Spelregels VenJ Appathon 2016
Leeswijzer Voor de eerste keer organiseert de directie Informatisering & Inkoop (DI&I) van het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) een Appathon. Een Appathon is een wedstrijd waarvoor (externe) specialistische teams worden uitgenodigd om een oplossing voor een bepaald gesteld probleem te bedenken. In dit geval gaat het om een oplossing in de vorm van een functioneel ontwerp ten behoeve van een applicatie (App). VenJ heeft innovatie en kwaliteitsverbetering hoog in het vaandel staan en wil met deze wedstrijd beide doelstellingen verbinden. De Appathon VenJ 2016, van woord naar geluid wordt samen met de politie georganiseerd. Na de omschrijving en uitleg van de gebruikte afkortingen en begripsbepalingen in Hoofdstuk 1, geeft Hoofdstuk 2 een omschrijving van de organisatoren. Hoofdstuk 3 gaat in op de wedstrijd zelf, de uitdaging, de van toepassing zijnde contractuele voorwaarden en eventuele duurzaamheidsverplichtingen. De voorwaarden die zijn verbonden aan een inschrijving, staan beschreven in Hoofdstuk 4, gevolgd door de basisvoorwaarden waaraan het functioneel ontwerp voor de app aan dient te voldoen in Hoofdstuk 5. In Hoofdstuk 6 tenslotte staan de inhoudelijke criteria voor de VenJ Appathon 2016. Contact Ministerie van Veiligheid en Justitie Directie Informatisering & Inkoop Turfmarkt 147 2511 DP Den Haag Postbus 20301 2500 EH Den Haag Programmabureau I-Plan VenJ Monique Barnhoorn (06) 2083 1039 m.c.w.barnhoorn@minvenj.nl Den Haag 08 november 2016 VenJ Appathon 2016: van woord naar geluid Spelregels 2
Inhoudsopgave 1. Afkortingen, uitleg en begripsbepalingen... 4 2. Organisatie VenJ Appathon 2016... 5 3. Omschrijving VenJ Appathon 2016... 6 3.1 VenJ Appathon 2016: van woord naar geluid... 6 3.2 Uitdaging... 6 3.3 Wedstrijdopdracht... 6 3.4 Waardering functioneel ontwerp... 7 4. Inschrijfvoorwaarden en planning... 8 4.1 Voorwaarden voor inschrijving... 8 4.2 Planning... 8 5. Voorwaarden App... 9 6. Beoordelingsaspecten... 9 VenJ Appathon 2016: van woord naar geluid Spelregels 3
1. Afkortingen, uitleg en begripsbepalingen Afkortingen en uitleg termen VenJ Het ministerie van Veiligheid en Justitie ARVODI voorwaarden De Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten 2014 (ARVODI-2014) https://www.pianoo.nl/document/9587/algemene-rijksvoorwaarden-voor-verstrekkenvan-opdrachten-tot-verrichten-van-diensten-2014-arvodi Appathon Een Appathon is een wedstrijd waarvoor (externe) specialistische teams worden uitgenodigd om een oplossing voor een bepaald gesteld probleem te bedenken. In dit geval gaat het om een oplossing in de vorm van een functioneel ontwerp ten behoeve van een applicatie (App). Multimedia Foto, film en geluidsmateriaal. Intellectueel eigendom De verzamelnaam voor de rechten op intellectuele creaties. Zoals het ontwikkelen van een functioneel ontwerp. Mock up Een visuele weergave van de (technische) functionaliteit van de applicatie. Begripsbepalingen Leverancier Degene aan wie de opdracht is gegund. Opdrachtgever De directie Informatisering & Inkoop (DI&I) van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Opdrachtnemer Degene aan wie de opdracht is gegund. VenJ Appathon 2016: van woord naar geluid Spelregels 4
2. Organisatie VenJ Appathon 2016 De VenJ Appathon 2016 wordt gezamenlijk georganiseerd door het ministerie van Veiligheid en Justitie, directie Informatisering & Inkoop en de politie. Het ministerie van Veiligheid en Justitie nodigt u uit om zich in te schrijven voor de VenJ Appathon 2016: van woord naar geluid. Penvoerder De directie Informatisering & Inkoop (DI&I) is penvoerder. DI&I is verantwoordelijk voor de VenJ-brede ICT-infrastructuur door het inrichten en beheren van centrale voorzieningen en adviseert, faciliteert en ondersteunt de ambtelijke top, de DG-en en op verzoek van deze de VenJ-onderdelen over (beleidsmatige) vraagstukken op het gebied van informatievoorziening en de beheersing van grote ICT-projecten. Strategisch leveranciers management is ingericht voor Microsoft (ook voor het Rijk) en Oracle en de directie heeft de bedrijfsjuridische functie voor VenJ in huis. Daarnaast formuleert DI&I VenJ-brede kaders en adviezen om als ministerie rechtmatig, efficiënt en duurzaam te kunnen inkopen en aan te sluiten op Europese en Rijksbrede ontwikkelingen zowel voor Informatievoorziening als voor inkoop. Kernwaarden De directie werkt en vervult haar taken vanuit haar kernwaarden: Samenwerken, Resultaatgericht, Ondernemerschap, Vakmanschap en Experimenteren en Leren. Doel is om via het internaliseren en bespreken van de kernwaarden ook in 2016 en verder houding en gedrag te bevorderen welke de 5 veranderdoelen dichterbij brengen: Van informatisering naar informatievoorziening; Van bedrijfsvoering (ook) naar primair proces; Van interne naar externe gerichtheid; Van aanbod naar vraaggericht werken; Van toepassen van naar verantwoordelijk zijn voor het CIO- en Inkoopstelsel. Waar DI&I penvoerder is van de VenJ Appathon 2016 is de politie de inhoudelijk deskundig. De politie zorgt voor het schetsen van de toepassingsgerichte context waarbinnen het functioneel ontwerp dient te passen en beantwoordt tijdens de Appathon de vragen hierover. VenJ Appathon 2016: van woord naar geluid Spelregels 5
3. Omschrijving VenJ Appathon 2016 3.1 VenJ Appathon 2016: van woord naar geluid Een Appathon is een wedstrijd waarvoor (externe) specialistische teams worden uitgenodigd om een oplossing voor een bepaald gesteld probleem te bedenken. In dit geval gaat het om een oplossing in de vorm van een functioneel ontwerp ten behoeve van een applicatie (App). Doel van de VenJ Appathon 2016 is het selecteren van het meest innovatieve en bruikbare functionele ontwerp voor een oplossing die de agent op straat ondersteunt bij het maken van geluidsopnamen, zoals verklaringen van slachtoffers, mogelijke daders en getuigen. Foto, film en geluidsmateriaal maken een steeds belangrijker onderdeel uit van het opsporings- en strafproces. Naast burgers en ondernemers is het vaak de politie zelf die dit materiaal, deze producten maakt. Om het de agent makkelijker te maken geluidsmateriaal te maken en om deze vervolgens te kunnen gebruiken voor politietaken en in de strafrechtketen digitaal uit te wisselen wanneer het tot vervolging komt, is ondersteuning van een App nodig. Tijdens de VenJ Appathon 2016 gaat het vooral om het technisch antwoord geven op de volgende vragen: Op welke manier kan de geluidsmateriaal het beste gemaakt worden? Hoe kan deze voorzien worden van de juiste metadata? Hoe kan de identiteit van de nemer - de politieambtenaar - vastgesteld worden en ook vastgelegd worden? Op welke manier kan zowel het duurzame formaat als gebruikersformaat goed gedeeld dan wel bewerkt worden? Op welke manier kunnen achteraf annotaties worden aangebracht? Op welke manier kan het multimedia product het beste opgeslagen worden? 3.2 Uitdaging Geluidsmateriaal zou een belangrijk onderdeel binnen het opsporings-, en strafrechtproces kunnen worden. Denk hier aan gesproken getuigenverklaringen, het verhaal van het slachtoffer en de politieambtenaar die aantekeningen inspreekt, maar ook aan het buurtonderzoek waarbij de gesprekken aan de voordeur vaak worden opgenomen. Om te zorgen dat de kwaliteit van het materiaal aan het einde van het proces - veelal een strafproces - van goede kwaliteit is, is het genereren en creëren van kwalitatieve geluidsopnamen van groot belang. Denk hierbij aan instructies hoe een telefoon/microfoon goed voor de mond gehouden moet worden, het wegfilteren van bijgeluiden en duidelijk praten, maar ook de mogelijkheid om het gesproken woord om te zetten naar tekst (tekst is nu nog een wettelijke verplichting) of opmerkingen in of aan een geluidsopname aan te brengen. Naast de kwaliteitsaspecten is gebruiksvriendelijkheid en operationele toepasbaarheid een essentieel onderdeel om te zorgen dat de applicatie de politieambtenaar op een makkelijke en eenvoudige manier helpt kwalitatief goed materiaal te creëren. 3.3 Wedstrijdopdracht Binnen het thema van woord naar geluid dient een innovatieve oplossing te worden gepresenteerd in de vorm van een 5 minuten durende pitch. In deze 5 minuten verwachten we dat de teams in een zo n concreet mogelijke visuele vormgeving de werking van het functionele ontwerp demonstreren. Dit kan in de vorm van een Mock up of in de vorm van een visuele weergave in een PowerPoint, Prezi of presentatie via YouTube. De mate waarin de oplossing voldoet aan de beoordelingsaspecten (hoofdstuk 6) en beantwoordt aan de verwachtingen van de jury bepaald op welke plaats het team eindigt. VenJ Appathon 2016: van woord naar geluid Spelregels 6
3.4 Waardering functioneel ontwerp Het functioneel ontwerp dat het meeste tegemoet komt aan de beoordelingsaspecten (hoofdstuk 6) en de verwachtingen van de jury verdient een vergoeding van 15.000. Diegene die daarop aansluit een vergoeding van 7.500 en het ontwerp met de meest innovatieve oplossing verdient een vergoeding van 5.000. De pitches worden beoordeeld op de manier zoals beschreven in hoofdstuk 6. De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor geen winnaar aan te wijzen als de bedachte oplossingen niet tegemoet komen aan de beoordelingsaspecten en verwachtingen van de jury. De waarderingen worden verstrekt op basis van een drie maanden tijdelijk exclusief ontwikkelrecht en aansluitend een eeuwigdurend niet-exclusief ontwikkelrecht. Daarnaast worden de meest gewaardeerde teams uitgenodigd te participeren in de aanbestedingsprocedure voor de ontwikkeling van de geluidsapp. Voor het ontwikkelen van de geluidsapp wordt gebruik gemaakt van de ARBIT-voorwaarden. Meer informatie daarover vindt u via http://wetten.overheid.nl/bwbr0035022/2014-04-05. VenJ Appathon 2016: van woord naar geluid Spelregels 7
4. Inschrijfvoorwaarden en planning Dit hoofdstuk beschrijft de relevante voorwaarden voor inschrijving en de planning. De specifieke voorwaarden met betrekking tot selectie en gunning worden uitgewerkt in de volgende hoofdstukken. 4.1 Voorwaarden voor inschrijving Met uw inschrijving gaat u akkoord met de VenJ Appathon Spelregels; Uw team bestaat uit 4 personen; U beschikt over een Kamer van Koophandelnummer; Uit uw motivatie komt naar voren dat u relevante ervaring heeft met dit soort ontwikkelvraagstukken; Met het inschrijven op deze wedstrijd gaat u akkoord met de voorwaarden met betrekking tot een drie maanden (tijdelijk) exclusief ontwikkelrecht en aansluitend een eeuwigdurend niet-exclusief ontwikkelrecht van het functioneel ontwerp wat is gepresenteerd tijdens de VenJ Appathon 2016; Met uw inschrijving gaat u akkoord om tijdens het gehele lopende programma op vrijdag 25 en zaterdag 26 november 2016 aanwezig te zijn; Alleen digitale inschrijvingen via de website worden in behandeling genomen; Contacten met uw organisatie met betrekking tot de wedstrijd en de eventueel daarop volgende opdracht verlopen uitsluiten via de door u opgegeven contactpersoon; U bent zelf verantwoordelijk voor de ingevulde gegevens, wijzigingen dienen dan ook door u aangegeven en vermeld te worden. De inschrijving sluit op donderdag 24 november om 11.00 uur, of evenzoveel eerder in geval het aantal te vergeven plaatsen bereikt is. Inschrijven via I-Plan@minvenj.nl Gegevens De volgende gegevens dienen minimaal te worden vermeld bij de inschrijving: Contactpersoon (naam, e-mail en mobiel telefoonnummer); Naam Team; Kamer van Koophandelnummer; Korte motivatie; Bevestiging dat u akkoord gaat met de VenJ Appathon 2016 Spelregels. Contactpersoon bij vragen Programmabureau I-Plan VenJ Monique Barnhoorn (06) 2083 1039 m.c.w.barnhoorn@minvenj.nl 4.2 Planning 08 november 2016: opening inschrijving; Uiterlijk 24 november 2016 om 11.00 uur: sluiting inschrijving; 25 en 26 november 2016: VenJ Appathon 2016; 26 november 2016: bepalen meest gewaardeerde ontwerpen. VenJ Appathon 2016: van woord naar geluid Spelregels 8
5. Voorwaarden App De technische voorwaarden waar de applicatie aan dient te voldoen worden gepresenteerd tijdens de wedstrijd zelf. U krijgt dan voldoende gelegenheid om zowel technische als inhoudelijke vragen te stellen. Het initiatief om deze vragen te stellen ligt bij u en uw team, waardoor u de gelegenheid krijgt specifiek in te gaan op de oplossing die u heeft bedacht. 6. Beoordelingsaspecten Na de presentatie van het functioneel ontwerp is het aan de jury om te bepalen welk team het meeste tegemoet komt aan de beoordelingsaspecten en verwachtingen. Het uitsluitsel van de jury is bepalend. De acht beoordelingsaspecten zijn onderstaand opgenomen en worden per stuk gewaardeerd met een score tussen de 1 en de 10 punten. De wegingsfactor van de verschillende criteria zijn verkrijgbaar bij aanvang van de wedstrijd. (Het functioneel ontwerp van) de geluids-app: 1. Voldoet aan alle technische aspecten (zie technische aspecten overzicht; beschikbaar bij aanvang van de wedstrijd); 2. Is gebruiksvriendelijke (weinig uitleg, maakt het proces voor de agent eenvoudiger); 3. Is innovatief en origineel; 4. Is begrijpelijk; 5. Wordt goed gepresenteerd; 6. Is meer dan een optelling van onderdelen (1 + 1 = 3); 7. Is snel toepasbaar (lees: denk in enkele maanden); 8. Vraagt niet om veel afstemming met overheden bij realisatie (lees: genereren van content voor start van proeftuin). VenJ Appathon 2016: van woord naar geluid Spelregels 9