Uitwerkingen van de gemarkeerde vraagstukken 1.1* Importeur auto s Doelbepaling: verder vergroten van de naamsbekendheid van het merk; stijging van het aantal verkochte auto s met 3%. Doelrealisatie: uitroepen van het jaar tot actiejaar; uitbrengen actiemodellen met veel accessoires; gehele dealernet inschakelen. Registreren van het aantal verkochte auto s. De cumulatieve afzet van het actiejaar vergelijken met de cumulatieve afzet van het jaar ervoor. Er dient een minimale stijging van 3% te zijn. Naamsbekendheid checken bijvoorbeeld door middel van enquête. Door te registreren zowel per dealer per maand als per autotype per maand kunnen gerichte stimulerende acties ondernomen worden. Zo kan bijvoorbeeld bij achterblijvende afzetstijging (< 3%) t/m mei in juli en augustus airconditioning als extra accessoire aangeboden worden met flinke korting. Of per regio speciale acties gericht op die bepaalde regio (in overleg met de betreffende dealer). D Planning = doelbepaling = het formuleren van algemene doelstellingen. ontrol = doelrealisatie = het beheersen van de uitvoering van de planning. De antwoorden bij en zijn voorbeelden van onderdelen van control. 1.3* Fashion V De primaire processen zijn: 3 Distributie van kleding naar de filialen 4 Verkopen van kleding in de filialen 5 Retourproces van de kleding 6 Opslaan van de kleding 7 Marketingactiviteiten 10 Inkopen van de kleding. De genoemde bedrijfsprocessen vormen alle een onderdeel van een functioneel proces. Primaire processen Inkoopproces: 10 Inkopen van de kleding Opgaven bij Grondslagen O - deel - hoofdstuk 6 1
Magazijnproces: Verkoopproces: 6 Opslaan van de kleding 3 Distributie van de kleding naar de filialen 4 Verkopen van de kleding in de filialen 5 Retourproces van de kleding 7 Marketingactiviteiten Ondersteunende processen Personeelsproces: Financieel-/adm. proces: Inkoopproces*: 1 Opleiden van verkooppersoneel 9 annemen en ontslaan van personeel 2 dministreren van voorraad en grootboek 8 Investeren in kantoorinventaris, computers, enzovoort 11 Investeren in winkelinventaris *N: Let op het tweemaal voorkomen van het inkoopproces! Er is geen sprake van een transformatieproces. De goederen worden in dezelfde vorm verkocht als waarin ze zijn ingekocht. D Opgaven bij Grondslagen O - deel - hoofdstuk 6 2
2.2* Regelkring 2.3* Holiday Parcs De planningfunctionaris heeft voornamelijk te maken met het S. De functie bepaalt de informatiebehoeften. In het geval van de planningfunctionaris zal hij onder andere over de volgende informatie moeten beschikken: apaciteit (hoeveelheid bungalows en capaciteit per bungalow). ezetting (welke bungalows zijn reeds geboekt). Door ze samen te vatten en de gegevens te vergelijken met bijvoorbeeld de begroting en met de cijfers van voorgaande perioden. ijvoorbeeld: Werkelijke bezetting ten opzichte van begrote bezetting. Huidige bezetting ten opzichte van bezetting vorige periode. 3.4* Kijk&Koop Er is geen sprake van controletechnische functiescheiding. De verkoper oefent zowel een beschikkende (verkopen), bewarende (goederen en geld) als een registrerende/controlerende functie (opstellen verkoopfactuur) uit. Van de tien medewerkers wordt er een aangesteld als magazijnmeester (bewarende functie) en een als kassier (bewarende functie). De acht Opgaven bij Grondslagen O - deel - hoofdstuk 6 3
andere verkopers houden zich nog uitsluitend bezig met het verkopen (beschikkende functie) en het opstellen van de verkoopfactuur (registrerende functie). De factuur wordt opgesteld in viervoud. De gang van zaken wordt dan als volgt: nadat de klant zijn keuze heeft gemaakt, stelt de verkoper een verkoopfactuur op. De verkoper houdt één kopie-exemplaar van de verkoopfactuur zelf. Met de verkoopfactuur gaat de klant naar het magazijn, waar hij de goederen in ontvangst neemt. De magazijnmeester houdt één kopie-exemplaar van de verkoopfactuur zelf. Na inontvangstname van de goederen gaat de klant naar de kassier. Deze controleert of de verkoopfactuur in overeenstemming is met de goederen die de klant heeft. Nadat de klant heeft afgerekend, ontvangt de klant een bewijs van betaling. De kassier houdt één kopie-exemplaar voor zichzelf. De klant kan nu de winkel verlaten met zijn goederen en het origineel van de verkoopfactuur alsmede zijn bewijs van betaling. N: Het aantrekken van extra medewerkers is geen goede keus omdat dit een slechte invloed uitoefent op de efficiency. 3.6* Fris Groot V De voorraad goederen. Het bij de chauffeur aanwezige geld. Door goede procedures (preventief) en door regelmatige controle achteraf (repressief). ij dit laatste kan men denken aan bijvoorbeeld de volledigheid van de verkoopfactuur; inventarisatie; verbandscontroles; enzovoort. Verder ook fysieke maatregelen nemen zoals het afsluiten van de auto s. Er dient met betrekking tot de afgifte van voorgedrukte (doorlopend genummerde) verkoopfacturen een creatieregister te worden bijgehouden. Deze verkoopfacturen vormen bij afgifte aan een klant tevens zijn bewijs van betaling. Op deze wijze wordt alleen op volledigheid gecontroleerd, met betrekking tot de door de chauffeur gehanteerde prijzen dienen nog aanvullende controles plaats te vinden. Goederen in auto: eginvoorraad + anvulling uit magazijn Eindvoorraad = Verkopen Geld bij chauffeur: eginsaldo + Verkopen = Eindsaldo Hierbij dienen nog de volgende controles plaats te vinden: Vastgesteld moet worden dat de beginvoorraad in de vrachtauto van die dag gelijk is aan de eindvoorraad van de vorige dag. anvullingen uit het magazijn moeten gelijk zijn aan het totaal van de kopieën van de magazijnafgiftebonnen. Opgaven bij Grondslagen O - deel - hoofdstuk 6 4
De eindvoorraad in de vrachtauto moet aan het eind van de dag vastgesteld worden door middel van inventarisatie. Vastgesteld moet worden dat de beginvoorraad kasgeld van die dag gelijk is aan de eindvoorraad van de vorige dag. Het eindsaldo van de kas is de uitkomst van de hiervoor gegeven formule. Dit moet ook door inventarisatie van het aan het eind van de dag aanwezige kasgeld worden vastgesteld. D De tijdigheid is niet gegarandeerd. Wel kan men met behulp van routelijsten, doorlopend genummerde verkoopfacturen, enzovoort deze tijdigheid trachten te bewerkstelligen. Verder zou men eventueel kunnen inventariseren op overvalmomenten. 4.2* OfficeSupplies V D E Het hoofd van de afdeling Warehousing. Identificatie door middel van een user-id, password en competentietabel. Invoer van bestelgegevens. Het verkoopproces (aanwezigheid van de goederen) en het financieeladministratief proces (onder andere factuurcontrole). De onderneming kan het beste gebruikmaken van postgewijze verwerking in verband met het belang van een actuele voorraadadministratie. 4.5* Otkamp V Het gebeurt bij het opgeven van het klantnummer en bij het opgeven van het paginanummer. an de hand van het klantnummer wordt gecontroleerd of de klant bevoegd is om een bestelling te plaatsen. De koppeling tussen artikelnummer en paginanummer vormt een invoercontrole teneinde te controleren of de klant het juiste artikelnummer heeft ingetoetst. ls gevolg van fouten in de programmatuur en menselijke fouten. In dit geval zal de klant schriftelijk moeten bestellen, dan wel geholpen moeten worden door een telefonisch verkoper. Er dient een goede functiescheiding te zijn tussen de systeemontwikkelaars en de gebruikers. Verder dient het programma in voldoende mate te worden gedocumenteerd. 5.2* elangrijke IT-trends voor de controller Elektronisch berichtenverkeer Workflow-managementsystemen lient/server Opgaven bij Grondslagen O - deel - hoofdstuk 6 5
Multimedia Executive Information Systems Personal Digital ssistants Mobiele datacommunicatie Smartcards Geïntegreerde systemen Elektronisch berichtenverkeer EDI-verkeer moet door de controller worden geborgd, zodat de elektronische afhandeling voldoet aan alle betrouwbaarheidseisen. Mits hiervoor formeel toestemming is verleend is het mogelijk om zonder fysieke factuur te opereren. De mogelijkheid van het deels loskoppelen van de werkplek van de organisatie, waardoor ontwikkelingen als telewerken en accounting houses kunnen worden overwogen. Workflow-managementsystemen Meer aandacht van de controller voor controlemaatregelen bij de ontwikkeling van het workflow-managementsysteem. etere en formele vastlegging van de bevoegdheden die, mits autorisaties goed geregeld zijn, beter nageleefd worden. Meer mogelijkheden tot rapportage van achterstanden en overschrijdingen van doorlooptijdnormen. Meer managementinformatie over trends en efficiency van de werkuitvoering. lient/server Door de mogelijkheid tot het bouwen van een eigen (client) omgeving, betere mogelijkheden om het geautomatiseerde systeem flexibel aan te passen aan veranderende taken en werkzaamheden op de administratie. Flexibeler uitwisseling van gegevens tussen mainframe/mini-omgevingen en pc-omgevingen, waardoor beter op maat gesneden rapportages met spreadsheetpakketten mogelijk worden. Multimedia Goed in te zetten voor presentaties naar buiten toe (het interactieve jaarverslag). Verder nuttig bij opleidingen en trainingen, en archiveren en beschikbaar stellen van gesproken woord en beeld. Executive Information Systems Ondersteuning van het management bij het tijdig beschikbaar stellen van meer dan alleen maar financiële gegevens over het verleden, maar juist bedrijfsgegevens en prognoses over het functioneren van de gehele organisatie. Gezien de rol van informatieverstrekker van de financiële functie ziet men in de praktijk ook het beheer van EIS en datawarehouse bij de controller ondergebracht worden. Groot en nog niet opgelost issue is de data-integriteit, indien gegevens uit meerdere systemen in het datawarehouse worden ondergebracht. Personal Digital ssistants Zeer grote toegevoegde waarde bij ondernemingen met veel mobiele kenniswerkers. Issue is hier de beveiliging van het virtuele netwerk. Opgaven bij Grondslagen O - deel - hoofdstuk 6 6
Mobiele datacommunicatie De draadloze netwerken waarlangs communicatie gaat verlopen. Let bij de selectie van het systeem op de mogelijkheden om beveiligde (gescramblede) gegevens uit te wisselen. Een beperkt aantal standaarden is hiertoe nu goed in staat. Smartcards Relatief dure maar robuuste manier om binnen een organisatie medewerkers te kunnen autoriseren en identificeren. Smartcards worden vaak binnen branches of bedrijfskolommen ingevoerd. Geïntegreerde systemen Informatie is sneller beschikbaar voor gebruikers van het systeem. Invoer en verwerking van informatie vindt efficiënter plaats. Pas op! etrouwbaarheid is afhankelijk van de betrouwbaarheid van de primaire vastlegging door niet-financieel geschoolde krachten. Eenduidigheid gegevensdefinities waardoor sneller, eenvoudiger en vanuit meerdere invalshoeken (management)rapportages kunnen worden opgesteld. De financiële afdeling heeft kennis nodig van meer modules dan de financiële om goede rapportages te kunnen maken. De keus is een gezamenlijke inspanning van de functioneel managers en dus drukt de controller hierop een minder zwaar stempel. Elektronisch berichtenverkeer Multimedia Workflow-management. D Voorgeschreven werkwijze is gewaarborgd. Een enorme verdichting in de opslagmedia. De mogelijkheid om de opgeslagen gegevens op verschillende wijzen en langs allerlei zoekpaden weer beschikbaar te maken. 5.3* Jeka V De controller zal moeten vaststellen dat er uitsluitend loongegevens naar het servicebureau worden verzonden van personen die daadwerkelijk, conform de door de afdeling Personeelszaken verstrekte gegevens, (nog) in dienst zijn. Verder dient hij te controleren of de door de afdeling Loonadministratie gebruikte stamgegevens (uurloon enzovoort) overeenstemmen met de door de afdeling Personeelszaken verstrekte gegevens. Ten slotte moet hij nagaan of de hoeveelheid uitbetaalde uren overeenstemt met de hoeveelheid gewerkte uren en hij controleert (eventueel steekproefsgewijs) of de toepassing van de overwerktoeslag op een juiste wijze geschiedt. De afdeling Loonadministratie zal moeten controleren of de door haar aangeleverde basisgegevens (uren, uurlonen, enzovoort) op een juiste manier door het servicebureau zijn verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld met Opgaven bij Grondslagen O - deel - hoofdstuk 6 7
behulp van controletotalen. Verder zal men steekproefsgewijs moeten vaststellen of de door het servicebureau gemaakte berekeningen correct zijn. Het is niet goed mogelijk om gebruik te maken van een standenregister, omdat de maandsalarissen per werknemer sterk variëren als gevolg van extra uren en overwerk. 6.2* Schemavereisten Het schema voldoet niet aan de genoemde schemavereisten. Het is onvoldoende leesbaar en niet voldoende overzichtelijk. ls voorbeelden hiervan kunnen worden genoemd: Het schema begint niet bij aanvrager. Onnodig kruisende lijnen. Te uitgebreide toelichtende tekst. Door elkaar lopende tekst. Opgaven bij Grondslagen O - deel - hoofdstuk 6 8