Datum 2 april 2012 Afzender Caroline Kohlmann Telefoon +31 (0)15 27 85847 E-mail c.j.c.kohlmann-vannoord@tudelft.nl Betreft Verslag OV 126 d.d. 15 maart 2012 Technische Universiteit Delft Verslag 126 e OR-overlegvergadering op donderdag 15 maart 2012 12.OR/098 Universiteitsdienst Bestuursondersteuning 5 10 15 20 25 30 Aanwezig: College van Bestuur drs. D.J. van den Berg prof.ir. K.C.A.M. Luyben drs. P.M.M. Rullmann Directies UD drs. J.L. Mulder mr. C.J.C. Kohlmann-van Noord Ondernemingsraad mw. B.H. Heersma mw. mr. M.H. Koopman dr.ir. J.H. Baggen dr.ir. G.C.J. Bart A. Beeloo dr. M. Blaauw V.P.M. van Croonenburg S. Delfgou P.J. van Dijk mw. J.M. Dijkshoorn mw. F.R. Edoo A. den Hollander dr. E. Louw J.J. Meijer ir. D.A. Roozemond B. Stuivenberg mw. M.P. Swarte mw. drs. R.J. Tange-Hoffmann - Voorzitter College van Bestuur - Rector Magnificus - Vice President for Education and Organisation - secretaris Universiteit - secretaris overlegzaken - voorzitter Ondernemingsraad - secretaris Ondernemingsraad 35 Met kennisgeving afwezig B. Sewnandan - ambtelijk secretaris Ondernemingsraad dr. R. van Egmond drs.ing. D. Hoeneveld dr. C. Kraaikamp 40 Gasten Prof.dr.ir. T.H.J.J. van der Hagen (ag.pt. 3), ir. W.J.S.M. van Wezenbeek (ag.pt. 4), ir. M.N.A.J. Vogt (ag.pt. 5) 45 Status verslag: vastgesteld d.d. 24 mei 2012
Pag./van 2/5 50 55 60 65 1. Opening en vaststelling van de agenda Van den Berg opent de vergadering om 14:00 uur. 2. Mededelingen CvB-zijde - Van den Berg refereert aan de THES-ranking waarbij de TU Delft op plaats 51 staat en daarmee de eerst genoemde Nederlandse universiteit is. Spreker heeft vanochtend op BNR kunnen melden dat dit laat zien dat Nederland iets in huis heeft en dat daarmee zorgvuldig omgegaan dient te worden. - Luyben meldt dat het BE-Basic programma in het kader van het topsectorenbeleid goed gescoord heeft. Voor het totale consortium is zeer waarschijnlijk m 45 toegezegd om dit verder te versterken. - Mulder licht toe dat de onderwijsinspectie op bezoek is geweest in verband met een beleidsonderzoek naar de invoering van de harde knip. Dit onderzoek wordt bij een aantal universiteiten gedaan. In Delft is een consistent beeld aangetroffen. Afgezien van het feit dat er nog ingeregeld wordt, bestaat bij de inspectie de indruk dat de maatregel goed ingebed is. - Luyben meldt dat de onderwijsinspectie op 10 april a.s. ook op bezoek komt i.v.m. een onderzoek naar promotietrajecten bij werktuigbouwkunde. Het betreft geen inspectie achteraf, andere universiteiten worden in dit verband ook bezocht. - Rullmann geeft aan dat gastvrijheid is verleend aan ISO om een studieschuldmeter op te hangen bij de Aula. 70 75 80 85 90 95 100 105 110 3. Herijkingsmaatregel TNW/Photronics Gast: prof.dr.ir. T.H.J.J. van der Hagen De OR is met de OdC positief op de wijze waarop het traject verlopen is. Er heerst een positief gevoel bij de manier waarop naar oplossingen is gezocht. Roozemond constateert dat het strategisch doel qua bezuiniging met deze maatregel niet wordt gehaald. De OR informeert hoe dit alsnog wordt behaald. Van der Hagen dankt de OR voor de positieve woorden en geeft aan dat een intensief traject doorlopen is. Boventalligheid is voorkomen, voor alle betrokkenen zijn geaccepteerde afspraken gemaakt. Als gevolg van herplaatsing van één betrokkene bij een andere afdeling is de reductie van de kosten minder dan beoogd. In het totale TNW-herijkingstraject zal echter meer worden bezuinigd dan aanvankelijk was voorzien. Roozemond informeert of het onderzoek dat de herplaatste medewerkers gaan doen, passen binnen de nieuwe onderzoeksportfolio van TNW. Van der Hagen antwoordt dat met de afdelingen en de betrokkenen zeer intensief gesproken is en er geen twijfel bestaat over de inbedding. De OR constateert dat door de gekozen, overigens menselijke, oplossing de aanspraak op de herijkingvoorziening minder is. Uit strategische middelen wordt echter bijgesprongen. Roozemond vraagt zich af of die middelen daarvoor bedoeld zijn en of dit soort oplossingen ook bij andere faculteiten kan worden toegepast. Van den Berg antwoordt dat dit maatwerk betreft. Het is niet bedoeld als model om structureel toe te passen. Van der Hagen vult aan dat dit traject via de Taskforce gelopen is. Blauw concludeert dat maatwerk geleverd kan worden wanneer dat moet en hij verondersteld dat het College hier in specifieke gevallen ook bij anderen welwillend tegenover zal staan. Mulder geeft aan dat specifieke issues met verstand bekeken worden en refereert in dit verband aan de gefaseerde aanpak bij TBM. Louw constateert desalniettemin een tegenstrijdigheid. Hij meent dat TNW de herijkingsdoelstelling ruimschoots haalt en dat voor dit specifieke geval toch middelen vanuit centraal nodig zijn. Luyben antwoordt dat het hier een kwestie van timing betreft, het een 50/50 deal is en dat in dit geval gekozen voor elegante oplossing vanuit organisatorisch, personeel belang. Roozemond besluit met de mededeling dat alle vragen gesteld zijn en dat de OR overall positief tegenover het plan staat. 4. Herijkingsmaatregel UD/overheveling MMS Gast: ir. W.J.S.M. van Wezenbeek Dijkshoorn geeft aan dat het een uitgebreid plan betreft dat helder is geschreven. Het betreft thans slechts een organisatorische wijziging. In het plan wordt verwezen naar een businessplan dat nog volgt. Spreker informeert of met zekerheid gezegd worden dat het latere businessplan niet tot boventalligheid leidt. Van Wezenbeek kan hier geen garanties over geven. Dit traject wordt door alle betrokkenen positief ingegaan. Het is logisch dat e.e.a. organisatorisch onder TUDL komt te hangen. Vanuit die context kan de toekomstige functie van MMS beter bezien worden. Mulder heeft begrip voor de verwarring en geeft aan dat dit alleen een organisatorische overzetting naar een andere directie betreft. De inschatting is dat er weinig personele gevolgen zullen zijn, maar garanties kunnen niet worden gegeven. Als uit het businessplan een reorganisatie volgt, dan wordt dat met de OR besproken. Het zal niet gebeuren dat de overgehevelde mensen in een herijkingsreorganisatie van de TUDL terechtkomen. Dijkshoorn informeert waarom dit plan en het businessplan niet gelijktijdig passeren. Van Wezenbeek antwoordt dat de ophanging nu tamelijk geïsoleerd is. De betrokken medewerkers denken zelf ook dat de toekomst vanuit TUDL-context beter bezien kan worden en dat op deze wijze betere input voor het businessplan geleverd kan worden. 2
Pag./van 3/5 115 Heersma heeft een aantal medewerkers gesproken en geeft aan dat zij zelf enthousiast zijn over de overgang. Bij deze medewerkers bestaat geen zorg voor krimp, zij zien het als kans. Van den Berg besluit het punt met de opmerking dat het überhaupt interessant is om op termijn naar het businessplan te kijken, ongeacht of er personele gevolgen uit voortvloeien. Het businessplan zegt namelijk veel over hoe men kijkt naar de toekomst van de universiteit voor wat betreft het leveren van onderwijsdiensten. 120 125 130 135 140 145 150 5. Herijkingsmaatregel UD/Finance Delfgou merkt op dat het positief is dat er geen boventalligheid is en dat er een bepaalde mate van voorzienendheid geweest is voor wat betreft het natuurlijk verloop. De OR heeft kennisgenomen van het positieve advies van de OdC-UD. De OR heeft wel enige zorgen over de werklast van de mensen die in het SSC overblijven en of het digitaliseringstraject inmiddels volledig gerealiseerd is. Vogt geeft een toelichting op de veranderende omgeving van de TU Delft die tevens impact heeft op Finance. Klanten van Finance gaan hierdoor complexere zaken vragen. Er wordt een ontwikkeling doorgemaakt van administratieve ondersteuning naar meer inhoudelijke ondersteuning en advisering. Om medewerkers hiervoor vrij te spelen worden een aantal projecten op het gebied van digitalisering ingezet. Vogt noemt enkele voorbeelden, zoals digiforms en Basware PM. De digitalisering is thans nog in ontwikkeling. Uiteindelijk zal nog meer handwerk vervallen, waardoor een verschuiving kan plaatsvinden naar meer beleidsmatige en complexere functies. Delfgou informeert of de werkdruk thans realistisch is voor het aantal fte, gezien het feit dat een aantal systemen nog in plaats moeten komen. Vogt is van mening dat dit goed te doen is, althans signalen hierover hebben haar nog niet bereikt. Zij licht toe dat er binnenkort iemand van het SSC-Finance naar het SSC-O&S gaat en dat die vacature waarschijnlijk niet wordt ingevuld, hoewel de herijkingsdoelstelling reeds gehaald is. Er is terughoudendheid in het opvullen van vacatures. Wanneer er pieken zijn worden die met externen opgevangen. Dat is thans nauwelijks het geval. Delfgou informeert of de uitbreiding van de formatie met 3,8 fte samenhangt met de voorziene toename van complexiteit. Vogt geeft aan dat dit wat haar betreft de minimale uitbreiding betreft. Op het moment van schrijven van het plan was voorzien dat de werkdruk op deze onderdelen het hoogst was. Terugkijkend constateert zij dat de complexiteit meer toeneemt dan van tevoren was ingeschat. N.a.v. het organogram licht Vogt desgevraagd toe dat Finance bestaat uit het SSC, concernstaven en groepen die dicht op het primaire proces zitten. Bij iedere faculteit zit een groepje. Zo is er ook een groepje dat werkt voor het primaire proces van valorisatie en de holding. Het is niet zo dat er nu een separate afdeling VC/Holding is gemaakt. Swarte is benieuwd hoe, bij het terugbrengen van formatie en terughoudend beleid m.b.t. het inhuren van externen, de projectenportefeuille constant blijft en hoe bewaakt wordt dat werkzaamheden verschuiven naar andere organisatieonderdelen. Vogt licht toe dat er is ingezet op vier TU-brede Finance-projecten zijn en dat daar op ingezet zal blijven worden. Het valt Swarte op dat de maatregel is afgezet tegen de begroting 2010, terwijl veel maatregelen tegen de realisatie 2009 zijn afgezet. Zij informeert naar de reden hiervan. Vogt geeft aan dat indien het plan vergeleken zou worden met de realisatie 2009 de besparing meer zou zijn dan k 800. Het gekozen moment hangt vooral samen met het samenvallen van de start van de herijking en de komst van Vogt. 155 6. Algemene stand van zaken herijking Mulder geeft een update van de plannen. Bij de Taskforce zijn vijf nieuwe plannen van BK ingediend en een plan m.b.t. het international office. Deze plannen komen over enige tijd bij de OR terecht. Enkele plannen betreft een ander type dan tot nu toe het geval is geweest, het international office is er daar één van. Dit type plannen heeft geen besparingsdoelstelling, maar betreft kwaliteitsplannen. 160 165 7. Vaststellen van het concept verslag van OV125 d.d. 16 februari 2012 Het verslag wordt met inachtneming van een tekstuele wijziging in regel 70 vastgesteld. N.a.v. regel 92 refereert Delfgou aan zijn verzoek om kennis te nemen van een soortgelijk overzicht van de herijkingsvoorziening. Van den Berg antwoordt dat dit speelt in het kader van de vaststelling van de jaarrekening. Sommen in dit verband worden nu gemaakt. N.a.v. actie 15 deelt Kohlmann mee dat de R&O-evaluatie eind maart geagendeerd is in de HR-commissie. In die evaluatie worden de cijfers over bewust belonen meegenomen. 170 175 8. Rondvraag Van Croonenburg informeert of de roadmap qua onderwerpen vergeleken is met het oude instellingsplan. Van den Berg geeft aan dat dezelfde onderwerpen worden afgedekt, maar dat dit wel fris wordt bezien. Van den Berg informeert naar de achtergrond van deze vraag. Van Croonenburg wil graag bezien of de onderwerpen zijn opgenomen die erin moeten staan. Het instellingsplan heeft volgens de WHW een looptijd van zes jaar. Dit plan lijkt een langere looptijd te hebben. Spreker informeert hoe bijstellingen plaatsvinden. M.b.t. de looptijd merkt Rullmann op dat een plan altijd verder vooruit kijkt. Luyben merkt op dat Scheurwater plannen van een tiental universiteiten heeft bestudeerd en op basis daarvan de inhoud heeft bepaald. Tot slot geeft Rullmann aan dat een 3
Pag./van 4/5 180 185 aantal onderwerpen uit het oude instellingsplan zijn doorgetrokken in de roadmap en dat er derhalve sprake is van enige continuïteit. Den Hollander informeert naar de status van de Graduate School. Mulder licht toe dat de Graduate School thans onder O&S valt. Het beleid om promotietrajecten te verbeteren en te versnellen is geen pilot, evenmin als het in kaart brengen van alle promovendi. De ondersteunende organisatie eromheen is wel een pilot. Hiervoor komt voor de komende zomer een organisatievoorstel dat bij de OR op tafel komt. Luyben vult aan dat de graduate office een pilot is, niet de graduate school als zodanig. Koopman verzoekt om er bij de gemeente op aan te dringen om coulant te zijn met het uitschrijven van parkeerboetes bij de open dagen op 4 en 5 april a.s. Van den Berg doet de suggestie om meekomende ouders in de uitnodiging te wijzen op parkeermogelijkheden. 190 9. Sluiting Van den Berg sluit het overleg om 15:30 uur. 4
Datum 2 april 2012 fzender Caroline Kohlmann elefoon +31 (0)15 27 85847 E-mail c.j.c.kohlmann-vannoord@tudelft.nl Betreft Verslag OV 126 d.d. 15 maart 2012 Technische Universiteit Delft Actiepuntenlijst na OV126 nr datum OV Actiepunt wie status 4 10-12-2009 Reservebeleid CvB/F&C Wordt in BTS-verband bezien 15 11-2-2010 De cijfers over Bewust Belonen van de beheerseenheden CvB/HR Bij volgende R&O-evaluatie worden deze cijfers meegenomen 195 69 26-1-2012 Vervolgacties BHV-plan monitoren in VGWM-commissie HR/VGWM-cie Continu proces 200 Groslijst onderwerpen: - Business case/planning Technopolis - Structurele inbedding Graduate School - Regeling nevenwerkzaamheden - Holdingstructuur - Businessplan MMS op termijn bezien ivm visie op het leveren van onderwijsdiensten