Persplan gemeente Noordenveld Maart 2012 Toos Bierhoff Persplan Gemeente Noordenveld, 21 maart 2012
Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 1
Inleiding... 3 Waarom een persplan?... 3 Transparantie en openheid... 3 Doelstelling persbeleid... 3 Samenvatting uitgangspunten... 4 Bijlagen... 4 Persbeleid... 5 Informatiebronnen... 5 Nieuwswaarde... 5 Slecht nieuws... 5 Volgorde interne en externe communicatie... 6 Woordvoering... 6 Verantwoordelijkheid... 6 Middelen... 7 Combinatie van telefoon en email... 7 Persberichten... 7 Persbijeenkomst... 7 Persconferentie... 8 Bewonersbijeenkomsten en informatieavonden... 8 Actieve bijeenkomsten... 8 Informele contacten... 9 Website en online persbeleid... 10 Sociale media... 10 W eblog... 10 Twitter... 11 Q & A... 11 Communicatiekalender... 11 Fotoarchief... 11 Mediatraining... 12 (Rand)voorwaarden... 13 Projecten... 13 Stroomlijning... 13 Bereikbaarheid... 13 Organisatorische voorwaarden... 15 Vakgroep Communicatie... 15 Bekendheid met persbeleidsplan... 15 Evaluatie... 16 Bijlagen... 18 Bijlage 1... 18 Persbericht... 18 Routing persberichten... 18 Bijlage 2... 19 Functiebeschrijving... 19 Bijlage 3... 21 Overzicht van sociale media... 21 Bijlage 4... 23 Richtlijnen voor college B&W... 23 Bijlage 5... 24 Richtlijnen voor ambtenaren... 24 Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 2
Inleiding Waarom een persplan? In de nota Noordenveld 2.0 Participatie en communicatie in de gemeente Noordenveld staan de doelstellingen beschreven die de gemeente wil bereiken op het gebied van participatie en communicatie. vergroten van het draagvlak van het beleid verbeteren van de kwaliteit van de beleidsprocessen bevorderen van het democratische gehalte van de besluitvorming bevorderen van sociale cohesie Naast de eigen communicatiemiddelen van de gemeente vormen de lokale en regionale media een belangrijke schakel in de communicatie naar de bewoners. Bovendien hebben de media een belangrijke en kritische rol in het openbare debat. Een algemene gangbare doelstelling van persbeleid is: De pers juist en tijdig informeren. Dit gebeurt met een gestructureerde en proactieve aanpak. De communicatie met de pers is open, helder en eenduidig. Transparantie en openheid Het streven is aan de voorkant van de berichtgeving te komen en een goede relatie op te bouwen met de media. De intentie is maximale transparantie en openheid, en openbaarheid daar waar het kan. Journalisten zijn een partner in het informeren van de samenleving en opinieleiders. Zij beïnvloeden de publieke opinie en genereren nieuws. Een van de kernwaarden van de gemeente is transparantie, volgens de Visie Noordenveld 2025. Door proactieve berichtgeving dragen we bij aan het transparant informeren van de bewoners en het creëren van draagvlak voor beleid. Op deze manier profileren wij de gemeente en haar bestuur als klantgericht en open. De Commissie Toekomst Overheidscommunicatie (commissie Wallage) legde in 2001 de basis voor actieve openbaarmaking, met als hoofddoel het realiseren van communicatie als recht van de burger. Immers voor een goed functioneren van een democratie zijn openheid en communicatie van levensbelang. Met een proactief persbeleid vult de gemeente Noordenveld een deel van deze doelstelling in. Een proactief persbeleid betekent zelf initiatief nemen tot contact met de pers. Het effect van een reactief persbeleid is dat het college in de verdediging wordt gedwongen. Journalisten waarderen een actieve benadering. Het versterkt de geloofwaardigheid. Bij navraag bij de lokale en regionale journalisten over hun ervaringen met het communicatiebeleid, bleek dat ook zij graag een proactief persbeleid voorstaan. Doelstelling persbeleid In het kort zijn de doelstellingen van dit persbeleid: Een goede relatie met de pers opbouwen en onderhouden. Een transparante communicatie met de burgers. Uitstraling krijgen van een open en klantgerichte gemeente. Een ondersteuning zijn voor de organisatorische en bestuurlijke doelstellingen. In dit persplan worden ook manieren van communiceren besproken die in eerste instantie niet op de journalisten gericht zijn / lijken. Voorbeelden hiervan zijn Twitter, informatieavonden en bewonersbijeenkomsten. Dit persbeleid wordt geschreven vanuit de ideale afdeling communicatie en die afdeling zal de uitvoering van het beleid moeten bewaken. In de gemeente Noordenveld is dit de vakgroep Communicatie. Wanneer in dit persplan wordt gesproken over een gewenste situatie, is dit niet als kritiek bedoeld op de huidige situatie. Het is bedoeld als een situatie waar we naar toe willen op basis van de uitgangspunten beschreven in dit persplan. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 3
Samenvatting uitgangspunten Om bij te dragen aan de wens van het college om te komen tot een nieuw persbeleid, staat hieronder een aantal fundamentele uitgangspunten samengevat. Dit is samengesteld op basis van nota s, visie en algemeen aanvaardbare normen over gemeentelijke persvoorlichting. 1. Het persbeleid is proactief. 2. Informatie gaat juist en tijdig naar de pers, met een gestructureerde en proactieve aanpak. 3. De communicatie met de pers is open, helder en eenduidig. 4. Het streven is maximale transparantie en openheid, en openbaarheid daar waar het kan. 5. Goede communicatie is een recht van de burger. 6. De vakgroep Communicatie van de gemeente Noordenveld bewaakt de uitvoering van het persbeleid. 7. Alle contacten met de pers verlopen via de vakgroep Communicatie, tenzij expliciet ander beleid is afgesproken. 8. Bij de communicatieparagraaf van projecten en plannen wordt actief de manier van communiceren met de pers betrokken. Dit persplan zal de achtergronden en (rand)voorwaarden schetsen van een actief persbeleid. Bijlagen In bijlagen zijn opgenomen: 1. persbericht 2. functieomschrijving communicatiemedewerker 3. overzicht sociale media 4. richtlijnen voor college B & W 5. richtlijnen voor ambtenaren Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 4
Persbeleid Informatiebronnen Journalisten maken gebruik van verschillende soorten informatiebronnen. Hun voorkeur gaat uit naar de informele contacten als belangrijke bron. Uit een onderzoek van het Amerikaanse bureau voor opiniepeilingen Gallup onder ruim tachtig Europese dagbladen blijkt dat dit de top drie van informatiebronnen is van journalisten: 1. informele contacten 2. interviews 3. eigen onderzoek Nieuwswaarde Nieuws is subjectief en afhankelijk van een aantal voorwaarden. Een aantal criteria maakt onderwerpen nieuwswaardig: De informatie moet nieuw zijn, nieuwe cijfers en feiten bieden. Het gebeurt voor het eerst (het eerste homopaar trouwt). De afstand is belangrijk (een ongeluk in Roden haalt de lokale media, een ongeluk in Frankrijk niet tenzij er inwoners van Noordenveld bij betrokken zijn). Het is een actualiteit en tijdgebonden (een kleine voorraad strooizout is zomers niet interessant). Het heeft een maatschappelijke relevantie (de voorgenomen sluiting van brandweerkazerne). Het is afwijkend van het gangbare (iedere twee weken komt de raad samen, als de raadsleden niet komen terwijl ze verwacht worden, is dat nieuws). Ook een conflict is vaak nieuws, omdat het afwijkt van het gangbare (geschil Winsinghhof). Het is interessant of van belang voor (een deel van) de bevolking ( bouw van starterswoningen). Het leidt tot herkenning, human interest (goh, dat had mij ook kunnen overkomen!). Het heeft een amusementswaarde (burgemeester krijgt ezel cadeau, voetballen voor goed doel). Er zijn verschillende media die verschillende doelgroepen bedienen. Het huis-aan-huisblad heeft een ander doel en een andere doelgroep dan bijvoorbeeld de Volkskrant. De gemeente Noordenveld richt zich op dit moment vooral op de lokale en regionale media. De medewerkers van de vakgroep Communicatie kunnen op grond van deze criteria bepalen welk nieuws voor welke media geschikt is. De journalist bepaalt natuurlijk zelf wat het nieuws is. Het is aan ons om ons te verdiepen in de journalisten en te weten wat voor hen nieuwswaardig is. De vakgroep Communicatie zal in samenwerking met medewerkers en bestuurders bekijken welke nieuwswaarde een onderwerp heeft. Om daarna actief op zoek te gaan naar passende media om het nieuws te kunnen overdragen. Een belangrijke opdracht voor de vakgroep Communicatie is om bij de verschillende onderwerpen een actuele kapstok te vinden om iets aan op te hangen. Zo kan bijvoorbeeld een wethouder die met schoolkinderen bollen plant in de Heerenveense Tuin een goede aanleiding zijn om te laten zien waar burgerparticipatie toe kan leiden. Het is zinvol om regelmatig af te wegen of bepaald nieuws ook interessant kan zijn voor landelijke nieuwsmedia. Zo kan een onderwerp waar kinderen bij betrokken zijn, interessant zijn voor het Jeugdjournaal of Hart van Nederland. Soms zijn berichten ook wetenswaardig voor vakbladen. Slecht nieuws Uitzonderingen daargelaten verdient het dringend aanbeveling om slecht nieuws in één keer naar buiten brengen. Het is een menselijke en begrijpelijke reactie om niet de hele waarheid te vertellen bij een crisis of bij slecht nieuws. Dit is echter af te raden! Het achter elkaar naar buiten brengen van kleine stukjes waarheid werkt beschadigend, omdat dan iedere dag opnieuw negatieve aandacht in de media is. Komen journalisten er achter dat niet de hele waarheid is Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 5
verteld, geeft het een extra impuls om de gemeente / het college het vuur aan de schenen te leggen. Het gevoel van de gemiddelde krantenlezer zal zijn dat de gemeente iets te verbergen heeft. In bijzondere gevallen kan het college beslissen om af te wijken van deze algemene stelregel. In veel sectoren, waar communicatie een essentieel onderdeel is van de functie, is het slecht nieuwsgesprek een vast onderdeel van iedere training. Het uitgangspunt daarbij is dat het slechte nieuws in een keer wordt gebracht, zonder eromheen te draaien. Daarna kan de getroffene gesteund en geholpen worden. De slechtste hulp is niet alles vertellen en iemand misplaatste hoop geven. Dus vertel het nieuws bij voorkeur in één klap en niet beetje bij beetje. Als het slechte nieuws bekend is geworden, kan de zaak weer opgebouwd worden. Binnen een organisatie kunnen weliswaar dingen fout gaan, maar door adequaat en doortastend op te treden kan de zaak weer positief omgebogen worden. Volgorde interne en externe communicatie Het komt regelmatig voor in organisaties dat interne mededelingen, bijvoorbeeld via intranet of personeelsblad, uitlekken naar de buitenwereld en daardoor commotie veroorzaken. Ook kan het intern voor opschudding zorgen als medewerkers in de media informatie lezen die hun organisatie aangaat. Stem de in- en externe communicatie op elkaar af. De gemeenteraad, als belangrijkste orgaan binnen de gemeente, moet als eerste worden ingelicht. Informeer daarna de organisatie en de pers. Volgordelijkheid is van cruciaal belang. Woordvoering Een medewerker van de vakgroep Communicatie of bestuurder is woordvoerder namens de gemeente. Wanneer een journalist rechtstreeks een ambtenaar benadert, is het van belang dat deze doorverwijst naar de vakgroep Communicatie. Inhoudelijk worden de antwoorden voorbereid door de verantwoordelijke bestuurder en de betrokken ambtenaar in samenwerking met de vakgroep Communicatie. In principe staan de ambtenaren nooit de pers te woord, tenzij het gaat om technisch inhoudelijke vragen en het afgestemd is met de bestuurder en de vakgroep Communicatie. Als bestuurders en ambtenaren de pers hebben gesproken is het belangrijk dat dit teruggekoppeld wordt aan de communicatieadviseur en vice versa. Communicatie is namelijk een voortdurend proces, het ene bericht leidt tot een nieuw bericht. Daarom is het nodig dat de voortgang gevolgd kan worden door de medewerkers van de vakgroep Communicatie. Afstemming van de kernboodschap en inhoud gebeurt bij voorkeur zoveel mogelijk vooraf (in heel actuele zaken is dit niet altijd mogelijk). Dringende persvragen hebben voorrang op het andere werk. Als antwoorden op inhoudelijke vragen langer op zich laten wachten, is het belangrijk om de journalist terug te bellen met een uitleg waarom het langer duurt. Verantwoordelijkheid De verantwoordelijkheid voor de perscontacten ligt bij de vakgroep Communicatie. De collegeleden en medewerkers zijn echter zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de berichtgeving. De vakgroep Communicatie voert de centrale regie over alle perscontacten en geeft gevraagd en ongevraagd advies over de inhoud en tijdsplanning. Daarnaast helpt de vakgroep bij het zoeken naar een vorm. Als een bestuurder /portefeuillehouder een bepaald onderwerp in de media wil krijgen, heeft de vakgroep Communicatie hierin een actieve rol. De medewerker van de vakgroep geeft advies, dient als sparringpartner en zorgt voor contact met de juiste media. Politieke boodschappen worden uitsluitend gebracht door de politiek verantwoordelijke. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 6
Middelen Combinatie van telefoon en email Eerder is in dit plan beschreven dat informele contacten voor de media de belangrijkste informatiebron zijn. Het telefonisch contact speelt daarin een belangrijke rol. Door de opkomst van email en andere digitale communicatiemiddelen wordt de telefoon echter steeds minder gebruikt. Als iets zwart op wit staat, dus wanneer alleen email gebruikt wordt, kunnen er interpretatieverschillen mogelijk zijn. Het is niet voor niets dat er tekens als J en ;-) zijn uitgevonden. Daarmee wordt aangegeven dat iets luchtiger bedoeld wordt, dan het op papier lijkt. Email vergroot ook de vluchtigheid en afstandelijkheid in het persoonlijk contact. Door telefonisch contact kan de persoonlijke binding toenemen. Als dit telefoontje gevolgd wordt door een email c.q. persbericht met concrete informatie combineert het de positieve kanten van beide vormen van communicatie. Eigenlijk zijn er op dit moment meestal vier journalisten van belang voor de gemeente Noordenveld namelijk die van RTV Drenthe, Dagblad van het Noorden, De Krant en het Roder Journaal. Het is een kleine moeite om ze te bellen als er nieuws te melden is. Voordelen van deze methode: een persoonlijke benadering vergroot de persoonlijke binding de journalist krijgt het nieuws snel de communicatiemedewerker krijgt relevante informatie van de journalist Persberichten Het persbericht is een belangrijk communicatiemiddel. Doel van het verzenden van een persbericht is dat de informatie alle relevante media gelijktijdig bereikt. Er worden dus geen journalisten bevoordeeld en niemand heeft een primeur. Echter, op de redacties komen dagelijks zo veel persberichten binnen, dat er een groot deel in de prullenbak verdwijnt. Daarom is het noodzakelijk om in één oogopslag te kunnen zien of het bericht nieuws bevat. De bestuurders en medewerkers bepalen met de vakgroep Communicatie of een persbericht het juiste middel is om de media te benaderen. In samenspraak met de verantwoordelijke portefeuillehouder wordt bepaald welke boodschap wordt uitgedragen. Verdere informatie wordt mondeling of schriftelijk aangedragen door de betrokken ambtenaar / medewerker. De medewerker van de vakgroep Communicatie stelt het definitieve persbericht op en toetst bij de betrokken medewerker of er geen feitelijke onjuistheden in staan en of de kern klopt. De persberichten worden (indien mogelijk, bij spoed lukt het niet altijd) tijdens de collegevergadering besproken. Het college beslist uiteindelijk over het definitieve bericht. De vakgroep Communicatie verstuurt het persbericht naar de gemeenteraad en de lokale en regionale media. Als het interessant is voor vakbladen en landelijke media, wordt het ook daarheen verstuurd. Het persbericht wordt niet als bijlage verstuurd, maar direct in de mail. Zo zien de journalisten in één oogopslag of het bericht voor hen nieuwswaardig is. Daarnaast wordt het bericht verstuurd naar alle betrokkenen, het bestuur, de directie, het Management Team en wordt het bericht geplaatst op de website. De woordvoerders over het onderwerp zijn bereikbaar en zorgen dat ze tijd hebben om de media te woord te staan, als daarom gevraagd wordt. In de bijlagen zijn toegevoegd de criteria waaraan een persbericht moet voldoen en de routing van het persbericht. Persbijeenkomst Het doel van een reguliere persbijeenkomst is om de informele contacten met de journalisten te bevorderen. Door deze bijeenkomsten kunnen we de wensen en verwachtingen van de journalisten beter leren kennen en er rekening mee houden. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 7
Het regelmatig houden van een persbijeenkomst, bevordert het onderlinge contact en verlaagt de drempels. Dit kan bijvoorbeeld een lunch zijn waarbij journalisten en college informeel een broodje eten. Actuele onderwerpen worden besproken en er is gelegenheid tot vragen stellen. Nodig daarvoor alle regionale en lokale media uit zoals De Krant, het Roder Journaal, Dagblad van het Noorden, RTV Drenthe en ANP regionaal. Een maal per maand is een goede frequentie. In verband met hun eigen organisatie en de deadlines is het van belang, in samenspraak met de media een goed moment te vinden. Zo n bijeenkomst komt de verstandhouding tussen de media en het college ten goede. Persconferentie Om een persconferentie te organiseren moet er een belangrijke aanleiding zijn. Het is een vrij zwaar middel om informatie over het voetlicht te brengen. Als er belangwekkende zaken te melden zijn, die eenduidige, mondelinge toelichting vereisen, is een persconferentie een goed middel. Redenen om een persconferentie te organiseren zijn: Het is nodig om zo snel mogelijk informatie af te geven of een actuele verklaring af te leggen (bijvoorbeeld bij plotseling vertrek van de burgemeester). Bij het nieuwsfeit zijn verschillende personen / instanties betrokken die (afgestemd op elkaar) commentaar moeten geven. Het geven van een persconferentie is een signaal dat het bestuur het onderwerp van groot belang vindt. Het college beslist in overleg met de vakgroep Communicatie of en wanneer er een persconferentie gehouden wordt. Bij een persconferentie wordt de pers uitgenodigd door de vakgroep Communicatie. Er is een persmap aanwezig met daarin de juiste informatie zoals een persbericht, achtergrondinformatie en eventueel beeldmateriaal. Deze map wordt door de vakgroep Communicatie samengesteld in samenwerking met de betrokken medewerkers. De vakgroep Communicatie zorgt er ook voor dat de pers die niet aanwezig de map ontvangt. Bij de persconferentie zijn de medewerkers van de vakgroep als gastvrouw/heer het visitekaartje van de gemeente. Zij zorgen voor de ontvangst, zijn beschikbaar voor vragen en verwijzen door naar de juiste woordvoerders. Het is ook voorstelbaar dat iemand van de vakgroep Communicatie fungeert als technisch voorzitter bij een persconferentie. Bewonersbijeenkomsten en informatieavonden Informatieavonden zijn voor de media goede gelegenheden om te zien hoe de inwoners reageren op beleidsplannen van de gemeente. Alle partijen zijn op zo n avond bij elkaar, wat het voor de journalist makkelijker maakt om een verhaal te maken. Voor de media is een persmap met de juiste informatie zoals fact sheets / brochure en eventueel illustratief materiaal samengesteld. Er is iemand van de vakgroep Communicatie aanwezig om de media te woord te staan en hen te verwijzen naar de juiste woordvoerders. Evenals bij de persconferentie vervult deze medewerker een representatieve functie als gastvrouw / heer voor de journalisten. Actieve bijeenkomsten Regelmatig zal een collegelid een actieve handeling moeten verrichten óf omdat hij wordt uitgenodigd óf omdat wij vinden dat het een goede manier is om media-aandacht te vragen. Dat kan een activiteit zijn zoals vlag hijsen, eerste paal slaan etc. Wanneer het onder verantwoordelijkheid van de gemeente gebeurt, zorgt de vakgroep Communicatie voor een aankondiging (persuitnodiging/bericht). Wanneer het collegelid een uitnodiging van buiten heeft gekregen, kan in overleg met de betreffende organisatie een persbericht worden opgesteld. Ook zal het de medewerker Communicatie (bijvoorbeeld bij een toespraak) ondersteunen, begeleiden en foto s maken (voor de website). Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 8
Informele contacten De lokale en regionale journalisten krijgen hun informatie vaak via de informele contacten (netwerk, op straat of in de wandelgangen ). Pas daarna komt er een vraag binnen bij de vakgroep Communicatie. Soms wordt bij informele en persoonlijke gesprekken informatie uitgewisseld, die voor een journalist of columnist zeer interessant zijn. (Rob Oudkerk dacht dat hij een persoonlijk gesprek had aan de bar, waar ook Heleen van Rooyen bij was.) Het is van belang daar zo veel mogelijk van bewust te zijn. Het is van belang dat er open gecommuniceerd wordt. De medewerkers van de vakgroep Communicatie, de collegeleden en medewerkers van de gemeente wisselen uit wanneer zij een journalist hebben gesproken. Men vertelt elkaar wie men spreekt, wanneer en wat de aard van het gesprek was. Daardoor kunnen vragen van de media adequaat en vlot beantwoord worden. De vakgroep Communicatie onderhoudt ook op informele wijze contact met de journalisten. Tijdens raadsvergaderingen bijvoorbeeld, is minstens een van de medewerkers aanwezig. Dat zijn goede momenten om functionele banden aan te gaan. De onderlinge relaties kunnen verstevigd worden en we krijgen meer zicht op de onderwerpen die voor de journalisten interessant zijn. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 9
Website en online persbeleid Via www.gemeentenoordenveld.nl kan de gemeente eigen nieuws en interessante informatie publiceren. Omdat het een medium in eigen handen is, kan het op veel verschillende manieren gebruikt worden. De website kan bezoekers achtergrondinformatie bieden, voorbeelden en details tonen, nieuwe of extra diensten aankondigen. Behalve nieuws en aankondigingen, kunnen ook verslagen en foto s worden geplaatst. Perspagina op website Voor de media is een perspagina een belangrijke binnenkomer. De persberichten worden er op gearchiveerd. Een digitale beeldbank, waarop foto s staan in hoge resolutie die vrij van auteursrechten zijn te downloaden, is handig Persberichten worden zo snel mogelijk na het versturen richting media ook op de website gezet. Ook online is een persbeleid te voeren. Bij het plaatsen van persberichten kunnen zoekwoorden worden verwerkt en links aangebracht. Er kan gelinkt worden met eerdere persberichten, online conversaties, media-aandacht voor dit onderwerp, citaten en andere gerelateerde berichten. Het is raadzaam om een overzicht van de medewerkers van de vakgroep Communicatie te plaatsen op de site. Vul dit aan met de tijden waarop ze bereikbaar zijn voor persvragen. Het is zinvol om daarbij de onderwerpen te voegen die ze in hun pakket hebben en de telefoonnummers waarop ze bereikbaar zijn (rechtstreeks en mobiel!). Medewerkers van de vakgroep Communicatie hebben een speciale positie binnen een organisatie. Zij moeten altijd bereikbaar zijn voor de media en zijn daarom een uitzondering op de één kanaalkeuze van de gemeente Noordenveld. Sociale media Het gebruik van sociale media heeft wereldwijd een grote vlucht genomen. Hyves heeft bijvoorbeeld op dit moment alleen al in Nederland meer dan tien miljoen, LinkedIn drie miljoen en Facebook ongeveer vijf miljoen (peiling november 2011). Vanuit verschillende invalshoeken hebben deze sociale media raakvlakken met de gemeente Noordenveld. De gemeente is gestart met de inzet van Twitter voor kort nieuws en het geven van voorlichting over de activiteiten van de gemeente. Verder gebruiken steeds meer gemeentebestuurders (collegeleden, gemeenteraadsleden) sociale media zoals weblogs en Twitter om hun mening over onderwerpen te geven en de dialoog met burgers aan te gaan. Er worden regelmatig berichten gepost door de gebruikers van sociale media waarin de gemeente Noordenveld mogelijk onderwerp van gesprek is. Dit kunnen berichten zijn die geplaatst zijn door raadsleden en burgers, maar ook medewerkers nemen actief deel binnen sociale netwerken. De weblogs en Twitter worden hierna nader besproken. Weblog Een weblog is een goed middel om de inwoners en journalisten te laten zien hoe actief de gemeente bezig is. Daarnaast is het een goede manier om ervoor te zorgen dat bezoekers de gemeentelijke website vaker bezoeken. Een weblog mag best wat persoonlijk zijn, maar moet zich wel bezig houden met de onderwerpen van de gemeente. Het is noodzakelijk dat een weblog wordt bijgehouden. Als het enkele weken niet wordt bijgehouden, lijkt het alsof de organisatie stilstaat of niet meer bij de tijd is. Op dit moment houdt niemand van het college van de gemeente Noordenveld een weblog bij. Als er wel voor gekozen wordt, moet er met de volgende uitgangspunten rekening worden gehouden. Het moet regelmatig worden bijgehouden en het moet prikkelend zijn. Het kan gebruikt worden om extra aandacht van de media te krijgen. Ook binnen het weblog kunnen punten gebruikt worden die eerder zijn beschreven onder de persberichten. Dus: zoekwoorden verwerken en links aanbrengen, linken naar eerdere persberichten/online conversaties en gerelateerde berichten. Net als bij de traditionele media geldt dat het college woordvoerder is bij het reageren op berichten in de pers, natuurlijk in samenspraak met de verantwoordelijk bestuurders en de betrokken medewerkers. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 10
Twitter Uit onderzoek blijkt dat serieuze journalisten Twitter nauwelijks als nieuwsbron gebruiken. Het aantal tekens is erg beperkt (140), waardoor de boodschap vaak het midden houdt tussen roddel, koffiepraat en nieuws. Toch gaan steeds meer journalisten mee in de waan van de dag. Vooral als Twitter het enige medium is dat gebruikt wordt, zoals Geert Wilders doet. Maar ook grappig bedoelde opmerkingen halen de media (burgemeester van Hulst: Nu al dlie overvallen op Slineese lestaulants in Zeeland. Hoop dat die lale overvaller snel in z'n klaag gelepen wordt...niet sambalb(l)ij!) In tweets verdwijnt de nuance van de berichten. In geval van een ramp of een situatie waarin er zo snel dingen veranderen, is Twitter een handig instrument. Het heeft vooral een signaleringsfunctie voor de media. Voor professionele journalisten blijft de behoefte om feiten te checken en het nieuws te duiden. De gemeente Noordenveld heeft een twitteraccount. De lokale en regionale media maken ook gebruik van Twitter en zijn daarom voor de gemeente Noordenveld ook goed te volgen. De afdeling communicatie coördineert de woordvoering via de gemeentelijketwitteraccount en is verantwoordelijk voor het gebruik hiervan. Tweets moeten vooral gebruikt worden om journalisten en andere volgers te wijzen op een onderwerp. Meer informatie daarover is te vinden op de site. Berichten zijn via # (hash tag) eenvoudig te linken aan een specifiek onderwerp en via @ aan een persoon. We kunnen linken aan persberichten of andere informatie op de site of met weblogs. Voor de gemeente Noordenveld is een document over sociale media in de maak. Q & A Een Q & A (Questions & Answers) is een goed hulpmiddel om de meest gestelde vragen op een rij te krijgen. Bij de voorbereiding van interviews of een presentatie van avonden is het doorlezen van een Q & A vaak al voldoende om weer op de hoogte te zijn van het onderwerp. Voordeel van deze werkwijze is dat woordvoerders en communicatieadviseurs een eenduidig antwoord kunnen geven. Om snel vragen te kunnen beantwoorden, is het prettig om per onderwerp de meest gestelde vragen op een rij te krijgen. Per project en ander belangrijk onderwerp wordt een Q & A gemaakt door de verantwoordelijke ambtenaar in samenwerking met de vakgroep Communicatie. Het is daarbij van belang om de Q & A actueel te houden, dus regelmatig bij te stellen. Communicatiekalender Een communicatiekalender is een simpel instrument waarmee de communicatie gestuurd wordt en proactief media-aandacht gevraagd kan worden. Op deze kalender worden alle belangrijke momenten in het jaar aangegeven. Gelegenheden die een aanleiding kunnen zijn om publiciteit te zoeken. Momenten die in een kalender vastgelegd worden, zijn bijvoorbeeld data binnen projecten, begrotingsvergaderingen en andere belangrijke gemeentelijke data. De invalshoek van de data is niet alleen gemeentelijk, maar ook regionaal en landelijk. De dag van de Thuiszorg of de dag van de Rechten van de Mens kunnen ook aanleiding zijn voor lokale en regionale activiteiten en media-aandacht. De vakgroep Communicatie ontwikkelt de communicatiekalender met input van de betrokken ambtenaren en houdt de kalender actueel. Fotoarchief Voor lokale media is het interessanter en makkelijker om een artikel te plaatsen als er bij een persbericht een toepasselijke foto wordt geleverd. Ook een verversing van (rechtenvrij) foto s van het college is wenselijk. Door middel van een beeldbank en intern fotoarchief is het fotomateriaal goed toegankelijk. Er moet duidelijkheid zijn over de rechten van het beeldmateriaal. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 11
Mediatraining In een mediatraining leert men hoe je correct en kernachtig via de media de juiste boodschap overbrengt. Je kunt leren hoe je verbaal en non-verbaal een boodschap geloofwaardig overbrengt. Voor de woordvoerders/ het college is het van belang om een mediatraining op maat te volgen. Zij dienen regelmatig mediatraining te krijgen om praktische vaardigheden op te doen. Oefening baart kunst. Het is aan te bevelen de leden van de vakgroep Communicatie een basis mediatraining te geven, zodat zij het college kunnen ondersteunen. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 12
(Rand)voorwaarden Een aantal middelen staat ter beschikking om het welslagen van de uitvoering van het persbeleid te ondersteunen. Bij de uitvoering van een goed persbeleid is het van groot belang dat iedereen binnen de organisatie de afspraken naleeft en dat er snel en correct richting media wordt gereageerd. Regelmatig contact tussen de bestuurders en de vakgroep Communicatie is daarvoor noodzakelijk. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: Wanneer een persverzoek zich voordoet of wanneer reactie op berichtgeving noodzakelijk is, is het streven binnen een halve dag te reageren, tenzij anders afgesproken met de journalist. De bestuurders moeten daarom voor de vakgroep Communicatie en mediavragen bereikbaar zijn. Is er geen heldere doelgroep en kernboodschap zal de vakgroep Communicatie adviseren geen berichtgeving naar de media te doen. Ook bij onduidelijkheden of onzekerheden over bepaalde antwoorden adviseert de medewerker de media niet te benaderen. De gemeente wil graag betrouwbaar en deskundig overkomen. Het is belangrijk om interviews goed voor te bereiden. Bedenk en overleg samen met de vakgroep Communicatie: Wat is de kernboodschap, de doelgroep en het effect dat bereikt moet worden? Tot slot: Wees betrouwbaar, snel en compleet! Op basis van de uitgangspunten die eerder in deze nota zijn beschreven is het aan te raden om alle contacten met de pers te laten verlopen via de vakgroep Communicatie. Daarvoor moet echter aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Wanneer een persvraag binnenkomt, zorgt de vakgroep Communicatie voor contact met de verantwoordelijke bestuurder en / of ambtenaar. De vakgroep Communicatie geeft advies over de inhoud van de boodschap, de vorm van de boodschap (middel) en de keuze van de media. Projecten Vanaf de start van een project is het raadzaam de vakgroep Communicatie erbij te betrekken. Alleen als de vakgroep vanaf het begin weet welke zaken er spelen, kan zij inschatten en adviseren wanneer en hoe er communicatie met de media en inwoners plaatsvindt. Stroomlijning Het stroomlijnen van de berichtgeving via de vakgroep Communicatie heeft een aantal voordelen zoals: één herkenbare stijl voor persbenadering zoals persberichten eenduidigheid in de boodschap op de hoogte zijn van alle onderwerpen die spelen binnen de gemeente een duurzaam persoonlijk contact opbouwen met de journalisten op de hoogte zijn van nieuwsonderwerpen die belangrijk zijn voor de gemeente Bereikbaarheid Wanneer een journalist niemand van de gemeente kan bereiken kan dat consequenties hebben voor de berichtgeving. Het onderwerp kan met onjuiste informatie in de media komen, het komt met een eenzijdige belichting in de media of het onderwerp komt helemaal niet in de media. Het is daarom van groot belang dat de gemeente Noordenveld snel reageert op mediaverzoeken. Andersom benadert de gemeente de media als het van belang is dat iets snel openbaar gemaakt wordt. Een goede bereikbaarheid van de vakgroep Communicatie is essentieel om miscommunicatie en misverstanden te voorkomen. Het spreekt voor zich dat na het versturen van een persbericht, de verantwoordelijke woordvoerder en betrokken ambtenaren altijd bereikbaar zijn voor de communicatiemedewerkers. Echter ook de vakgroep Communicatie zal bereikbaar moeten zijn. Er bestaat een mogelijkheid dat zij gebeld wordt buiten kantooruren. Het is aan de medewerker van de vakgroep om te beslissen of de vraag zo urgent is dat die onmiddellijk beantwoord moet worden. Hij of zij neemt dan contact op met de woordvoerder / bestuurder. Dit betekent dat de vakgroep Communicatie behalve op het kantoornummer ook mobiel bereikbaar is. Deze nummers moeten bij voorkeur op de perspagina van de website te vinden zijn en bekend gemaakt worden bij de media. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 13
Op dit moment is de vakgroep niet buiten kantooruren te bereiken. Om dit persplan goed uit te kunnen voeren, is dit wel noodzakelijk. Er zijn verschillende mogelijkheden van bereikbaarheid, van maximaal 24 uur zeven dagen per week tot maandag tot en met vrijdag van 9 tot 17.00 uur. Daarnaast is er ook een mogelijkheid om bijvoorbeeld wisselende piketdiensten te draaien. Een goede overdracht is hierbij een noodzaak. Over de keuze en de mate van bereikbaarheid in relatie tot de kosten zal het college een uitspraak moeten doen. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 14
Organisatorische voorwaarden Vakgroep Communicatie Dat een adequate invulling van de voorgestelde taken onlosmakelijk verbonden is aan de bemensing van de vakgroep spreekt voor zich. De communicatietaken worden op dit moment door vier medewerkers uitgevoerd: drie communicatiemedewerkers 2,61 Fte webredacteur 0,5 Fte De huidige taken van de vakgroep Communicatie staan omschreven in de functiebeschrijving van 1 januari 2003. Met betrekking tot de pers heeft de medewerker voorlichting (functiebenaming volgens functiebeschrijvingsformulier) de volgende werkzaamheden: houdt knipselarchief bij verzorgt bekendmaking openbare vergaderingen en woont die bij organiseert inspraak en informatiebijeenkomsten verzorgt de omgang met de media (woordvoerderschap n.a.v. besluiten B & W, organisatie persbijeenkomsten en redactie persberichten) begeleidt bestuurders en pers bij interviews Het verdient aanbeveling om duidelijkheid in de naamgeving van de functies aan te brengen. Communicatiemedewerker, communicatieadviseur, (strategisch) bestuursadviseur, (functioneel) coördinator, persvoorlichter en woordvoerder zijn onderscheidende functies met verschillende competenties. Een functie als (strategisch) bestuursadviseur behoeft in dit verband een nadere toelichting. Een belangrijke taak van de bestuursadviseur is om het college strategisch te adviseren ten behoeve van de interne en (xterne communicatie. Hij / zij adviseert op het gebied van imago en beeldvorming van de gemeente. Hij / zij kan optreden als woordvoerder en is ook aanwezig bij de vergadering van het college. Een combinatie van bovenstaande functies kan echter wel in één functionaris verenigd zijn. Bekendheid met persbeleidsplan Om adequaat het persbeleid uit te voeren moet deze onder alle medewerkers bekend zijn. Dit kan op diverse manieren, maar duidelijkheid bij het managementteam en de teamleiders is noodzakelijk. Zij dienen de uitgangspunten te communiceren met hun medewerkers. Verdere profilering vakgroep Communicatie: Binnen de organisatie moet duidelijk worden wat de vakgroep Communicatie allemaal te bieden heeft en hoe er gebruik van gemaakt kan worden. Dat kan door regelmatig aan medewerkers uit te leggen wat de vakgroep te bieden heeft. Ook via Veldnet laten zien welke media-aandacht er is geweest, maakt de vakgroep Communicatie meer zichtbaar. Wanneer in samenwerking met een medewerker en bestuurder aandacht in de pers is geweest, moet hen dat gemeld worden. Op Veldnet of in de Veldpost kan de volgende informatie worden gezet: Wat is het werk van Communicatie? Behandelen en beantwoorden van persvragen, contacten binnen de organisatie, persberichten schrijven en verspreiden, interviews regelen en voorbereiden, pers uitnodigen voor bijeenkomsten en evenementen, advies geven). Wanneer kun je de afdeling Communicatie bellen? Advies over inzetten van media, advies bij persvragen of verzoeken, telefonische woordvoering, oefenen kernboodschap bij woordvoering, wat is de nieuwswaarde? Welk middel gebruiken we? Schrijven en versturen persberichten. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 15
Evaluatie Om het persbeleid effectief te houden en het te kunnen bijstellen, is het noodzakelijk regelmatig te evalueren. Daarbij kan een aantal instrumenten gebruikt worden zoals Mediamonitor, dit is een methode / instrument om te onderzoeken hoe vaak we in de media verschijnen, met welk nieuws en welke acties we daarvoor hebben moeten ondernemen. Onderzoek onder journalisten. Beleidsevaluatie van de vakgroep Communicatie en het college. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 16
Bronnen - Noordenveld 2.0 - Visie Noordenveld 2025 - VNG website - Gallup Instituut - Twitter als nieuwsbron voor journalisten van Drs. P. Verweij, Kenniskring Nieuwe Media, 2010 - Help, medewerkers gebruiken social media! van Eva Offermans in opdracht van Hill & Knowlton, afstudeerrapport Hogeschool Utrecht, Juni 2009. - Dig Istha, Civil Society Congres - Handreiking Ambtenaar 2.0. - The Coca Cola Company Online Social Media Principles - De pers als partner (gemeente Venray) - Wikipedia - Communicatienota gemeente Heemstede - gemeente Helmond Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 17
Bijlagen Bijlage 1 Persbericht Een goed persbericht voldoet aan een aantal criteria. Hieronder staan de belangrijkste op een rijtje. 1. De boodschap in een persbericht is helder, duidelijk en niet te lang. Het bericht staat bij voorkeur op één A 4. De opbouw is als volgt: Een goede kop die de aandacht trekt. Een subkop (chapeau) staat als een hoedje boven de kop en dient ter verduidelijking. Na de kop volgt de lead, waarin in twee of drie zinnen het nieuwsfeit wordt beschreven. Dan volgen de alinea s met meer inhoudelijke informatie. Bij de uitwerking in alinea s komt de belangrijkste informatie eerst, daarna de minder belangrijke. Het bericht is oprolbaar. De journalist moet het bericht ongestraft kunnen inkorten door de laatste alinea s te schrappen. 2. Een persbericht is op een journalistieke manier geschreven d.w.z. Het is beperkt tot één onderwerp. De vijf W s en H (wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe) zijn in het bericht beantwoord. Het is geschreven in nieuwstermen en niet in reclametermen. Het is actief, dus: het college verhoogt i.p.v. er komt een verhoging. Het staat in de tegenwoordige tijd. 3. Een persbericht is geschreven in goed en helder Nederlands: Het bevat geen jargon (in een ambtelijke omgeving is dit meestal lastiger dan elders). Er staan zo min mogelijk bijvoeglijke naamwoorden in. Overbodige woorden zijn geschrapt. Een tekst heeft vaak woorden die geschrapt kunnen worden, zonder dat de inhoud verloren gaat. Bijvoeglijke bijzinnen zijn vervangen door hoofdzinnen. De maatregel is bedoeld om langdurig werkelozen aan de slag te krijgen en wordt volgend jaar van kracht. Is beter dan: De maatregel die is bedoeld om langdurige werkelozen aan de slag te krijgen, wordt volgend jaar van kracht. Het woordgebruik is zoveel mogelijk gevarieerd. Bij langere persberichten zijn tussenkopjes gebruikt. 4. Er staat altijd een datum van verzending en een eventueel embargo op. 5. Er staat een contactpersoon vermeld die bereikbaar is (ook buiten kantooruren). 6. Goede achtergrondinformatie (eventueel met foto- of filmmateriaal) is gemakkelijk op te vragen of te vinden (bijv. op website). Routing persberichten Persberichten worden op de eerste plaats verstuurd naar de gemeenteraad en het college. Daarna volgen de pers, de vakgroep Communicatie, de betrokken medewerker(s), de teamleider, het MT en wordt het persbericht op de website geplaatst. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 18
Bijlage 2 Functiebeschrijving GEMEENTE NOORDENVELD FUNCTIEBESCHRIJVINGSFORMULIER Peildatum: 1 januari 2003 Functiebenaming : Medewerker voorlichting Code : 01.24.01 Afdeling : Middelen & Ondersteuning Verantwoording aan : Teamleider (Hoofd) taken : 1. Beleidsadvisering 2. Interne communicatie 3. Externe communicatie 4. Representatie en promotie 5. Overige werkzaamheden Functieomschrijving: 1. - Adviseert bestuur en andere afdelingen met betrekking tot communicatie, representatie en promotie. 2. - Ondersteunt bestuur en andere afdelingen op het gebied van communicatie. - Redigeert en verzorgt opmaak intern mededelingenblad en personeelsblad. - Houdt knipselarchief bij. - Ontwikkelt en bewaakt huisstijl. - Stimuleert en initieert vernieuwingsprocessen op het vakgebied, zoals ontwikkeling nieuwe media. 3. - Ontwikkelt communicatieplannen. - Verzorgt public relations. - Verzorgt bekendmaking openbare vergaderingen en woont die bij. - Organiseert inspraak-en informatiebijeenkomsten, w.o. bijeenkomst nieuwe inwoners. - Verzorgt de omgang met de media (woordvoerderschap n.a.v. besluiten B&W, organisatie persbijeenkomsten, redactie persberichten). - Begeleidt bestuurders en pers bij interviews. - Verstrekt publieksinformatie over gemeentelijke aangelegenheden. - Stelt gemeentepagina samen en redigeert die, mede in relatie tot de Wet Openbaarheid van Bestuur. - Begeleidt samenstelling en redactie Gemeentegids. - Redigeert folders en brochures en verzorgt de uitgave. - Houdt gemeentelijk informatiecentrum in stand. 4. - Verzorgt representatie van de gemeente naar buiten en treedt daarin namens de gemeente op. - Koopt relatiegeschenken in en beheert die. - Beheert het budget voor representatie c.a. - Redigeert toespraken en voorwoorden. - Adviseert en stimuleert promotie van de gemeente, o.a. door ontwikkeling van promotiemateriaal. - Bereidt deelname aan beurzen voor en vult deelname in. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 19
5. - Verricht overige werkzaamheden. Vereiste opleiding : HBO-opleiding (HEO-communicatie) Vereiste ervaring : 1 aanvullend ervaringsjaar Functieschaal : 9 Vastgesteld door gemeentesecretaris: Bekrachtigd door B&W: Datum: 1 februari 2005 Datum: 1 februari 2005 Paraaf: Paraaf: doc.:01.24.01/gg Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 20
Bijlage 3 Overzicht van sociale media Het onderstaande overzicht is niet uitputtend, maar geeft een beeld van veel gebruikte sociale media. Twitter (en Yammer) Twitter is een internetdienst waarbij gebruikers korte berichtjes publiceren via een microweblog op een pc of gsm. De basisvraag van de dienst is: "Wat gebeurt er?". Iedere twitteraar kan op elk moment van de dag in maximaal 140 tekens vertellen waar hij/zij mee bezig is, wat hij/zij van plan is of wat hem/haar bezighoudt. Yammer is de interne bedrijfsversie van Twitter. Met behulp van korte berichtjes kan je op een makkelijke manier met collega's delen waar je mee bezig bent in je werk. Maar je kunt ook op elkaar reageren, vragen stellen, documenten bijvoegen etc. Hyves Hyves is de grootste Nederlandse sociale netwerksite met voornamelijk Nederlandse bezoekers en leden, vergelijkbaar met de Amerikaanse sites MySpace en Facebook. Leden van Hyves maken een eigen profielpagina aan met allerlei informatie over wat hen bezig houdt. Het sociale netwerk heeft daarnaast ook andere diensten zoals een marktplaatsfunctie, spelletjes, een betaalsysteem en een optie om met oude klasgenoten in contact te komen. 3. LinkedIn LinkedIn is een sociaal netwerk dat gericht is op professionals. Wereldwijd zijn er ongeveer 135 miljoen geregistreerden. Nederland is met meer 4 miljoen deelnemers vertegenwoordigd. Het belangrijkste doel van de website is geregistreerden te laten profiteren van elkaars (zakelijke) netwerk. Dat gebeurt door contacten te leggen met anderen die je vertrouwt. Een netwerk is opgebouwd uit je directe contacten, de relaties van je contacten, enzovoort. Al deze personen kunnen behalve direct haar of zijn netwerk ook uitbreiden via een introductie door een in het eerste- of tweedelijnsnetwerk aanwezige contactpersoon. Het netwerk kan gebruikt worden voor het vinden van een baan, andere personen of zakelijke kansen, via aanbevelingen vanuit je netwerk. Werkgevers kunnen vacatures plaatsen en kandidaten zoeken. 4. Facebook Facebook is een sociaalnetwerksite voor onder andere scholieren, studenten en werknemers. Het wordt wereldwijd gebruikt en is zeer populair onder studenten. Sinds mei 2008 bestaat er een Nederlandstalige versie. In eerste instantie konden alleen studenten van Harvard lid worden. Later werd dit uitgebreid tot studenten van alle universiteiten. In september 2006 zette Facebook de site helemaal open, waardoor iedereen zich kon registreren. 5. YouTube YouTube is een website voor het kosteloos uploaden, bekijken en delen van videofilmpjes door gebruikers. Het motto van deze website is YouTube, Broadcast Yourself. Volgens de site zouden er meer dan 100 miljoen filmpjes per dag bekeken worden. Het meest bekeken filmpje is in totaal al meer dan 160 miljoen keer bekeken. Veel beginnende artiesten hebben hun groeiende populariteit te danken aan hun video's op YouTube. 6. Flickr Flickr is een website voor het delen van foto's. Bij het uploaden van foto's kan er ook worden opgegeven onder welke voorwaarden (licentie) anderen de foto mogen gebruiken. Ook kunnen foto's in een privé-gedeelte worden geplaatst, dat alleen te bekijken is door gebruikers die daarvoor toestemming van de uploader hebben. Het uploaden kan ook via e-mail of een mobiele telefoon. 7. NUjij NU.nl is een Nederlandse nieuwswebsite waarop zich aangekochte nieuwsberichten van persbureaus ANP en Novum bevinden. Daarnaast worden ook eigen redactionele artikelen geplaatst. Het is al jaren de grootste Nederlandse nieuwswebsite, waarop lezers ook zelf kunnen reageren op nieuwsberichten (NUjij voor lezersfoto's en lezerscommentaren). 8. Weblogs Een weblog, ook wel blog genoemd, is een website waarop regelmatig soms meermalen per dag nieuwe bijdragen verschijnen en waarop de geboden informatie in omgekeerd chronologische volgorde (het nieuwste bericht verschijnt als eerst) wordt weergegeven. De auteur, ook wel blogger Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 21
genoemd, biedt in feite een logboek van informatie die hij wil delen met zijn publiek, de bezoekers van zijn weblog. Meestal gaat het dan om tekst, maar het kan ook om foto's (een fotoblog), video (vlog) of audio (podcast) gaan. Weblogs bieden hun lezers ook veelal de mogelijkheid om al dan niet anoniem reacties onder de berichten te plaatsen of een reactie achter te laten. 9. Wikipedia Wikipedia is een project van de Wikimedia Foundation, een in Florida gevestigde organisatie zonder winstoogmerk. Het doel van Wikipedia is om in elke taal een vrije (gratis) internetencyclopedie te creëren. De artikelen worden onder andere geacht een neutraal standpunt in te nemen. Wikipedia is in principe door iedereen die te goeder trouw is te bewerken. Dat is ook een van de redenen dat Wikipedia geen garantie voor de juistheid en evenwichtige kwaliteit van de informatie kan geven. De Nederlandstalige versie is te vinden op nl.wikipedia.org. Op 17 december 2011 verscheen het miljoenste artikel hierop. 10. Nieuwsbronnen (kranten e.d.) Een groot aantal traditionele media hebben een online versie op het internet. Net als bij NU.nl kunnen lezers reageren op gepubliceerde nieuwsartikelen. Onder andere het Dagblad van het Noorden, RTV Drenthe, RTV Noord, De Krant en het Roder Journaal hebben een internetversie waarop regelmatig artikelen over Noordenveld (en reacties van lezers) gepubliceerd worden. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 22
Bijlage 4 Richtlijnen voor college B&W Collegeleden (en gemeenteraadsleden) gebruiken steeds vaker sociale media zoals weblogs en Twitter om hun mening over onderwerpen te geven en de dialoog met burgers aan te gaan. Net als voor ambtenaren geldt dat het gebruik van sociale media correct en verstandig gedaan moet worden. In principe gelden dezelfde richtlijnen als voor ambtenaren van de gemeente Noordenveld. Bestuurder of politicus? Collegeleden schakelen regelmatig tussen twee verschillende rollen: de rol van bestuurder en de rol van politicus. Publiek en media kunnen vaak moeilijk onderscheid maken tussen deze rollen en op het podium van zijn politieke partij krijgt een politicus veelvuldig te maken met zaken waar hij als bewindspersoon voor verantwoordelijk is. Het is belangrijk om bewust te zijn van de rol waar vanuit gehandeld wordt bij het plaatsen van of reageren op berichten binnen sociale media. Naast gemeenteweblogs worden vaak ook de weblogs van politieke partijen gebruikt door collegeleden. Voor de lezers moet duidelijk zijn vanuit welke rol (bestuurder/politicus) deze blogs geplaatst worden. Dit betekent dus dat bij politiek gekleurde blogs, duidelijk vermeld moet worden dat deze als politicus (en dus niet als lokaal bestuurder) geschreven zijn. Woordvoering Net als bij traditionele media geldt dat het college de woordvoerder is bij het reageren op berichten in de pers. In de praktijk zal echter voor gedetailleerde, feitelijke informatie een beroep gedaan worden op de ambtelijke organisatie. De vakgroep Communicatie coördineert de woordvoering via (sociale) media van de gemeente Noordenveld. Het gebruik van sociale media door raadsleden is de eigen verantwoordelijkheid en valt buiten het bereik van deze notitie. Persplan gemeente Noordenveld, 21 maart 2012 23