beleidsplan Vlaamse Traditionele Sporten vzw 2013-2016
Inhoud beleidsplan Inleiding - toelichting - situering 5 Luik 1 Organogram - taken 11 medewerkers 13 Luik 2 Missie Gegevensverzameling 14 15 Functie 1 - Informatie 17 Functie 2 - Begeleiding 23 Functie 3 - Promotie 29 Functie 4 - Aanspreekfunctie 33 Luik 3 Medisch Verantwoord Sporten Ethisch Verantwoord Sporten 37 41 beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 3
beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 4
Inleiding Beleidsplan VlaS 2013-2016 voorwoord voorzitter Guido Van Alsenoy: Als Vlaamse sportfederatie die clubs uit 21 verschillende traditionele sporten overkoepelt, moeten we ons voortdurend bezinnen wat onze toegevoegde waarde is. Hoe kunnen we onze sporten ondersteunen en aan de buitenwereld kenbaar maken hoe nuttig en verrijkend ze zijn voor het Vlaamse sportlandschap? Deze vraag hebben we ons gesteld bij het opstellen van dit beleidsplan. Wij trachten zoveel mogelijk met de basis contact te houden om ons beleid bij te sturen. Dit contact wordt verwezenlijkt door de raad van bestuur, onze provinciale cellen, ons tijdschrift Trend, onze digitale nieuwsbrief VlaS@nieuws en onze webstek. En zal nog uitgebreid worden door bilaterale gesprekken met de besturen van de aangesloten bonden. Daarnaast plannen we extra inspanningen om onze clubs te helpen bij de automatisering in het algemeen, maar in eerste instantie willen we door het automatiseren van de ledenadministratie onze dienstverlening aan de clubs verbeteren. We zullen natuurlijk blijven werk maken van het ondersteunen van de promotionele acties van onze clubs en bonden. Via het VlaS-secretariaat blijven we kennis (eigen of externe kennis) ter beschikking te stellen van onze clubs (bijvoorbeeld in verband met sportinfrastructuur). VlaS probeert alle mogelijke kansen te benutten op weg naar een bloeiende toekomst voor de actieve beoefening van volkssporten in clubverband. In dit beleidsplan lees je meer over zowel de bestaande als de nieuwe acties die we plannen. Guido Van Alsenoy, voorzitter VlaS Toelichting Hoe dit beleidsplan tot stand kwam: - Studiedag Raad van Bestuur Bokrijk 10 april 2012 - Dagelijks bestuur vergadering Brugge 26 april 2012 - Raad van Bestuur VlaS te Brugge 22 mei 2012 - De SWOT-analyse werd gepubliceerd in het juni-nummer van Trend - Het uitschrijven van het beleidsplan gebeurde door de coördinator in de vakantiemaanden. - Dit beleidsplan bevat 4 strategische doelen, 18 operationele doelen en 57 acties. Indienen van dit beleidsplan: - Het beleidsplan wordt ingediend bij Bloso uiterlijk 1 september 2012 De begroting voor de werking rond MVS en EVS zit vervat in deze voor de functies informatie, promotie, begeleiding en aanspreekpunt. beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 5
situering traditionele sporten in clubverband t.o.v. maatschappelijke ontwikkelingen 1. opsomming externe invloeden maatschappelijke ontwikkelingen. a) Vlaanderen telt bijna 6,3 miljoen inwoners en is één van de dichtst bevolkte regio's van Europa. De stijging is de laatste decennia grotendeels gevolg van immigratie. b) Er wordt een nog toenemende vergrijzing verwacht. Tot 20 % 60-plussers in 2019, ook het aantal 80-plussers stijgt met een groter aandeel vrouwen. c) Senioren nemen steeds meer deel aan bewegings- en sportactiviteiten. Liefst in de onmiddellijke buurt. d) De crisis en de hoge brandstofprijzen maken autorijden duurder (dus ook verplaatsingen i.f.v. vrije tijd). e) De inkomensongelijkh heid neemt toe. Armoede gaat gepaard met een lagere participatiegraad. Laag opgeleiden nemen weinig deel aan cultuurzaken. f) Er is een sterke commercialisering en mediatisering van een deel van de sportsector. g) Sportnieuws wordt vooral via TV gevolgd maar ook meer en meer online. h) Jeugdbewegingen blijven populair, ondanks concurrentie van TV, computergames & nieuwe media. i) Belangrijkste redenenn van de Vlaming om aan sport te doen zijn plezierbeleving en werken aan de conditie. j) In Vlaanderen wordt het wegvallen van normen en waarden als het 3de grootste maatschappelijke probleem aanzien. k) Er zijn ongeveer 23.900 sportclubs in Vlaanderen. Het sporten in clubverband kent een lichte stijging. l) Het aantal cursisten (o.m. initiators) bij de Vlaamse Trainersschool stijgt. m) Er is een toename van projectmatige subsidiëring tegenover werkingssubsidie. n) Ook Europa start met een beleid rond sport. 2. leeftijdspiramide leden VlaS 2011 VlaS: Aantal mannen / vrouwen per leeftijdscategorie 2011 90 + jaar 80-89 jaar 70-79 jaar 60-69 jaar 50-59 jaar 40-49 jaar 30-39 jaar 20-29 jaar 10-19 jaar 291 493 584 402 289 3222 304 0-9 jaar -1.000-500 5 32 54 540 1..448 1.772 1.573 1.284 742 743 735 29 86 0 500 1.000 1.5000 2.000 vrouw man beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 6
3. Citaten uit onderzoek De lage sociale status van de beoefenaars van traditionele sporten is verder gezakt in de voorbije 25 jaar. (Uit het onderzoek 2004 van de KUL Roland Renson Een kwarteeuw volkssporten in Vlaanderen ). Volkssporten moeten hun imago van oudemannensport omsmeden naar een imago van kwalitatieve speelse bewegingscultuur. (Uit het onderzoek 2004 van de KUL Roland Renson Een kwarteeuw volkssporten in Vlaanderen ). Het is van belang het boeiende van onze speltradities te behouden en in de kijker te plaatsen. Tegelijk moeten we trachten onze tradities te vernieuwen of op vernieuwende wijze aan te bieden. (uit de publicatie in Trend van het Onderzoek bekendheid en imago traditionele sporten VlaS 2005 ). VlaS telt dubbel zo veel leden in de twintig armste gemeenten als in de twintig rijkste gemeenten uit Vlaanderen. (Vergelijking van onze ledenadministratie met gegevens van FOD Economie, directie statistiek en economische informatie: cijfers inkomen 2005/aanslagjaar 2006). Niet alleen fysieke, maar ook sociale en productieve activiteiten waaronder kaartspelen, cafébezoek en winkelen beïnvloeden de levensverwachting aanzienlijk positief. (Britisch Medical Journal Glass e.a. 1999) Dit onderzoek is meteen een aansporing om in het sport- en recreatiebeleid een brede waaier aan actieve vrijetijdsactiviteiten op te nemen, zeker als ze samengaan met een portie gezelligheid, pret en sociale ontspanning. Bovendien is het al langer duidelijk dat sport al dan niet op een indirecte wijze bijdraagt aan de integratie van ouderen op andere maatschappelijke terreinen zoals huisvesting, opleiding en cultuur. Zo zouden gezonde en contactvaardige ouderen bijvoorbeeld langer zelfstandig kunnen blijven wonen. (De Knop-Vanreusel-Scheerder 2002 9.10 Sport en senioren) De sportvereniging biedt behoorlijk wat garantie voor de psychische en sociale mobiliteit van oudere sporters. Zij doet immers een appèl op de zelfwerkzaamheid en medewerking van haar leden, waardoor deze niet zonder meer in de rol van consument worden gedrukt. (De Knop-Vanreusel-Scheerder 2002 9.10 Sport en senioren) 4. stelling: VlaS telt een groot aantal leden die zich precies in de groep bevinden waarvan de overheid constateert dat die het moeilijkst tot sporten aan te zetten is: ouderen, vrouwen, lagere sociale klasse. Personen uit deze doelgroepen voelen zich aangesproken tot de disciplines van de traditionele sporten en ervaren er een lagere drempel tot deelname. Vandaar dat een volwaardige ondersteuning met het oog op het versterken van hun aanbod via onze koepel voor de volkssportbonden en clubs een goede investering zou betekenen voor de Vlaamse overheid. beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 7
5. resultaat studiedagen beleidsplan: 1. de sterktes van VlaS zijn: VlaS is een koepel van sportbezitters in Vlaanderen VlaS is erkend en gesubsidieerd binnen het decreet op de sportfederaties VlaS heeft een sterk netwerk binnen de sport- en cultuursector VlaS verzamelt heel wat kennis van het actieve volkssportverenigingsleven in Vlaanderen VlaS beschikt over een kwalitatief driemaandelijks magazine Trend VlaS biedt een kwalitatieve ongevallenverzekering aan 2. de zwakke punten van VlaS zijn: VlaS kampt met een tekort aan personeel De Bloso subsidiëring voorziet voor VlaS als organisatie voor sportieve vrijetijdsbesteding geen loonsubsidiëring volgens barema s en met indexering Nogal wat VlaS-clubs kampen met vergrijzing van de leden. Veel VlaS-clubs en bonden kampen met een vergrijzing van de bestuursleden (+ lage gemiddelde scholingsgraad) De traditionele sporten van VlaS en haar aangesloten bonden en clubs zijn onvoldoende zichtbaar voor het grote publiek, ondermeer doordat ze te weinig aan bod komen in de media. VlaS telt veel kleine clubs (die meestal organisatorisch weinig slagkracht hebben). 3. De kansen van VlaS liggen in: Samenwerking met de erfgoedsector aan projecten rond immaterieel cultureel erfgoed Ledenwerving naar reeds bestaande volkssportverenigingen recreanten Gebruik van nieuwe media voor meer zichtbaarheid (web2, telenettv, Youtube, ) Superdagen verder uitbouwen Automatiseren: administratie (leden-, wedstrijd-, ), vergemakkelijken communicatie via internet,... Verbeteren subsidiepositie binnen het decreet op de sportfederaties 4. De bedreigingen van VlaS worden gevormd door: Verlies personeel (bv door ziekte, ander werk of tekort aan middelen) Vermindering subsidies (bv door besparingen) Moeilijkheid van de aangesloten bonden en clubs om vrijwilligers te motiveren Te lage betrokkenheid van de leden bij VlaS als koepel 5. Zeker verder te zetten acties zijn: Superdagen Vertegenwoordigen van en lobbyen voor de traditionele sporten Kwalitatieve ledenadministratie 6. Niet verder te zetten acties zijn: Provinciale Orden van Verdiensten (beter huldiging in functie van opportuniteit) Intensieve ondersteuning provinciale comités 7. De uitdagingen voor VlaS zijn: Aanwenden nieuwe media Automatiseren communicatie Alle clubs digitaal Ondersteuning bonden en clubs op het vlak van promotie, opleiding, vernieuwing en vrijwilligerswerking Project immaterieel cultureel erfgoed opstarten Ledenwerving bestaande niet-aangesloten clubs, ledenwerving gericht op recreanten Uitbouwen multivolkssportdagen met actieve kennismaking Automatiseren ledenadministratie Nieuwe invulling geven aan werking PC s Win-win samenwerkingen zoeken met andere vzw s Streven naar een groter percentage grote clubs Een ééngemaakte krulbolbond als lid van VlaS Betere subsidiëring binnen het decreet op de sportfederaties Op haar bestuursvergadering van 22 mei te Brugge boog de raad van bestuur zich opnieuw over het thema beleidsplanning. Hier werden actiethema s besproken per door het decreet aan de OSV s opgelegde functie en werden de prioritaire acties aangegeven. Hieronder een lijstje met enkel de actiedomeinen met de hoogste prioriteit: beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 8
- Algemeen *Behoud van subsidiëring binnen het decreet 2001 op de sportfederaties - Functie 1 informatie *Kwalitatieve uitgave driemaandelijks magazine Trend *Verhogen kwaliteit internetcommunicatie via www.vlas.be, vlas@nieuws en facebook *Jaarverslagen aansluitend op actieplan met toevoeging van jaarverslagen van de aangesloten bonden - Functie 2 begeleiden *Aanbieden van kwalitatieve ongevallenverzekering voor leden en niet-leden bij promotieacties *Werking gemachtigde schietsportfederatie voor vuurwapens verder zetten - Functie 3 promotie *Uitbouwen multivolkssportdagen met bezoekerswedstrijden - Functie 4 aanspreekpunt *Kwalitatieve ledenadministratie voor bonden en clubs inclusief lidkaarten, ledenlijsten en de automatisering hiervan *Advies en informatieverstrekking aan Bloso, aan leden en aan externen. Luik 1 Informatie van de organisatie Structuur van de organisatie organogram beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 9
beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 10
taken en verantwoordelijkheden De Algemene Vergadering bestond in 2012 uit 21 stemgerechtigde leden. 1. Erik De Vroede stichter 2. Jaak Jespers stichter 3. Roland Renson stichter 4. Ghislain Loix Vlaamse Curve bowls Federatie vzw 5. Willy Gavart Vlaamse Curve bowls Federatie vzw 6. Bram Uvyn Koninklijke Nationale Bond der Belgische Wipschutters vzw 7. Marc Goedertier Koninklijke Nationale Bond der Belgische Wipschutters vzw 8. Remi Gruwez Belgische Flessenschutters Bond afdeling Vlaanderen vzw 9. Bea Plaisier Belgische Flessenschutters Bond afdeling Vlaanderen vzw 10. Guido Van Alsenoy Vlaamse Kegelsport Federatie vzw 11. Linda De Permentier Vlaamse Kegelsport Federatie vzw 12. Marcel D Haenens Samenwerkingsverbond BKB-VKB 13. Patrick Huyghe Samenwerkingsverbond BKB-VKB 14. Johan Van der Veken Belgische Touwtrek Bond afdeling Vlaanderen vzw 15. Jan Lenaerts Belgische Touwtrek Bond afdeling Vlaanderen vzw 16. Guido Maes Vlaamse Boogsport Federatie liggende wip vzw 17. Eric Wittevrongel Vlaamse Boogsport Federatie liggende wip vzw 18. Wilfried Hostyn Landelijke Unie der Kruisboogschutters vzw 19. Jean De Ridder Landelijke Unie der Kruisboogschutters vzw 20. Lea Pauwels Vlaamse Katapultbond vzw 21. Daniël Vandewalle Vlaamse Katapultbond vzw De Raad van Bestuur bestond in 2012 uit volgende leden: 1. Guido Van Alsenoy (voorzitter) 2. Jean Theunissen (secretaris) 3. Remi Gruwez (penningmeester) 4. Erik De Vroede 5. Patrick Huyghe 6. Jan Lenaerts 7. Ghislain Loix 8. Bram Uvyn 9. Daniël Vandewalle 10. Eric Wittevrongel Het gecoöpteerd lid: Hein Comeyne, coördinator VlaS (personeelslid) De Dagelijks Bestuur bestond in 2012 uit volgende leden: 1. Guido Van Alsenoy 2. Hein Comeyne De Redactiecommissie bestond in 2012 uit volgende leden: 1. Hein Comeyne 2. Eric Wittevrongel 3. Inge Calliauw De Werkgroep Sportschutterslicentie bestond in 2012 uit volgende leden: 1. Hein Comeyne 2. Inge Calliauw 3. Remi Gruwez (flessenschieten) 4. Jean Theunissen (klepschieten) 5. Julien Meyen (klepschieten) 6. Luc Paelinckx (traditioneel karabijnschieten) 7. Ivo Deckers (traditioneel karabijnschieten) taken en verantwoordelijkheden van de organen: Bevoegdheden Algemene Vergadering en Raad van Bestuur worden bepaald door de vzw-wet en de statuten van de Vlaamse Traditionele Sporten vzw. Hun bevoegdheden liggen verspreid over de vier verplichte functies, de andere verplichtingen van het decreet en onze werking als gemachtigde schietsportfederatie. beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 11
Dagelijks bestuur: voorbereiden van de besprekingen en beslissingen in de Raad van Bestuur en uitvoeren ervan. Redactiecommissie: bespreken, voorbereiden en realisatie communicatie via het driemaandelijks tijdschrift, de digitale nieuwsbrief, de webstek en het drukwerk en promotiemateriaal. Werkgroep Sportschutterslicentie: advies en begeleiding bij het uitvoeren van het sportschuttersdecreet. Medewerkers van de organisatie 1. Organogram Personeel: Het VlaS-secretariaat werd in 2012 permanent bemand met 2 VTE. Een 0,5 VTE daarvan wordt ons tot eind 2012 ter beschikking gesteld door Vlaamse Sportfederatie vzw. 2. info per werknemer De taakverdeling: - coördinator: Hein Comeyne 1 VTE Taken: Leiden van de secretariaatswerking inclusief personeelsadministratie Begeleiding Raad van Bestuur VlaS en diverse werkgroepen Opvolgen van de boekhouding VlaS in samenwerking met Inge Calliauw Opstellen van subsidiedossiers en projectaanvragen Public Relations van de traditionele sporten bij diverse instanties (Bloso, provincies, ISB, gemeenten, VSF, ETSGA, Sportimonium,...) Ledenwerving Hoofdredactie Trend Opvolgen sportongevallen - verzekeringscontracten Opvolgen van de sportschutterslicentie in samenwerking met Inge Calliauw Informatie- en adviesverstrekking Contacten pers en media coördineren VTS-cursussen Traditionele sporten en Boogschieten + aanpassen cursusteksten Opvolgen evenementen - kennismakingen en demonstraties in binnen- en buitenland - administratieve medewerker: Inge Calliauw 1 VTE (halftijds ter beschikking gesteld door VSF) Taken: Boekhouding Ledenadministratie adresbestand Administratie sportschutterslicentie Vormgeving Trend en vormgeving van overige drukwerken Administratieve ondersteuning werking coördinator Redactie Trend Opstellen VlaS@nieuws Onderhoud webstek beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 12
Luik 2 2. De missie van de Vlaamse Traditionele Sporten vzw: Wij willen : De beoefening van traditionele sporten in Vlaanderen bevorderen als actieve wedstrijd- en recreatiesport in georganiseerd verband. De waarden eigen aan de traditionele sporten (respect, gemeenschapsbanden, fair-play en vrijwillige inzet) versterken De dynamiek van het aanbod van onze traditionele sportverenigingen verhogen, de bekendheid van dit aanbod bevorderen. Het positief imago van de traditionele sporten versterken. Bijdragen tot de ontwikkeling en actualisering van het sportief aspect van het spel-erfgoed van de aangesloten bonden en clubs. De traditionele sportverenigingen in Vlaanderen vertegenwoordigen en ondersteunen. Dit alles op kwalitatieve wijze en los van ideologische en religieuze overtuigingen. De behoeften die we onderscheiden: Meer bekendheid en profileren imago - Meer aandacht van de media. - Benadrukken van de eigenschappen boeiend, kwalitatief, Vlaams en jeugdig. - In de kijker stellen van waarden respect, gemeenschapsbanden, fair-play en vrijwillige inzet. * Meer actieve ledenwerving door de aangesloten clubs. * Het werven van jonge - bestuursleden (vrijwilligers) voor clubs én bonden Meer succesvolle projecten en projecten met uitstraling. Kwalitatieve dienstverlening aan bonden en clubs Onder meer op het vlak van: administratie sportbeleid communicatie De strategische doelstellingen van VlaS: SD1: bekendheid traditionele sporten vergroten (functie 1 informatie) SD2: clubs en bonden traditionele sportclubs begeleiden (functie 2 begeleiden) SD3: uitstraling aangesloten traditionele sporten vergroten (functie 3 promotie) SD4: professionele en kwaliteitsvolle dienstverlening (functie 4 aanspreekpunt) Ons motto is : Bekendheid en een positief imago vormen de best mogelijke ondersteuning van onze vrijwilligers. Persoonlijk engagement en inzet voor anderen is de kern van de werking van de traditionele sportverenigingen. Kwaliteit nastreven binnen alle geledingen van onze werking is een blijvende opdracht. beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 13
3. Gegevensverzameling Profiel van de organisatie: VlaS - voluit Vlaamse Traditionele Sporten vzw is een promotionele koepel voor meer dan 500 clubs met ongeveer 12.000 leden, beoefenaars van meer dan 20 verschillende volkssporten verspreid over gans Vlaanderen. Hoofddoelstelling is de bekendmaking van de activiteiten van de aangesloten volkssportverenigingen en hun volkssportdisciplines. VlaS heette vroeger Volkssportconfederatie vzw (kortweg VOSCO) en werd als dusdanig erkend en betoelaagd (eind jaren '90 90.000 euro* per jaar ) als Vlaamse sportfederatie in 1990. Sinds het sportfederatiedecreet 2001 wordt VlaS erkend en betoelaagd als organisatie voor sportieve vrijetijdsbesteding (naamsverandering als gevolg van het nieuwe decreet en de opname van de Vlaamse Boogsport Federatie Liggende wip vzw als lid). Dit decreet voorzag vanaf 2002 in een globale jaarlijkse toelage van 110.000 euro*. Vanaf 2008 verhoogde dit bedrag tot 140.000 euro* - onder meer door toepassing van de ontbrekende indexering (* afgeronde bedragen). Deze vaste betoelaging liet toe een degelijke werking uit te bouwen. Echter doordat de personeelskost steeg tot bijna 150.000 euro* in 2011 (mede als gevolg van ancienniteitsverhogingen) en de beperkte andere inkomsten, laat deze betoelaging niet toe om voldoende personeel in dienst in te houden om een kwalitatieve ondersteunende en promotionele werking uit te bouwen. Zeker nu VlaS sinds 2007 (erkenning als gemachtigde schietsportfederatie) voor haar vuurwapenschutters extra administratieve last te verwerken kreeg in het kader van het sportschuttersdecreet is een aanpassing van de betoelaging nodig. VlaS heeft eind 2011 een medewerkster moeten ontslaan om financieel gezond te blijven. Aangezien ook de halftijdse ter beschikking stelling door VSF van een andere medewerkster eindigt op 31 december 2012 is het te voorzien dat er vanaf 2013 problemen zullen ontstaan om het huidig niveau van promotionele en ondersteunende activiteiten aan te houden. beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 14
1. Functie 1: informatie Wat gebeurt er nu? organisatie cijfermatig evaluatie Persberichten Dalend aantal Weinig respons op persberichten heeft geleid tot minder Driemaandelijks magazine Trend Webstek vlas.be Digitale nieuwsbrief VlaS@nieuws Stijgend aantal bladzijden (136 naar 176) Aantal pagina s stijgend Aantal bezoekers stagneert Nu ook publicatie van artikels en activiteiten op facebook Na stijging frequentie in 2010 en 2011 (bijna 2 per maand) terug een daling in 2012 door personeelsinkrimping persberichten. Door kwaliteit artikels, druk en layout vormt dit een mooi visitekaartje Webstek vormt een rijk archief en een bewijs van de dynamiek van onze achterban. Twee maal per jaar grondig nazicht nodig om gedateerde gegevens aan te passen. Frequentie 2011 is niet houdbaar. Streven naar 1 per maand Wikipedia Aanmaak Wikipediapagina s over VlaS-disciplines Bijwerken om de twee jaar. Overleg Samenwerking ETSGA (AV) VSF (AV/RvB/cel OSV) Dynamoproject Platform Sport voor Allen (plenair, 3 werkgroepen) Sportimonium (AV) ISB (lidmaatschap) Nowedo vzw huisvesting secr. VSF tewerkstellen sociale maribel medewerker VTS denkcel boogschieten, denkcel sportieve vrijetijdsbesteding Bokrijk kennismakingsacties Passie en Traditie, 5 de Boog,... Sportimonium: - erfgoeddossier krulbol Vlaamse lijst, - erfgoeddossier volkssporten lijst goede voorbeelden Unesco. - deelname aan Tafisawereldfestival Traditional Jaarlijks festival en congres blijven bijwonen (+ naar Vlaanderen brengen) Aanwezigheid is nuttig Projecten gericht op clubs doorgeven aan achterban Aanwezigheid is nuttig Opvolging werking op het vlak van volkssporten Levert interessante contacten met gemeentelijke mandatarissen kwalitatief tweemaandelijks tijdschrift sportbeleid Afspraken goed, prijs-kwaliteit goed, verder te zetten. Afspraken duidelijk, extra halftijdse kracht is zeer nuttig voor VlaS Aanwezigheid in denkcel verhoogt inzicht over aanpak cursussen Samenwerking leidde tot vernieuwing en zichtbaarheid vooral van schutterssporten Nieuw samenwerkingsproject uitwerken lijkt mogelijk Nieuw samenwerkingsproject lijkt mogelijk Sterk festival met veel aandacht voor traditionele sporten en spelen beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 15
sports and games Onderzoek bekendheid en imago Onderzoek tevredenheid clubbestuurders Jaarverslagen provinciale comités Sportiv vzw - Erkenning als Vlaamse sportfederatie Onderzoek is uitgevoerd in het najaar 2011 Onderzoek is uitgevoerd december 2011 VlaS neemt eveneens de verslagen van de werking van de provinciale comités op in haar jaarverslag Verder zetten gemeenschappelijk lidmaatschap volkssportclubs VlaS Best meer personen bevragen. (bekendheid en imago licht vooruitgegaan) Onderzoek te herhalen december 2015 Dit toont onder meer aan dat de werking van de PC s in het verlengde ligt van de VlaS-werking. Conclusie Om effect te hebben van mediacommunicatie lijkt het opbouwen van persoonlijke relaties met journalisten noodzakelijk. Het driemaandelijks magazine Trend is belangrijk om het kwaliteitsimago van VlaS te behouden. De digitale communicatie (vlas.be, @nieuws, facebook) moet verder ontwikkeld worden in functie van ruimere informatie (ook voor Functie 4: Aanspreekpunt). De kansen voor automatiseren moeten aangegrepen worden. Beleidsuitdaging Persoonlijke relaties leggen met journalisten. kwaliteit Trend behouden en nog verhogen, dit doortrekken naar de digitale communicatie van VlaS Strategische Doelstellingen VlaS (SD) 1. Bekendheid traditionele sporten vergroten Onderzoek Onderzoek bekendheid en imago Meetnorm Resultaten onderzoek 2005-2006 en 2011 Bevraging op parkings grootwarenhuizen Meetwijze / meetmethode Invulformulier Vijfjaarlijks Meetmoment(en) Voorjaar 2016 Meeteigenaar/meetbewaker VlaS / coördinator Operationele Doelen (OD) 1.1. tegen juni 2016 heeft VlaS vaste relaties ontwikkeld met journalisten, media. onderzoek onderzoek te Meetnorm namen vaste journalisten lijst namen vaste journalisten Meetwijze / meetmethode turven contacten op lijst journalisten - maandelijks jaarlijks Meetmoment(en) 31 december VlaS 1.2. Tegen eind 2015 zal VlaS de kwaliteit van het magazine Trend behouden en de kwaliteit van de digitale communicatie verhogen. onderzoek onderzoek tevredenheid lezers Trend / @nieuws / vlas.be / facebook Meetnorm resultaat onderzoeken tevredenheid leden 2009 & 2011 enquêteformulier Meetwijze / meetmethode online éénmalig Meetmoment(en) december 2015 beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 16
1.3. Tegen eind 2016 breidt VlaS overleg en samenwerking met stakeholders uit overleg en/of de samenwerking Aantal en intensiteit van alle overleg en samenwerking Meetnorm Jaarverslag 2012 Jaarverslagen 2013-2016 Meetwijze / meetmethode Opsomming plus beschrijving jaarlijks Meetmoment(en) mei 2016 Actieplan acties SD1 - OD1: vaste relaties journalisten - redacties 1.1.1. VlaS neemt maandelijks contact op; persoonlijk of telefonisch met journalisten betreffende publicaties over komende of voorbije acties 1.1.2. VlaS maakt zeer beperkte lijst op van persoonlijk te contacteren/bezoeken journalisten/redacties en vult deze aan of voert schrappingen door. acties SD1 - OD2: kwaliteit Trend en digitale communicatie 1.2.1. VlaS contacteert alle personen die een bijdrage leveren voor Trend in verband met mogelijke toekomstige bijdragen. jaar Vanaf begin 2013 tot eind 2016 Vanaf begin 2013 tot eind 2016 jaar Vanaf begin 2013 tot eind 2016 1.2.2. VlaS publiceert artikels Trend ook op www.vlas.be Vanaf begin 2013 tot eind 2016 1.2.3. VlaS neemt relevante artikels digitale nieuwsbrief vlas@nieuws over in Trend Vanaf begin 2013 tot eind 2016 1.2.4. VlaS streeft naar maandelijkse digitale nieuwsbrief vlas@nieuws Vanaf begin 2013 tot eind 2016 1.2.5. VlaS werkt Wikipediapagina's over VlaS-disciplines twee maal bij Augustus 2013 Augustus 2015 1.2.6. VlaS werkt samen met de aangesloten bonden met het oog op publicatie van hun jaarverslagen in de jaarverslagen VlaS met samenvatting voor Trend en webstek 1.2.7. VlaS streeft naar een gemiddelde van 36 blz A4 per nummer van het driemaandelijks tijdschrift Trend 1.2.8. VlaS voert actie gericht op het verdubbelen van het aantal abonnees tot 800 in 2016 Vanaf 2013 tot 2016 Vanaf 2013 tot 2016 Vanaf 2013 tot 2016 acties SD1 - OD3: overleg en samenwerking stakeholders jaar 1.3.1. VlaS neemt jaarlijks deel aan het ETSGA-congres en festival Vanaf begin 2013 tot eind 2016 1.3.2 VlaS werkt actief mee als lid van de Vlaamse Sportfederatie vzw en is Vanaf begin 2013 tot eind 2016 bereid om opnieuw een sociale maribelmedewerker tewerk te stellen. 1.3.3 VlaS volgt de werking van het Centrum voor Sportcultuur en het Vanaf begin 2013 tot eind 2016 Sportimonium op en bekijkt de mogelijkheid om samen te werken op het vlak van het erfgoeddossier krulbol en eventuele andere volkssportgerelateerde erfgoedprojecten 1.3.4 VlaS blijft lid van ISB en staat open voor samenwerking Vanaf begin 2013 tot eind 2016 1.3.5 VlaS haalt banden met SVS aan en onderzoekt mogelijkheden voor Vanaf begin 2013 tot eind 2016 samenwerking beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 17
1.3.6 VlaS overlegt geregeld met Nowedo vzw in verband met de Vanaf begin 2013 tot eind 2016 huisvesting van het secretariaat en onderzoekt verdere samenwerkingsmogeijkheden. 1.3.7 VlaS werkt actief mee aan de VTS denkcellen Boogschieten en Vanaf begin 2013 tot eind 2016 Sportieve Vrijetijdsbesteding in functie van de verdere uitbouw van de cursussen 1.3.8 VlaS ondersteunt verder de werking van Sportiv vzw met het oog op Vanaf begin 2013 tot eind 2016 de erkenning van de VlaS-clubs op gemeentelijk vlak door het gemeenschappelijk lidmaatschap 1.3.9 VlaS staat open voor verdere samenwerking met het OLM Bokrijk Vanaf begin 2013 tot eind 2016 1.3.10 VlaS blijft samenwerken met Faro en LECA (Landelijk Vanaf begin 2013 tot eind 2016 Expertisecentrum voor Cultuur van Alledag) waar mogelijk (bv: aanmoedigen leden om acties te ondernemen n.a.v. Erfgoeddag) 1.3.11 VlaS zet actief in op samenwerking met de aangesloten Vanaf begin 2013 tot eind 2016 volkssportbonden en neemt zo nodig initiatief voor bilateraal overleg 1.3.12 VlaS zet actief in op samenwerking met het sporttechnisch gerichte Vanaf begin 2013 tot eind 2016 organisaties zoals het Opleidingscentrum Traditionele Sporten en de Trainers Organisatie Boogschieten 1.3.13 VlaS gaat na of een win-win samenwerking met Tafisa mogelijk is ter Vanaf begin 2013 tot eind 2016 promotie van de traditionele sporten en spelen 1.3.143 VlaS gaat na of een win-win samenwerking met Tafisa mogelijk is Vanaf begin 2013 tot eind 2016 ter promotie van de traditionele sporten en spelen beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 18
2. Functie 2: Begeleiding Wat gebeurt er nu? organisatie cijfermatig evaluatie ledenwerving bestaande niet aangesloten clubs Ledenwervingsactie 'topperslijsten' Sportschutterslicenties uitreiken in het kader van het sportschuttersdecreet (vuurwapens) Verzekering sportongevallen Preventie van ongevallen Ledenadministratie Ledenadministratie digitaliseren Ledenadministratie automatiseren Jaarverslagen bonden Enerzijds jaarlijks een kleine 20-tal brieven volgend op toevallige verworven informatie, anderzijds mailing adresbestand niet aangesloten clubs. Jaarlijkse aanmoediging van clubs om ledenwerving te doen door de toptienen per provincie wat betreft ledenaantal te publiceren (idem jeugd en toename) Voor ongeveer 500 leden wordt de jaarlijkse opvolging hiervan verzorgd. Meer dan tienduizend leden worden verzekerd met jaarlijks een kleine 70 ongevalaangiftes Opmaak statistieken ongevallen per volkssport, per soort oorzaak en soort schade verhoogt het inzicht. Geen preventiecampagnes gevoerd. Bijhouden gegevensbestand clubs en leden volgens richtlijnen Bloso. 12.000 leden / bestand telt reeds 40.000 persoonsrecords - oud leden - pers - VIP -... Aanmaak ledenlijsten en lidkaarten voor clubsecretarissen en leden 27% van onze clubsecretarissen beschikken niet over een e-mail adres. Het invoeren van de leden in het Accesbestand is nog niet geautomatiseerd. In 2012 is gestart met het online ter beschikking stellen van de ledenlijsten aan de clubsecretarissen via een login op de VlaS-webstek VlaS vraagt de aangesloten bonden om een jaarverslag op te maken met het oog op opname in onze communicatie (jaarverslag VlaS) Respons beperkt. Ledenwerving vooral richten op recreanten. Trekt de aandacht. Vooral op bloeiende clubs Vergt heel wat administratief werk voor het secretariaat maar ook voor de vuurwapenschuttters en de clubsecretarissen. Er moet over gewaakt worden dat er geen nodeloze bijkomende lasten worden toegevoegd en ernaar gestreefd worden dat bepaalde handelingen kunnen geëlimineerd worden. Het betreft een kwalitatieve ongevallenpolis. Een vernieuwd contract gaat in op 1 jan 2013. Een groot aantal gegevens kan hiermee worden verstrekt. Preventiecampagne is aangewezen voor het boogschieten staande wip Accesbestand voldoet aan de richtlijnen. Doorgeven leden door clubs en bonden gebeurt deels digitaal. Dit zou voor 100% moeten kunnen. Eerst per mail, daarna via de webstek. Wanneer de ledengegevens door de clubsecretarissen via de webstek worden aangepast, zou dit het manueel invoeren van nieuwe leden en wijzigingen moeten vervangen. Hiermee kunnen we aan achterban, overheid en externen aantonen wat de werking van onze leden omvat. Allerhande steun aan clubs Zelf begeleiden op het vlak van Eigen begeleiding is beperkt promotie, vernieuwing of wegens beperkte personeelskracht doorverwijzen naar het Dynamoproject en kennis van een grote diversiteit voor bijscholingen (17 in aan thema's, dit in verhouding tot 2011) of voor individuele het grote aantal clubs (530) dat maatbegeleiding (2 in 2011) VlaS telt. Doorverwijzen naar DP beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 19
maakt dat we onze clubs toch kunnen helpen. Conclusie Ledenwerving naar bestaande niet-aangesloten clubs vereist meer dan het verzorgen van een mailing. Dit moet gepaard gaan met persoonlijk contact. Hiervoor is steun van de aangesloten leden uit dezelfde gemeente of dezelfde volkssport aangewezen. De administratie rond de sportschutterslicenties vraagt vele uren werk van het VlaS-secretariaat. Actie moet gevoerd worden om nodeloze handelingen te vermijden of te elimineren. Ook de sportongevallenverzekering vergt heel wat administratief werk. Onder meer door het grote aantal ongevallen bij het staande wip schieten. Een preventieactie is aangewezen. Tenslotte is de ledenadministratie een nog grotere brok administratief werk. Niet alleen om werkuren te sparen maar ook om de dienstverlening naar onze clubs en leden te verbeteren is automatiseren aangewezen. 530 clubs begeleiden op alle mogelijke sportgelateerde onderwerpen is hoog gegrepen voor VlaS waardoor we dankbaar verder gebruik maken van het doorverwijzen naar het Dynamo-project Beleidsuitdagingen Ledenwerving: succesvoller worden in het overtuigen van niet-aangesloten, vooral recreatieve clubs, om aan te sluiten. (Samenwerken met de aangesloten bonds- en clubbestuurders betreffende het overtuigen van niet-aangesloten clubs om aan te sluiten.) Sportschutterslicenties: streven naar een vermindering van het aantal handelingen voor zowel het VlaS-secretrariaat als de verbondsverantwoordelijken, clubsecretarissen en leden (vb: voorstellen formuleren aan de decreetgever en Bloso om de handelingen m.b.t. het uitreiken van sportschutterslicenties te beperken). sportongevallenverzekering: verminderen van het aantal ongevallen bij het boogschieten staande wip. Ledenadministratie: tegelijk verbeteren van de dienstverlening en beperken van het aantal werkuren op het secretariaat door het automatiseren (digitaliseren) van de ledenadministratie Communicatie naar onze clubs over de mogelijkheden van het Dynamo-project verhogen Strategische doelstellingen VlaS 2. clubs en bonden traditionele sportclubs begeleiden onderzoek onderzoek tevredenheid clubbestuurders over begeleiding Meetnorm resultaat onderzoeken tevredenheid leden 2009 & 2011 enquêteformulier Meetwijze / meetmethode online éénmalig Meetmoment(en) december 2015 Operationele doelen 2.1. tegen begin 2014 is een nieuwe aanpak voor ledenwerving niet aangesloten recreanten in werking vernieuwde ledenwerving Nieuwe wijze van aanpak gericht op recreanten ism met betrokken clubs en/of bonden Meetnorm Wordt een nieuwe aanpak voor ledenwerving uitgevoerd Standaardbrieven, standaardmails, betrekken verenigingen Meetwijze / meetmethode Aanwezig of niet éénmalig Meetmoment(en) Januari 2014 2.2. Tegen eind 2016 wordt de administratieve last voor het bekomen van de sportschutterslicentie verminderd. Administratieve last Optelsom van administratieve handelingen door de schutter, de clubsecretaris, de bondsverantwoordelijk en het VlaS-secretariaat Meetnorm Inventaris aantal handelingen Werkproces SSL Meetwijze / meetmethode Zijn er handelingen weggevallen of vereenvoudigd? Éénmalig Meetmoment(en) Juni 2016 2.3. Behoud van de vlotheid van afhandelen van de schadegevallen door de sportongevallenverzekering onderzoek onderzoek tevredenheid clubbestuurders over begeleiding Meetnorm resultaat onderzoeken tevredenheid leden 2009 & 2011 beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 20
enquêteformulier Meetwijze / meetmethode online éénmalig Meetmoment(en) december 2015 2.4. Tegen 2016 is het aantal ongevallen bij het boogschieten staande wip verminderd Incidentie staande wip Aantal ongevallen per 100 leden Meetnorm Daling tot van 0,92 gemiddeld en 1,09 in 2009 naar 0,65 (vb: <33 ongevallen op 5000 leden) Statistiek VlaS ongevalaangiftes Meetwijze / meetmethode Opmaak incidentie staande wip Jaarlijks Meetmoment(en) Met jaarverslag (maart) 2.5. tegen september 2013 is de ledenadministratie van VlaS maximaal geautomatiseerd en gedigitaliseerd Automatische verwerking ledenwijzigingen Wijzigingen worden niet meer door personeel VlaS aangebracht maar door clubsecretaris Meetnorm Manuele wijzigingen minder dan 10 % Werkwijze ledenadministratie secretariaat Meetwijze / meetmethode Vaststelling Jaarlijks Meetmoment(en) September 2.6. meer clubs maken gebruik van de dienstverlening van het Dynamo-project. Gebruik dienstverlening DP Deelname VlaS-clubs aan vorming of individuele maatbegeleiding van het Dynamo-Project Meetnorm 30 vormingsdeelnames - 5 IMB Lijst DP Meetwijze / meetmethode Aantal VlaS-clubs, bestuursleden Jaarlijks Meetmoment(en) Jaarverslag Actieplan acties SD2 - OD1: nieuwe aanpak ledenwerving deadline 2.1.1. beschrijven proces nieuwe aanpak ledenwerving recreanten April 2013 2.1.2. opmaak standaardbrieven, -mails en informeren bonden en Sept 2013 clubs over werkwijze 2.1.3. implementatie nieuwe aanpak ledenwerving vanaf oktober 2013 tot 2016 2.1.4. VlaS zoekt tevens naar bijkomende incentives naast de topperslijsten om clubs aan te moedigen om te groeien in ledenaantal, om te evalueren naar een 'grote' club met de bijhorende extra mogelijkheden. vanaf januari 2013 tot 2016 acties SD2 - OD2: administratieve last SSL verminderen 2.2.1. analyse werkwijze VlaS met het oog op vereenvoudiging juni 2013 2.2.2. implementatie interne vereenvoudiging Juli 2013 tot 2016 2.2.3. analyse algemene werkwijze SSL met het oog op juni 2014 vereenvoudiging 2.2.4. formuleren voorstellen vereenvoudiging aan Vlaamse Juli 2014 tot 2016 overheid acties SD2 - OD3: behoud vlotheid afhandeling ongevalaangiftes 2.3.1. huidig proces opvolging en afhandeling in detail December 2013 uitschrijven 2.3.2. verder uitvoeren opvolging volgens dit proces 2014 tot 2016 beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 21
acties SD2 - OD4: aantal ongevallen staande wip verminderen 2.4.1. oprichten werkgroep preventiecampagne staande wip februari 2013 2.4.2. werkgroep maakt inventaris mogelijke mei 2013 preventiemaatregelen 2.4.3. KNBBW en VlaS geven richting aan voor Oktober 2013 preventiecampagne 2.4.4. werkgroep stelt preventiecampagne op december 2013 2.2.5. VlaS, KNBBW en de aangesloten clubs voeren de 2014 tot 2016 preventiecampagne uit. acties SD2 - OD5: meer clubs gebruiken Dynamo-project 2.3.1. VlaS communiceert actief met haar clubs over de mogelijkheden van het DP. Dit via Trend, vlas.be, vlas@nieuws, mailing clubsecretarissen maar ook via de AV en RvB van de aangesloten bonden. 2013-2016 beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 22
3. Functie 3: promotie Wat gebeurt er nu? organisatie cijfermatig evaluatie Aanmaak promotiemateriaal Flyers-affiches multivolkssportdagen, infopanelen, beachflags, infofolders per volkssport, promotiefilmpjes per volkssport, promotiebrochure VlaS Multivolkssportevenementen met kennismakingen Orde van Verdienste Gratis verzekering niet-leden tijdens promotie-acties VlaS-kampioenschap Deelname internationaal festival traditionele sporten en spelen Limburg Mikt, West-Vlaanderen Vlamt, Antwerpen Kampt, Europese Spelen, Brabant Treft In elke provincie werden verdiensten voor de promotie van de traditionele sporten in de kijker gezet Ongeveer 140 kennismakingen verzorgd door onze clubs worden op deze manier verzekerd Jaarlijks in 6 disciplines - maakt VlaS bekend bij competitieleden Jaarlijkse deelname aan ETSGAfestival / éénmalige deelname Tafisa wereldfestival Kwalitatief promotiemateriaal zorgt voor een professionele uitstraling Aanbod kwalitatieve kennismaking kan ledenwerving ondersteunen. Multi-evenementen hebben een USP (unique selling position) en kunnen voor uitstraling zorgen Project heeft zijn verdienste maar slorpte te veel energie op van het VlaS-secretariaat in verhouding met de aandacht die het kreeg in de media Gratis actie levert gegevens over aantal en soort kennismakingen Dit creëert verdere promotiemogelijkheden Vormt zichtbare bijdrage VlaS voor de leden Is belangrijk voor uitwisseling van goede voorbeelden voor het werken aan de promotie van regionale traditionele sporten Levert interessante contacten met gelijkaardige volkssporten in buitenland Jaarlijks ETSGA-festival moet ook eens in Vlaanderen ingericht worden Conclusie Huidige acties worden verder gezet uitgezonderd de Orden van Verdienste. De kwaliteit van de kennismakingen tijdens multivolkssportevenementen en de vele promotieacties naar niet-leden toe vormen een kans. Beleidsuitdaging vernieuwen en uitbreiden van promotiemateriaal in functie van de diverse promotieacties kwaliteit verhogen van de kennismakingen tijdens multivolkssportdagen en promotie-acties uitbreiden van VlaS-kampioenschappen naar meer disciplines jaarlijks ETSGA-festival met congres naar Vlaanderen halen Strategische Doelstellingen VlaS (SD) 3. uitstraling aangesloten traditionele sporten vergroten Onderzoek Onderzoek bekendheid en imago Meetnorm Resultaten onderzoek 2005-2006 en 2011 Bevraging op parkings grootwarenhuizen Meetwijze / meetmethode Invulformulier Vijfjaarlijks Meetmoment(en) Voorjaar 2016 Meeteigenaar/meetbewaker VlaS / coördinator beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 23
Operationele Doelen (OD) 3.1. tijdens de komende vier jaar zal VlaS het promotiemateriaal vernieuwen en uitbreiden in functie van de diverse promotieacties. Vernieuwing en uitbreiding promotiemateriaal Vlaggen, spandoeken, infopanelen, infofolders, infobrochure,... vernieuwen en uitbreiden met boek volkssportverenigingsleven, infotent,... Meetnorm Vergelijking met toestand 2012 Beschikbaar materiaal Meetwijze / meetmethode Inventaris promotiemateriaal Éénmalig Meetmoment(en) Juni 2016 3.2. tegen eind 2016 is er een kwaliteitsverhoging bereikt van de kennismakingen tijdens multivolkssportdagen en tijdens de promotieacties naar niet-leden Kwaliteit kennnismakingen Plezierbeleving en succesbeleving deelnemers Meetnorm Score op 10 stijgt Formulier Meetwijze / meetmethode Bevragingen na deelname Tien maal per jaar Meetmoment(en) jaarlijks 3.3. tegen eind 2016 heeft VlaS het aantal volkssporten dat VlaS-kampioenschap inricht verhoogd tot tien. Aantal VlaS-kampioenschappen Wedstrijd met naam VlaS-kampioenschap en met steun van VlaS / maximum één per volkssportdiscipline VlaS Meetnorm Aantal = 10 Lijst Meetwijze / meetmethode Tellen Jaarlijks Meetmoment(en) Jaarverslag 3.4. VlaS organiseert het ETSGA-festival en congres traditionele sporten en spelen in Vlaanderen in 2016 Organisatie festival Organisatie festival en congres erkend door ETSGA Meetnorm Voorkomen Activiteiten Meetwijze / meetmethode jaarverslag Éénmalig Meetmoment(en) Eind 2016 Actieplan acties SD3 - OD1: promotiemateriaal vernieuwen en uitbreiden 3.1.1. het huidige promotiemateriaal wordt vernieuwd in functie van de diverse promotieacties 3.1.2. nieuw promotiemateriaal wordt ontwikkeld en aangemaakt in functie van de diverse promotieacties 2013 tot 2016 2014 tot 2016 acties SD3 - OD2: kwaliteit kennismakingen multivolkssportdagen en promotieacties niet-leden verhogen 3.2.1. evaluatie en overleg van de bestaande werkwijze tijdens de multivolkssportdagen samen met de uitvoerende initiatoren met het formuleren van voorstellen tot verbetering 3.2.2. uitvoeren van de verbeteringen tijdens de multivolkssportdagen 3.2.3. evaluatie en overleg van de bestaande werkwijze tijdens de promotieacties naar niet leden samen met de uitvoerende initiatoren / formuleren van voorstellen tot verbetering 3.2.4. bekendmaken van de vernieuwde aanpak naar alle initiatoren toe als 'goede voorbeelden' 2013 2014 tot 2016 2013 2014 tot 2016 beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 24
acties SD3 - OD3: aantal VlaS-kampioenschappen verhogen tot tien 3.3.1. evalueren bestaande VlaS-kampioenschappen in overleg met de organisatoren 3.3.2. herwerken en opnieuw communiceren aanbod VlaS m.b.t. VlaS-kampioenschappen April 2013 mei 2013 acties SD3 - OD4: organisatie ETSGA-festival in 2016 3.4.1. uitschrijven aanpak, planning en kostraming voor de oktober 2013 organisatie van het ETSGA-festival in Vlaanderen 3.4.2. werving van medewerkende instanties (gemeente, oktober 2013 tot juni 2014 provincie, Vlaanderen) 3.4.3. officieel voorstel aan AV ETSGA augustus 2014 3.4.4. uitvoering organisatie internationaal festival zomer 2016 beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 25
4. Functie 4: aanspreekpunt Wat gebeurt er nu? organisatie cijfermatig evaluatie Vast secretariaat 1,5 VTE / geen loontoelage inclusief ancienniteitsverhoging zoals USF en RSF Beantwoorden vragen om informatie en advies Provinciale comités Vorming initiators VTS Aantonen nood aan volwaardige betoelaging als sportfederatie Gemiddeld een honderdtal per jaar. - meest vragen van individuen, overheden en verenigingen - meest vragen over lidmaatschap en verzekering, infrastructuur en materiaal, kennismakingen In vier provincies (werking PC Vlaams-Brabant staat op waakvlam) Jaarverslag provinciale werking wordt opgenomen in VlaSjaarverslag Promotie voor de cursussen Boogschieten en Traditionele Sporten leidde tot een gemiddelde van 17 gediplomeerden initiator boogschieten per jaar en 8 gediplomeerden initiator traditionele sporten In gesprekken met overheden en binnen VSF is gewezen op de nood aan volwaardige betoelaging van VlaS. te weinig VTE om professionele dienstverlening aan te houden Antwoorden zijn deels te vinden op de webstek, wat de telefonische, e- mail en schriftelijke vragen doet dalen. Vormen drempelverlagend aanspreekpunt voor lokale bestuursleden Werking is tijdrovend voor coördinator Dit toont onder meer aan dat de werking van de PC s in het verlengde ligt van de VlaS-werking Aangezien de kwaliteit van de kennismakingen voor nieuwelingen en initiaties voor beginnelingen van doorslaggevend belang zijn voor het verder beoefenen van een volkssport is deze vorming van groot belang. Zowel het aantal deelnemers als de kwaliteit van de opleiding. De angst voor versnippering verhindert elke erkenning van onze problematiek. Conclusie De financiële middelen VlaS zijn ontoereikend om 3 VTE personeel in dienst te hebben (noodzakelijk minimum om een goede werking te hebben). De werking van de provinciale comités moet herdacht worden en aangepast aan de interne staatshervorming. Dit mede om de werklast voor de coördinator te verlichten. Er is nood aan meer en betere begeleiding voor kennismakingen en initiaties van niet-leden en beginners. Dit kan best bereikt worden door de VTS-cursussen bekender te maken en de kwaliteit ervan verder te verhogen. Beleidsuitdaging Er moet naar bijkomende structurele ondersteuning gezocht worden die personeelsuitbreiding mogelijk maakt. Herdenken van de werking van de provinciale comités. Meer vrijwilligers inzetten voor de werking van het VlaS-secretariaat Meer deelnemers aan de VTS-cursussen ITS en IB en kwaliteitsverhoging van deze cursussen. Strategische Doelstellingen VlaS (SD) 4. professionele en kwaliteitsvolle dienstverlening Operationele Doelen (OD) 4.1. VlaS vindt structurele ondersteuning die een personeelsuitbreiding tot 3 VTE mogelijk maakt Structurele ondersteuning Meerjarenovereenkomst subsidiëring Meetnorm Extra ondersteuning die voldoende is om anderhalve VTE bijkomend personeel in dienst te houden Boekhouding - toezegging steun Meetwijze / meetmethode Mate van verhoging totale subsidiëring Jaarlijks Meetmoment(en) asap beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 26
4.2.tegen eind 2014 heeft VlaS de werking van de provinciale comités aangepast i.f.v. de noden Aangepaste werking Wijziging huidige werking zoals merkbaar in jaarverslagen Meetnorm Vergelijking met jaarverslagen PC's 2011 Jaarplanning en jaarverslagen PC's Meetwijze / meetmethode Vaststellen verschillen in jaarplanning en werkingsverslagen Jaarlijks Meetmoment(en) Maart 2014 4.3.tegen eind 2014 heeft VlaS een vrijwilligerswerking uitgebouwd voor taken in het VlaS-secretariaat Vrijwilligerswerking VlaS-secretariaat Werving en werkelijke inzet van vrijwilligers voor taken binnen de VlaS-werking Meetnorm Aantal vrijwilligersdagen / aantal vrijwilligerstaken / continuïteit van de werking Verslag interne vrijwilligerswerking VlaS Meetwijze / meetmethode Vaststellen aantal vrijwilliger, aantal vrijwilligersdagen, aantal vrijwilligerstaken, continuïteit van de vrijwilligerswerking driemaandelijks Meetmoment(en) 1 jan, 1 apr, 1 aug, 1 okt 4.4.tussen begin 2013 en eind 2016 is het aantal nieuw gediplomeerden IB = 60 en ITS = 60 Aantal gediplomeerde Diploma initiator boogschieten of initiator traditionele sporten behaald 2013-2016 Meetnorm IB = 60 / ITS = 60 Lijst VTS Meetwijze / meetmethode Tellen Jaarlijks Meetmoment(en) Jaarverslag 4.5.tegen eind 2016 is vooruitgang geboekt op het vlak van kwaliteit van de cursus ITS en IB. Kwaliteit cursussen Kwaliteit cursustekst, lessen, docenten, leslokaal, lesmateriaal,... Meetnorm Vooruitgang Kwaliteitscontole VTS en kwaliteitscontrole via eigen verslaggeving Meetwijze / meetmethode Vergelijking met situatie 2011 Éénmalig Meetmoment(en) Eind 2016 Actieplan acties SD4 - OD1: vinden steun voor personeelsuitbreiding tot 3VTE jaar 4.1.1. VlaS maakt voorstel op en communiceert dit naar beslissers. 2013 acties SD4 - OD2: werking PC's aanpassen 4.2.1. VlaS past de werking van de PC's aan in functie van de interne staatshervorming en met het oog op het beperken van de werklast voor het VlaS-secretariaat. VlaS maakt hiertoe een standaard jaarplanning op, te volgen vanaf 2014 jaar 2013 acties SD4 - OD3: vrijwilligerswerking VlaS-secretariaat uitbouwen 4.3.1. VlaS maakt een planning voor een vrijwilligerswerking voor VlaS-taken. Van beschrijving taken tot werving en begeleiding. jaar mei 2013 4.3.2. VlaS start vrijwilligerswerking en ontwikkelt deze verder Augustus 2013 tot 2016 beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 27
acties SD4 - OD4: 60 gediplomeerden IB en 30 ITS 4.4.1. VlaS intensifieert de communicatie rond het overtuigen van beoefenaars tot het volgen van de initiatorcursussen. Naast flyers, affiches en publicaties in Trend en op de webstek en digitale nieuwsbrief wordt ook actie gevoerd naar de bonds- én clubbesturen. Tevens wordt actie gevoerd naar de opleidingsinstituten lichamelijke opvoeding en naar leerkrachten lichamelijke opvoeding. jaar 2013-2016 acties SD4 - OD5: verdere kwaliteitsvooruitgang initiatorcursussen 4.5.1. VlaS overleg met VTS (denkcelleden ), de docenten/assistentdocenten, de cursusverantwoordelijken en de betrokken bonden om de kwaliteit van cursusteksten, leslokaal, lesmateriaal, lessen en docenten te verhogen. In het bijzonder op het vlak van kennismakingen, initiaties en lessenreeksen voor nieuwelingen, beginners en jeugd. jaar 2013-2016 beleidsplan sportfederatie VlaS 2013-2016 28