Proloog Activiteitenplan 2016-2017 Vastgesteld 13 juni 2016
Proloog Inleiding De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad () van Proloog presenteert hierbij het activiteitenplan voor het schooljaar 2016-2017. In dit activiteitenplan beschrijft de de werkwijze voor het schooljaar 2016-2017. Het geeft duidelijkheid over de interne organisatie van de, de planning van de werkzaamheden en de prioriteiten die de voor het komende schooljaar stelt. Daarnaast geeft het aan welke middelen/inzet er nodig is voor de en daarmee inzicht in welke faciliteiten de nodig heeft. De informeert hiermee belanghebbende partijen over de voorgenomen activiteiten voor het schooljaar 2016-2017. Een van die partijen is het College van Bestuur (CvB). De verzoekt CvB kennis te nemen van de inhoud van het voorliggende activiteitenplan, inclusief de erbij horende begroting, en de benodigde faciliteiten beschikbaar te stellen. Behalve als leidraad voor de -leden is dit activiteitenplan ook bedoeld voor onze achterban. Ouders en medewerkers van Proloog worden op de hoogte gebracht van de speerpunten voor het komende jaar. Ter bevordering van de openbaarheid zal het op het openbaar toegankelijke deel van de site van Proloog worden gepubliceerd. Ten slotte wordt ook de Raad van Toezicht van de stichting geïnformeerd over de werkzaamheden. Dit activiteitenplan is onderdeel van de cyclus van verantwoording van de. Daartoe behoort ook het jaarverslag, dat in september 2016 zal worden gepresenteerd. Daarin kunt u lezen wat er van de plannen terecht is gekomen en hoe de financiële middelen zijn aangewend die in 2015-2016 door het CvB ter beschikking werden gesteld. Mocht u naar aanleiding van dit activiteitenplan nog vragen hebben, kunt u deze stellen aan de via gmr@proloog.nl. 1. Doelstelling De vervult zijn rol als medezeggenschapsorgaan middels advies-, instemmings- en initiatiefrecht en draagt daardoor bij aan het scheppen van voorwaarden voor goed onderwijs binnen Proloog. Een goed lopende organisatie en goede arbeidsomstandigheden zijn hierbij van essentieel belang. De wil op een constructieve manier de ontwikkelingen binnen Proloog volgen en toetsen. We dienen immers hetzelfde doel: zorgen voor goed gefaciliteerd onderwijs dat garandeert dat leerlingen in een prettige en uitdagende omgeving optimaal kunnen presteren. Om dat te bewerkstelligen is het nodig dat de ogen en oren goed open houdt om signalen uit het werkveld op te vangen. Het betekent ook dat de niet alleen volgt wat door het CvB wordt voorgelegd, maar ook zelf initiatieven neemt. De doelstelling van de is om als een proactief, constructief en goed geïnformeerd orgaan te fungeren. Een orgaan dat door een transparante communicatie de belangen behartigt van kinderen, ouders en personeel. 2. Samenstelling De van Proloog bestaat 12 leden: 6 ouders 6 personeelsleden Het voorzitterschap wordt bij voorkeur door een ouder bekleed. De penningmeester en de secretaris komen (bij voorkeur) uit de personeelsgeleding. Op het moment van publicatie van dit activiteitenplan heeft de twee vacante zetels waaronder 1 ouderzetel en 1 personeelszetel. 1
Proloog 3. Samenwerking In het schooljaar 2015-2016 is door en CvB verder gewerkt aan het ingezette traject in het kader van Advies goede medezeggenschap. Het doel is om de onderlinge samenwerking binnen de en tussen de en CvB te verbeteren. Daarvoor zijn de en CvB het afgelopen jaar ondersteund door een technisch voorzitter en een ambtelijk secretaris en zijn er met name in de procesbegeleiding en bewaking en het structuren van de vergaderingen belangrijke stappen gezet. De samenwerking is verbeterd maar is zeker nog niet optimaal. Vooral aan het onderlinge vertrouwen zal verder versterkt moeten worden. Voor het schooljaar 2016-2017 wil de hier verdere stappen inzetten. Het werken met werkgroepen en efficiënter vergaderen krijgt dit schooljaar verder vorm. De technisch voorzitter zet zijn werkzaamheden in 2016-2017 voort. De ambtelijk secretaris is niet meer beschikbaar. Het secretariaat zal door een nieuwe ambtelijk secretaris worden ingevuld. 4. Doelen voor 2016-2017 Voor het schooljaar 2016-2017 heeft de de volgende speerpunten geformuleerd: - Verdere verbetering van de (onderlinge) samenwerking en organisatie van de in werkgroepen en een andere vergaderstructuur. - De denkt graag mee over de toekomst van Proloog en zou graag willen participeren in ontwikkel-werkgroepen binnen de organisatie. - Passend onderwijs en de ondersteuning van leerlingen op de scholen. - IKC, vlekkenplan en de verdere ontwikkeling binnen Proloog. CvB heeft de ambitie om in het najaar een nieuwe strategische beleidsagenda te maken. De vindt dit een belangrijk onderdeel en wil hier actief aan bijdragen. 5. Organisatie en inzet uren Voor het schooljaar 2016-2017 voert de een verandering in de vergaderstructuur door. De kent de volgende vergadering: -vergadering: het overleg van de hele om de stukken die er liggen onderling te bespreken en besluiten voor te bereiden. -vergadering met overleg CvB: het overleg met CvB en de hele samen. Dit overleg wordt vooraf gegaan door een kort overleg van de zelf. Portefeuillehouders: de heeft zich georganiseerd in portefeuilles waarin stukken en onderwerpen worden voorbereid. De kent op dit moment vier portefeuille waarvan de houders ieder zo n drie keer bij elkaar komen. Bijeenkomst bestuur en brainstormavond: Jaarlijks is er een bijeenkomst met het bestuur (RvT) en de. Daarnaast is er jaarlijks een evaluatie/brainstormavond met CvB en de. Agendacommissie: De voorzitter of secretaris en de ambtelijk secretaris of technisch voorzitter hebben voorafgaand aan elke -vergadering een agendacommissie overleg met CvB. De vergaderplanning is als bijlage 1 opgenomen. Voor dit jaar zijn gepland: 6 -vergaderingen 5 -vergaderingen met CvB 3 extra bijeenkomsten (themabijeenkomst, overleg met RvT en evaluatie/brainstormavond) 2 scholingsavonden (ook voor MR-leden) en/of basiscursus Wms De overige overleggen, waaronder die van de portefeuillehouders, zijn nog niet vastgelegd. De volgende functies binnen de worden vervuld: Voorzitter: Remon Kortman Vice-voorzitter: Hennie de Boer Secretaris: Petra Torenga Penningmeester: Jellie Moed De van Proloog kent de volgende portefeuillehouders: Profilering en communicatie: Remon Kortman, Moniek Duijster Kwaliteit: Petra Veenstra, Jellie Moed, Roelof Adema Personeel: Annette Trampe, Hennie de Boer, Petra Torenga, Jellie Moed 2
Proloog Financiën: Anky Keizer, Remon Kortman, Tjeardke Poelsma Uitgaande van het reglement is een beschikbaarheid van 130 uur per P-lid. Voor de secretaris is daarop nog 70 uur extra beschikbaar. De urenverantwoording voor dit jaar laat zien dat ieder P-lid 100 uur nodig heeft. Met een ambtelijk secretaris voor de zijn extra uren voor de secretaris niet nodig. Van de personeelsuren komt per personeelslid 60 uur ten laste van de taakuren. De scholen die een P-lid leveren, krijgen de overige uren bovenschools gecompenseerd met formatie. Het P-lid geeft na overleg met de eigen directeur aan hoe de invulling van de uren plaats vindt. De werkt ook komend jaar aan het verbeteren van de eigen organisatie en efficiëntere vergaderstructuur. Mogelijk dat dit resulteert in een lagere benodigde inzet van uren. Bij de evaluatie in het voorjaar wordt dit besproken en kan er gekeken worden of een verlaging van de faciliteiten (in uren) reëel en gewenst is. De O-leden ontvangen per aanwezige vergadering een vacatievergoeding van 50,-. Deze geldt voor alle vergaderingen van de gehele, -vergaderingen met CvB en bijeenkomsten van met bestuur. Voor 2016-2017 zijn 16 vergaderingen begroot waarvan 2 reserve. De -leden krijgen van Proloog een ipad in bruikleen daardoor behoeven de vergaderstukken alleen nog digitaal te worden verzonden naar het proloogmailadres van de leden. Daarnaast kunnen de -leden gebruik maken van een digitale omgeving om stukken te kunnen archiveren en delen. Voor de vergaderdata wordt verwezen naar bijlage 1. De inzet van de uren is opgenomen als bijlage 2. De ambtelijk secretaris van de speelt een belangrijke rol in de en vervult de belangrijkste taken van de secretaris: De ambtelijk secretaris is belast met alle administratieve werkzaamheden waaronder de agenda, de verslaglegging van de vergadering en jaarstukken De ambtelijk secretaris verzorgt de communicatie binnen de en tussen de en CvB. De ambtelijk secretaris bewaakt de voortgang van de bespreking/behandeling van de onderwerpen die aan de orde zijn en de jaarplanning. 6. Professionalisering/scholing Jaarlijks wordt er de basiscursus medezeggenschap van 2 avonden door Proloog aangeboden voor MR- en -leden. Ouders of personeelsleden die belangstelling hebben maar nog geen deel uitmaken van een MR of kunnen hier ook aan deelnemen. Nieuwe -leden volgen deze basiscursus medezeggenschap. In het najaar wordt er geïnventariseerd wie er het jaarlijkse WMS-congres willen bijwonen. Dit jaar is het onderwerp voor de scholing van de -leden (en MR-leden) effectief vergaderen en inzet digitale hulpmiddelen daarbij. De nieuwe ambtelijk secretaris van de wordt ingewerkt door de voormalig ambtelijk secretaris. 7. Budget 2016-2017 In deze begroting is uit gegaan van reële te verwachten kosten. De behoudt zich het recht voor om wanneer nodig af te wijken van bovenstaande begroting conform de wettelijk vastgestelde vergoeding. Voor de post externe deskundigheid & advies is een PM opgenomen. In het AOb-service abonnement en het VOO-lidmaatschaap zit een stukje advies. Mocht het nodig zijn om meer advies of gerichte deskundigheid in te huren, behoudt de die mogelijkheid. De algemeen directeur zal vooraf over reden van inhuur deskundigheid en de inschatting van de kosten worden geïnformeerd. De totale begroting is: Bedrag conform CAO PO voor de P: 31034 Begroting 2016-2017 P: 35291 Saldo: -4257 3
Proloog Bijlage 1: Voorstel vergaderschema 2016-2017 en: Soort vergadering Datum en tijdstip Locatie Di 6 sept 20.00-22.00uur Twa Fisken Grou en CvB Ma 3 okt 19.00-22.00uur Stafbureau Wo 2 nov 20.00-22.00uur Wiarda skoalle Goutum en CvB Di 13 dec 19.00-22.00uur Stafbureau Do 19 jan 20.00-22.00uur Plataan en CvB Wo 8 febr 19.00-22.00uur Stafbureau Ma 6 maart 20.00-22.00uur Olde nije en CvB Do 13 april 19.00-22.00uur Stafbureau Di 9 mei 20.00-22.00uur Twa Fisken Grou en CvB Ma 12 juni 19.00-22.00uur Stafbureau Andere overleggen en bijeenkomsten Soort vergadering Datum en tijdstip Locatie Overleg RvT (RvT nodigt uit) Najaar MR basiscursus Nov Thema-avond MR-en Febr Overleg RvT ( nodigt uit) Do 13 April Stafbureau Beleidsdag Proloog Okt Wms congres Wo 9 Nov Ede Scholing Sept en maart Evaluatie met CvB Maart 4
Proloog Bijlage 2: Inzet uren en kosten Uren Kosten Totaal Scholing 1750 Basiscursus individueel of op maat 750 cursussen op maat 500 conferenties/congressen/seminars/workshops 500 Publicaties/abonnementen Advies en ondersteuning 600 AOB service abonnement 500 VOO-lidmaatschap 100 Reservering externe deskundigheid & advies PM en en bijeenkomsten 21723 Aantal vergaderingen : 11 (6 + 5 overleg)*2,5uur 165 en reserve (2) *2,5uur en 2 uur voorbereiding 60 12 overleg portefeuillehouders (2 P-leden per overleg) 2 leden * 2 uur 48 Thema avond, brainstorm (voeten op tafel) en overleg met RvT 3 * 2 uur 36 Deelname cursus/congres en reserve 20 uur 120 Voorbereiden vergaderingen 6 leden x 14 vergaderingen x 2uur 168 Ambtelijk secretaris (40 * 8 uur incl vergaderingen) (indien niet intern 320 beschikbaar komt er een externe AS voor 4 uur per week) In taakbeleid -360 Uren met loonkosten (gemiddelde 39 per uur) 557 Ondersteuning 3218 Onafhankelijk voorzitter (extern): 5 -vergaderingen 5 x 3 uur x 150 = 2250 Coaching-ondersteuning secretaris (10 uur * 80) 968 Communicatie 250 Communicatie diverse 250 Onderhouden/actualiseren website 5 u x 39,- = Ontwikkelen nieuwe website PM Overig 2950 Afschrijving Ipads 2000 Kantoorbenodigdheden PM Lief en leed 200 jaarlijks etentje/extra vergaderconsumpties 750 TOTAAL P 30491 Vergoeding ouders 50,- x 6 leden x 16 vergaderingen 4800 4800 TOTAAL 35291 Bedrag conform CAO PO voor de P: 31034 Begroting 2016-2017 P: 35291 Saldo: -4257 De begroting is compleet totaal: 35291 5
Proloog Bijlage 3 Jaarplanning Onderwerpen vanuit algemeen directeur Augustus 2015 Jaarlijks terugkerende onderwerpen Eigen onderwerpen Opstart bijeenkomst informatief Kennismaken nieuwe -leden informatief Huishoudelijk reglement aanpassen i-recht Communicatieplan aanpassen i-recht Maken en verspreiden jaarverslag i-recht Website actueel i-recht Jaarplan September 2015 AD Ziekte verzuim percentages P&O informatief Overleg en P AD Kwartaalbespreking Fin. informatief Overleg en AD Stand van zaken functiemix P&O informatief Overleg en P AD Samenstelling bevoegd gezag AD informatief Overleg en AD Management statuut; hoofdpunten van reeds vastgesteld beleid. AD informatief Overleg en Stukken vanuit algemeen directeur AD Stand van zaken Passend Onderwijs AD Informatief Overleg en AD Stand van zaken vlekkenplan AD Infor/i-recht Overleg en AD IKC AD Overleg en AD Jaarverslag (financieel) 2014 AD Informatief Overleg en (wg financiën) AD Huisvestingsplan AD Overleg en Eigen agendapunten Verspreiden jaarverslag i-recht Website actueel i-recht Achterbancommunicatie en onderlinge communicatie Oktober 2015 6
Proloog AD Leerlingenaantallen per 1-10-2014 P&O Informatief Eigen agendapunten Themabijeenkomst voor MR-en informatief X november voorbereiden Nascholingsbijeenkomst informatief X oktober Achterbancommunicatie IKC November 2015 AD Begroting 2016 Proloog AD a-recht Overleg en AD Evaluatie Arbozorg P&O i-recht Overleg en P Eigen agendapunten Thema bijeenkomst met MR-en informatief Etentje met -leden en de jaarlijks n.v.t. X nov. afgetreden leden WMS-congres deelname 11 nov Achterbancommunicatie IKC December 2015 Eigen agendapunten IKC Januari 2016 AD Verslag ARBO-evaluatie P&O i-recht Overleg en P AD Formatiesleutels AD informatief Overleg en P Eigen agendapunten Deeljaarverslag informatief Evaluatie informatief Februari 2016 7
Proloog AD Kwartaalbespreking Fin. informatief Eigen agendapunten Ambitiegesprek met alg. dir. plus evaluatie activiteitenplan 2015-2016 P Opstellen activiteitenplan inclusief begroting 2016-2017 p- vaststellen P en Digitaal onderwijs Maart 2016 AD Formatieplan op bestuursniveau AD i-recht Overleg en P AD Vakantierooster inclusief planning studiedag Proloog AD a-recht Eigen agendapunten Lijst van aftreden en werving nieuwe leden informatief Digitaal onderwijs April 2016 AD Meerjarenformatieplan AD a-recht Overleg en P AD Stand van zaken advies goede medezeggenschap AD informatief Eigen agendapunten Werving nieuwe -leden informatief Terugblik thema-avond bestuur/ad/ Digitaal onderwijs Mei 2016 AD Kwartaalbespreking fin informatief AD Jaarrekening 2015 fin a-recht Overleg en AD Beleidsvoornemens voor komend schooljaar AD informatief Overleg en AD Reglement en statuut (2016) AD i-recht 8
Proloog AD Vergaderdata 2016-2017 i-recht Eigen agendapunten Nascholingsplan bespreken en aanpassen informatief Juni 2016 AD + Evaluatie verbetertraject -AD AD& informatief Overleg AD Jaarverslag/jaarrekening AD a-recht Overleg en AD Sociaal jaarverslag AD a-recht Overleg en AD Bovenschoolse informatiegids o- i-recht Overleg en Eigen agendapunten Nascholingsmoment plannen informatief 9