Het Zeeuws Archief is beheerder van de archieven van het Rijk, het Waterschap, de Provincie en drie gemeenten. Sinds 2008 staat digitale duurzaamheid hoog op de agenda. In dat jaar sloten we ons aan bij een landelijke werkgroep van drie koplopers die samen met het Nationaal Archief de basis legde voor de landelijke infrastructuur. Die landelijke infrastructuur wordt momenteel uitgerold. De basis hiervan is state-of-the-art software die wereldwijd wordt gebruikt door nationale archiefdiensten. Met behulp van deze dienstverlening wil het Zeeuws Archief de aangesloten overheden ontzorgen waar het gaat om het duurzaam beheren en toegankelijk houden van digitale informatie. 1
Wat is een e-depot? Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures dat duurzaam beheren en raadplegen van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Daaronder vallen ook financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software (definitie ED3). Die definitie is gebaseerd op de internationale standaard OAIS, het Open Archival Information System. Dit is een functioneel model dat verbeeldt welke functies moeten worden ingevuld voor duurzaam digitaal informatiebeheer. Zo wordt duidelijk dat een e-depot geen technisch ding is dat kan worden gekocht, maar een samenspel van organisatie, techniek en inhoud. 2
Als je gebruik maakt van het Zeeuws e-depot, neem je een geheel van services af: van advies en ondersteuning bij de creatie van de informatie, via het beheer en de conservering van de informatie, tot en met de beschikbaarstelling ervan. In feite is dit precies wat het Zeeuws Archief als Rijksarchief in de provincie Zeeland al sinds 1890 doet. Het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren en beheren van de informatie van de overheid en van belangrijke instellingen, bedrijven en families die samen Zeeland hebben gemaakt tot wat het nu is. De uitvoering van deze taak pakken we voor digitale informatie logischerwijs op dezelfde manier aan. De kenmerken van digitale informatie komen immers in grote mate overeen met die van analoge informatie. Er zijn natuurlijk ook belangrijke verschillen tussen analoog en digitaal: de veelheid aan uitingsvormen is digitaal veel groter dan in de analoge situatie, (b.v. foto s, films, websites, social media). De overgangen tussen de verschillende stadia waarin informatie zich bevindt, worden in de digitale situatie steeds meer diffuus. En we moeten rekening houden met de razendsnelle technische veranderingen in systemen en applicaties. 3
Duurzaam informatiebeheer begint bij het begin Duurzame toegankelijkheid kun je het beste aan de bron regelen. Het Zeeuws Archief is graag nauw betrokken bij de wijze waarop de informatie wordt gecreëerd en wil meedenken over de inrichting van de informatiehuishouding van aangesloten overheidsorganisaties. Zo kan de informatie goed worden voorbereid op de uiteindelijke opname in het e-depot, de zogenoemde Ingest. 4
Nadat bij de Ingest diverse controles hebben plaatsgevonden (o.a. virussen, bestandsformaten) wordt een checksum vastgesteld en treden de functies Storage, Data management en Preservation in werking. De checksum is uniek voor elk informatieobject (een document of een bestand) en hiermee kan de integriteit van het informatieobject steeds opnieuw worden gecontroleerd. Storage omvat de opslag van de objecten, inclusief alle activiteiten voor het onderhoud van de media waarop deze zijn opgeslagen. De functie Data Management regelt het beheer van de metadata, de kernmerken die al in de overheidsorganisatie aan een informatieobject zijn meegegeven. De functie Preservation richt zich op het behoud van de digitale objecten, eventuele conversie naar nieuwe bestandsformaten e.d. Deze functie wordt ondersteund door een internationaal kennisnetwerk waarin het Zeeuws e- Depot fungeert als scharnier tussen de overheden in Zeeland en de nationale en internationale netwerken op gebied van preservation. Zo kan Zeeland invloed hebben op de doorontwikkeling van het e-depot en daarmee op een altijd hoge kwaliteit van de voorziening. 5
De toegankelijkheid van de informatie wordt ondersteund door de functie Access. Of het nu een ambtenaar is, op zoek naar een recent dossier, een burger die een bouwvergunning zoekt, een genealoog die grasduint in de personendatabase Zeeuwen Gezocht of een promovendus die lange reeksen financiële gegevens zoekt en analyseert. Het Zeeuws Archief is erin gespecialiseerd klanten de weg te wijzen en hen indien nodig inhoudelijk te ondersteunen bij hun onderzoek. Zowel analoog als digitaal. 6
Deze afbeelding toont de explorer van Test- en Demonstratieomgeving van ons e-depot. De Testomgeving bevat een aantal bestanden. In deze presentatie tonen we informatie die we in het kader van de pilot met de Provincie Zeeland in de Test- en Demonstratieomgeving van het e-depot hebben opgenomen. 7
In de bestanden die we van de provincie Zeeland hebben opgenomen, bevinden zich stukken betreffende de aanleg van een rotonde in Middelburg in 2015. Het zijn vooral veel AutoCAD bestanden, maar ook pdf s waarin de ontwerpen zijn vastgelegd. 8
In dit scherm worden de metadata getoond van een ontwerptekening. Door middel van autorisaties kan bepaald worden wie deze informatie mogen zien. 9
De (geautoriseerde) medewerkers van de provincie willen uiteraard toegang hebben tot de informatie. In het kader van deze pilot hebben we in MAIS-Flexis een archieftoegang (inventaris) aangemaakt met daarin een link naar de desbetreffende stukken. Deze archieftoegang hebben we gepubliceerd op www.archieven.nl. 10
We openen de toegang en zien daar verschillende varianten van de te bouwen rotonde. 11
Als je de tekening wilt bekijken, kun je klikken op Raadplegen. Omdat het hier niet-overgebrachte informatie betreft, stuit je op een beveiligingsdrempel: inloggen is noodzakelijk om de informatie te kunnen bekijken. 12
Nadat je bent ingelogd, verschijnt de downloadknop. 13
Vervolgens kan de pdf worden gedownload en bekeken. 14
Het Zeeuws Archief voert de wettelijke taken uit met oog voor de behoeftes van de aangesloten partners. We maken gebruik van software die wereldwijd door toonaangevende instellingen wordt gebruikt waardoor de leverancier Preservica in staat is zijn product door te ontwikkelen op basis van de wensen van klanten of de eisen van de technologische ontwikkelingen. Door de samenwerking van het Zeeuws Archief met het Nationaal Archief en de andere voormalige rijksarchieven in de provinciehoofdsteden zijn we een grote klant die veel invloed kan hebben op de (nieuwe) functies van dit e- Depot. Deze software is gebaseerd op open standaarden. Daardoor voorkomen we vendor-lock-in en hebben de aangesloten overheden de zekerheid dat ze, ongeacht de technologie, altijd bij hun informatie kunnen. 15