Handleiding AO-online Deel I De algemene functies van AO-online Door : Gert van Hardeveld Datum : 29 augustus 2012 Versie : 3.0
Inhoudsopgave ONDERWERP PAGINA 1 INLEIDING... 3 2 HOMEPAGE... 4 2.1 ALGEMEEN... 4 2.2 NIEUWS CATEGORIEËN... 5 2.3 ZOEKEN... 5 2.4 ORGANISATIE... 6 2.5 AFDELINGEN... 6 2.6 FUNCTIES... 7 2.7 MEDEWERKERS... 9 2.8 BEDRIJF... 9 2.9 PROCESSEN... 10 2.9.1 Hiërarchisch processchema... 11 2.9.2 Detail proces schema... 12 2.9.3 Activiteitentabel... 13 2.9.4 Swimlanes... 13 2.9.5 RASCI matrix... 14 2.9.6 Processenfilter... 15 2.9.7 Wijziging indienen... 15 2.9.8 Normen overzicht... 16 2.9.9 Documenten... 16 3 OVERIGE ONDERDELEN VAN AO-ONLINE.NL... 17 3.1 NIEUW OP AO-ONLINE!... 17 3.2 VERANDER WACHTWOORD... 17 3.3 PRINTVRIENDELIJKE VERSIE... 18 3.4 AFMELDEN... 18 AO-online Pagina 2 van 18
1 INLEIDING In deze handleiding worden de algemene functionaliteiten van de AO-online.nl applicatie doorlopen en besproken. De handleiding is een uitbreiding op de Quickstart die u vast al op weg heeft geholpen en vormt meer een naslagwerk voor specifieke vragen. Indien u er niet uitkomt, kunt u altijd contact met ons opnemen. Heeft u vragen en/of suggesties, laat ons dat dan per email weten. Wij wensen u veel succes met uw AO-Online applicatie. AO-online Sparrendaal 6 3452 LJ Vleuten E: sales@ao-online.nl W: www.ao-online.nl AO-online Pagina 3 van 18
2 HOMEPAGE 2.1 Algemeen Wanneer u voor het eerst inlogt, krijgt u het volgende scherm te zien. Door middel van de volgende menukeuzes kunt u de applicatie van AO-online bedienen. Menukeuze Toelichting Home Op deze pagina komt u direct na het inloggen terecht Organisatie Deze pagina toont alle informatie over de organisatie, verdeelt in bedrijf, afdelingen, functies en medewerkers Processen Deze pagina toont alle informatie over processen, verdeelt in processen en activiteiten, detailschema s, RASCI scherma s, procesfilter, procesrollen en documenten Beheer Deze pagina dient om alle content te beheren die getoond wordt onder de eerste drie pagina s (Home, Processen en Beheer) Instellingen Deze pagina dient om standaard instellingen te wijzigen en meer technische functies uit te voeren, zoals exports en imports AO-online Pagina 4 van 18
2.2 Nieuws categorieën Via instellingen kunt u de nieuwsberichten op de Homepage zelf wijzigen. U kunt hier dus eigen berichten op plaatsen over bijvoorbeeld de voortgang van de proces implementatie. U ziet onder andere de volgende onderdelen in het bovenstaande scherm: Onderdeel Welkom Gert van Hardeveld Introductie Beschrijving Dit is de titel van het item. Als u op deze titel klikt, ziet u het gehele item. Dit is de auteur van dit nieuwsitem. Als u op deze naam klikt, ziet u de details van deze persoon. Dit is de categorie. Als u op deze link klikt, ziet u alle nieuwsitems in deze categorie. 2.3 Zoeken Met behulp van het zoekscherm kunt in alle content binnen AO-online op een Google-manier zoeken. Onderstaand voorbeeld is een zoek op offertebeheer. AO-online Pagina 5 van 18
2.4 Organisatie Via de menukeuze organisatie kan een keuze worden gemaakt voor informatie over afdelingen, functies en medewerkers. Onder de keuze Bedrijf zijn uw bedrijfsgegevens weergegeven. 2.5 Afdelingen Bij de keuze voor afdeling verschijnt het volgende scherm: Als eerste ziet u onder de keuze Afdelingen een schematische weergave van de afdelingen. De schematische weergave is een organigram van uw afdelingen. Dit is een overzichtelijke manier om uw afdelingen weer te geven. U ziet in het organigram de afdelingen en medewerkers. U kunt doorklikken op de afdelingen en medewerkers om meer details zien. U heeft verschillende weergavemogelijkheden om de afdelingen in te zien: Lijstweergave (wordt standaard getoond) Boomweergave Schematische weergave Middels de keuze lijstweergave en boomweergave kunt u voor een andere weergave kiezen. AO-online Pagina 6 van 18
Lijstweergave Als u op het pijltje naar links of rechts klikt opent er een Afdelingen boom. Nu ziet u altijd de afdelingen boom naast de gekozen weergave. Deze gecombineerde weergave ziet u bij vele onderdelen binnen de applicatie. Wanneer u op de grijze vertikale balk klikt kunt u de linkerboomgave wegklikken en blijft alleen de gekozen weergave over. 2.6 Functies Bij de menukeuze voor Functies ziet u een lijst weergave van de functies en de medewerkers binnen deze functies. Als u op de functies of de medewerkers klikt, ziet u de extra informatie. U heeft verschillende weergave mogelijkheden om de Functies in te zien: Schematische weergave (wordt standaard getoond) Lijstweergave Boomweergave AO-online Pagina 7 van 18
Schematische weergave Als eerste wordt de schematische weergave getoond. De schematische weergave is een organigram van uw functies. Dit is een overzichtelijke manier om uw functies hiërarchisch weer te geven. U kunt doorklikken op de functies om meer details zien. Lijst- en boomweergave Ook in deze weergave kan de boom en/of lijstweergave worden gebruikt. AO-online Pagina 8 van 18
2.7 Medewerkers Bij de menukeuze voor Medewerkers ziet u een lijst weergave van de medewerkers. Deze lijst biedt veel informatie over de medewerkers van uw bedrijf. U heeft de volgende mogelijkheden op deze pagina: Doorklikken op Medewerkers lijst. U ziet de details van de persoon waarop u doorgeklikt heeft. Doorklikken op Functies. U ziet de details van de functies. Doorklikken op Afdelingen. U ziet de details van de afdelingen. Doorklikken op E-mailadres. U kunt deze medewerker meteen een e-mail sturen. 2.8 Bedrijf Bij de menukeuze voor Bedrijf ziet u de bedrijfsdetails van uw organisatie. U kunt deze bedrijfsdetails aanpassen onder het tabblad Beheer. AO-online Pagina 9 van 18
2.9 Processen Bij de menukeuze Processen verschijnt de volgende pagina: Op deze pagina kunnen diverse submenu keuzen worden gemaakt. Menukeuze Hiërarchisch Processchema Detail processchema RASCI matrix Procesrollen Procesfilter Normen Overzicht Documenten Toelichting Dit is het standaard scherm dat opkomt. Op dit scherm worden de twee hoofdniveaus van processen getoond. Aan de linkerkant staat de gehele boom, van waaruit een proces kan worden opgezocht en getoond Keuze voor Detail Proces Schema (DPS) geeft de keuze deelprocessen grafisch (m.b.v. een flowchart) te zoeken en te tonen Deze keuze maakt het mogelijk voor bepaalde deelprocessen de RASCI rollen (procesrollen/verantwoordelijkheden) per activiteit (kleinste processtap) te tonen Deze keuze geeft per functie alle rollen weer die bij die functie horen Deze keuze maakt het mogelijk processen te zoeken op allerlei verschillende criteria Deze keuze toont alle vastgelegde normen Deze keuze maakt het mogelijk om documenten te zoeken. Deze kunnen aan activiteiten zijn gekoppeld en kunnen ook losse documenten zijn AO-online Pagina 10 van 18
2.9.1 Hiërarchisch processchema Als eerste ziet u in het menu Processen een schematische weergave van uw bedrijfsprocessen. Deze weergave is gebaseerd op de zogenaamde HPS Hiërarchisch Proces Schema structuur en toont alleen de eerste twee niveaus van processen. Na een keuze voor een proces of activiteit worden de details getoond. In het bovenstaande schema ziet u de volgende onderdelen: Onderdeel Procesnaam: Procesversie: Procesdoelstelling: Proceseigenaar: Onderdeel van (hoofd)proces: Processtatus: Procesauteur: Datum aangemaakt. Datum aangepast. Beschrijving Naam die aan het proces is gegeven Versienummer van het proces Doel van het proces Eigenaar van het proces Bovenliggende ouder van het proces Status van het proces. Dit kan ingediend, goedgekeurd of afgekeurd zijn. De auteur van het proces. Diegene die het proces ingevoerd heeft. Datum waarop het proces is aangemaakt Datum waarop het proces voor het laatst is gewijzigd AO-online Pagina 11 van 18
2.9.2 Detail proces schema Bij de menukeuze Detail proces schema maakt u een keuze voor een deelproces. U kiest uit de lijst een van de beschikbare processen. In ons voorbeeld kiezen we voor het deelproces Offertebeheer en krijgen dan het volgende te zien: Binnen dit deelproces ziet u hoe het proces van Offertebeheer verloopt. De structuur is volgens de zogenaamde 5-kolommenstructuur opgesteld. In het midden is de processtroom (chronologische volgorde van de processtappen/activiteiten) weergegeven. Links zien we de input en vervolgens de herkomst van de input. Rechts daarvan zien we de output en vervolgens de bestemming van de output. De legenda geeft een verklaring van de symbolen en de gebruikte kleuren. AO-online Pagina 12 van 18
2.9.3 Activiteitentabel In plaats van de flowchart (5-kolommen) kan ook voor de weergave activiteitentabel worden gekozen. In dat geval worden alle details in een tabel getoond en wordt ook de werkinstructieinformatie weergegeven. Deze weergave kan bijvoorbeeld erg handig zijn om met afdelingsmedewerkers te controleren of de uitwerking van dat deelproces juist is. 2.9.4 Swimlanes Via de weergave keuze voor swimlanes kan een overzicht worden gemaakt van de stroom van activiteiten langs afdelingen en rollen (functies). Voor offertebeheer kan de swimlane er als volgt uit zien. AO-online Pagina 13 van 18
Via dit overzicht wordt duidelijk dat offertebeheer loopt via de afdelingen receptie, calculatie en verkoop. 2.9.5 RASCI matrix De RASCI matrix toont de verschillende rollen bij iedere activiteit. Wij hebben standaard gekozen voor de RASCI rollen. RASCI staat hier voor: R Responsible A Accountable Resultaatverantwoordelijk (direct verantwoordelijk): deze persoon zorgt ervoor dat het resultaat er komt, is dus verantwoordelijk voor de uitvoering Eindverantwoordelijk: Aanspreekbaar, krijgt op zijn kop wanneer het verkeerd gaat, spreekt de R -persoon aan en kan Afkeuren, heeft Veto) S Supportive Geeft support of voert eventueel de activiteiten uit C Consulted Moet geconsulteerd worden, draagt inhoudelijk bij aan uitvoering I Informed Moet geïnformeerd worden Via Stamtabbellen onder de menukeuze Instellingen kan de indeling worden aangepast naar bijvoorbeeld de veelgebruikte RACI structuur of andere standaarden. De RASCI matrix toont per activiteit de verschillende medewerkers die een rol hebben bij de activiteit. Met name voor accountants is de RASCI matrix een belangrijk overzicht om te beoordelen of de functiescheiding tussen Uitvoering (S) en Controle (C) goed is geregeld. AO-online Pagina 14 van 18
2.9.6 Processenfilter Via dit overzicht kan men op verschillende manieren een proces of activiteit terugvinden. Indien een proceseigenaar alle processen zoekt die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, kan diegene via de filter proceseigenaar de desbetreffende processen vinden. 2.9.7 Wijziging indienen Wanneer een eindgebruiker verbeteringen bedenkt dan kunnen deze aan de proceseigenaar worden doorgegeven via de functie. De activiteit die een wijzigingsvoorstel krijgt, krijgt daarmee de status te reviewen. Via het procesfilter kunnen per proceseigenaar gemakkelijk alle activiteiten worden gevonden die klaar staan voor review. Als u wilt zien wat een proces precies inhoudt, kunt u eenvoudig doorklikken op het proces in de proceslijst. AO-online Pagina 15 van 18
2.9.8 Normen overzicht Indien er voor een deelproces en/of activiteit normen zijn vastgelegd, dan kan middels dit filter een overzicht van normen worden getoond. 2.9.9 Documenten Onder Documenten kunnen alle documenten, die aan activiteiten zijn gekoppeld of apart onder beheer zijn toegevoegd, worden teruggevonden. Het is mogelijk om te sorteren op de verschillende kolomkoppen, door daar op te klikken. Door middel van een zoekterm (bijvoorbeeld offerte ) kan eenvoudig een specifiek document worden gevonden. Er zijn twee TAB s. In de eerste tab worden alleen documenten getoond die aan een activiteit zijn gekoppeld. In de tweede tab zijn alle documenten zichtbaar. AO-online Pagina 16 van 18
3 OVERIGE ONDERDELEN VAN AO-ONLINE.NL 3.1 Nieuw op AO-online! Door op de link nieuw op AO-online te klikken ziet u een overzicht van de nieuwe onderdelen binnen de AO-online applicatie. Soms zijn dit hele kleine veranderingen maar soms ook grote. Deze pagina kunt u beschouwen als een aanvulling op de handleiding. 3.2 Verander wachtwoord AO-online Pagina 17 van 18
In dit scherm kunt u een nieuw wachtwoord ingeven als u wilt inloggen op de AO-online applicatie. 3.3 Printvriendelijke versie Indien u een print van een bepaalde pagina nodig heeft, kan gebruik worden gemaakt van de printvriendelijke versie. Dit is een HTML formaat dat direct kan worden afgedrukt of in HTML kan worden opgeslagen. Voor uitgebreidere afdruk functionaliteit kan beter van afdrukken handboek gebruik worden gemaakt onder de Tab beheer. 3.4 Afmelden Wanneer u wilt stoppen met AO-online, maakt u gebruik van de afmelden functie. Met behulp van deze functie moet u weer opnieuw inloggen en voorkomt u dat anderen in de AOonline applicatie kunnen kijken. AO-online Pagina 18 van 18