Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, coördinator, Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD), 30 november 2009, themadag Museumvereniging, sectie SIMIN en Overleg Kunsthistorische Bibliotheken U ziet aan de dia hier achter mij dat ik coördinator ben van de Stichting Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid. Het is mijn voornaamste taak om steeds maar weer aandacht te vragen voor de risico s die digitale gegevens lopen en de maatregelen die we moeten nemen om die risico s te beheersen. Ik ben dus heel blij met het initiatief van SIMIN en het Overleg Kunsthistorische Bibliotheken om deze dag te organiseren en ik vind het een eer om de eerste spreker te mogen zijn. Omdat niet iedereen van u bekend zal zijn met de NCDD, zal ik even kort iets over de organisatie vertellen. De NCDD is een onafhankelijke stichting en dit zijn de organisaties die de NCDD in 2008 hebben opgericht. Zoals u ziet is de hele publieke sector vertegenwoordigd: de wetenschap, overheid/archieven, maar ook de media en het cultureel erfgoed hoewel die laatste wat dunnetjes vertegenwoordigd is. Al deze organisaties kwamen tot het besef dat het duurzaam toegankelijk houden van digitale gegevens, waaronder natuurlijk erfgoed, een dermate grote uitdaging is, dat zij het niet alleen konden en daarom de samenwerking wilden zoeken. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 1
De NCDD leden formuleerden deze doelstelling, en dat is een ambitieuze. Dat woord infrastructuur behoeft nog wel enige toelichting, want daar heeft ieder zo een eigen beeld bij. Bij de NCDD bedoelen we daarmee het totale pakket aan opslagfaciliteiten, afspraken, o.a. over wie wat doet, standaarden, kennis en financiering dat we nodig hebben om duurzame toegankelijkheid mogelijk te maken. Daarom staat er ook organisatorische én technische infrastructuur. Voorlopig richten we ons op de publieke sector, op digitale gegevens die met publiek geld bijeen zijn gebracht. De doelstelling van de NCDD geeft ook aan vanuit welk perspectief ik praat: ik kan u weinig of niets vertellen over de techniek van het duurzaam bewaren van digitaal materiaal daar zijn gelukkig andere sprekers voor maar zal vooral de beleidsmatige en organisatorische kanten belichten. De doelstelling van de NCDD vroeg om een onderzoek naar de uitgangspositie. Waar hebben we het over? Hoe groot is het probleem? In welke richting moeten we oplossingen zoeken? Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 2
Het Ministerie van OCW maakte middelen vrij, dit waren de onderzoekers die het land in gingen met vele vragen over het hoe en wie en waarom en waar, en dit is het rapport dat we afgelopen zomer schreven. U kunt het downloaden van onze website, maar ik geef u hier de belangrijkste conclusies: In ons onderzoek onderscheidden we drie sectoren met ieder nogal verschillende informatiestromen: de wetenschap, overheid/archieven en cultuur/erfgoed. Op deze dia ziet u een aantal verschillen die we ontdekten tussen die sectoren. Van alle sectoren is in de wetenschap het gebruik van digitale gegevens het diepst doorgedrongen. Born digital is daar de norm. Bij de overheid wordt wel al digitaal gewerkt, maar het archiefstuk is tot nu toe toch vaak dat printje met de zogenaamde natte handtekening. Die praktijk is nu aan het veranderen en het Nationaal Archief en de grote stadsarchieven spelen daarop in. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 3
Als ik even inzoom op de sector cultuur/erfgoed, dan ontdekten we en dat zal u niet verbazen dat de meeste aandacht daar nog uitgaat naar het fysieke object. Digitale gegevens zijn hier vooral gegevens over de fysieke collecties, metadata en digitale kopieën van fysieke objecten die bedoeld zijn als reclame op de website. Van die beide categorieën kun je je afvragen of je ze duurzaam moet beheren. Natuurlijk moet regelmatig je een backup maken van je gegevens, maar collectiegegevens worden in de praktijk continu ververst. En bij digitale kopieën die alleen maar bedoeld zijn voor de website kun je altijd terugvallen op het fysieke object en dat opnieuw digitaliseren. Vaak zal dat goedkoper zijn dan alle kopieën duurzaam beheren. Maar dan het internet. Daar ontstaan enorme hoeveelheden materiaal dat zeker bestempeld kan worden als cultureel erfgoed; wat daar gebeurt zegt veel over onze samenleving en onze cultuur. Maar we hebben er met zijn allen nog nauwelijks grip op. De vraag doet zich dus voor wat dat born digitaal materiaal zo speciaal, zo ánders maakt. Dit is een digitaal object. Niet meer of minder dan een reeks nullen en eenen, Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 4
wat het betekent hangt helemaal af van de software en hardware waarop het object is gemaakt. Een digitaal object is een gebeurtenis waarbij de bitstream én de software én de hardware precies op elkaar zijn afgestemd. Australische archivisten spreken daarom wel van een performance; in de VS heet het een machine based object allemaal termen om aan te duiden dat we hier te maken hebben met een fundamenteel andere werkelijkheid dan een fysiek object. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 5
De vraag of de erfgoedsector digital born moet verzamelen, is wat mij betreft niet aan de orde. Natuurlijk moet dat. De vraag is wel wat en hoe. We verzamelen materiaal om dat tot in lengte van dagen aan ons publiek te kunnen blijven tonen. In de digitale wereld betekent dat dat we niet alleen de bitstream in tact moeten houden, maar dat we ook de software en hardwareomgeving op de een of andere manier in leven moeten houden. We weten allemaal dat de techniek voortdurend verandert. Dit betekent dat we ofwel die bitstream steeds moeten aanpassen aan de nieuwe technologie, dat noemen we migratie, of dat we nieuwe technologie steeds van software moeten voorzien die oude computers kan imiteren, dat noemen we emulatie. Oftewel: digitaal materiaal heeft zorg nodig vanaf het moment dat het tot stand komt. Je kunt het niet in de kelder opslaan en vervolgens een poosje vergeten. Van wieg tot graf moet het gemonitord worden. Kunnen we het nog afspelen? Is het bestandsformaat nog courant? Hebben we nog de goede hardware? En zo niet: wat moeten we doen om dit object toch weer af te kunnen spelen? Daarvoor is een technisch geavanceerde beheersomgeving nodig. Met een staf die al die technische ontwikkelingen in de gaten houdt. En financiële draagkracht om nieuwe ontwikkelingen ook te kunnen implementeren. Alsof dat niet ingewikkeld genoeg is, komt er hier nog een complicatie bij: Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 6
De schaalgrootte van het fenomeen digital born. Web 2.0. Iedere computergebruiker kan zijn eigen digitale objecten maken, en doet dat ook op een nog nooit eerder vertoonde schaal. Bestanden vliegen met duizelingwekkende snelheden over de duizendbaanssnelweg van het internet. En het wordt al maar meer en het gaat al maar sneller. Hier staan de drie belangrijkste problemen of uitdagingen of hoe u ze ook maar noemen wilt op een rijtje. Ze geven aan waar we onze energie in moeten steken om duurzame toegankelijkheid van born digital te waarborgen. Om met de eerste te beginnen: als erfgoedbewarende instellingen kunnen we niets doen als we niet ook linksom of rechtsom de producent bij het proces betrekken. De producent maakt namelijk allerhande keuzes die bepalen hoe gemakkelijk of ongemakkelijk wij het materiaal later kunnen bewaren. Keuzes ten aanzien van het bestandsformaat, of ten aanzien van de metadata. Als de producent zijn materiaal niet goed ordent, kunnen de archieven er weinig mee. Niet dat we het niet kunnen opslaan, dat kunnen we altijd, maar als er niet genoeg informatie in de bitstream zit, kunnen we het materiaal niet ontsluiten voor het publiek. En daar doen we het toch voor. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 7
En dan de tweede, u voelt hem al aankomen. Zo n duurzame beheersomgeving is kostbaar en daarom niet weggelegd voor kleine organisaties en/of organisaties met weinig financiële middelen. En daarvan hebben we er zeer veel in de culturele sector, en door de plannen van OCW zullen dat er eerder meer dan minder worden. Ten slotte de schaalgrootte van het fenomeen digital born. Voor bibliotheken en archieven betekent dit vooral dat ze op een andere manier zullen moeten gaan selecteren wat ze voor de toekomst gaan bewaren. En dan heb ik het over selectiemethodieken die je op de een of andere manier kunt automatiseren. Voor de cultureel erfgoedsector komt daar nog een dik probleem bij: wat moet u in hemelsnaam gaan bewaren uit die grote hoeveelheden? Wat is kunst en wat niet? Wie is die producent met wie u afspraken zou willen maken? Misschien is het voor u wel helemaal niet haalbaar om afspraken te maken, en zult u het probleem van de aansluiting technisch moeten oplossen. **** Ik ben nu ongeveer halverwege mijn verhaal en tot nu toe hebt u alleen maar problemen van mij gehoord. Dat is natuurlijk noodzakelijk, want waar zouden we zijn zonder een goede probleemanalyse, maar u wilt natuurlijk wel wat meer horen. Waar zitten de oplossingen? Die vraag wil ik op twee niveaus proberen te beantwoorden voor zover dat mogelijk is, natuurlijk, want DE oplossing heeft nog niemand gevonden. Ik begin met de strategie die de NCDD momenteel ontwikkelt, en daarna krijgt u nog een persoonlijke toegift, meer de neerslag van hoe ikzelf na twee jaar dikke rapporten lezen, vele gesprekken voeren en vele conferenties bijwonen tegen de materie aan kijk. Het bestuur van de NCDD is momenteel bezig om de conclusies en aanbevelingen uit het rapport te vertalen in een strategie. Die is nog niet helemaal af, dus alles wat ik zeg is onder voorbehoud, maar het gaat deze kant op. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 8
We identificeren nu vier sectoren cultuur/erfgoed hebben we opgesplitst in media enerzijds en cultureel erfgoed anderzijds omdat de informatiestromen daar toch wel erg verschillend bleken te zijn. In die sectoren zijn heel veel partijen actief en dit lijstje zal ongetwijfeld niet compleet zijn. In drie van de vier sectoren hebben zich de afgelopen tien, twintig jaar organisaties ontwikkeld tot trendsetter op het gebied van duurzame toegankelijkheid. Dit zijn organisaties met de benodigde schaalgrootte, en ieder met een groot netwerk en veel kennis op dit gebied. U kent natuurlijk hun namen: de Koninklijke Bibliotheek voor publicaties (wetenschappelijk en cultureel), Data Archiving and Networked Services voor wetenschappelijke onderzoeksdata, het Nationaal Archief voor de overheid, en Beeld en Geluid voor de media. Al deze organisaties hebben een landelijke rol en allemaal hebben ze ook al stappen gezet om de brug te slaan tussen archiverende instellingen en de producenten van digitale gegevens. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 9
De NCDD wil nu voortbouwen op deze initiatieven en in nauw overleg met het Ministerie van OCW aan de vier landelijke organisaties vragen om heel concreet het voortouw te nemen bij de ontwikkeling van een infrastructuur voor duurzame toegankelijkheid binnen hun eigen sector. En die infrastructuur is dan weer het hele pakket dat ik eerder noemde. We hebben het ook zeker niet over één archief, maar over een netwerk van faciliteiten waarin uiteindelijk voor alle digitale bestanden in de publieke sector die we willen bewaren ook duurzaam beheer tot stand komt. Bestaande initiatieven en depots zullen in dit netwerk worden opgenomen, alsook nieuwe faciliteiten die nog ontwikkeld zullen worden op lokaal, regionaal of nationaal niveau. De voortrekkers zullen dus niet zelf de verantwoording nemen voor alle collecties in hun sector. Zij zullen wel het overzicht bewaren, hun netwerk en kennis gebruiken om het een en ander in gang te zetten en ervoor te zorgen dat het af komt. Hoe ze dat precies zullen aanpakken zal van sector tot sector verschillen. We hopen dat die plannen rond 1 april 2010 klaar zullen zijn. De NCDD als organisatie vervult bij dat alles een ondersteunende rol. Hoe die precies ingevuld gaat worden wordt nog besproken, maar het ligt voor de hand dat de NCDD vooral Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 10
gaat werken aan sectoroverschrijdende zaken: kennisuitwisseling, het bevorderen van bewustzijn van de materie. Het zal u niet ontgaan zijn dat er in dit plaatje tenminste één groot vraagteken zit: de NCDD is er (nog) niet in geslaagd om een voortrekker te vinden voor het cultureel erfgoed. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat er niets gebeurt binnen uw sector. Maar een voortrekker die het geheel overziet, die het proces gaat aanjagen waarbij we onderzoeken waar de witte vlekken zitten en waarin we afspraken gaan maken over wie wat gaat bewaren en hoe, die ontbreekt vooralsnog. Daarover is de NCDD de komende maanden in gesprek met het Ministerie van OCW. U ziet ook dat het internet op veel plaatsen nog een zorgenkindje is, wat duurzaamheid betreft dan. Er gebeurt van alles, maar we hebben geen idee of dat materiaal over 10 of 20 jaar nog toegankelijk zal zijn. Later deze ochtend hoort u van de Koninklijke Bibliotheek en het Gemeentearchief Rotterdam hoe zij deze uitdaging oppakken, en dat zijn goede initiatieven, maar natuurlijk op beperkte schaal. Laten we nog even terug gaan naar het vraagteken ik heb er hier maar eentje neergezet, maar natuurlijk dekt dit ene vraagteken al die vraagtekens die in de uitnodiging voor deze bijeenkomst staan. Hoe gaan we die te lijf? Ik heb geen kant en klaar recept voor u, maar wel een aantal do s en don ts die u hopelijk op het goede spoor kunnen zetten. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 11
Als ik één obstakel ben tegengekomen sinds ik twee jaar geleden met dit werk begon, dan is het de wens om alles voor altijd te willen bewaren. Zowel alles als altijd zijn gevaarlijke termen als je praat over digital born erfgoed. Want we kunnen technisch niet verder dan een jaar of vijf in de toekomst kijken en de wens om alles aan te pakken heeft meestal geleid tot een zo grote schrik dat passiviteit, helemaal niets doen, het gevolg was. We weten inmiddels wel dat in die passiviteit veel digitale objecten verloren zijn gegaan hoeveel het er zijn en hoe belangrijk ze waren weten we niet, en dat op zich is een kwalijke zaak. Dit is een citaat van Richard Wright van de BBC vorig jaar op de ipres conferentie. Aan de ene kant vind ik het heel hoopgevend: als er iets is dat we echt niet willen verliezen, dan kunnen we duurzaam beheer regelen. De techniek is het probleem niet. Natuurlijk moet daar nog van alles gebeuren, maar als we maar genoeg geld hebben kunnen we technisch zo veel sporen bewandelen dat de kans dat een digitaal object de tand des tijds doorstaat heel groot wordt. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 12
Aan de andere kant is het citaat ook zeer ontnuchterend: duurzame toegankelijkheid zal in veel gevallen domweg een kwestie van geld zijn. En dat is nu net een zwakke plek in het erfgoeddomein. Er is altijd te weinig geld. Moeten we de strijd dan maar opgeven? Nee, duurzame toegankelijkheid een kwestie is van risico management, waarbij steeds opnieuw genuanceerde afwegingen worden gemaakt: hoe groot is het risico? hoe groot is de kans dat het risico ook werkelijkheid wordt? hoe belangrijk is het object voor mijn organisatie, voor het realiseren van mijn doelstellingen? Hoeveel geld heb ik ter beschikking? Het is een kwestie van de tering naar de nering zetten, en daar verstandig mee omgaan. Om die afwegingen te kunnen maken hebt u een sterke missie nodig, een strategisch stuk waarin u zo helder mogelijk afbakent waar uw organisatie voor staat, en, heel belangrijk, waar uw organisatie niet verantwoordelijk voor is. Dat zal u helpen bij het maken van moeilijke keuzes. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 13
Maar dan nog: hoe gaat u selecteren? De internetwereld is groot, te groot om helemaal te kunnen overzien. We leven in een netwerksamenleving die vaker niet dan wel overzichtelijk is. Een soort chaos waar regeltjes weinig uitrichten. Uw slagingskansen daarin zullen toenemen naarmate u zelf een sterker netwerk hebt, van mensen die een goed gevoel hebben voor wat de moeite waard is om voor de toekomst te bewaren. Daarbij zult u regelmatig in verwarring worden gebracht, want dit plaatje geeft de hersens van een rat weer, getekend door een robot. Ik haalde het van een website die de kunstzinnige kanten van de bio cybernetica onderzoekt. Ik bedoel maar. Zo n plaatje geeft trouwens wel een nieuw perspectief op het woord infrastructuur. Vorige week was ik op een wetenschappelijke conferentie waar iemand zei: Misschien moeten we anno 2009 de illusie opgeven dat je een infrastructuur kunt bouwen, misschien moeten we onszelf beperken tot het laten groeien van een infrastructuur. Die opmerking is bij me blijven hangen. Misschien is de tijd verstreken waarin je boven over een infrastructuur kunt bouwen. Daarvoor is de werkelijkheid te chaotisch. Inspelen op dingen die vanzelf ontstaan en die bevorderen, lijntjes leggen, dubbel werk voorkomen, schaalgrootte zoeken, dat lijkt meer aan de orde. Web 2.0 is ontzettend creatief, en daar kunnen we als erfgoedinstellingen ons voordeel mee doen. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 14
Vorige week sprak bij Beeld en Geluid Linda Tadic, een wat frêle verschijning met een zachte stem. Maar een wil en een doorzettingsvermogen waar je u tegen zegt. Na een fraaie carrière in het Amerikaanse AV domein heeft zij een plan ontwikkeld voor AVAN, een online bibliotheek voor audiovisueel materiaal gekoppeld aan een duurzaam beheerssysteem. Voor iedereen toegankelijk, dus juist voor kunstenaars en kleine erfgoedinstellingen. En nog kostendekkend ook. Linda s project is door de kredietcrisis enigszins vertraagd, en natuurlijk is Amerika Nederland niet, maar het ziet er naar uit dat komend voorjaar het prototype ontwikkeld gaat worden. En dat allemaal op de kracht van één vrouw met een visie en een missie en een wil om door te zetten. Ik zei zojuist tegen u dat de techniek niet het probleem is. Natuurlijk is dat iets te simpel gezegd. Misschien kent u dit plaatje. Het is het OAIS reference model dat beschrijft wat er allemaal komt kijken bij het inrichten van een duurzaam beheerssysteem. En ik hoop dat een aantal van u ook gehoord hebben van De Basis Duurzaamheid, die door DEN ontwikkeld is. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 15
In die instrumenten staat dat er veel moet gebeuren om digitale objecten voor de lange termijn goed te beheren. Dat is helemaal waar, en daarom moet u er zeker niet alleen aan beginnen. Breng uw collecties onder bij een organisatie die wel genoeg schaalgrootte heeft om het goed te doen, of kijk of u samen met collega instellingen een digitaal depot kunt ontwikkelen. Samenwerken is de enige zinnige weg, in de back office wel te verstaan. In uw dienstverlening hoeven uw klanten daar niets van te merken. Als zo n samenwerking niet lukt of nee, zo wil ik het niet formuleren, ik wil liever zeggen: totdat die lukt pleit ik voor een flinke dosis pragmatisme. Met simpele handelingen kunt u uw risico s al een heel stuk naar beneden brengen. Om te beginnen alle inhoud van floppy disks en cassettebandjes af halen, en op een server zetten, of op tapes. Dat scheelt al de helft. Als u daar dan een goede back up van maakt, scheelt dat weer de helft, zeker als u die op een andere plaats bewaart dan in uw eigen gebouw. En ga zo maar door. Dit soort handelingen lossen het probleem niet voor altijd op, maar u kunt er wel tijd mee winnen, vijf jaar misschien. In zo n tijdsbestek moet het toch lukken om met vereende krachten een goed samenwerkingsmodel tot stand te brengen. Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 16
Born digital: (hoe) bewaar je dat? Inge Angevaare, NCDD 30 november 2009 Themadag SIMIN/OKBN 17