Veelgestelde vragen (FAQ's) Staples EthicsLink Inleiding Het doel van dit document is om medewerkers van Staples te informeren over de helpdeskvoor ethiek en de naleving daarvan (Ethics and Compliance Helpline) van het bedrijf, ofwel de Staples EthicsLink, en de voorwaarden waaronder die kan worden gebruikt. Kort gezegd, geldt dat de helpdesk is bedoeld om door medewerkers in alle vestigingen van Staples over de hele wereld, waaronder ons moederbedrijf in de V.S., Staples, Inc., 500 Staples Drive, Framingham, MA 01702, en alle wereldwijd daaraan gelieerde bedrijven, te worden gebruikt. Staples zal geen actie ondernemenop basis van informatie die wordt verzameld via de helpdesk, behalve voor zover dat is toegestaan onder de van toepassing zijnde wetgeving. Indien u vragen of u zorgen heeft betreffende deze mededeling of over Staples EthicsLink, neem dan contact op met Nan Stout, VP, Global Business Conduct & Ethics, Staples, Inc., 500 Staples Drive, Framingham, MA 01702, nan.stout@staples.com, 508-253-7960 of 303-664- 2048. Wat is de Staples EthicsLink? De Staples EthicsLink is onze helpdesk voor ethiek en de naleving daarvan, die medewerkers in staat stelt vragen te stellen of zorgen te melden in hun eigen taal. Behalve zoals hieronder staat aangegeven, is de helpdesk 24 uur per dag, zeven dagen in de week, beschikbaar voor alle medewerkers van Staples wereldwijd. Een extern bedrijf, EthicsPoint, Inc., gevestigd op 6000 Meadow Road, Suite 200, Lake Oswego, OR 97035, USA ( EthicsPoint ) beheert de helpdesk in de Verenigde Staten namens Staples Inc. en de aan haar gelieerde bedrijven. Het systeem is bedoeld om een hoge mate van vertrouwelijkheid te garanderen. Kennis van vragen of zorgen die u meldt, is beperkt tot een noodzaak-om-te-weten (need-to-know)basis. Bovendien kan het systeem meldingen niet koppelen aan het specifieke IP-adres vanwaar een melding is verzonden. Het gebruik van de Staples EthicsLink is vrijwillig. Indien u een vraag of een zorg hebt, is het uw verantwoordelijkheid om die uit te spreken, maar we moedigen u aan dat te doen op de manier die voor u het meest aangenaam is. Hoewel de Staples EthicsLink voor veel medewerkers een optie is, is praten met uw manager of benutten van andere lokale kanalen meestal de meest effectieve manier om potentiële problemen aan te pakken en op te lossen. Staples zal geen disciplinaire maatregelen tegen u nemen, u niet discrimineren of represailles tegen u nemen voor het uiten van een oprechte zorg, zelfs niet wanneer wij uiteindelijk tot de conclusie komen dat uw zorg ongegrond is. Wat voor problemen moet ik ter sprake brengen? U kunt de Staples EthicsLink gebruiken om een vraag te stellen over hoe u een situatie moet aanpakken die valt onder onze Ethische Code (Code of Ethics) of om een zorg te melden over mogelijke wettelijke, ethische of beleidsmatige schendingen in een of meer van de volgende 1
categorieën. (Let wel: In Europa zijn andere vereisten van toepassing. Zie hieronder voor meer informatie.) Boekhouding en audits Omkoping Belangenverstrengeling (waaronder geschenken en entertainment) Discriminatie of pesterij Vervalsing van documenten Fraude Omgaan met privacy en informatie Misbruik van middelen van het bedrijf Represailles Effecten en handelen met voorkennis Oneerlijke concurrentie en antitrust Onwettige activiteiten of schending van de Ethische Code Ik ben een Europese medewerker. Wat voor problemen kan ik melden aan de Staples EthicsLink? Vanwege de Europese regelgeving ter bescherming van persoonsgegevens mogen medewerkers in Europa de Staples EthicsLink alleen gebruiken voor het melden van zaken betreffende ernstige risico's voor Staples op de volgende gebieden: Boekhouding Omkoping Fraude Financiële onregelmatigheden De Stapels EthicsLink is momenteel niet beschikbaar voor medewerkers in België en Luxemburg. In Oostenrijk, Portugal en Zweden mag de Staples EthicsLink alleen worden gebruikt voor het melden van zorgen over managers en andere belangrijke werknemers. Waar moet ik mijn zorg melden als de Staples EthicsLink geen optie is? Als de Staples EthicsLink in uw land niet beschikbaar is of als u een zorg hebt over een probleem dat vanuit Europa niet via de Staples EthicsLink kan worden gemeld, overleg dan met het lokale management of maak gebruik van een van de andere opties die staan vermeld in de Ethische Code van Staples. Hoe gebruik ik de Staples EthicsLink website om een vraag te stellen of een zorg te melden? 1. Selecteer Stel een vraag of Meld een zorg op de homepage op www.staplesethicslink.com. 2
2. Selecteer het Soort probleem dat het beste beschrijft wat u wilt melden (zie de bovenstaande lijst). 3. Vul het online formulier in en volg de verstrekte instructies. Wat kan ik verwachten als ik inlog op de Staples EthicsLink? De Staples EthicsLink website leidt u stapsgewijs door het gehele proces. Het systeem stelt vragen, heeft dropdownmenu's en tekstvakken waarin u specifieke informatie kunt invullen betreffende uw vragen of zorgen. Nadat u alle noodzakelijke informatie hebt verstrekt, zal het systeem u een Report Key toewijzen. Daarna wordt u gevraagd een persoonlijk wachtwoord aan te maken voor deze specifieke vraag of zorg. Bewaar deze informatie op een veilige plaats, want u hebt deze nodig om de Follow-up mogelijkheid te kunnen gebruiken om later de status van uw melding te kunnen controleren. Moet ik mijn naam doorgeven aan de Staples EthicsLink? U hoeft ons uw naam of uw werknemersidentificatienummer niet te geven, behalve als de van toepassing zijnde wetgeving dat vereist. (Anonieme meldingen zijn niet toegestaan in Polen, Portugal en Spanje.) Indien u ervoor kiest anoniem te blijven (waar dat is toegestaan), kan het zijn dat het bedrijf geen volledig onderzoek kan uitvoeren. We moedigen u nadrukkelijk aan uzelf te identificeren, zodat wij zo snel en grondig mogelijk op uw vragen of zorgen terug kunnen komen. U bent veilig. Onthoud dat het tegen het beleid van Staples ingaat tegen een medewerker, die in goed vertrouwen aandacht heeft gevraagd voor een zorg betreffende ethiek of de naleving daarvan, disciplinaire maatregelen te nemen of represailles tegen hem/haar te nemen. Wat gebeurt er als ik het Staples EthicsLink telefoonnummer bel? U krijgt dan een callcenter specialist aan de lijn die in dienst is van EthicsPoint, Inc., het externe bedrijf dat de Staples EthicsLink in de Verenigde Staten beheert. Deze specialist noteert uw vraag of melding en vraagt u om uitgebreide informatie te geven. Waar dat wettelijk is toegestaan, kunt u ervoor kiezen om anoniem te blijven, maar op die manier zou u een volledig onderzoek van de zaak onmogelijk kunnen maken. Daarom moedigen wij u aan uzelf te identificeren. Zodra u uw klaar bent, informeert de specialist het team voor ethiek (Ethics Team) van Staples in de V.S. over de nieuwe vraag of zorg. De callcenter specialist van EthicsPoint kan u via de telefoon geen advies geven noch uw probleem oplossen. Als uw kwestie dringend is, zal hij/zij u informatie geven om rechtstreeks contact op te nemen met het team voor ethiek, zodat u onmiddellijke ondersteuning kunt krijgen. De callcenter specialist zal u een Report Key en een wachtwoord geven waarmee u na vijf werkdagen toegang hebt tot de follow-up op uw melding. Wat gebeurt er met mijn vraag of zorg nadat ik deze heb ingediend bij de Staples EthicsLink? Kort nadat u een melding hebt ingediend bij, of hebt gebeld met, de Staples EthicsLink, stuurt het hulplijnsysteem automatisch een e-mail naar het Ethics Team van Staples in de V.S., dat 3
onder leiding staat van onze VP Global Business Conduct & Ethics. In deze e-mail wordt het team voor ethiek gevraagd uw melding te bekijken door in te loggen op de met een wachtwoord beschermde site van EthicsPoint. Deze eerste beoordeling vindt normaal gesproken plaats binnen 24 uur nadat u een melding hebt ingediend bij de helpdesk. Hoe gaat het Ethics team om met nieuwe Staples EthicsLink meldingen? Het is het beleid van Staples om alle vragen en zorgen die zijn gemeld aan de Staples EthicsLink zo snel, professioneel en vertrouwelijk mogelijk aan te pakken en op te lossen. Het team voor ethiek helpt te zorgen voor naleving van deze belangrijke beleidslijn door elke nieuwe hulplijnmelding binnen 24 uur te beoordelen en vervolgens alle vragen en zorgen die met ethiek te maken hebben, toe te wijzen aan de geschikte vakspecialist voor follow-up. Afhankelijk van de omstandigheden kan de VP, Global Business Conduct & Ethics een hulplijnvraag of -zorg zelf direct afhandelen of, waar dat aan de orde is, toewijzen aan andere vakspecialisten van de afdelingen personeelszaken (Human Resources), interne audits (Internal Audits), juridische zaken (Legal) en/of verliespreventie (Loss Prevention). In de mate zoals dat onder de van toepassing zijnde wetgeving is toegestaan, kan Staples Inc. een zorg of een melding beschikbaar stellen aan andere aan Staples gelieerde bedrijven indien dat noodzakelijk is voor een volledig onderzoek van de gemelde kwestie, aan externe advocatenkantoren of adviseurs voor ondersteuning met bepaalde aspecten van een onderzoek en aan handhavers van de wet indien dat vereist of van toepassing is in verband met de kwesties. Ongeacht welk team een specifieke ethische of nalevingszorg behandelt, wordt op elke melding aan de Staples EthicsLink toezicht gehouden door de VP, Global Business Conduct & Ethics om ervoor te zorgen dat adequate follow-up plaatsvindt in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving en dat, indien potentiële schendingen worden gevonden, het bedrijf de juiste disciplinaire maatregelen en/of corrigerende maatregelen neemt. Hoe werkt de follow-up en wanneer moet ik er gebruik van maken? Ongeveer vijf werkdagen nadat u een melding bij de Staples EthicsLink hebt ingediend, kunt u de status daarvan bekijken door gebruik te maken van de Follow Up tab op de website. Wanneer u inlogt, ziet u dat we aanvullende informatie nodig hebben om uw zorg of vraag te kunnen verwerken. Zolang de melding actief is, kunnen zowel u als het bedrijf informatie plaatsen en in vertrouwen vragen stellen. Indien u nieuwe informatie over uw melding wilt toevoegen, gebruik dan de follow-up-mogelijkheid. Klik op de Follow Up tab op www.staplesethicslink.com of bel het gratis nummer en geef vervolgens uw unieke Report Key en wachtwoord. Follow-up is met name belangrijk als u ervoor kiest anoniem te blijven (indien toegestaan), omdat we in dat geval op geen andere wijze met u kunnen communiceren. Wat moet ik doen als ik mijn Report Key of wachtwoord kwijtraak? Vanwege de hoge mate van vertrouwelijkheid die voor meldingen wordt gehandhaafd, moet u een nieuwe melding indienen indien u uw Report Key of uw wachtwoord kwijtraakt. U kunt in de nieuwe melding aangeven dat deze kwestie betrekking heeft op een andere melding die u eerder hebt gedaan. Hoe lang wordt mijn melding bewaard? 4
Meldingen worden bewaard voor zolang als dat onder de van toepassingzijnde wetgeving is toegestaan. Waar dat onder de van toepassing zijnde wetgeving is vereist, zullen meldingen die buiten het toegestane bereik van de hulplijn vallen onmiddellijk worden verwijderd. Welke stappen worden genomen om adequate gegevensbescherming te garanderen? Staples en EthicsPoint zijn Safe Harbor gecertificeerd onder de EU-US Safe Harborregeling, wat aangeeft dat zij een adequaat niveau van gegevensbescherming bieden in de betekenis van de Europese richtlijn voor gegevensbescherming (EC Data Protection Directive) voor persoonlijke gegevens die worden ontvangen via de Staples EthicsLink. Welke rechten hebt u met betrekking tot toegang tot, bestudering van en bezwaar tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens? Als u een probleem meldt via de Staples EthicsLink of als iemand het systeem voor het indienen van een melding over u gebruikt, is het mogelijk dat u bepaalde rechten hebt onder de van toepassing zijnde wetgeving om toegang te krijgen tot persoonlijke gegevens die Staples over u bijhoudt in verband met de Staples EthicsLink of om deze gegevens te corrigeren, te blokkeren of te verwijderen, of bezwaar te maken tegen de verwerking van dergelijke persoonlijke gegevens op legitieme gronden. Staples zal aan alle dergelijke verzoeken voldoen in de mate dat het vereist is onder de van toepassing zijnde wetgeving. 5