <handeling> <object> <straatnaam> <huisnummer> <letter> <toevoeging> <plaatsnaam> op <datum vergunning> Niet altijd een één-op-één relatie tussen dossier en archiefstuk: één archiefstuk kan in meerdere dossiers voorkomen
Vragen?