Veiligheids Innovatie Competitie

Transcriptie

1 Veiligheids Innovatie Competitie

2 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk Pagina 1 Inleiding 3 2 Begrippen en afkortingen 4 3 Beschrijving van de prijsvraag 5 4 Procedure en wijze van indienen 7 5 Contractuele voorwaarden 9 6 Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen 10 7 Gunningcriteria 12 8 Contact 13 9 Termijnen 14 BIJLAGEN Bijlage A ARVODI 2014 Bijlage B Beoordelingsformulier Bijlage C Eigen Verklaring Bijlage D Handleiding mbt. definitie MKB Bijlage E In zes stappen digitaal inschrijven met TenderNed 2

3 1. Inleiding Voor het eerst organiseren Het Ministerie van Veiligheid en Justitie en de afdeling PbK&I van het Ministerie van Defensie de Veiligheids Innovatie Competitie. Deze competitie heeft als doel innovatie in Nederland te stimuleren door financiële middelen beschikbaar te stellen voor innovatieve ideeën. De VIC heeft in het bijzonder tot doel het stimuleren van innovatie bij het Midden- en Kleinbedrijf (MKB) door het tegemoetkomen in financieren van ontwikkeling. De VIC is met name in het leven geroepen voor deze groep ondernemers. De overheid heeft innovatie, juist in deze tijden van bezuiniging, hoog in het vaandel staan. In tijden waar middelen schaarser worden is het van groot belang om met de middelen die wel beschikbaar zijn zo efficiënt mogelijk samen te werken. Mede in het licht van deze ontwikkeling is gekozen voor het thema "de Veiligheidsregio". 3

4 2. Begrippen en afkortingen ARVODI Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten Inschrijver De partij die een projectplan indient ter beoordeling MKB Midden- en Kleinbedrijf NLDA Nederlandse Defensie Academie PbK&I Projectbureau Kennis & Innovatie TenderNed marktplein voor aanbestedingen V&J Ministerie van Veiligheid en Justitie VIC Veiligheids Innovatie COmpetitie 4

5 3. Beschrijving van de prijsvraag Het thema van de VIC is De Veiligheidsregio. Nederland telt 25 veiligheidsregio s, in deze regio s wordt door verschillende besturen en diensten samengewerkt op het gebied van rampen- en crisisbeheersing, openbare orde en veiligheid, brandweerzorg en geneeskundige hulpverlening. In deze veiligheidsregio s kan civiel-militair samengewerkt worden. Bij o.a. rampen of calamiteiten kan Defensie haar civiele partners in de veiligheidsregio ondersteunen. Maar hoe kan de veiligheid nog beter gegarandeerd worden in de Veiligheidsregio? Met welke (technologische) innovatie kunnen we zowel de civiele en militaire partners in de Veiligheidsregio ten tijde van rampen en crises versterken: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat hulpverleners beter uitgerust zijn bij hun inzet tijdens crises en rampen; met wat voor materiële uitrusting kunnen hulpverleners (met name first responders) hun werk beter en/of veiliger uitvoeren, hoe kunnen praktische lessons learned overgebracht worden en geïmplementeerd worden in de hulpverlening en hoe kunnen civiele en militaire hulpverleners zo goed mogelijk opgeleid en voorbereid worden Hoe kunnen de civiele en militaire hulpverleners onderling beter communiceren en informatie uitwisselen? Hoe kunnen alle partners binnen een veiligheidsregio in de warme fase van crises en rampen een betere situational awareness krijgen en sneller reageren op ontwikkelingen die zich aandienen; real time informatie en snel (real-time) reageren zijn hiervoor erg belangrijk, net als een gedeeld veiligheidsbeeld tussen de verschillende partners. Hoe kunnen de veiligheidsregio s bij de voorbereiding op rampen en crises optimaal opereren in een netwerk waarbij ze grote hoeveelheden informatie moeten verwerken, uitwisselen en samenwerken. Hoe worden burgers betrokken bij de veiligheid omtrent rampen en crises; hoe kan de zelfredzaamheid van burgers vergroot worden waardoor zij beter voorbereid zijn op rampen en crises, en hoe kan de burger actiever ingezet worden ten behoeve van het vergroten van de veiligheid. Kan hier gebruik gemaakt worden van de wisdom of the crowd? Hoe kan de veiligheidsregio de informatie die zij wil verstrekken op een aantrekkelijke en efficiënte manier presenteren; denk hierbij aan briefings, evaluatierapporten, beleidsplannen, rampbestrijdingsplannen etc. 5

6 Deze Veiligheids Innovatie Competitie 2014 daagt u als het Midden- en Klein Bedrijf uit om uw innovatievermogen, uw creativiteit en technologisch vernuft in te zetten om zo een tastbare bijdrage te leveren aan het (verder) verbeteren van effectiviteit van de Veiligheidsregio. 1. Binnen het thema "de veiligheidsregio" dient een innovatief idee te worden gepresenteerd door middel van een projectvoorstel voor doorontwikkeling van een innovatief idee tot een werkend prototype. 2. Voor een eventuele opdracht is een bedrag van ,- inclusief Btw beschikbaar. Eventuele additionele kosten voor de ontwikkeling van het prototype zullen door de winnaar zelf moeten worden bekostigd. 3. De ingediende projectvoorstellen worden beoordeeld volgens de procedure en het overige gestelde in dit schrijven. 4. De Staat behoudt zich het recht voor geen winnaar aan te wijzen indien geen van de gegadigden minimaal 30 punten behaalt volgens het beoordelingsformulier van Bijlage B. 5. Het winnen van de VIC 2014 houdt geen directe aanspraak op het prijzengeld in. Indien de Staat het project laat uitvoeren, wordt een in overleg getreden aangaande een te sluiten overeenkomst. 6. Het is toegestaan om met een consortium of (gelegenheids)samenwerkingsverband in te schrijven. Echter, slechts een van de partijen in het samenwerkingsverband zal penvoerder zijn. De penvoerder dient de partij te zijn welke de hoofdprestatie/meeste inspanning levert. 7. Deze prijsvraag is alleen open voor het Nederlandse MKB, inschrijvers dienen aan te tonen aan dit criterium te voldoen conform het gestelde in hoofdstuk 6 van dit document. 6

7 4. Procedure en wijze van indienen 1. In eerste instantie dient het projectvoorstel gepitcht te worden. De innovatie dient onderbouwd te worden met een korte uitleg omtrent het project en de toepasbaarheid van de innovatie. Het projectvoorstel dient inzicht te geven in alle punten waarop door de jury beoordeeld wordt (zie punt 9 van dit hoofdstuk) 2. De Staat organiseert voor alle potentieel Inschrijvers een themadag waar nadere informatie wordt verstrekt omtrent het thema van de prijsvraag. Deelname aan de themadag is geen vereiste voor het indienen van een projectvoorstel. 3. Eventuele kosten voor het maken van het projectvoorstel alsmede verkrijgen van certificaten en uittreksels kunnen niet op Defensie worden verhaald. 4. Het projectvoorstel dient aangeboden te worden in de Nederlandse taal. 5. Het projectvoorstel dient te worden aangeboden via TenderNed. Meer informatie omtrent inschrijven via TenderNed is te vinden in Bijlage E. 6. De ontvangen projectvoorstellen worden behandeld aan de hand van de in Hoofdstuk 6 vermelde selectie eisen. 7. Alleen wanneer een inschrijving is geselecteerd, wordt deze voorgelegd aan een vakjury. 8. De vakjury zal alle geselecteerde voorstellen beoordelen volgens de gunningcriteria van Hoofdstuk 7. De beoordeling geschiedt op een beoordelingsformulier als vervat in Bijlage B. 9. De vijf voorstellen met het hoogste aantal punten worden uitgenodigd voor de finaleronde. De jury komt unaniem tot een score per criterium. 7

8 10. De finaleronde kent een nieuwe inschrijvingstermijn waarin de projectvoorstellen nader uitgewerkt dienen te worden tot een daadwerkelijke offerte met daarin: Een gedetailleerde uitwerking en onderbouwing van het project; Onderbouwing van de relatie met het onderwerp, uitgedrukt in concrete besparing welke van de innovatie is te verwachten; Een uitwerking van de eigen inbreng van de gegadigde. Eigen inbreng in de vorm van manuren, materialen en dergelijke dienen in de corresponderende waarde in Euro te worden uitgedrukt; Een verantwoording voor de investering van de Staat, zie punt 4 van Hoofdstuk Bij deze tweede inschrijvingstermijn zijn de punten 4 tot en 5 van dit hoofdstuk van overeenkomstige toepassing. 13. Alle finalisten worden uitgenodigd voor een finaledag, waar zij in bijzijn van de jury, genodigden vanuit de Staat en de andere finalisten het idee binnen 20 minuten zullen presenteren. De 20 minuten worden verdeeld in 15 minuten presenteren en 5 minuten voor vragen van de jury. Deze presentatie zal integraal deel uitmaken van het projectplan en zal worden meegewogen in de beoordeling. 14. De projectplannen worden door een nieuwe jury beoordeeld op dezelfde wijze als in de eerste ronde. 15. Aan het einde van de finaledag wordt de winnaar van de VIC 2014 bekend gemaakt. 8

9 5. Contractuele voorwaarden 1. Op een eventuele overeenkomst met de winnaar van de VIC zullen de ARVODI 2014, gevoegd als Bijlage A, van toepassing zijn. De voorwaarden van de winnaar of enig andere voorwaarden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. 2. Voorstellen tot aanpassing van het toepassen van de ARVODI 2014 kunnen worden ingediend als vraag in de inschrijvingsfase. De Staat zal door middel van een Nota van Inlichtingen hier over uitsluitsel geven. 3. Artikel 24 van de ARVODI 2014 zal niet van toepassing zijn bij een eventueel te sluiten overeenkomst. Uitgangspunt is dat alle intellectuele eigendomsrechten bij de Opdrachtnemer berusten. Een alternatieve tekst zal worden voorgesteld door de Opdrachtgever bij het plaatsen van een eventuele opdracht. 4. In het geval als bedoeld in punt 8 van Hoofdstuk 3, zal de verhouding tussen de penvoerder en gelieerde deelnemers worden gekenmerkt als een verhouding tussen hoofdaannemer en onderaannemers. De penvoerder/hoofdaannemer zal voor het geheel van een eventueel te plaatsen opdracht verantwoordelijk zijn. 9

10 6. Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen 1. De inschrijver wordt uitgesloten wanneer: Het bedrijf in staat van faillissement/surseance van betaling verkeert; Een van de obligatoire uitsluitingsgronden van toepassing is. 2. De eigenverklaringen gevoegd als Bijlage C volstaan, mits ingevuld en ondertekend door een bevoegd persoon als bewijs dat geen van bovengenoemde uitsluitingsgronden van toepassing is. De Staat behoudt zich het recht van controle voor. 3. Het aangeboden projectvoorstel mag geen plannen inhouden die intellectueel eigendom zijn van een ander dan de inschrijver/leden van het consortium. Indien bij de eventuele uitvoering van het project gebruik wordt gemaakt van zaken/kennis welke intellectueel eigendom zijn van een derde of de innovatie van toepassing is op intellectueel eigendom van een derde, dient de houder van het intellectueel eigendom hier uitdrukkelijk mee in te stemmen. Bewijs van de toestemming dient in dit geval gevoegd te zijn bij de inschrijving. 4. Voorts zal de inschrijving terzijde worden gelegd indien: Het projectplan niet tijdig is ingediend; Het projectplan niet op correcte wijze is aangeboden; Het projectplan niet (geheel) voldoet aan de gestelde eisen; De inkoopvoorwaarden niet zijn geaccepteerd, zijn gewijzigd of aangevuld. Verwijzingen naar andere inkoopvoorwaarden in de inschrijving worden geïnterpreteerd als verwerpen van de ARVODI; De gevraagde informatie niet volledig, onvoldoende onderbouwd, onder voorbehoud, onder voorwaarden of onjuist is; 5. De VIC is bestemd voor het Nederlands MKB. De inschrijver dient aan te tonen binnen de definitie van MKB te vallen. Deze definitie is weergegeven in Bijlage 6. Door het rechtsgeldig ondertekenen van de eigenverklaring, gevoegd als Bijlage C, verklaart de Inschrijver binnen de definitie van MKB te vallen. De Staat behoudt zich het recht op controle voor alvorens een bedrijf toe te laten tot de finaleronde. 10

11 7. De inschrijvers welke worden toegelaten tot de finaleronde dienen een uittreksel uit het Handelsregister te overleggen dat niet ouder dan drie maanden is en waar uit blijkt dat degene die namens de inschrijver het projectplan heeft ingediend daartoe bevoegd is. Tevens dient hieruit op te maken te zijn dat de onderneming is ingeschreven in het Handelsregister en in Nederland is gevestigd. Indien de inschrijver onderdeel uitmaakt van een concern, dienen de concernverhoudingen schematisch weergegeven te worden in de inschrijving. 11

12 7. Gunningcriteria De gunningcriteria zijn weergegeven op het beoordelingsformulier, Bijlage B. De criteria worden door de jury beoordeeld met een cijfer op een schaal van 1 tot 10. in totaal kunnen maximaal 70 punten worden toegekend. Aan elke inschrijving wordt unaniem door de jury een score toegekend. In dit hoofdstuk worden de criteria nader uitgewerkt. 1. Toepasbaarheid/implementeerbaarheid Dit criterium ziet op potentieel voor een eventueel vervolgtraject. Is het onderwerp van het ingediende projectvoorstel toepasbaar voor de veiligheidsregio? 2. Mate van innovatie In welke mate is het ingediende projectvoorstel vernieuwend? 3. Realiteitswaarde van het voorstel Is het ingediende projectvoorstel praktisch uitvoerbaar? 4. Relatie met het thema Wat is de relatie met het thema de veiligheidsregio? Welk voordeel zal het te ontwikkelen idee opleveren? 5. Kwaliteit van het voorstel Hoe is het voorstel geformuleerd en (wetenschappelijk) onderbouwd? 6. Innovatief vermogen Heeft de inschrijver al eerder innovatieprojecten succesvol afgerond (doorontwikkeld tot product of prototype)? Om dit aan te tonen dient 1 referentieproject, maar mogen 2 referentieprojecten worden opgegeven. Indien meer dan 2 projecten worden ingeleverd, worden maar 2 projecten in beschouwing genomen. 7. Risicoanalyse voor vervolgtraject Is in het projectvoorstel aangegeven of er randvoorwaarden voor succesvol uitvoeren van het project en eventuele risico s te voorzien zijn? 12

13 8. Contact 1. Alle correspondentie betreffende de projectbeschrijving en deelname aan de prijsvraag dient plaats te vinden via TenderNed of kan worden gericht aan: Commando DienstenCentra Afdeling Verwerving & Contractmanagement T.a.v. mevr. Mr. M.A. Hendriks 2. Vragen met betrekking tot de aanbestedingsstukken dienen via TenderNed per te worden gesteld. Antwoord op deze vragen zal aan alle gegadigden worden gegeven door middel van een Nota van Inlichtingen. 3. Het projectvoorstel dient te worden aangeboden via TenderNed 4. Aanmelding voor de themadag dient te geschieden via Per Inschrijver is er plaats voor maximaal twee personen. Minimaal dient te worden vermeld: Naam bezoeker; Bedrijfsgegevens; Telefoonnummer. 13

14 9. Termijnen 1. De voorlichtingsmiddag zal plaatsvinden op 22 mei 2014 op de NLDA, het Kasteel van Breda, te Breda. Inschrijven kan tot en met 16 mei De uiterste inleverdatum voor de eerste ronde is 19 september 2014 voor 12.00u. 3. De uiterste inleverdatum voor de finale is 30 oktober 2014 voor 12.00u. 4. De finaledag waarop de presentaties gehouden door de vijf finalisten en waarop de winnaar bekend wordt gemaakt is 14 november 2014 op een nader te noemen locatie. 14