HOOFDSTUK 2 Een effectief schrijfproces COMPETENTIES Schrijfvaardigheid In staat zijn op een correcte, heldere, effectieve manier te communiceren door middel van teksten. Resultaatgerichtheid Gedreven zijn concrete doelen en resultaten te bereiken. Klantgerichtheid In staat zijn om zich in te leven in en te reageren op de behoeften van een klant. LEERDOELEN Je leert tekstdoelen te benoemen en te onderscheiden. Je bent in staat het schrijfproces planmatig in te richten en structuur aan te brengen in teksten. Je weet rekening te houden met het leesgedrag van je doelgroep.
CASE Een middelgrote Nederlandse bank stuurde de volgende brief naar een aantal interessante prospects voor de afdeling Zakelijke Relaties. Met deze brief trachtte men ondernemers in de regio te interesseren voor de dienstverlening van deze bank, met als doel een eerste kennismakingsafspraak te maken. B Afdeling Doorkiesnummer Amsterdam Zakelijke Relaties (020) 222 2222 31 augustus 2005 Geachte heer Van Veen, Naar aanleiding van een telefonisch gesprek met een van uw medewerkers sturen wij u graag deze brief en bijlage om De Bussink Bank bij u te introduceren. De Bussink Bank is een bedrijf met een lange historie en heeft alles wat u als zakelijke cliënt van een bankier mag verwachten. De dienstverlening voor het familiebedrijf en de directeur-eigenaar neemt daarbij een speciale plaats in. Een belangrijk gegeven is de persoonlijke aandacht die wij u bieden, waardoor wij in staat zijn u te bedienen met maatwerkadviezen en -oplossingen. Enkele belangrijke aandachtsgebieden in onze zakelijke dienstverlening betreffen het financieel verkeer van uw onderneming, de geld- en goederenstromen, de financieringsstructuur, opvolging binnen uw bedrijf, risicobeheersing, uw internationale activiteiten en uw werknemersbeleid. Met behulp van onze kennis over de fundamenten voor een gezond bedrijf en uw wensen, proberen wij u als persoonlijke bankier bij te staan. Wij nodigen u graag uit om in een persoonlijk gesprek de visie van De Bussink Bank aan u toe te lichten. Wij zijn ervan overtuigd dat wij ook voor u en uw bedrijf van toegevoegde waarde kunnen zijn en nemen, zonder uw tegenbericht, graag in de week van 13 september contact met u op om een afspraak te maken. Indien u vragen heeft, twijfelt u dan niet contact met ons op te nemen. Hoogachtend, De Bussink Bank J.C.B. de Hoop Accountmanager Zakelijke Relaties Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 33
Je kunt je voorstellen dat de respons op deze brief maar mager was. Een interessante vraag is natuurlijk waar dat dan aan gelegen heeft. Zo op het eerste gezicht oogt de brief informatief en lijkt de tekst redelijk professioneel geschreven. Wie echter goed naar de tekst kijkt, kan zich afvragen of De Bussink Bank zich wel werkelijk richt op haar potentiële klant, de ondernemer in de regio. Het lijkt er sterker op dat de Bussink Bank zichzelf graag centraal stelt en daarmee ongewenst zijn eigen doelen voorbijschiet. De tekst blijkt vooral te zijn geschreven vanuit het perspectief van de bank. Dat valt met name op in de tweede en derde alinea; daarin staat niet de lezer, maar de bank centraal. Als je je nu eens voorstelt hoe zo n brief tot stand is gekomen, dan zie je waarschijnlijk een medewerker voor je, die met een rood hoofd van inspanning en met een paar brochures van De Bussink Bank op zijn bureau, de brief in elkaar probeert te zetten. Hij neemt wat fragmenten uit de brochures over, kopieert enkele zinnen van de website van de bank en probeert vervolgens, al knippend en plakkend, de brief samen te stellen. Vervolgens laat hij de brief lezen aan een paar collega s. Het kan zijn dat zij de tekst wel prima vinden, waarna de brief via de postkamer naar de brievenbus van de argeloze prospect gaat. Het kan echter ook zo zijn dat die collega s zich graag nog even met de tekst bemoeien en aangeven dat het hier en daar echt anders moet. Zo worden er zinnen uit de tekst weggehaald en andere formuleringen voor in de plaats gezet en daarmee verdwijnen meestal de kracht en de samenhang uit de tekst. Intussen is de lezer zich van dit alles niet bewust. Hij weet immers niet hoe de brief tot stand is gekomen. Hij vouwt de brief open, kijkt ernaar en vraagt zich waarschijnlijk af waarom hij in vredesnaam met De Bussink Bank in zee moet gaan; hij is immers tevreden over zijn eigen bank en ziet niet in waarom hij zou overstappen. Hoe had dit alles beter gekund? Had de bank een medewerker met meer schrijftalent moeten vragen de brief te schrijven of is er iets anders aan de hand? Zakelijk schrijven is namelijk niet alleen een kwestie van talent, maar veel meer ook van planmatig en doelgericht toewerken naar een eindresultaat. Wat daarvoor nodig is, komt aan de orde in dit hoofdstuk. 2.1 Doelgericht schrijven De kwaliteit van je teksten neemt aanzienlijk toe als je planmatig te werk gaat. Dat betekent: eerst denken en dan pas doen. Anders gezegd: eerst nadenken over wat je wilt bereiken met je tekst, nadenken over voor wie je eigenlijk schrijft én goed nadenken over wat je nu werkelijk kwijt wilt. En dan pas: echt beginnen met schrijven. Daarmee is schrijven niet alleen een proces van woorden op papier zetten, maar vooral van prioriteiten stellen en keuzes maken. Wat daarbij komt kijken, lees je hierna. 34 MODULE 1 ZAKELIJK SCHRIJVEN
Veel schrijvers schrijven hun teksten uit de losse pols. Zij maken geen plan van aanpak en komen direct uit de startblokken. Natuurlijk wordt er wel nagedacht over wat ongeveer de boodschap moet zijn, maar lang niet altijd gebeurt dat zorgvuldig genoeg. De schrijver maakt te weinig keuzes en wil te veel tegelijk. Dit zal leiden tot teksten waarvan je wel het een en ander meekrijgt, maar die aan scherpte missen. De lezer blijft zitten met een gevoel van wat nu? Hij weet niet wat er van hem verwacht wordt of krijgt de neiging enigszins geïrriteerd te gaan bellen. In het slechtste geval blijft de tekst ongelezen of belandt halfgelezen op het stapeltje daar moet ik later misschien nog eens naar kijken. De boodschap is dan in ieder geval niet overgekomen. Teksten schrijf je niet voor niets. Natuurlijk is het de bedoeling dat de lezer je tekst leest, je boodschap begrijpt en er bij voorkeur naar handelt. We hebben al gezien dat het voor veel organisaties heel belangrijk is dat teksten in geen geval afbreuk doen aan het gewenste imago van professionaliteit en kwaliteit. In die zin zijn veel brieven, mailings, brochures en dergelijke ook een belangrijk pr-middel. Als je op deze manier naar teksten kijkt, is het des te belangrijker heel goed stil te staan bij wat nu eigenlijk het doel is van de tekst. Wat moet de tekst precies teweegbrengen? Zakelijke teksten hebben altijd ten minste twee verschillende doelen: een kortetermijndoel en een langetermijndoel. Het kortetermijndoel staat voor wat de tekst op zichzelf moet bewerkstelligen. Denk daarbij aan het geven van informatie, het uitnodigen van een lezer of het wegnemen van een klacht. Het langetermijndoel staat voor de bijdrage die de tekst levert aan de relatie met de lezer en aan de beeldvorming van de organisatie. Kortetermijndoelen: Informeren Instrueren Overtuigen Profileren Aanzetten Uitnodigen Beïnvloeden Tevredenstellen Geruststellen Langetermijndoelen: Imago versterken Relatie verbeteren Vertrouwen kweken De meeste zakelijke teksten hebben gecombineerde doelen. Als je je goed realiseert dat een tekst zowel korte- als langetermijndoelen heeft, moet je nog hogere eisen stellen aan de kwaliteit ervan. In een offerte bijvoorbeeld, probeer je de lezer een product of dienst te verkopen (kortetermijndoel). Daarvoor is het belangrijk dat de lezer het gevoel heeft te maken te hebben met een betrouwbare en professionele partij. Je moet hem er dus van overtuigen dat hij bij jou aan het beste adres is. Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 35
Daarnaast moet je in de offerte het beeld bevestigen dat je wilt dat de klant van je bedrijf heeft (langetermijndoel). Met een combinatie van korte- en langetermijndoelen komt de lat hoog te liggen als het gaat om tekstuele kwaliteit. De boodschap moet immers helder zijn (inhoud), de opbouw handig en strategisch (structuur) en het taalgebruik overtuigend en commercieel (formulering). Het is nog niet zo eenvoudig om met al die doelen en eisen om te gaan tijdens het schrijven. Probeer je een goede tekst in één keer op papier te krijgen, dan kom je vaak bedrogen uit. Je blijft dan misschien erg lang schaven aan de eerste zin, terwijl je gedachten steeds doormalen over wat je eigenlijk in de tekst kwijt wilt. Daarom is het zo belangrijk om planmatig te werk te gaan. Hoe dat werkt, komt in de volgende paragraaf aan de orde. 2.2 Schrijven in stappen Een goed fundament is bepalend voor de kwaliteit van de tekst. Het is bijna onmogelijk om in één keer een goede zakelijke tekst te schrijven. Aan de basis van een professionele tekst ligt dan ook een goed geolied schrijfproces. Dat proces bestaat uit een aantal belangrijke stappen die moeten worden gezet voordat de schrijver echt kan gaan schrijven. Zomaar beginnen, betekent dat er tijdens en na het schrijven veel moet worden geschrapt (inhoud), verplaatst (structuur) en herschreven (formulering). Het is dus handig eerst veel aandacht te besteden aan die drie aspecten van de tekst. Veel schrijvers beginnen direct met formuleren, zonder helder te hebben wat exact de boodschap van de tekst moet zijn. Zij denken niet goed genoeg na over de inhoud die nodig is om de tekstdoelen te bereiken. Daar komt bij dat er vaak te weinig aandacht is voor de structuur van een tekst, voordat deze tot stand komt. De meeste schrijvers zetten na afloop stukken tekst op de juiste plaats en schuiven net zo lang met fragmenten tot deze logisch bij elkaar lijken te staan. Zo wordt er een lijn aangebracht in de tekst, nadat deze is geschreven. Het is natuurlijk niet handig om achteraf pas lijn in de tekst aan te brengen. Vergelijk schrijven simpelweg maar met het bouwen van een huis: je kunt de meubels verplaatsen, kiezen voor een andere sfeer, maar als de fundering niet goed is en er constructiefouten worden gemaakt, stort het huis vroeg of laat in en kun je helemaal opnieuw beginnen. Het is dus belangrijk om gestructureerd te werk te gaan. Probeer vooral niet de tekst in één keer op papier te krijgen. De kans is dan erg groot dat je belangrijke informatie vergeet of juist zaken aanhaalt die niet relevant zijn. Zelfs voor een geroutineerde schrijver van zakelijke teksten is een planmatig schrijfproces nodig. Dat schrijfproces bestaat uit vijf stappen. 36 MODULE 1 ZAKELIJK SCHRIJVEN
Stap 1: Oriëntatie Een zakelijke tekst moet een heldere centrale boodschap bevatten. Dat is die ene zin of uitspraak die je bij je lezer tussen de ogen wilt schieten. Het is belangrijk deze boodschap helemaal scherp te hebben, voordat je gaat schrijven. Formuleer altijd vooraf de centrale boodschap en ga er daarbij van uit dat deze uit ongeveer twintig woorden bestaat. Daarmee dwing je jezelf je te concentreren op de essentie van de tekst. Stel vervolgens het doel van de tekst vast. We hebben het al gehad over de verschillende doelen die teksten kunnen hebben. Wil je de lezer slechts informeren, of is er ook sprake van overtuigen of aanzetten tot kopen? Als de doelstelling duidelijk is, is het straks veel gemakkelijker een passende toon te kiezen. Bij een informatieve tekst hoort een neutrale toon, een verkooptekst veronderstelt een meer commerciele toonzetting. Er is een duidelijk verschil tussen de centrale boodschap en het doel van een tekst. De centrale boodschap is dat wat je te melden hebt, het doel is datgene wat je er- mee wilt bereiken. We geven een aantal voorbeelden om het onderscheid duidelijk te maken. Centrale boodschap: Doel: Centrale boodschap: Doel: Centrale boodschap: Doel: Centrale boodschap: Doel: Met deze creditcard betaalt u uw aankopen ineens of gespreid in termijnen; u bepaalt maandelijks zelf hoe u betaalt. Informeren, overtuigen, aanzetten tot aanschaf, imago bevestigen. Vanaf aanstaande maandag gaat onze benzineprijs met drie cent omlaag. Informeren, aanzetten tot koop, imago bevestigen. Wij nodigen u graag uit voor het congres over bedrijfshulpverlening. Informeren, uitnodigen, activeren, imago bevestigen. Helaas kunnen wij de bestelde bloembakken niet leveren; we hebben een goed alternatief voor u. Informeren, laten accepteren, alternatief bieden, imago bevestigen. In elk van deze voorbeelden vind je de doelstellingen informeren en imago bevestigen. Dat is op zich ook niet zo verwonderlijk. Iedere zakelijke tekst is er immers meer of minder direct op gericht om het beeld van de organisatie te bevestigen en de relatie met de lezer te versterken. Of het nu gaat om prospects, grote groepen lezers of slechts een enkele persoon, ga ervan uit dat alles wat het bedrijf op papier zet bijdraagt (of schade toebrengt) aan het beeld dat de buitenwereld van de organisatie heeft. Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 37
Sta in de oriëntatiefase van het schrijfproces ook goed stil bij de doelgroep.wie zijn de lezers? Ga op hun stoel zitten, stel vast waaraan zij behoefte hebben, wat zij kunnen begrijpen en wat relevant is voor hen. Hoe zorgvuldiger je je doelgroep definieert en je je lezers kent, hoe beter je de tekst bij hen kunt laten aansluiten. Daarmee vergroot je de scoringskans van commerciële teksten bijvoorbeeld aanzienlijk. De lezer heeft immers sterker het gevoel dat de boodschap specifiek voor hem bedoeld is en reageert dan veel positiever op de tekst. Doelgroepen kun je afbakenen aan de hand van bijvoorbeeld de volgende criteria: demografisch geografisch socio-economisch gedrag levensfase een combinatie van bovengenoemde criteria Realiseer je ook dat niet alle lezers op dezelfde manier lezen: de ene lezer leest graag op hoofdlijnen terwijl de ander helemaal in de tekst duikt en aandacht heeft voor elk detail. De ene lezer houdt van beeldende taal, met veel voorbeelden en kleurrijke formuleringen. De ander geeft juist de voorkeur aan feitelijke en concrete formuleringen. Dat betekent dat je, afhankelijk van het tekstdoel en het leesgedragg van de lezer, afgewogen keuzes moet maken op het gebied van inhoud, structuur en formulering. In paragraaf 2.3 bespreken we een overzichtelijk communicatiemodel dat je helpt bij het maken van die keuzes. Stap 2: De inhoud bepalen Een grote valkuil bij het schrijven van teksten is het voor de vuist weg opschrijven van wat de schrijver graag kwijt wil. Dat zagen we bij de brief van De Bussink Bank, die je hebt gelezen aan het begin van dit hoofdstuk. Natuurlijk weet je vaak wel wat je zo ongeveer wilt overbrengen aan de ander. Je weet wat je doelen zijn en begint vervolgens te tikken. Je schrijft echter meer op maat en doelgericht, als je je goed afvraagt wat de ánder wil weten. Noteer daarom eerst die vragen die voor de lezer relevant zijn. Wat wil hij weten over de centrale boodschap van de tekst? Wat zijn zijn behoeften? Formuleer de antwoorden bij deze vragen en ga na of je niets belangrijks vergeten bent. We werken onze eerdere voorbeelden uit. We gaan daarvoor op de stoel van de lezer zitten en stellen een aantal vragen die hij zal hebben bij de centrale boodschap. Bij het inventariseren van deze vragen houden we tegelijkertijd rekening met de doelen van de tekst. 38 MODULE 1 ZAKELIJK SCHRIJVEN
Centrale boodschap: Doel: Vragen van de lezer: Met deze creditcard betaalt u uw aankopen ineens of gespreid in termijnen; u bepaalt maandelijks zelf hoe u betaalt. Informeren, overtuigen, aanzetten tot aanschaf, imago bevestigen. Wat zijn de voordelen van ineens betalen? Wat zijn de voordelen van gespreid betalen? Welke voordelen zitten er nog meer aan deze creditcard vast? Welke voorwaarden gelden bij deze creditcard? Wat moet ik doen om zo n creditcard te bemachtigen? Centrale boodschap: Doel: Vragen van de lezer: Vanaf aanstaande maandag gaat onze benzineprijs met drie cent omlaag. Informeren, aanzetten tot koop, imago bevestigen. Gaat het om een tijdelijke of een structurele prijsverlaging? Hoe lang loopt deze actie in geval van tijdelijke prijsverlaging? Gaat ook de prijs van andere producten naar beneden? Centrale boodschap: Doel: Vragen van de lezer: Wij nodigen u graag uit voor het congres over bedrijfshulpverlening. Informeren, uitnodigen, activeren, imago bevestigen. Wat staat er op het programma? Wat maakt het interessant voor mij? Waar en wanneer vindt het plaats? Wat zijn de kosten? Wie zijn er nog meer uitgenodigd? Hoe kan ik me aanmelden? Centrale boodschap: Doel: Vragen van de lezer: Helaas kunnen wij de bestelde bloembakken type A niet leveren; we bieden u graag type B aan. Informeren, laten accepteren en laten aanschaffen van type B, bevestigen imago. Waarom kunnen jullie niet leveren? Wat kunnen jullie wel leveren en wanneer? Wat zijn de verschillen tussen type A en type B? Hoe kan ik type B bestellen? Wat doen jullie aan korting of andere tegemoetkoming hierbij? Natuurlijk kunnen lezers zich nog heel andere zaken afvragen. Wat we je echter duidelijk willen maken is dat je je sterker richt op de informatiebehoefte van de lezer als je op deze manier te werk gaat. Daarmee voorkom je dat je de lezer lastigvalt met van alles en nog wat, wat wellicht voor jou wel belangrijk is, maar voor de ander veel minder relevant. Je komt tegemoet aan je lezer en bereikt daarmee ook eerder je eigen doelen. Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 39
Stap 3: Structuur aanbrengen Een doeltreffende tekst is logisch opgebouwd en bevat een heldere en vanzelfsprekende lijn. Sta daarom goed stil bij de opbouw van de tekst. Soms krijg je als lezer de indruk dat een schrijver zijn informatie in één keer over de muur kiepert. De lezer wordt overdonderd en het gevolg zal zijn dat hij de tekst terzijde legt of minstens geïrriteerd verder zal lezen. Zet daarom niet alle informatie in één brok tekst bij elkaar, maar deel de tekst op in aparte tekstdelen. Dat kunnen hoofdstukken, paragrafen of alinea s zijn. Bedenk hoe dan ook vooraf de handigste volgorde en kies een opbouw waarmee je de lezer stap voor stap meeneemt door de tekst. Het resultaat van stap 3 van het schrijfproces is een tekstplan. Hoe ziet een tekstplan eruit? In feite komen de resultaten van stap 1 en 2 in een tekstplan bij elkaar. Na de oriëntatie in stap 1 bepaal je de inhoud door de vragen van de lezer in een logische volgorde te zetten. Vervolgens formuleer je in trefwoorden de juiste antwoorden. Zo wordt het duidelijk wat je wáár in de tekst gaat behandelen en hoef je tijdens het schrijven zelf niet meer na te denken over de relevantie en de plaats van de informatie. We werken hieronder een voorbeeld uit. Stap 1: Oriëntatie Centrale boodschap: Doel: Wij nodigen u graag uit voor het congres over bedrijfshulpverlening. Informeren, uitnodigen, laten reageren, bevestigen imago. Stap 2: De inhoud bepalen Vragen van de lezer: Wat staat er op het programma? Wat maakt het interessant voor mij? Waar en wanneer vindt het plaats en wat zijn de kosten? Wie zijn er nog meer uitgenodigd? Hoe kan ik me aanmelden? Resultaat van stap 1 en 2 is het tekstplan: Eerste alinea: inleiding: aanleiding, onderwerp, doel van de brief Tweede alinea: programma: tijden, onderwerpen, sprekers Derde alinea: voordelen: eigentijdse inzichten, praktische technieken, interessante medecongresgangers, netwerken, naslagwerk mee Vierde alinea: praktische zaken: datum, plaats, kosten, routebeschrijving in bijlage en aanmeldingsformulier of aanmelden via website 40 MODULE 1 ZAKELIJK SCHRIJVEN
Vijfde alinea: slot: uitgaan van succesvol congres, rekenen op uw komst, voor meer informatie Op deze manier sluit je goed aan bij de informatiebehoefte van de lezer. Extra informatie opnemen is natuurlijk mogelijk als jij dat als schrijver belangrijk vindt. Stap 4: Het schrijven zelf Pas als het tekstplan er ligt en je dus goed hebt nagedacht over boodschap, doel, lezer, inhoud en opzet, is het tijd om echt te gaan schrijven. Het is belangrijk dat stap 4 (eerste versie schrijven) en stap 5 (eindredactie) goed van elkaar worden gescheiden. Verwacht dus niet dat je de definitieve tekst in één keer op papier krijgt. Dat lukt zelfs niet met een uitgebalanceerd tekstplan. Voor een effectieve zakelijke tekst zijn meestal meerdere versies nodig. In stap 4 schrijf je in eerste instantie in ruwe bewoordingen op wat er in het tekstplan staat. Dat betekent dat je de onderdelen die je in de vorige stappen hebt bedacht, gewoon uitschrijft. Het werkt het beste als je dat in één keer doet. Denk nog niet na over formuleringskwesties zoals zinslengte of de juiste schrijfwijze van woorden. Ga vooral niet zitten wachten op die ene briljante zin of op die ene spitsvondige formulering. Het gaat er nu om dat de inhoud zonder onderbreken op papier komt. Die mooie woorden komen later. Stap 5: Eindredactie en afwerking In stap 5 lees je de tekst goed na en zet je de puntjes op de i. Het gaat er dan om dat je de tekst goed controleert op taalgebruik: past de stijl bij het doel van de tekst en bij de lezer (zie ook in de volgende paragraaf: de leeuw, de hond, de uil of de adelaar?) en zitten er nog taal-, stijl- of spelfouten in de tekst? Beoordeel ook de structuur van de tekst: is de indeling logisch en de lay-out aantrekkelijk? En natuurlijk: is je centrale boodschap helder, staat deze op een logische plaats, is de inhoud goed gekozen en ben je ervan overtuigd dat je met deze tekst je doel(en) bereikt? Deze laatste fase van het schrijfproces wordt vaak verwaarloosd. Veel teksten worden immers onder tijdsdruk of haastig geschreven. E-mail is daar een mooi voorbeeld van; niets is verleidelijker dan snel een antwoord in te typen en op verzenden te drukken. Maar let op: juist door de snelheid bevat de tekst veel onnodige taalfouten en is de structuur rommelig. Dat is jammer, want een lezer ervaart dat al snel als gebrek aan aandacht voor het mailtje en daarmee als gebrek aan aandacht voor de lezer. En daarmee doe je afbreuk aan een zorgvuldig opgebouwd imago. Gun jezelf dus de tijd voor zorgvuldige eindredactie. Het is in dat kader ook altijd Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 41
handig de tekst even door iemand anders te laten lezen. Een ander haalt toch altijd nog fouten en kromme zinnen uit de tekst, waar je zelf nu eenmaal snel overheen leest. We kunnen ons voorstellen dat je met deze vijf stappen veel tijd denkt te verliezen. Veel schrijvers beginnen immers graag direct te schrijven en nemen daardoor te weinig tijd voor een goed fundament van de tekst. De meeste tijd gaat dan uiteindelijk zitten in het schuiven, schrappen en herschrijven van tekst. Dat kun je jezelf besparen als je de eerste drie stappen van het schrijfproces weloverwogen doorloopt. Stap 4 en 5 gaan dan een stuk eenvoudiger en sneller. 2.3 Leesgedrag en passende communicatiestijl We staan in deze paragraaf nog iets uitvoeriger stil bij het leesgedragg van lezers en koppelen dit aan communicatiestijlen van mensen, zoals je dat kunt toepassen in de tweede stap bij het opzetten van zakelijke teksten. In de psychologie worden vele gedrags- en communicatiemodellen onderscheiden. Voor het schrijven van teksten is het onderstaande model eenvoudig en bruikbaar. Leeuw Hond Sturend Confronterend Volgend Harmonieus Adelaar Uil Figuur 2.1 Communicatiestijlen Hoe moet je dit model interpreteren? Wanneer mensen in contact zijn met anderen, valt al snel het een en ander op aan hun gedrag. Dit gedrag kun je plaatsen in een aantal dimensies: de dimensie introvert extravert de dimensie sturend volgend de dimensie confronterend - harmonieus 42 MODULE 1 ZAKELIJK SCHRIJVEN
Extravert of introvert? Extravert betekent: veel praten, luid praten, snel zeggen wat je ergens van vindt, zowel letterlijk als figuurlijk veel ruimte innemen (dus ook: veel gebaren en dergelijke). Introvert betekent: weinig zeggen, zachter praten, alleen iets zeggen als het echt nodig is of als er rechtstreeks om gevraagd wordt en veel minder ruimte innemend. Sturend of volgend? Iemand die overwegend sturend is in het contact met een ander neemt al snel het initiatief, geeft aan hoe hij of zij wil dat bijvoorbeeld een gesprek verloopt en stuurt doelgericht naar een bepaald resultaat. Iemand die meer volgend is, laat zich gemakkelijker leiden en drukt minder uitgesproken zijn of haar stempel op een situatie. Confronterend of harmonieus? Wie geen moeite heeft om een afwijkende mening te laten horen, is meer confronterend dan iemand die al snel meegaat met de visie van een ander, ten behoeve van de goede sfeer (harmonie). Iemand met een confronterende gedragsstijl zoekt niet per definitie ruzie, maar zegt gewoon graag en snel wat hij ergens van vindt. Een harmonieuze stijl houdt in dat je confrontaties uit de weg gaat of dat je liever kiest voor een compromis. Wanneer je deze gedragsdimensies met elkaar combineert, kom je uit op vier basisstijlen van gedrag en communicatie. Let wel: we schetsen nu voor het gemak de uitersten. Realiseer je dat het hier gaat om een dynamisch model: afhankelijk van de situatie wisselen mensen in hun gedragsstijl of laten ze meer of minder uitgesproken stijlen zien. Nadat we elke gedragsstijl besproken hebben, maken we steeds een aantal opmerkingen over het bijbehorende leesgedrag. De leeuw Leeuwen zetten de situatie graag naar hun hand. Ze zeggen wat ze vinden en nemen graag een afwijkend standpunt in. Een leeuw vindt het leuk om te sparren met anderen. Hij kijkt naar uitdagingen, vindt het niet erg om risico s te nemen en neemt snel en gemakkelijk beslissingen. Een leeuw communiceert snel, is vaak ongeduldig. De basisbehoefte van leeuwen in het contact met anderen is erkenning, ofwel applaus. Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 43
De leeuw als lezer Leeuwen zijn echte snellezers, koppensnellers. In teksten zijn leeuwen op zoek naar hoofdzaken. Ze willen graag snel toegang krijgen tot een tekst en direct weten waarom ze de tekst moeten lezen. Leeuwen houden van concrete, eigentijdse taal. Leeuwen scoren graag en zoeken dus naar voordelen: wat worden ze beter van jouw tekst? Je houdt een leeuw bij de les als je hem direct en persoonlijk benadert, waarbij je hem duidelijk laat merken dat hij belangrijk voor je is. Gebruik kleurrijke, positieve taal als je schrijft voor een leeuw: U profiteert graag van de ontwikkelingen in Of: Met name voor u als ondernemer is het uitermate belangrijk uitdagingen aan te gaan Zorg bovendien voor een perfecte afwerking en layout: leeuwen houden van show, dus je tekst moet er wel een beetje aantrekkelijk uitzien. De hond Honden vinden het contact met anderen belangrijk. Ze hechten aan een goede sfeer en houden niet van conflicten. Honden worden graag aardig gevonden en maken gemakkelijk contact met anderen. Ze nemen niet zo snel het initiatief en wachten liever af tot een ander dat doet. De basisbehoefte van honden in het contact met anderen is persoonlijke aandacht en oprechte betrokkenheid. De hond als lezer Honden willen de ander graag begrijpen en nemen voldoende tijd om een tekst rustig door te nemen. Ze hechten aan een persoonlijke noot in een tekst en vinden het dan ook prettig als je ze direct en persoonlijk benadert. Gebruik de naam van de lezer of haal, bijvoorbeeld in een adviesbrief, informatie aan die de hond je in een adviesgesprek zelf gegeven heeft. Honden hebben een voorkeur voor emotietaal: U gaf aan dat u zich zorgen maakt over of: U hecht veel waarde aan, U bent erg enthousiast over de mogelijkheden van. Honden nemen niet gemakkelijk zelf beslissingen: zet daarom in de tekst bijvoorbeeld concrete voorstellen op een prominente plaats en wees concreet (en sturend, als dat kan) in je adviezen. De uil Uilen gaan al wikkend en wegend door het leven. Zij bekijken situaties van alle kanten en nemen zelden vlotte beslissingen. Uilen stellen veel vragen, hebben denktijd nodig en schakelen graag een specialist in als ze belangrijke keuzes moeten maken. De basisbehoefte van uilen in het contact met anderen is rust en zekerheid. 44 MODULE 1 ZAKELIJK SCHRIJVEN
De uil als lezer Uilen zijn in teksten op zoek naar antwoorden. Wanneer een tekst vragen oproept of tegenstrijdigheden bevat, worden ze onzeker. Uilen hebben behoefte aan begrijpelijke taal en inzichtelijke, goed gestructureerde informatie. Zij verwachten genuanceerde uitspraken en antwoorden in gedegen, zakelijke formuleringen. Uilen vinden het prettig wanneer ze bijvoorbeeld in een adviestekst stap voor stap naar een verantwoorde beslissing worden geleid. De adelaar Adelaars houden van feiten. Zij pakken zaken gestructureerd en doelgericht aan en maken voortdurend de balans op. Wat kost het en wat levert het op?, is een echte adelaarsvraag. Adelaars zijn dus resultaatgericht. Dat maakt hen in het contact met anderen soms wat afstandelijk. Ze zijn kort van stof en weiden liever niet uit als dat niet nodig is. De adelaar als lezer Adelaars zijn echte tabellenfreaks. Zij zien graag in één oogopslag wat het effect is van bijvoorbeeld bepaalde acties of maatregelen. Een feitelijke, bondige toelichting bij een inzichtelijk figuur is vaak voldoende. Ook puntsgewijze opsommingen doen het goed bij een adelaar. Adelaars stellen een goede scheiding tussen tekst en bijlagen erg op prijs. Formuleer vooral niet te persoonlijk: schrijf objectief, wellicht zelfs afstandelijk, met het nodige (gepaste) jargon en: je stijgt in de achting van een adelaar. Schrijven voor leeuwen, honden, uilen en adelaars Natuurlijk weet je niet altijd precies voor wie je schrijft. Het is dan moeilijk om de tekst qua inhoud, structuur, opmaak en toon te laten aansluiten bij een van de hierboven beschreven communicatiestijlen. Zeker wanneer er meerdere lezers tot je doelgroep behoren, is het belangrijk om met al die stijlen en behoeften rekening te houden. Dat lijkt onmogelijk, maar ook dan is het model handig. Het helpt je ook te realiseren wat je eigen communicatiestijl is. Als je weet wat jouw primaire stijl is, kun je er rekening mee houden dat je afhankelijk van je communicatiestijl tijdens het schrijven een aantal valkuilen zult hebben, want: Leeuwen schrijven soms schreeuwerig, ongenuanceerd en te kort door de bocht. Honden nemen nauwelijks stelling in teksten en hebben veel woorden nodig om iets duidelijk te maken. Uilen verliezen zich in details en laten vaak erg veel tijd verloren gaan met twijfelen over inhoud en vorm van de tekst. Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 45
Adelaars hebben de neiging ambtelijk en formeel te schrijven. Dat is niet altijd effectief, zeker niet wanneer een tekst een enthousiasmerend of commercieel doel heeft. We nemen aan dat deze beschrijving van gedrags- en communicatiestijlen je helpt bij het maken van keuzes tijdens de stappen van het schrijfproces. 2.4 Teksten ontwerpen Schrijven gaat sneller en beter als je gebruikmaakt van ervaringen van anderen. Veel teksten die geschreven worden lijken min of meer op elkaar en kunnen dan ook op dezelfde manier worden opgezet. Een brief met slecht nieuws bijvoorbeeld kent zo zijn eigen opbouw, evenals een adviesrapport of een handleiding. Dat betekent dat je stap 3 van het schrijfproces, structuur aanbrengen, een stuk gemakkelijker kunt maken. In deze paragraaf komen de vaste structuren van een aantal veelvoorkomende zakelijke teksten aan de orde. Maak het jezelf er gemakkelijker mee, maar blijf ook kritisch. Vraag jezelf steeds af of deze vaste structuur ook aansluit bij de keuzes die je hebt gemaakt in stap 1 van het schrijfproces. Met andere woorden: past deze vaste structuur wel bij de centrale boodschap, het tekstdoel, en de behoeften van jouw lezer? Als dat zo is, kun je er volop je voordeel mee doen. Hieronder reiken we vijf vaste structuren aan, die je ook in combinatie met elkaar in allerlei teksten kunt gebruiken. De vaste structuren bestaan steeds uit een aantal vragen, die de lezer zich logischerwijs zal stellen. Laten we ze eens onder de loep nemen. De probleemstructuur De probleemstructuur is heel bruikbaar als je in de tekst een ongewenste situatie of een werkelijk probleem bespreekt. Het gaat er dan niet eens zozeer om dat je direct met oplossingen komt. De probleemstructuur leent zich vooral op het analyseren van de kwestie. Je kunt de probleemstructuur bijvoorbeeld toepassen in beleidsnota s, achtergrondartikelen en in allerhande voorstellen. Het probleem Wat is het probleem precies? Wat zijn de oorzaken ervan? Wat is ertegen te doen? Waarom is het een probleem? 46 MODULE 1 ZAKELIJK SCHRIJVEN
We werken de probleemstructuur hieronder uit aan de hand van een voorbeeld. Het probleem Bijvoorbeeld: het aantal inschrijvingen voor de cursus Kunstgeschiedenis loopt het laatste half jaar sterk terug. Wat is het probleem precies? Het minimum aantal inschrijvingen om de cursus te kunnen laten starten bedraagt 25. Op dit moment zijn er twaalf inschrijvingen binnen terwijl de cursus over zes weken begint. Waarom is het een probleem? Bij minder dan 25 inschrijvingen ontvangen we te weinig cursusgeld, waardoor we het salaris van de docent, de huur van de cursusruimte en onze andere overheadkosten niet kunnen dekken. Wat zijn de oorzaken ervan? Het lijkt erop dat de belangstelling voor culturele cursussen in het algemeen afneemt. Bovendien hebben veel mensen minder geld te besteden aan dit soort activiteiten en is er een half jaar geleden een splinternieuw sportcomplex in de wijk gebouwd, dat mogelijk veel van onze oude cursisten trekt. Wat is ertegen te doen? We kunnen extra reclame maken in het wijkblad, waarin we enthousiaste oudcursisten aan het woord laten en tegelijkertijd een kortingscoupon aanbieden die 15% korting geeft op het cursusgeld. Bovendien kunnen we honderd flyers laten drukken en deze op centrale plaatsen in de wijk ophangen, onder andere in de kleedkamers en op de prikborden in het nieuwe sportcomplex. De maatregelstructuur De maatregelstructuur r gebruik je wanneer een bepaalde maatregel of actie in gang gezet moet worden. Ook als je een voorstel wilt doen of zelfs achteraf een voorstel wilt verantwoorden, is de maatregelstructuur toepasbaar. Neem daarbij het woord maatregel ruim. Je kunt je voorstellen dat een combinatie met de hiervoor behandelde probleemstructuur of een van de andere structuren voor de hand ligt. De maatregel of voorgestelde actie Wat is de maatregel precies? Waarom is de maatregel nodig? Hoe wordt de maatregel uitgevoerd? Wat zijn de effecten van de maatregel? Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 47
We geven hieronder een voorbeeld van een uitgewerkte maatregelstructuur. De maatregel of voorgestelde actie Bijvoorbeeld: de personeelsvereniging wil jaarlijks een bedrag van duizend euro doneren aan Unicef. Wat is de maatregel precies? Vanaf 2005 doneert de personeelsvereniging elk jaar op 5 december een bedrag van duizend euro aan Unicef. Waarom is de maatregel nodig? De personeelsvereniging vindt het belangrijk niet alleen leuke (en zinnige) evenementen te organiseren voor het eigen personeel, maar draagt ook graag een steentje bij aan organisaties die zich op grotere schaal inzetten voor anderen. Juist op 5 december is er veel aandacht voor onze eigen kinderen; we vinden het een mooi gebaar om op die dag iets extra s te doen voor kinderen die het veel minder getroffen hebben. Hoe wordt de maatregel uitgevoerd? We vragen alle medewerkers om een extra bijdrage van tien euro voor de maand december. Op 1 december tellen we de ontvangen bedragen bij elkaar op. Het bedrag dat we eventueel tekortkomen, wordt aangevuld door de directie van ons bedrijf. Op 5 december maken we duizend euro over op gironummer 121 van Unicef te Den Haag. Wat zijn de effecten van de maatregel? Unicef kan onze donatie aanwenden voor de talloze projecten in oorlogsgebieden. De personeelsvereniging zal in januari steeds aandacht besteden aan een van de projecten van Unicef. Hiermee dragen we bij aan de maatschappelijke bewustwording van onze medewerkers (punt 5 uit onze mission statement). t We nodigen ze bovendien uit lid te worden van Unicef. De evaluatiestructuur Het woord zegt het al: de evaluatiestructuur is handig om iets te evalueren in een tekst. Op basis van een afweging van voor- en nadelen kom je uiteindelijk tot een oordeel. Zo bouw je een logische argumentatie op, die er (hopelijk) toe leidt dat jouw oordeel gemakkelijker geaccepteerd wordt. In ieder geval maak je met de evaluatiestructuur je denkwijze heel inzichtelijk. De evaluatiestructuur ziet er als volgt uit. 48 MODULE 1 ZAKELIJK SCHRIJVEN
Het te evalueren onderwerp Wat zijn de relevante kenmerken ervan? Wat zijn de positieve aspecten ervan? Wat zijn de negatieve aspecten ervan? Hoe luidt het totaaloordeel erover? Wat zijn de relevante beoordelingscriteria ervoor? Een voorbeeld: Het te evalueren onderwerp De samenwerking met Drukkerij Van Diemen. Wat zijn de relevante kenmerken ervan? Sinds zes maanden laten we ons reclamemateriaal drukken door Drukkerij Van Diemen. Deze drukkerij heeft zich een jaar geleden gevestigd op ons industrieterrein, op driehonderd meter afstand van ons kantoorpand. Wat zijn de relevante beoordelingscriteria ervoor? We beoordelen de kwaliteit van het drukwerk, de snelheid van leveren, de afstand tot ons pand, de prijs, de onderlinge samenwerking en de flexibiliteit. Wat zijn de positieve aspecten ervan? De kwaliteit is in orde. Van Diemen levert volgens afspraak (één uitzondering daargelaten). Het pand is erg dichtbij (zeker vergeleken met onze vorige drukkerij aan de andere kant van de stad). Het team werkt enthousiast en prettig met ons samen. Wat zijn de negatieve aspecten ervan? De prijzen liggen hoger dan die van onze vorige drukkerij. De drukker is minder flexibel met aanpassingen dan onze vorige drukker. Hoe luidt het totaaloordeel erover? We vinden de positieve aspecten zwaarder wegen dan de negatieve en werken met Van Diemen aan nieuwe prijsafspraken. We zetten de samenwerking met Drukkerij Van Diemen voort. De handelingsstructuur De handelingsstructuur gebruik je als je de lezer een taak wilt laten uitvoeren, die uit een aantal delen, stappen of fasen bestaat. Vaak leidt de handelingsstructuur tot een instructie of stappenplan. Ook deze structuur kun je goed combineren met andere vaste tekstplannen. De handelingsstructuur bevat de volgende elementen: Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 49
De handeling Wat is het doel ervan? Wat zijn de voorwaarden ervoor? Volgens welke deelstappen verloopt de uitvoering ervan? Hoe is de uitkomst van de taak te controleren? Wederom een voorbeeld: De handeling Een rozemarijn-knoflookbrood bakken. Wat is het doel ervan? Zeker weten dat je bij de lunch van vanmiddag een zelfgebakken brood kunt serveren. Wat zijn de voorwaarden ervoor? Je moet over een oven beschikken, de juiste ingrediënten in huis halen en het aanrecht van tevoren goed schoonmaken. Volgens welke deelstappen verloopt de uitvoering ervan? Je weegt 400 gram bloem af. Je voegt er 30 gram gedroogde gist aan toe. Je kneedt dit op een schoon aanrecht, samen met een kopje lauw water, tot een soepel deeg. Je laat het deeg 30 minuten op een warme plek rijzen (in een glazen schaal, afgedekt met plasticfolie) Je kneedt het deeg opnieuw en voegt een handvol gedroogde rozemarijn en vijf uitgeknepen teentjes knoflook toe. Je legt het deeg opnieuw 30 minuten te rijzen en verwarmt ondertussen de oven op 190 graden. Je legt het deeg op een ingevet bakblik, bestrooit het met zeezout en extra rozemarijn en bakt het in 40 minuten mooi bruin in het midden van de oven. Hoe is de uitkomst van de taak te controleren? Je neemt het brood uit de oven, laat het even afkoelen. Het brood is gaar als het hol klinkt als je erop klopt. De onderzoeksstructuur De onderzoeksstructuur gebruik je als je een verslag wilt schrijven over iets wat is onderzocht. Dat hoeft niet altijd een omvangrijk onderzoek of een dikke scriptie te zijn. Deze structuur is bijvoorbeeld ook goed bruikbaar als je een artikel wilt schrijven in het personeels- of verenigingsblad. 50 MODULE 1 ZAKELIJK SCHRIJVEN
Het onderzoeksobject Wat is er precies onderzocht? Met welk doel? Volgens welke methode? Met welke resultaten? Wat zijn de conclusies? Opnieuw een voorbeeld: 1 Het onderzoeksobject Het infomagazine van voetbalvereniging Samenspel Doet Juichen (SDJ). Wat is er precies onderzocht? In hoeverre zijn de lezers van het wekelijkse infomagazine tevreden over het blad? Met welk doel? Vaststellen of het magazine voldoet aan de behoefte en inventariseren welke verbeteringen gewenst zijn. Volgens welke methode? Bij het magazine van week 22 is een vragenlijst meegestuurd, waarop de lezers hun tevredenheid met een score van 1 tot en met 5 konden aangeven. Met welke resultaten? Alle clubleden hebben de vragenlijst ingevuld en op tijd ingeleverd. 60% vindt het blad voldoende informatief, 90% is tevreden over de verschijningsperiode en 65% vindt het blad aantrekkelijk om te lezen. Wat zijn de conclusies? De lezers vinden het blad belangrijk en hechten waarde aan een goed blad (100% neemt de moeite de vragenlijst in te vullen). Het informatiegehalte moet omhoog, de verschijningstermijn handhaven we. We moeten streven naar een professionele en eigentijdse vormgeving. Deze vaste structuren zijn een handig hulpmiddel voor het indelen van zakelijke teksten. Aan het gebruik ervan is echter ook een risico verbonden. Wie de vaste structuren klakkeloos hanteert als een invuloefening, sluit hoogstwaarschijnlijk niet goed aan bij datgene wat in de eerste stap van het schrijfproces, de oriëntatie, is vastgesteld. Ga dus altijd goed na of de gestelde vragen in de gekozen vaste structuur een op een bruikbaar zijn in jouw tekst. Neem vooral de vrijheid vragen weg te laten of toe te voegen als de situatie daarom vraagt. Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 51
Discussieopdrachten 1 In dit hoofdstuk is een aantal vaste structuren besproken. Welke voordelen zie jij in het gebruik van deze structuren en welke nadelen brengt het mogelijk met zich mee? Hoe zou je deze nadelen het beste kunnen omzeilen? 2 Hoe komen jouw teksten doorgaans tot stand? In hoeverre is het schrijven in vijf stappen nieuw voor je? Welke voordelen zie je en welke nadelen zitten er mogelijk aan vast? Hoe zou je het beste met deze nadelen kunnen omgaan? 3 Noem ten minste drie doelen die een brochure van War Child kan hebben. Noem ten minste drie doelen die een verslag van een vergadering kan hebben. Noem ten minste drie doelen die een financieel plan kan hebben. 4 Maak samen met een medestudent een checklist die je zou kunnen gebruiken als leidraad voor het uitvoeren van stap 5: de eindredactie. Deel de checklist in in drie categorieën: inhoud, structuur/lay-out en formulering. Neem in elke categorie minimaal vijf criteria op waaraan een professionele zakelijke tekst moet voldoen. 5 In paragraaf 2.4 zijn de vaste structuren voor teksten behandeld. Bedenk zelf een nieuwe vaste structuur die je goed zou kunnen gebruiken voor zakelijke teksten die in jouw toekomstige werkveld geschreven moeten worden. Opdrachten 1 Dit hoofdstuk opent met een case over een brief van De Bussink Bank. Jij bent gevraagd deze brief te herschrijven. Ga daarbij te werk volgens de vijf stappen van het schrijfproces. Maak dus eerst een tekstplan (stap 1 tot en met 3), schrijf vervolgens de eerste versie (stap 4) en voer de eindredactie uit (stap 5). Bepaal tijdens stap 1 tot welk type lezer je je richt (leeuw, hond, uil of adelaar) en probeer daar in de volgende stappen rekening mee te houden. 2 Laat jouw versie van de Bussink Bank-brief lezen aan een medestudent. Geef vooraf geen informatie over de centrale boodschap of het doel van de brief. Vraag de ander wat volgens hem of haar de belangrijkste boodschap is in jouw brief en wat het effect daarvan is op de lezer. Bepaal samen of het doel is bereikt dat jij je gesteld hebt bij deze brief. Vraag vervolgens om suggesties op het gebied van inhoud en indeling. Stel ook samen vast in hoeverre je qua inhoud, toon en stijl goed hebt aangesloten bij de communicatiestijl van de lezer. 52 MODULE 1 ZAKELIJK SCHRIJVEN
3 Een aantal studenten uit jouw opleiding is gevraagd een evaluatie te schrijven over de studiegids van jullie opleiding. De geluiden over deze gids zijn namelijk aanleiding voor de opleidingscommissie om deze studiegids grondig te herzien. Men gaat hierbij echter niet over één nacht ijs: er is een enquête uitgezet onder alle studenten van de opleiding en bovendien is een aantal studenten benaderd om hun oordeel over de studiegids te geven in een verslag van maximaal twee A4 tjes. Maak een tekstplan voor zo n oordeel volgens de evaluatiestructuur. Schrijf vervolgens de tekst. 4 De opleidingscommissie heeft inmiddels de enquête onder alle studenten gehouden. Tachtig procent van de studenten heeft de vragenlijst ingevuld en geretourneerd. Een hoge score. Blijkbaar hechten de studenten aan een goede studiegids en waren zij graag bereid hun mening te geven in deze enquête. Jij bent gevraagd de uitkomsten van de enquête te verwerken in een verslag van maximaal twee A4 tjes. Maak een tekstplan voor dit onderzoeksverslag volgens de onderzoeksstructuur en schrijf vervolgens het verslag. 5 Lees de tekst op de volgende pagina over het boxenstelsel met betrekking tot de inkomstenbelasting. Analyseer deze tekst op basis van de vijf stappen van het schrijfproces. Bepaal de centrale boodschap van de tekst. Wat was het doel van de tekst en wie is de doelgroep? Welke vragen zie je als lezer graag beantwoord? In welke mate sluit de inhoud aan bij de doelgroep? Denk daarbij niet alleen aan de verwachtingen van de lezer, maar ook aan de begrijpelijkheid van de inhoud. Wat vind je van de structuur van deze tekst, hoe logisch is de indeling? Hoe beoordeel je het taalgebruik: toon, stijl, correct Nederlands. Wat vind je van de 'moeilijkheidsgraad' van de tekst? Houd er daarbij rekening mee dat de doelgroep enorm breed is. Welk opleidingsniveau is volgens jou noodzakelijk om deze tekst te begrijpen? Denk je dat alle leden van de doelgroep deze tekst begrijpen? Hoe luidt jouw eindoordeel over deze tekst: is de boodschap duidelijk en het doel bereikt? Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 53
Boxenstelsel Voor de inkomstenbelasting zijn er drie soorten belastbaar inkomen. Deze inkomens zijn ondergebracht in drie zogenoemde boxen: box 1: belastbaar inkomen uit werk en woning; box 2: belastbaar inkomen uit aanmerkelijk belang; box 3: belastbaar inkomen uit sparen en beleggen. Box 1: Werk en woning Het tarief voor inkomen uit werk en woning is een oplopend tarief met vier schijven. Daardoor gaat u naar verhouding meer belasting betalen als uw inkomen stijgt. Loon of salaris, pensioen en sociale uitkeringen zijn inkomsten die belastbaar zijn in box 1. Voorts zijn het resultaat uit overige werkzaamheden, de auto van de zaak, winst uit onderneming, ontvangen alimentatie en andere periodieke uitkeringen, de eigen woning, terugontvangen premies voor lijfrenten en de negatieve persoonsgebonden aftrek inkomsten die belastbaar zijn in box 1. Let op! Voor 65-plussers is het tarief in de eerste twee schijven van box 1 aanmerkelijk lager. Als u 65 jaar of ouder bent, hoeft u over uw inkomsten namelijk geen premie AOW meer te betalen. Daardoor is het tarief van de premie volksverzekeringen lager dan voor personen jonger dan 65 jaar. Box 2: Aanmerkelijk belang De inkomsten uit aanmerkelijk belang worden belast in box 2. Het tarief van box 2 is 25%. Als u een aanmerkelijk belang heeft, kunt u daaruit de volgende inkomsten hebben: reguliere voordelen, bijvoorbeeld dividenden; vervreemdingsvoordelen, bijvoorbeeld verkoopwinst. Het inkomen uit aanmerkelijk belang bestaat uit het totaal van de inkomsten, verminderd met de aftrekbare kosten en eventueel (het restant van) de persoonsgebonden aftrek. Het belastbare inkomen is het inkomen uit aanmerkelijk belang, verminderd met de te verrekenen verliezen uit aanmerkelijk belang. Let op! Uitsluitend de bovengenoemde inkomsten vallen in box 2. Als u bijvoorbeeld ook een salaris ontvangt van de BV of NV, dan wordt dit salaris in box 1 belast. 54 MODULE 1 ZAKELIJK SCHRIJVEN
Box 3: Sparen en beleggen Het inkomen uit sparen en beleggen wordt belast in box 3. Het tarief in box 3 is 30%. U betaalt belasting over een vast rendement op uw vermogen. Dit vaste rendement wordt berekend over de gemiddelde waarde van uw bezittingen min schulden (de zogenoemde rendementsgrondslag). U betaalt pas belasting als deze waarde boven een heffingvrij vermogen uitkomt. De werkelijke inkomsten, bijvoorbeeld de huuropbrengst of het dividend op uw aandelen, hoeft u dus niet aan te geven. Verder mag u werkelijke kosten, zoals betaalde rente, niet aftrekken. In plaats van het werkelijke rendement, wordt een vast percentage van 4% belast. Over die 4% rendement betaalt u 30% belasting (1,2%). De 4% rendement berekent u over de gemiddelde waarde van uw bezittingen min schulden (de rendementsgrondslag) bij de aanvang en het einde van een kalenderjaar. Inkomsten in verschillende boxen Als u inkomsten heeft in twee of drie verschillende boxen, worden die inkomsten apart behandeld en zo veel mogelijk apart belast. Dat betekent het volgende: Elke soort inkomsten valt in het algemeen in één box. Uw inkomsten kunnen dus niet dubbel worden belast. Voor het belastbare inkomen in box 1, 2 en 3 gelden verschillende tarieven. U kunt een negatief inkomen (verlies) in de ene box niet verrekenen met een positief inkomen in een andere box. Voor verliezen in box 2 geldt een bijzondere regeling. Aftrekposten Aftrekposten die rechtstreeks te maken hebben met inkomsten in een box, verminderen het inkomen in die box. Er zijn ook aftrekposten die niet rechtstreeks te maken hebben met bepaalde inkomsten. Denk bijvoorbeeld aan buitengewone uitgaven in verband met ziekte en aan giften. Dit soort aftrekposten vormen samen de persoonsgebonden aftrek. De persoonsgebonden aftrek kunt u eerst aftrekken van uw inkomsten in box 1. Het eventuele restant kunt u vervolgens aftrekken in box 3 en wat dan nog over is in box 2. Als er dan nog een gedeelte overblijft, kunt u dat gedeelte meenemen naar het volgende jaar. Hoofdstuk 2 Een effectief schrijfproces 55