Interne organisatie Functies en processen

Transcriptie

1 7 3 Interne organisatie Functies en processen * en Kiki s Jeansshop in Utrecht heeft 13 personeelsleden in dienst. Naast de 3.2 directrice zijn er een verkoopstaf van 9 personen (inclusief de chef), een inkoper, een magazijnmedewerker, een huishoudelijke kracht en een administrateur werkzaam. e jeans worden bij een aantal verschillende fabrikanten ingekocht. Prijsvergelijking is noodzakelijk omdat er tussen de diverse fabrikanten aanzienlijke prijsverschillen bestaan. an welk proces is de inkoopfunctie voornamelijk gerelateerd? etreft dit een primair proces of een ondersteunend proces? Noem een aantal activiteiten ( werkzaamheden ) die in dat proces voor kunnen komen. Welke informatiebehoeften zal de inkoper hebben? Met welke andere processen bij Kiki s Jeansshop heeft het inkoopproces een relatie? * Geef van de volgende functionarissen aan welke functie ze vervullen in het kader van de controle-technische functiescheiding: een kassier van een groothandel in kantoorbenodigdheden; een vertegenwoordiger die zelf transacties afsluit met winkeliers; een procuratiehouder (dat is een functionaris die bijvoorbeeld bevoegd is om betalingsopdrachten voor de bank te ondertekenen); een magazijnchef van een supermarktketen; E een magazijnmedewerker van die supermarktketen; F een inkoper van medische apparatuur in een ziekenhuis; G de administrateur van een verzorgingshuis voor ouderen Maarten van de Ven is werkzaam in het magazijn van Funai V, een groothandel in snoepgoed in Hilversum. e artikelen worden door de leverancier verzonden in grote dozen waarin steeds één soort snoep verpakt wordt. e dozen worden bij binnenkomst in het magazijn door Maarten van de Ven uitgepakt en in de rekken gelegd.

2 8 3 Interne organisatie Functies en processen Maarten is in zijn vrije tijd actief als leider bij een voetbalclub. aar valt het op dat hij zo gul is in het uitdelen van snoep aan de voetballertjes. Wanneer de magazijnchef deze zaak onderzoekt, komt hij tot de conclusie dat er een aantal bonnen door Maarten van de Ven is opgemaakt waarop staat vermeld dat goederen wegens allerlei redenen als onbruikbaar zijn vernietigd Wat is er ten aanzien van de controle-technische functiescheiding bij Funai V niet goed geregeld? Hoe zou hiervoor een oplossing kunnen worden gevonden? ij Gerrits in Vlaardingen zijn aan de administratie de volgende gegevens ontleend: eginvoorraad schoenen Verkocht tegen inkoopprijs Eindvoorraad schoenen eginsaldo vorderingen op afnemers Verkocht tegen verkoopprijs Eindsaldo vorderingen op afnemers Per kas betaald aan leveranciers Eindsaldo schuld aan leveranciers eginsaldo kas Teken het waardenkringloopschema van handelsonderneming Gerrits. Vul de reeds vermelde gegevens in het schema op de volgende pagina in en bereken de ontbrekende getallen. Maak gebruik van de formules in het theorieboek. Ga ervan uit dat er geen andere betalingen en ontvangsten zijn geweest dan in de reeds vermelde gegevens zijn opgenomen. N.. Let erop dat je bij de verkochte schoenen een onderscheid moet maken in de inkoopprijs en de verkoopprijs van de verkochte artikelen! Geef bij elk van de volgende vakjes aan of het een toestand (T) of een gebeurtenis (G) is.

3 3 Interne organisatie Functies en processen 9 eginvoorraad schoenen eginsaldo kas + eginsaldo schuld lever. + Ingekochte schoenen Uitgaven per kas = Eindsaldo schuld lever. + eginsaldo vorder. afnem. Verkochte Ontvangsten + schoenen per kas = Eindsaldo vorder. afnem. = = Eindvoorraad schoenen Eindsaldo kas ij dit vraagstuk heb je de gegevens van vraagstuk 3.4 (Gerrits) nodig. e in de vakjes ingevulde getallen worden door de financieel-administratieve functie geregistreerd in de administratie. Geef aan uit welke bedragen de geldbeweging bestaat. Stel dat het beginsaldo in de kas zou hebben bedragen in plaats van de genoemde ereken het verwachte eindsaldo in het geval het beginsaldo inderdaad zou zijn geweest. Welke van de drie in het theorieboek genoemde onderdelen van de financiële component wordt bij een beginsaldo in kas van niet voldoende beheerst? Motiveer het antwoord. Een gedeelte van het administratieve systeem wordt gevormd door het grootboeksysteem met bijbehorende subadministraties.

4 10 3 Interne organisatie Functies en processen E Geef aan op welke vier grootboekrekeningen de gegevens van vraagstuk 3.4 worden bijgehouden. Welke drie subadministraties zijn eventueel toe te passen voor de situatie van Gerrits? Motiveer het antwoord Verzekeringsmaatschappij entraalverzekerd NV in Haarlem richt zich op de zakelijke markt met autoverzekeringen. Naast een redelijke premie levert entraalverzekerd NV dienstverlening op maat. Zo kan een bedrijf met een verzekerd wagenpark van minimaal 50 auto s permanent een auto van de maatschappij ter beschikking krijgen om in te zetten wanneer een auto wegens een schade niet kan worden gebruikt. Verder is het ook mogelijk een verzekering af te sluiten met inbegrip van de kosten van reparaties (wanneer kan worden aangetoond dat de auto volgens fabrieksinstructies wordt onderhouden). ls extra service exploiteert entraalverzekerd NV een databank voor auto s die door haar klanten te koop worden aangeboden. (Hierdoor hoeft men geen auto in te ruilen en kan door de klant korting worden bedongen op de aankoopprijs van een nieuwe auto.) Eén van de kritische succesfactoren die voor entraalverzekerd NV kan worden genoemd is het permanent ter beschikking stellen van een auto (onder genoemde voorwaarden). Noem twee andere kritische succesfactoren. an welk onderdeel van de functie-inhoud van de financieel-administratieve functie wordt hier gerefereerd? ntwoord zo gedetailleerd (en gestructureerd) mogelijk. entraalverzekerd NV heeft ook levensverzekeringen in haar pakket. oor het betalen van premie wordt op een bepaald vooraf vastgesteld moment (bijvoorbeeld het moment van overlijden of het moment waarop de 65-jarige leeftijd wordt bereikt) een som geld uitgekeerd. Omdat er een lange periode kan verstrijken tussen het betalen van premie en het ontvangen van een uitkering is de Verzekeringskamer in msterdam belast met het toezicht op verzekeringsmaatschappijen. e Verzekeringskamer beoordeelt bijvoorbeeld de omvang van de beleggingen in relatie tot de omvang van de verplichtingen aan verzekeringnemers. Welk verantwoordingsaspect kun je lezen in het voorgaande? Welk controlaspect zou in dit kader kunnen worden genoemd? e chef van de schadeafdeling heeft voor de maand mei de bevoegdheid tot de aanschaf van computerapparatuur voor een bedrag van Hij besluit echter af te zien van een dergelijke aanschaf en geeft in mei uit in verband met de aanschaf van een paar nieuwe bureaus, stoelen en een zonwering.

5 3 Interne organisatie Functies en processen 11 E F Zijn de gedane uitgaven toelaatbaar? Motiveer het antwoord. Over welk(e) aspect(en) gaat het hier? Het blijkt dat de instructie voor de chef van de schadeafdeling niet duidelijk genoeg is beschreven. e instructie wordt aangepast en de chef wordt hierover ingelicht. G Gaat het in de laatste alinea over het controleaspect of over het controlaspect? Motiveer het antwoord. * leaningservice V in aarn is een schoonmaakbedrijf dat zich richt op het schoonmaken van scholen en kantoren. Omdat de schoonmaak voor het grootste gedeelte buiten school/kantoortijd moet gebeuren, is per dag slechts vier uur beschikbaar. it heeft tot gevolg dat er veel schoonmaakpersoneel nodig is om het werk volgens afspraak gereed te krijgen. leaningservice V beschikt over een personeelsbestand van 300 personen, waarbij de volgende verdeling kan worden aangebracht: 14 leidinggevende functies; 5 commerciële functies; 5 inspecteurs; 35 meewerkend voorlieden; 241 schoonmakers. e meewerkend voorlieden hebben een schoonmaakploeg van ongeveer zeven mensen onder zich; ze houden toezicht op het werk, maar moeten zelf ook mee schoonmaken. e inspecteurs bezoeken de scholen en kantoren en controleren de uitvoering. Het bedrijf is opgericht door Nikki Voets; zij is begonnen als schoonmaker bij een ander bedrijf en heeft zich in de loop der jaren opgewerkt. Sinds twee jaar is zij (succesvol) directeur/aandeelhouder van leaning- Service V. Zij houdt zich onder meer bezig met personeelszaken (HRM). Welke registraties moet leaningservice V maken bij indiensttreding van een nieuw personeelslid? eantwoord deze vraag eventueel met gebruikmaking van eigen ervaringen. Er dreigt een tekort aan meewerkend voorlieden omdat een aantal van hen heeft aangegeven uit te kijken naar een andere baan. Op welke drie manieren kan Nikki Voets proberen het dreigende tekort aan meewerkend voorlieden op te lossen? Het blijkt in de praktijk regelmatig voor te komen dat schoonmaakpersoneel wegens ziekte afwezig is. aardoor is het vaak noodzakelijk om personeel op een ander werk in te zetten dan normaal het geval is. e schoonmakers geven aan dat de werksfeer hier danig onder te lijden heeft.

6 12 3 Interne organisatie Functies en processen Welke vastleggingen moeten worden gemaakt ten aanzien van het in de laatste alinea genoemde? Op welke manier kan Nikki Voets een oplossing aandragen voor het probleem? Geef hierbij duidelijk aan welke gevolgen aan de door jou genoemde oplossing verbonden zouden kunnen zijn.