Ondernemers kennen de voordelen van mobiele communicatie. Maar de oenemende mobiliteit van medewerkers roept de vraag op wat dit betekent voor de kosten. Zijn organisaties en hun CIO nog wel in control? En is Bring Your Own Device altijd de beste oplossing? De explosieve groei van mobiele apparatuur maakt op allerlei gebied efficiënter werken mogelijk. Dit leidt tot een radicale verandering van businessmodellen, met alle kansen van dien, zoals verhoging van de productiviteit, minder downtime, sterk verhoogde responstijd, operationele efficiency, werken op afstand en een hogere medewerkerstevredenheid door een betere balans tussen werk en privé. Smartphones en tablets staan in toenemende mate centraal in zowel het zakelijke- als het privéleven. Volgens onderzoeksbureau Gartner steeg het aantal verkochte smartphones in het vierde kwartaal van 2011 tot 149 miljoen stuks. Over het gehele jaar werden wereldwijd 472 miljoen smartphones verkocht, een stijging van 58 procent ten opzichte van 2010. Hiermee maken smartphones 31 procent uit van de verkoop van alle mobiele apparaten. 58 procent van de IT-managers laat nu al privé-toestellen en tablets toe op de werkplek, terwijl 24 procent van hen verwacht dat dit aantal de komende twaalf maanden significant gaat toenemen. Van alle zakelijke gebruikers heeft op dit moment 48 procent een smartphone, in 2014 zal dat naar verwachting 70 procent zijn. Facebook heeft meer dan vijfhonderd miljoen gebruikers, terwijl LinkedIn, het grootste zakelijke netwerk ter wereld, meer dan honderd miljoen gebruikers heeft. Deze krachtige technologische trends zorgen ervoor dat de scheidslijn tussen zakelijk en privé minder duidelijk wordt. De manier waarop mensen communiceren, samenwerken en hun leven inrichten verandert ingrijpend. Uit een recent onderzoek dat is uitgevoerd in opdracht van Vodafone (Meeting the challenge of controlling telephony expenditure, door Circle Research) blijkt dat voor meer dan de helft van de respondenten, 55 procent, het terugdringen van de kosten van telecommunicatie hoog op de agenda stond in hun organisatie. Op het eerste gezicht lijkt het een uitermate kosteneffectieve optie om medewerkers zelf hun communicatieapparatuur te laten aanschaffen en beheren. Dit lijkt een goede manier om de Capex en overhead aanzienlijk terug te dringen. Maar zelfs wanneer een medewerker gebruik maakt van preferred suppliers zullen de kortingen wegvallen tegen de prijsreductie die organisaties weten te bedingen bij het aanschaffen van honderden of duizenden apparaten tegelijk. Die economy of scale kan apparaten al snel vijftig procent goedkoper maken. Bovendien is het prijstechnisch veel gunstiger wanneer alle medewerkers gebruik maken van hetzelfde netwerk. In dat geval kunnen zakelijke gebruikers tevens profiteren van voordelen als gedeelde servicekosten, gratis bellen binnen het bedrijf, flat fees, en gunstige roamingkosten. Ook factuurmanagement wordt in deze situatie gecentraliseerd, zelfs bij muiltinationals, waardoor tegelijkertijd betrouwbare data beschikbaar is voor managementrapportages. Hiermee kunnen beter onderbouwde beslissingen worden genomen. Als medewerkers zelf een apparaat uitkiezen staat persoonlijk voordeel vaak voorop. Dat is niet noodzakelijkerwijs de beste oplossing voor de business. En als er iets misgaat moet de werknemer dit in zijn eigen tijd, of die van de baas, oplossen. Er is geen snelle helpdesk beschikbaar die verlies van productiviteit tot een minimum beperkt. Whitepaper Smart Mobility is slim organiseren 2
Ongeacht het gekozen model centrale inkoop, aanschaf door medewerkers zelf of een hybride vorm- is het scheiden van persoonlijk een zakelijk gebruik een cruciaal aspect. Dit kan al ingewikkeld zijn wanneer het alleen gaat om gesprekskosten, maar als daar ook datagebruik bijkomt, wordt het helemaal complex. Want hoe bepaal je wat duur en goedkoop is naarmate het dataverkeer toeneemt? In het onderzoek van Circle in opdracht van Vodafone blijkt dat de helft van de ondervraagde organisaties een zekere mate van privé-gebruik toestaat op apparaten van de zaak. Een derde van hen stond redelijk persoonlijk gebruik toe zonder dat de medewerker daarvoor betaalde. De rest liet de medewerker betalen voor het eigen gebruik. Het is echter zaak dat bedrijven deze kosten afwegen tegen de kosten die ze moeten maken voor het beheer van dergelijke constructies. Wanneer bedrijven gebruik maken van declaraties moeten medewerkers vaak gedetailleerde formulieren invullen die vervolgens weer beoordeeld worden door managers, HR of de administratie. Dit verhoogt de werkdruk. Het alternatief is om medewerkers een vaste vergoeding te betalen, maar dat kan problemen opleveren als het belvolume hoger is dan verwacht, of wanneer medewerkers proberen klantcontact te beperken. Maar ongeacht het gekozen beleid kan dit alleen effectief zijn als bedrijven over de juiste gebruiksdata beschikken op de factuur. De scheiding tussen persoonlijk en zakelijk gebruik moet helder zijn. Het onderzoek van Circle laat zien dat bedrijven zelf niet over de juiste technologie beschikken om dergelijk beleid te ondersteunen. Dat is waar Vodafone kan helpen met Expense Management (EM), onderdeel van Smart Mobility. Met Expense Management komt een grote hoeveelheid data bij elkaar in één overzichtelijke rapportage, waardoor het management op macro/niveau goed onderbouwde besluiten kan nemen over de telecomstrategie. Op micro-niveau zorgt dit voor een accurate kostenallocatie per apparaat, management van de infrastructuur. Hierdoor maken de medewerkers altijd op de meest optimale manier gebruik van de beschikbare telecommunicatie-technologie. Whitepaper Whitepaper Smart Mobility Leefritme is slim en organiseren mobiliteit 3
hulp bij elke stap In controle zijn over de mobiele communicatie betekent slim inzetten van alle beschikbare middelen. Vodafone heeft met Smart Mobility een concept ontwikkeld dat organisaties op een breed scala aan niveaus ondersteuning biedt voor de strategie rond mobiele communicatie. Hiermee wordt de ICT-manager weer de enabler voor slim werken. Mobile Working Suite Managed Mobility MyRhythem survey Professional Services Self Managed Vodafone Managed Follow up Workshop Interim Management My Vodafone Mobile Management Implementation steps Migration Servies Online Device Manager Device Management BlackBerry installation Dedicated Device Manager BlackBerry Management Mobile Iron installation BlackBerry Enterprise Services End User Support Device Management Rollout Training Expense Management Choose Your Own Device Audit & Consultancy In grote lijnen bestaat Smart Mobility uit twee pijlers: De Mobile Working Suite is een adviestrajeact dat organisaties inspireert op de juiste manier met de nieuwe manier van werken om te gaan. Met diverse instrumenten brengt Vodafone in kaart waar de belangrijkste uitdagingen liggen op het gebied van zaken als cultuur, leiderschap, verandermanagement en gebouwen. Hiermee wordt snel duidelijk hoe mobiele communicatie effectief kan worden geïntegreerd in de IT-omgeving. De tweede pijler, Managed Mobility, is in feite een menukaart van mobiele beheeroplossingen waarmee de klant zelf kan bepalen welke modules de bedrijfsprocessen het beste ondersteunen. Want mobiele communicatie is een strategisch instrument om organisaties vooruit te helpen door medewerkers plaatsen tijdsonafhankelijk te laten werken. De geboden oplossingen variëren daarom van ondersteuning bij migratietrajecten via ondersteuning bij eigen beheer tot volledige uitbesteding van het beheer. Het eerste niveau van Managed Mobility, de Professional Services, bestaat uit een reeks eenmalige diensten die organisaties op weg helpen. Daarbij kan het gaan om migratietrajecten, installeren van de hardware of training van de medewerkers. Het tweede niveau, Self Managed, gaat een stap verder met instrumenten om in control te blijven over de mobiele communicatie, bijvoorbeeld via MyVodafone of de Online Device Manager. Vodafone Managed tenslotte beslaat het scala aan diensten dat aan Vodafone kan worden uitbesteed, zoals Device Management, ondersteuning van de eindgebruikers en Expense Management. Whitepaper Smart Mobility is slim organiseren 4