nota Handleiding User Access Management ehealth (UAM) datum 21/06/2016 onderwerp Hoe kan ik het gebruikersbeheer voor mijn organisatie in orde brengen in ehealth? VTE Toegang aanvragen bij ehealth Als je nog geen toegang hebt als verantwoordelijke voor de entiteit of VTE voor bijvoorbeeld BINC, of voor RSZ-aangiften van je personeel of voor het e-loket gezondheidszorg, dan moet je dit eerst aanvragen bij ehealth. Dat doe je met onderstaande procedure: Ga naar http://www.ehealth.fgov.be Als alles goed gaat, is dit het scherm dat je nu ziet. Klik op zorgverleners. Klik op Hoe krijgt u toegang tot het ehealth platform? p1
Klik op Toegang krijgen Indien u een ziekenhuis bent of een organisatie aangesloten bij de RSZ, klik dan op de juiste optie. Let op! Mogelijks hebt u al toegang tot ehealth voor andere applicaties. Dan zijn deze stappen niet nodig en gaat u verder naar Instructies voor de VTE De verdere stappen voor het aanvragen van toegang tot ehealth staan beschreven in de handleidingen die u op deze pagina kan downloaden. p2
Instructies voor de VTE Wat heb je nodig voor deze aanmeldingsprocedure? Een computer met een eid-kaartlezer Je identiteitskaart Als je nog geen VTE was, heb je een brief gekregen van ehealth dat je aanvraag tot toegang goedgekeurd is. Jij bent nu de Verantwoordelijke voor de Toegang van de Entiteit, de VTE. Het is nu aan jou om aan te duiden wie toegang krijgt tot het gebruikersbeheer voor de moduledatabank en INSISTO. In de databank moet je straks de mensen aanduiden die het gebruikersbeheer zullen doen overkoepelend voor alle jeugdhulp uit je organisatie en voor de verschillende voorzieningen afzonderlijk. We noemen die mensen de Lokale Beheerders (LB). Surf naar www.socialsecurity.be en selecteer ONDERNEMING Scroll een beetje naar beneden en selecteer TOEGANGSBEHEER p3
Meld je aan met je eid of elektronische identiteitskaart. Selecteer de organisatie die je als VTE wil in orde brengen. Je kan hier ook via het menu aan de rechterkant een co-vte instellen. Die heeft dezelfde rechten als jij. Als VTE of CO-VTE moet je tot slot nog de hoedanigheid Jeugdhulp activeren om gebruik te maken van de moduledatabank of INSISTO. De hoedanigheid is een organisatiewijde categorie waarbinnen je de verschillende voorzieningen van je organisatie onderscheidt, de gebruikers die er werken aanduidt en de rollen die deze mensen uitoefenen toekent. Elke hoedanigheid geeft toegang tot een aantal computersystemen. In dit geval geeft de hoedanigheid Jeugdhulp toegang tot de moduledatabank en tot INSISTO. p4
Geef jezelf steeds de volle rechten, je kan later altijd andere lokale beheerders of colokale beheerders toevoegen. Als je via het startscherm nu de hoedanigheid selecteert die net onder je organisatie staat, kan je daar in het rechter menu gebruikers subafdelingen selecteren. Gebruik dat om een lokale beheerder en/of enkele co-lokale beheerders aan de hoedanigheid tot te voegen. Selecteer onderaan ofwel Een gebruiker toevoegen, Een lokale beheerder toevoegen of Een co lokale beheerder toevoegen. Gewone gebruikers zijn op dit niveau niet van belang. Elke keer wanneer je een gebruiker toevoegt, krijg je dit scherm. Je moet alle velden invullen al heb je ze eigenlijk niet nodig: Gebruikersnaam Paswoord Taalkeuze Email-adres p5
Klik op opslaan en klik in het volgende scherm nog eens op bevestigen. Als het ondanks deze uitleg toch niet werkt, neem dan contact op met de Helpdesk van Ehealth: Eranova contactcenter@eranova.fgov.be Tel.: 02 788 51 55 Openingsuren: Ma tot Vr van 7u tot 20u (behalve op feestdagen) p6
INSTRUCTIES VOOR DE LOKALE BEHEERDER Jij bent de leidinggevende van een organisatie die jeugdhulp aanbiedt. De voorzitter van de Raad van beheer heeft jou aangeduid als de portier van het huis Jeugdhulp, deze heet de Lokale Beheerder (LB) voor de hoedanigheid JeugdHulp. Jij beslist wie er in mag en wie niet en wie welke rol heeft in het huis. Wat heb je nodig voor je begint? Een computer met een eid-kaartlezer Je identiteitskaart Surf naar www.socialsecurity.be en selecteer ONDERNEMING Scroll een beetje naar beneden en selecteer TOEGANGSBEHEER Meld je aan met je eid of elektronische identiteitskaart. Selecteer eerst de organisatie waarvoor je werkt als je in meerdere organisaties lokale beheerder bent. Selecteer dan de hoedanigheid Jeugdhulp p7
Rechts in het scherm zie je de titel functionaliteiten Daar moet je zijn. Klik op gebruikers subafdelingen. Selecteer de tab subafdelingen Selecteer bij nieuwe subafdeling toevoegen de voorziening die je wenst te activeren. De namen van de voorzieningen waarvoor je organisatie erkend is, staan al mee in de lijst. Je kan er zelf geen toevoegen. Zelfs al bestaat je organisatie maar uit één voorziening, dan nog moet je die voorziening aanmaken als subafdeling. Staat jouw voorziening niet mee in deze lijst, neem dan contact op met de dossierverantwoordelijke bij jouw sectorale administratie. Kies er steeds voor om zelf in te staan voor het beheer. Je kan dat achteraf nog altijd aan iemand anders toewijzen. p8
Via de home pagina vind je nu de verschillende subafdelingen of voorzieningen terug. Klik op de voorziening waar je gebruikers aan wil toevoegen. Selecteer daarna rechts in het menu gebruikers Je kan onderaan dat scherm de rijksregisternummer van de persoon die je wenst toe te voegen invullen. Selecteer in het dropdownmenu nieuwe gebruiker toevoegen of Co-LB toevoegen. Een Co-LB heeft zelf ook toegang tot dit gebruikersbeheer en kan zelf ook gebruikers toevoegen en verwijderen. Vul alle velden in geef onderaan ook telkens de applicaties aan waar je de gebruiker toegang toe wilt geven. Best duid je hier alles aan en regel je de toegang met het toekennen van de rollen. Dat bespreken we iets lager. Vergeet alleszins ook niet te bevestigen. Het toekennen van rollen doe je door rechts op de link Functies en Verantwoordelijkheden Hiërarchie te klikken. p9
Je ziet nu een lijst van alle mensen die bij je werken. Klik op dit icoontje van een persoon in je organisatie. In dit scherm moet je uit deze lijst de juiste rol kiezen. Je kan voor elke applicatie exact één rol kiezen. Dus dat is mogelijks moduleerder en dan aanmelder, wachtlijstbeheerder of groepsbeheerder. Dit zijn hiërarchische rollen. De groepsbeheerder is de rol voor de leidinggevende en deze heeft alle functionaliteiten van zowel wachtlijstbeheerder als aanmelder. Als wachtlijstbeheerder kan je het wachtbeheer opvolgen en aanmelden. Aanmelders kunnen enkel dossiers beheren als contactpersoon aanmelder. Klik op toevoegen en geef een begindatum in, dat is de dag van vandaag of wanneer de persoon bij jou zal starten. Je kan ook een einddatum ingeven, maar dat moet niet. Klik op toevoegen. Doe dit voor al je gebruikers in alle subafdelingen of voorzieningen van je organisatie. Je medewerkers kunnen van nu gebruik maken van de moduledatabank of van INSISTO. Als het ondanks deze uitleg toch niet werkt, neem dan contact op met de Helpdesk van Ehealth: Eranova contactcenter@eranova.fgov.be Tel.: 02 788 51 55 Openingsuren: Ma tot Vr van 7u tot 20u (behalve op feestdagen) p10