Werving & Selectie Lichtenvoorde, versie november 2014 P.R. Stroeve Hoofd P&O
Status Beleidsnotitie Auteur(s) Datum Datum bespreking MT 9 september 2014 Datum vaststelling bestuurder 9 september 2014 Datum bespreking Centrale Verwantenraad Datum bespreking Cliëntenraad Datum bespreking Ondernemingsraad Datum evaluatie doelstelling Datum evaluatie beleid Effectbespreking van de totstandkoming van deze notitie 2
Inhoud Status... 2 Inhoud... 3 Inleiding... 4 Werving en selectie algemeen... 5 Selectie... 9 Samenstelling sollicitatiecommissie... 14 Evaluatie notitie... 15 3
Inleiding De missie van De Lichtenvoorde is vervat in de strategie en koers van De Lichtenvoorde. Hierin wordt uitgebreid ingegaan op de zorgvisie en zorgontwikkelingen voor de komende jaren. De Lichtenvoorde hecht er veel waarde aan dat het te voeren personeelsbeleid onderhevig is aan dezelfde gedragscode die geldt ten aanzien van haar cliënten. Het personeelsbeleid dient niet alleen gericht te worden op noodzakelijke flexibiliteit, deskundigheid en vaardigheid van medewerkers. Ook de mogelijkheden van medewerkers om zich een redelijk inkomen te verwerven en ontplooiingskansen te zien dienen in harmonie met de ontwikkeling van de dienstverlening te worden ontwikkeld. De structuur van de organisatie is vastgelegd. Echter, deze zal evenals de zorg, aan veranderingen onderhevig zijn. Doel: Het werving en selectie beleid moet er toe bijdragen dat er ten aanzien van vraag en aanbod van werk bij De Lichtenvoorde een goede match in zowel kwalitatieve als kwantitatieve zin plaatsvindt. Opmerking Bij aanname van nieuw personeel geldt dat cliënten zover dit mogelijk is bij de procedure worden betrokken. De notitie Werving & Selectie staat niet op zichzelf. Raakvlakken met maatschappelijke ontwikkelingen maar ook organisatorische ontwikkelingen, beleidsafspraken, enz. enz., maken dat deze notitie niet op zichzelf kan en mag staan. Dit betekent dat, alvorens er daadwerkelijk overgegaan wordt tot werving en selectie, er goed gekeken zal worden naar bijzondere situaties die van invloed kunnen zijn op de procedure. 4
Werving en selectie algemeen Ontstaan van een vacature Een vacature kan om verschillende redenen ontstaan o.a.: 1. Indien een medewerker vertrekt; 2. Indien een medewerker minder uren gaat werken; 3. Indien er sprake is van uitbreiding van de personele formatie; 4. Indien er sprake is van langdurige ziekte. Alvorens er daadwerkelijk met de werving en selectie begonnen kan worden is de voorbereiding essentieel. Het werven en selecteren van personeel kan onderscheiden worden in verschillende fasen, te weten: 1. voorbereidingsfase en wervingsfase; 2. selectiefase; 3. benoemingsfase. Deze fases zullen apart worden beschreven. De voorbereidingsfase en wervingsfase Alvorens er gestart kan worden met de procedure van werving en selectie is het belangrijk dat er gewerkt wordt vanuit het formatieplaatsenplan. Dit formatieplaatsenplan dient als uitgangspunt bij het vervolg van de werving- en selectieprocedure. In het formatieplaatsenplan staat onder meer de noodzakelijke personele bezetting, welke gerelateerd is aan de huidige en de te verwachten zorgontwikkeling, omschreven. Hierbij spelen de individuele zorgplannen uiteraard ook een grote rol. Dit betekent dat wanneer er uren vrijkomen er eerst wordt gekeken naar het formatieplaatsenplan alvorens over te gaan tot het herbezetten van de vrij gekomen uren. Ten aanzien van het invullen van de her te bezetten uren dienen de volgende vier items helder te zijn: de vereiste vaardigheden (moet gezien worden als de doelmatigheid waarmee de medewerker zijn werkzaamheden uitvoert), ervaring; competenties (zijn ontwikkelbare leerbare vermogens die nodig zijn om in een beroepssituatie op een juiste en professionele wijze te kunnen handelen); het kennisniveau; het aantal uren. Deze vier punten tezamen vormen een profielschets. De profielschets wordt voor advies voorgelegd aan een vertegenwoordiger van de betrokken cliënten als het om volwassen cliënten gaat en het een begeleiders vacature betreft. Deze eventueel her te bezetten uren komen in het overleg personeelsbeleid en personeelsplanning aan de orde. In dit overleg wordt er over de vervolgstappen besloten. Deelnemers van het overleg personeelsbeleid en personeelsplanning zijn de sectormanagers, de manager bedrijfsbureau en het hoofd P&O. 5
Herbezetting uren of in te vullen uren Bij de herbezetting van de uren worden er verschillende stappen gezet. Deze zijn chronologisch weergegeven. Stap 1 Voordat de eventueel her te bezetten of in te vullen uren als vacature verspreidt wordt zal er eerst, in het overleg personeelsbeleid en personeelsplanning, onderzocht moeten worden: - of er medewerkers zijn die vanuit de Langdurig Ziekenpool op deze openstaande uren kunnen instromen; - of er medewerkers zijn die door o.a. organisatieontwikkelingen in een team boventallig zijn geworden en op de openstaande uren kunnen instromen; - of er medewerkers zijn waarvoor er anderszins een inspanningsverplichting geldt bijvoorbeeld BBL ers ; - of er medewerkers zijn die vanuit een POP traject (na volgen benodigde opleiding) op een specifieke functie kunnen instromen; - wanneer er sprake is van een situatie van een onvrijwillige overplaatsing, geldt dat een medewerker die overgeplaatst wordt op de her te bezetten uren zal instromen. Voor de te volgen procedure: zie de nota ruiling en overplaatsing. Het is de verantwoordelijkheid van de sectormanagers om zich te vergewissen of er binnen De Lichtenvoorde medewerkers zijn die onder deze vijf groepen vallen. Bovengenoemde opsomming is in willekeurige volgorde. Wanneer er zich een situatie voordoet dat er bijvoorbeeld én een plek gevonden moet worden voor iemand uit de Langdurig Ziekenpool én voor iemand die boventallig is geworden, dan zal in het overleg personeelsbeleid en personeelsplanning de volgorde worden bepaald. Als de voorgaande stappen niets hebben opgeleverd dient er intern binnen het team waar de vacature is ontstaan gekeken te worden of er medewerkers (ook medewerkers met een contract voor bepaalde tijd) die langer dan 3 maand in het team werken) zijn die hebben aangegeven in aanmerking te willen komen voor deze vrij gekomen uren en/of in aanmerking willen komen voor urenuitbreiding. Uiteraard dient dit te passen binnen het formatieplaatsenplan en profielschets. Het is aan de sectormanager om hier besluiten in te nemen. Als deze stappen niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd volgt stap 2. Stap 2 Indien er mensen zijn met een verkregen recht zullen deze de vacature voorgelegd krijgen. Er is sprake van een verkregen recht indien een deeltijdwerker over een referteperiode van twee aaneengesloten kwartalen structureel meer dan 10% boven zijn contractueel overeengekomen arbeidsduur werkt. Op verzoek van betrokken werknemer zal hem een contract worden aangeboden waarin deze structureel meer gewerkte uren zijn verdisconteerd. Indien de medewerker geen gebruik wil maken van de vacature vervalt het verkregen recht. Vereiste daarbij is wel dat het verkregen recht overeenkomt met de functie en de omvang van het dienstverband van de vacature. Dit alles neemt niet weg dat de profielschets uitgangspunt blijft voor de vacature. Mocht het zo zijn dat de kandidaat niet voldoet aan de profielschets dan zullen er afspraken gemaakt worden over op welke wijze bijvoorbeeld door middel van extra ondersteuning door collega s, extra coaching teammanager of scholing het gebrek aan kennis, vaardigheden, competenties zou kunnen worden ondervangen. 6
Na deze twee stappen bepaald het management c.q. de bestuurder of stap 3 gezet moet worden of dat er op een andere wijze een invulling aan de vacature/in te vullen uren moet worden gegeven. De redenen voor het niet volgen van de verdere procedure zijn: -wanneer het gaat om het (tijdelijk) inschakelen van specifieke deskundigheid (orthopedagogen, gedragsdeskundigen ed.) -wanneer het functies betreft waarvoor specifieke vakgerichte deskundigheden (opleiding plus werkervaring) gelden o.a. de functie van hoofd administratie, hoofd P&O en salarisadministrateur. -wanneer het gaat om interim of projectmatige werkzaamheden (op sectormanagement niveau) van tijdelijke aard, met een hoge urgentie die zo snel mogelijk moeten worden ingevuld. -gebrek aan interne respons bij recente voorgaande procedures. Wanneer de bestuurder om een andere dan de vier hierboven beschreven redenen heeft moeten afwijken van de geldende procedure zal hij de ondernemingsraad daarover informeren in de eerstvolgende overlegvergadering. Stap 3 Indien bovengenoemde stappen niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd zal de vacature intern worden verspreid. Mocht er intern geen geschikte kandidaat gevonden worden zal er extern geworven worden. Het zou hierbij in principe gaan om een tijdelijke aanstelling. Besluitvorming over bovenstaande vindt plaats in het overleg personeelsbeleid en personeelsplanning. Stap 4 De vacature wordt bekend gemaakt. Intern of extern werven Onder intern werven wordt verstaan: het openstellen van een vacature voor medewerkers die werkzaam zijn bij De Lichtenvoorde, al dan niet met een vast dienstverband, al dan niet op basis van vrijwilligerswerk. De minimumeis die vanuit de organisatie wordt gesteld is dat er tenminste drie maanden gewerkt moet zijn direct voorafgaand aan de vacature. Daarnaast werkt De Lichtenvoorde met Marga Klompé samen. In het kader van deze samenwerking worden interne vacaturemeldingen uitgewisseld tussen de organisaties. Dit biedt voor de organisaties de volgende voordelen: - verruiming van de carrièremogelijkheden voor de medewerkers; - verruiming van de mogelijkheden voor de reïntegratie van de arbeidsgehandicapte medewerkers of medewerkers die in de WIA dreigen te raken; - meer potentiële kandidaten voor een vacature en daardoor snellere invulling van de vacature. Uitvoering: De organisaties wisselen via de e-mail de interne vacatures uit ter verspreiding. De personeelsfunctionaris zal de vacatures verspreiden en ontvangen van Marga Klompé. Belangstellenden kunnen reageren zoals vermeld is in de vacaturemelding. De medewerker die vanuit Marga Klompé reageert op de vacaturemelding wordt in de werving en selectie procedure beschouwd als een interne kandidaat. 7
Bij externe werving dient nadrukkelijk rekening te worden gehouden met het feit dat potentiële kandidaten niet of nauwelijks op de hoogte zijn van die aspecten van de organisatie die intern als bekend worden verondersteld. Zoals bijvoorbeeld de missie, die vervat is in de Strategie en Koers van De Lichtenvoorde. Naast de missie zal er in de advertentie opgenomen worden een beschrijving van de taken en de functie, de eisen die gesteld worden aan kennis, vaardigheden, competenties en eventueel aanvullende eisen. Voor de agogische functies zal er bovendien gewerkt worden met de competentieprofielen zoals die zijn vastgelegd. Ook zal er beperkte informatie gegeven worden over de doelgroep zonder dat hierbij de privacy van de cliënten wordt geschaad. Daarnaast wordt er in de advertentie gemeld bij wie er informatie ingewonnen kan worden en waar de brief naar toegestuurd moet worden. Gestreefd zal worden naar een herkenbare lay-out en een algemene inleidende tekst die wordt aangevuld met de specifieke gegevens ten aanzien van de betreffende sector en/of team/voorziening en de eisen en wensen met betrekking tot de vacature. 8
Selectie Invulling Competentiegerichte werving en selectie Bij de invulling van het werving en selectie proces zijn competenties een belangrijk selectiecriteria. Competentiegerichte werving en selectie vooronderstelt dat zekere persoonlijke eigenschappen consequent te verbinden zijn aan de kwaliteit van de taakuitoefening. Als voor een functie is vastgesteld welke eigenschappen essentieel zijn voor de uitoefening van die functie kunnen kandidaten worden bevraagd en beoordeeld op basis van die gewenste eigenschappen. Competentie gerichte werving en selectie bestaat er daarom uit dat de beoordeling van de kandidaten niet alleen plaatsvindt op basis van de klassieke competenties, kennis en ervaring, maar dat er juist rekening mee wordt gehouden dat de kandidaat over, de vaak lastig ontwikkelbare, zachtere competenties dient te beschikken. De volgende voordelen van competentie gerichte werving en selectie worden in de literatuur vaak genoemd: - Het verbeteren van de inschatting in welke mate de persoonskenmerken van een kandidaat aansluiten op de opengestelde vacature en de organisatie. - Het geeft richting aan de interviewers in de beoordeling van de kandidaten, onderscheiden van relevante en irrelevante persoonskenmerken. - Het direct kunnen benoemen van aandachtspunten voor de ontwikkeling van de geselecteerde kandidaat. Als negatief gevolg van de competentiegerichte werving en selectie wordt cloning genoemd. Het gevaar zou kunnen zijn dat er steeds kandidaten worden geselecteerd met gelijke gedragingen. Op deze wijze zou de organisatie worden samengesteld met nieuwe medewerkers waarin weinig variatie bestaat in kwaliteiten, normen, waarden en cultuur met als risico dat je als organisatie niet meer of minder goed in staat bent jezelf te vernieuwen. Bepalen competenties De competenties dienen aan te sluiten bij de functiebeschrijvingen in het kader van FWG. Alle functies zijn beschreven en voorzien van een toelichting op functie-eisen. In het waarderingsproces zijn de functie-eisen en de zwaarte vertaald naar een functie-eisenpatroon en functiegroep. De selectiecommissie zal eerst dienen te bepalen op welke competenties de kandidaat bevraagd moet worden. Dit vereist dat er voorafgaand aan het werving en selectie proces goed wordt nagedacht over de competenties die noodzakelijk worden geacht voor een efficiënte en effectieve uitoefening van de functie. De vacature tekst De manier waarop competenties worden beschreven in een wervingsadvertentie is sterk bepalend voor de succesvolle interpretatie van deze competenties door potentiele kandidaten. Bij het vaststellen van de selectiecriteria dient rekening te worden gehouden met het feit dat niet alle competenties in gelijke mate ontwikkelbaar zijn. Competenties die (relatief) eenvoudig te ontwikkelen zijn, zijn lang niet zo belangrijk als competenties die zich nauwelijks laten ontwikkelen. Daarnaast is het niet altijd eenvoudig om alle gewenste competenties aan te tonen in het selectieproces. Competenties die niet of nauwelijks zijn vast te stellen kunnen beter geheel buiten de selectiecriteria worden gehouden. 9
Selecteren De Lichtenvoorde verzorgt zelf de werving en selectie van kandidaten. Vooraf dient de procedure vastgesteld te worden. Uiteraard kan besloten worden om in een bepaalde fase gebruik te maken van externe deskundigheid, bijvoorbeeld assessment of een psychologische test. Van belang hierbij is dat alvorens er geselecteerd wordt, op welke wijze dan ook, de sollicitatiecommissie vooraf de criteria vaststelt waarop geselecteerd wordt. Dit geldt zowel bij het selecteren van brieven als bij selectiegesprekken. Brievenselectie Aan de hand van de vastgestelde selectiecriteria (terug te vinden in de vacaturetekst) worden de digitaal verzonden brieven geselecteerd. De brievenselectie vindt plaats door de voorzitter van de sollicitatiecommissie, eventueel met het hoofd P&O of de personeelsfunctionaris en zo nodig aangevuld met andere leden uit de sollicitatiecommissie. Gestreefd wordt naar een aantal van maximaal zes kandidaten die zullen worden uitgenodigd. Zonodig wordt besloten om een aantal kandidaten uit te nodigen en een aantal kandidaten op een wachtlijst te zetten. (Uiteraard is dit afhankelijk van het aanbod zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin). Het sollicitatiegesprek Het sollicitatiegesprek is een tweede selectiemiddel na de brievenselectie en dient te worden gezien als een hulpmiddel om te komen tot het benoemen van de juiste persoon op de juiste plaats. Daarom is het belangrijk om een goed beeld te krijgen van de potentiële kandidaten. Het sollicitatiegesprek bestaat uit vier fasen: voorbereiding, introductie, inhoudelijk gesprek en afronding. Hoe beter de sollicitatiecommissie heeft nagedacht over de competenties die belangrijk zijn voor een functie en de wijze waarop deze zichtbaar kunnen worden in een gesprek, hoe beter een juiste keuze gemaakt kan worden. Daarbij is het belangrijk ervoor te zorgen dat de sollicitant de ruimte krijgt om te schitteren. De bedoeling van het gesprek is tenslotte om zoveel mogelijk te weten te komen van de kwaliteiten van de sollicitant, en of deze passen bij de functie. De sollicitatiecommissie zal om het bovenstaande zo goed mogelijk te realiseren voorafgaand aan het selectiegesprek een aantal zaken met elkaar moeten bespreken. De voorbereiding Wie neemt de leiding in het gesprek; Welke rol hebben de andere aanwezigen; Wat zijn de belangrijkste benodigde competenties, waarbij een onderscheid gemaakt kan worden in vereiste, belangrijke en nuttige competenties; Wat zijn situaties waarin deze competenties naar voren komen. De introductie Om de sollicitant wat op z n gemak te stellen, wordt even over de geruststellende koetjes & kalfjes gesproken: de reis, het weer, thee of koffie, eventueel een licht onderwerp uit de actualiteit. Dan volgt er: Een korte voorstelronde; Uitleg structuur, verloop en doel van het gesprek; Korte informatie over De Lichtenvoorde en de plaats daarin van de vacature; Informatie over de functie; De sollicitant. 10
Het inhoudelijke gesprek Onderwerpen voor dit gesprek zijn: Sollicitatiemotief Opleiding Ervaring uit het (betaalde) arbeidsverleden (STAR-methodiek) Persoonlijke omstandigheden (geen medische informatie) Toekomstverwachting (niet vragen naar gezinsomstandigheden en eventuele kinderwensen) Referenties De afronding van het gesprek Toetsen of er nog steeds belangstelling bestaat; De sollicitant de gelegenheid geven om aanvullende vragen te stellen Voor het sollicitatiegesprek wordt als hulpmiddel het zogenaamde STAR-model (zie bijlagen) gebruikt, waarbij de vragen gebaseerd zijn op de eigen werkervaring van de sollicitant. Er kan sprake zijn van twee gespreksronden. Na het eerste gesprek zullen er maximaal drie kandidaten voor een tweede ronde worden uitgenodigd. In deze tweede gespreksronde zal er dieper op de selectiecriteria worden ingegaan. Indien dit vooraf in de procedure is vastgelegd kan er nog een extra ronde worden ingelast. Deze ronde zal gebruikt worden voor het extern inwinnen van advies, bijvoorbeeld door middel van assessment of een psychologische test. Mocht er een extra ronde worden ingelast dan dienen de sollicitanten hiervan uiterlijk tijdens het eerste sollicitatiegesprek op de hoogte te worden gesteld. De voorzitter van de sollicitatiecommissie doet een voordracht aan de bestuurder. Voor de functies begeleiders behandeling en persoonlijk begeleider behandeling wordt standaard een assessment afgenomen. Referenties Tijdens het sollicitatiegesprek kan de sollicitant gevraagd worden naar de mogelijkheid om referenties bij de vorige werkgever in te winnen. Verklaring omtrent gedrag Medewerkers die nieuw in dienst komen dienen een verklaring omtrent (VOG) gedrag te kunnen overleggen. De VOG is een verklaring waaruit blijkt dat het justitiële verleden van de medewerker geen bezwaar oplevert voor de nieuwe baan. De aanvraag en verwerking vindt plaats middels gestandaardiseerde formulieren en functiebeschrijvingen. De nieuwe medewerker vraagt de verklaring omtrent gedrag aan in de gemeente waar hij of zij woont. De aanvraag formulieren worden altijd door het secretariaat P&O verstrekt. De kosten van de aanvraag kunnen worden gedeclareerd d.m.v. de kwitantie in te leveren bij het secretariaat P&O. Indien de verklaring omtrent gedrag niet of niet tijdig, binnen 2 maanden na datum indiensttreding, overlegt wordt zal het dienstverband eindigen met ingang van de datum waarop voornoemde termijn van twee maanden is verstreken. Benoeming De bestuurder benoemt medewerkers voor bepaalde- en onbepaalde tijd. De aanstelling geschiedt binnen algemeen wettelijke en C.A.O.-regels. Er vindt een persoonlijk arbeidsvoorwaardengesprek plaats met de verantwoordelijk sectormanager en er vindt een algemeen aanvullend arbeidsvoorwaardengesprek plaats met de personeelsfunctionaris. Er wordt een aanstellingsbrief en arbeidsovereenkomst naar de nieuwe medewerker verstuurd waarin alle gemaakte afspraken zijn vastgelegd. Er geldt een proeftijd tenzij anders afgesproken. Echter de proeftijd zal niet op gespannen voet staan met wettelijke en/of CAO bepalingen. 11
Introductie De nieuwe medewerker zal geïntroduceerd worden, door taakverantwoordelijke en middels inwerk protocol, op de nieuwe werkplek. Hierbij zullen afspraken op teamniveau maar ook op sector- en stichtingsniveau aan de orde komen. In principe draagt de leidinggevende zorg voor de introductie. Proeftijd Voor de proeftijd start worden er evaluatiecriteria vastgesteld. De criteria zijn een afgeleide van de profielschets. Tijdens de proeftijd wordt er tweemaal geëvalueerd. Eenmaal halverwege de proeftijd en eenmaal vlak voor het einde van de proeftijd. De direct leidinggevende voert de gesprekken aangaande de proeftijdevaluaties. Hij/zij laat zich over het functioneren adviseren door medewerkers en eventueel cliënten (dit kan ook gebeuren door de leden van de sollicitatiecommissie) van het betrokken team inzake het functioneren van de nieuwe medewerker. De cliënten hebben een adviesrecht. Dit betekent dat de direct leidinggevende ervoor zorgdraagt dat de cliënten betrokken en gehoord worden tijdens de proeftijdevaluatie. In de praktijk betekent dit dat de cliënt die bij de sollicitatieprocedure betrokken is ook nauw bij de proeftijdevaluatie betrokken wordt. Aan de hand van de bevindingen tijdens de evaluaties neemt de eindverantwoordelijk leidinggevende een besluit en meldt dit schriftelijk aan de afdeling P&O. 12
Regels/Aandachtspunten Tijdens de sollicitatieprocedure handelt de sollicitatiecommissie conform de NVP-sollicitatiecode. Hierin worden onder andere benoemd de rechten van de sollicitant. Deze zijn: recht op een eerlijke kans van aanstelling; recht op informatie, onder andere over functie, procedure, reden afwijzing, organisatie enz.; recht op privacy; recht op vertrouwelijke behandeling van (persoonlijke) gegevens; recht op een doelmatige procedure en informatieverstrekking; recht van klacht; zekerheid over zijn/haar positie gedurende sollicitatieprocedure; de omvang van de sollicitatiecommissie bedraagt maximaal 3-4 personen. Bij meer dan 4 personen zal de sollicitatiecommissie worden gesplitst. Zwijgplicht sollicitatiecommissie Alle leden van de sollicitatiecommissie zijn verplicht de zwijgplicht in acht te nemen. Dit betekent dat alle informatie die een lid van de commissie mondeling of schriftelijk ter ore komt tijdens de sollicitatieprocedure strikt vertrouwelijk behandeld dient te worden. Klachtenprocedure De Lichtenvoorde heeft een klachtencommissie ingesteld. Dit betekent dat een sollicitant die een klacht wil indienen dit kan doen binnen de kaders van afspraken die bij De Lichtenvoorde van kracht zijn. Indien een sollicitant een klacht wil indienen zal hij in kennis worden gesteld van de klachtenregeling voor medewerkers. Uiteraard geldt dit voor zowel een interne als voor een externe sollicitant. Ethiek Tijdens de werving- en selectieprocedure dient er zorgvuldig met kandidaten te worden omgegaan. Dit heeft te maken met wat hoort en wat niet hoort en wat wel en wat niet correct is. Het zijn veelal ongeschreven regels. De commissieleden hebben de plicht om elkaar aan te spreken indien de ethiek in het geding is. Melding Zorgselect Bij externe werving wordt de vacature bij Zorgselect gemeld. Dit betekent dat de vacature verspreidt wordt onder de aangesloten zorginstellingen. Ook kan in overleg besloten worden om gelijktijdig de vacature in een regionaal of een landelijk dagblad te plaatsen. Daarnaast wordt de vacature ook op de website van De Lichtenvoorde geplaatst. Inschakelen extern bureau voor werving en selectie Bij hoge uitzondering kunnen zich situaties voordoen waarbij de wens om een extern bureau in te schakelen groot is. Indien zich zo een situatie voordoet zullen er met de ondernemingsraad nadere afspraken worden gemaakt. De Bestuurder of de voorzitter van de Raad van Toezicht van De Lichtenvoorde kan hierover besluiten. De ondernemingsraad zal vooraf in kennis worden gesteld van het voornemen om extern te gaan werven in welke kennisgeving de redenen hiervoor zullen worden aangegeven. Besluitvorming Bij het selecteren en voordragen voor benoeming van de kandidaten wordt er door de sollicitatiecommissie gestreefd naar consensus. Indien er geen sprake is van consensus deelt de voorzitter van de sollicitatiecommissie dit mede aan de Bestuurder of voorzitter van de Raad van Toezicht (afhankelijk van de functie die vervuld wordt), die dan de beslissing neemt. 13
Samenstelling sollicitatiecommissie De samenstelling van de sollicitatiecommissie is afhankelijk van de salarisschaal van de functie waarvoor een vacature is opengesteld, conform onderstaande tabel. De sectormanager is voorzitter van de sollicitatiecommissie en draagt zorg voor de samenstelling van de sollicitatiecommissie (met uitzondering van managementfuncties). Agogische functies (ass.) begeleider etc. Civiele functies (schoonm., kok, huish. medew. Etc. Ondersteunde functies* teammanager of sectormanager, teammanager of sectormanager sectormanager en/of teammanager 1 of 2 medewerkers 1 of 2 medewerkers 1-3 medewerkers eventueel afvaardiging eventueel P&O eventueel P&O cliënten eventueel P&O Sectormanager Bestuurder Teammanager bestuurder Sollicitatiecommissie zal sectormanager sectormanager worden samengesteld uit teammanager teammanager diverse geledingen van de 1 of 2 medewerkers 2/3 medewerkers uit sector organisatie en tevens rekening houdend met Wet OR P&O vertegenwoordiger van de (centrale) verwantenraad en Wet MCZ. vertegenwoordiger van de (centrale) cliëntenraad P&O Opmerking: de sollicitatiecommissie zal worden gesplitst. Opmerking: De cliënten hebben een adviesrecht bij het vaststellen van een profielschets en bij het adviseren van de sectormanager tijdens de proeftijd ten behoeve van de te voeren evaluaties. * Onder de categorie ondersteunende functies wordt onder andere verstaan: administratieve en secretariële functies, zorgcoördinator, kwaliteitsfunctionaris, medewerker informatie en communicatie, hoofd P&O, gedragskundige en trajectbegeleider. Voor vacatures van functies (functiebenamingen) waar deze notitie niet in voorziet zal er een sollicitatiecommissie worden samengesteld die overeenkomt met de intentie van bovengenoemde indeling. Aanvullende regelingen Voor de samenstelling van de sollicitatiecommissie zal rekening worden gehouden met: Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ); Overeenkomst medezeggenschap verwanten. Verwanten hebben een adviesrecht bij de functies van sectormanager en bestuurder. Het advies heeft betrekking op de profielschets en tijdens het deelnemen aan de selectiegesprekken van de sollicitatiecommissie. 14
Aanstelling van de bestuurder zal geschieden conform in de statuten van De Lichtenvoorde geregelde afspraken. Hierbij dient tevens rekening gehouden te worden met de Wet op de Ondernemingsraden, Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen en overeenkomst medezeggenschap verwanten. Uitgangspunt bij de samenstelling van de sollicitatiecommissie is enerzijds dat deze zo klein mogelijk gehouden dient te worden. Anderzijds geldt dat de sollicitatiecommissie voldoende deskundigheid dient te bezitten om te waarborgen dat de juiste persoon op de juiste plek terechtkomt. Evaluatie notitie Een jaar na invoering van deze notitie zal er een evaluatie plaatsvinden. 15
Bijlage: STAR model De sollicitatieprocedure De sollicitatieprocedure bestaat uit 4 fases namelijk: Voorbereidingsfase Wervingsfase Selectiefase Benoemingsfase Voor elke fase gelden de volgende afspraken: De sollicitatiecommissieleden hebben geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat er niets door de leden naar buiten gebracht mag worden over de voortgang van de procedure en/of kandidaat/kandidaten. Dus ook niet binnen het team van collegae. Alleen functionele informatie kan door de voorzitter van de sollicitatiecommissie naar buiten worden gebracht. Informatie over en van de sollicitant is en blijft strikt vertrouwelijk. De voorbereidingsfase Tijdens de voorbereidingsfase wordt onderzocht welke kandidaat er gezocht wordt. Naast urenomgang (kwantiteit) zal er ook gekeken worden naar specifieke kwaliteiten van de nieuwe medewerker. Beleidsmatig gezien is het belangrijk om gebruik te maken van een formatieplaatsenplan. Dit betekent dat er vanuit een formatieplaatsenplan een profiel gemaakt is (wordt) van de kandidaat die gezocht wordt. Het is voor de leden van de sollicitatiecommissie een hulpmiddel bij de gesprekken enerzijds en anderzijds schept het een kader waarbinnen een commissielid vrij kan bewegen (geen verantwoording af te leggen aan een team). De sollicitatiecommissie wordt vastgesteld conform de nota werving en selectie. Ook is een tijdpad belangrijk waarin is vastgelegd wanneer wat gebeurt. De wervingsfase In het algemeen geldt: in principe wordt er (eerst) intern geworven. Ook hier geldt dat de nota werving en selectie van toepassing is. Mocht ter geen geschikte kandidaat tussen de sollicitanten zitten dan wordt er extern geworven (ZorgSelect en eventueel een krant). Ook nu geldt dat er in specifieke situaties afgeweken kan worden. Voorselectie Afhankelijk van de procedure kan er voorselectie van de brieven plaatsvinden. Ook hierbij is het belangrijk afspraken te maken over de wijze op welke punten de brieven geselecteerd worden. De voorzitter van de sollicitatiecommissie is hiervoor verantwoordelijk. Aandachtspunten tijdens de voorselectie kunnen zijn: hoeveel kandidaten nodigen wij uit, wat verwachten wij wat in de brief moet staan, zijn er specifieke eisen, voldoet de sollicitant aan het profiel etc. 16
Selectiefase Aan de hand van het STAR model vragen stellen. (S)ituatie beschrijving door de kandidaat (probleemverheldering) (T)arget of taak, welk doel had de kandidaat om dit te bereiken? (A)cties, welke actie heeft de kandidaat ondernomen om het doel te bereiken? (R)esultaat, wat was het resultaat, wat zou je de volgende keer anders doen? Tip: indien je een goed beeld van de kandidaat wilt krijgen is het belangrijk de juiste vragen te stellen. Dit betekent géén hypothetische vragen stellen, maar juist de vragen die de kandidaat uitnodigt te vertellen over zijn praktijkervaring. Daarbij is het luisteren naar wat er gezegd wordt essentieel. Door te luisteren kun je weer vragen stellen en dieper op de materie in gaan. Het is een andere manier om een sollicitatiegesprek te voeren maar het effect is verrassend. Voorbeeldvragen volgens deze methodiek: Kun je mij een voorbeeld geven van een situatie waarin je...? (Situatie) Wat was je doel of taak? (Target of Taak) Wat heb je toen gedaan? (Actie) Wat was het effect hiervan? (Resultaat) Gedragsgerichte vragen beginnen vaak met: Wat heb je gedaan Hoe ging je Heb je wel eens Ben je wel eens Feitelijk gedrag zegt meer over iemand dan theoretische beschrijvingen. Het laatste kan overigens weer van belang zijn om de wijze van analyseren of een visie te achterhalen. Motivatievragen als aanvulling op gedragsvragen kunnen het beeld compleet maken. Vragen die men bij voorkeur niet moet stellen zijn: Gesloten vragen die alleen met ja of nee beantwoord kunnen worden; Vragen of commentaren die niet neutraal zijn en die de houding of voorkeur van de vrager verraden (leidende vragen). De afdeling P&O zal op basis van het boek Hebbes! van Marjo Louwers, 500 competentiegerichte selectievragen, vragenlijsten samenstellen die te beschikking worden gesteld aan sollicitatiecommissie. Beoordelingsaspecten Op welke punten gaan wij letten tijdens het sollicitatiegesprek? Hierover moeten voorafgaand aan het sollicitatiegesprek binnen de commissie duidelijke afspraken gemaakt worden. Houd er rekening mee dat je een vertegenwoordiger bent van je team, zicht hebt op zorgvraag en zorgontwikkelingen en de specifieke wensen aangaande de kandidaten die je zoekt. Daarnaast zijn er nog enkele vragen die je gewoon kunt stellen. Afhankelijk van de functie kun je dieper op de visie ingaan (zorg, financieel en/op personeel) en maak dit met een praktijkvoorbeeld duidelijk? Hoe zou de zorg volgens jou er in jouw droom uitzien en welke bijdragen kunnen wij van jou verwachten om dit te realiseren? Benoemingsfase De sollicitatiecommissie doet voordracht aan de voorzitter van de sollicitatiecommissie. De voorzitter neemt een besluit en doet een voordracht aan de bestuurder. De bestuurder benoemt. Tot de definitieve benoeming behoudt de commissie haar zwijgplicht. 17