Commercieel vertrouwelijk

Commercieel vertrouwelijk Aanbesteding volgens de niet-openbare aanbestedingsprocedure in 2 fasen Betreft: Raamovereenkomst Meerjaren Uitvoering Plan Gebouwen. JL 12.006 Selectieleidraad 1 e Nota van Inlichtingen Status : Definitief Kenmerk Leudal : JL 12.006 Uitgevoerd door : Johan van Loenhout In opdracht van : gemeente Leudal Datum : 29 februari 2012

Geachte dames en heren, Hierbij ontvangt u onze 1 e Nota van Inlichtingen met betrekking tot de Selectieleidraad van de Nietopenbare aanbesteding Meerjaren Uitvoering Plan Gebouwen gemeente Leudal. In deze 1 e Nota van Inlichtingen zijn alle gestelde vragen geanonimiseerd weergegeven en voorzien van onze antwoorden. Nr. Pag. Par. Onderwerp Vraag 1 3 Geïnteresseerde partij 2 5 1.2 Lokale / Regionale onderaanne mers 3 5 1.2 Onderaannemers Moet nog een formeel verzoek voor ontvangst van de selectieleidraad worden gedaan? Nee, dat is niet nodig. Alle documenten voor de selectiefase zijn vrij te downloaden van de site www.leudal.nl Wat zijn de definities van lokaal en regionaal? Welke straal rondom Leudal? Lokaal binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Leudal. Regionaal gesitueerd tussen Venlo, Sittard, Weert en de Duitse grens. Wat is de hoofdgedachte van de voorkeur voor lokale/regionale onderaannemers? Wat is belangrijker, dat onderaannemer in de gemeente is gevestigd of dat zoveel mogelijk werknemers van de onderaannemer in Leudal wonen? Hoofdgedachte is het stimuleren van lokale bedrijvigheid door dat de (onder)aannemers(s) gevestigd dienen te zijn in de gemeente Leudal, met uitzondering van een Werkvoorzieningschap, hierbij is de hoofdgedachte om zoveel mogelijk uitkeringsgerechtigden uit Leudal aan het werk te krijgen. 4 6 1.4 van Bremen Is van Bremen Bouwadviseurs uitgesloten van deelname en/of verdere betrokkenheid op welke wijze dan ook? Bremen kan niet inschrijven op het bestek. 5 6 1.4 Uitvoeringsprogramma 6 6 1.4 Eenheidsprijzen In het programma opgesteld door van Bremen zouden de werkzaamheden zijn opgesomd die in ieder geval uitgevoerd moeten worden. Iets verderop wordt gesteld dat het schema beschouwd dient te worden als een indicatie. Wat is juist? Is een indicatie, jaarlijks wordt vanuit de opdrachtgever (gemeente Leudal;) een jaarplanning gemaakt a.d.h.v. de inventarisatie van Bremen. Op welke wijze specificeert u de werkzaamheden zodat een eenheidsprijs voor die werkzaamheden kan worden geoffreerd? Aannemingsbegroting op basis van Stabu-bestek. 7 8 2.2 Planning De planning geeft aan dat er tot vrijdag 13 april schouw plaats kan vinden. De vragen dienen uiterlijk op 16 april te worden verzonden. Gaarne meer tijd beschikbaar stellen voor het correct en het stellen van vragen. Gezien de planning is uitstel niet mogelijk. Kenmerk JL 12.006 pag. 2 van 7

8 9 2.3 Tegenstrijdig heden U geeft aan dat niet genoemde tegenstrijdigheden voor risico van de opdrachtnemer zijn. Heeft dit slechts betrekking op de 1 e selectie ronde? Neen, geldt voor de gehele aanbesteding, maar ook in de offerteaanvraag wordt de mogelijkheid gecreëerd vragen te stellen. 9 10 2.4 Beoordeling Worden ook externe partijen door gemeente Leudal ingeschakeld voor beoordeling van de aanmeldingen? Hoe garandeert u een transparante werkwijze? De gemeente Leudal zal de aanmeldingen laten beoordelen door materiedeskundigen van de gemeente en adviseurs van Bremen. De inkoopadviseur beoordeelt de objectieve eisen en de referentieprojecten. De materiedeskundigen beoordelen de subjectieve visie op de invulling, zonder kennis te hebben van de score voor de objectieve eisen De beoordeling door de materiedeskundigen gebeurt individueel, zonder overleg en de scores worden afzonderlijk aan de inkoopadviseur verstrekt. 10 10 2.4 Minimaal 5 Wat doet de aanbesteder indien er niet de vereiste minimale 5 gegadigden zijn? De opdrachtgever zal zich dan beraden over het aantal offerteaanvragen wat zal worden verstuurd. 11 10 2.4 Beoordeling inschrijvingen en gunning U geeft aan te gunnen o.b.v. een gewogen gemiddelde van prijs en kwaliteit. Is dit 50% prijs en 50% kwaliteit? Wordt de kwaliteit op een gelijke manier beoordeeld zoals bij de selectiecriteria? Kunt U de gunningcriteria aangeven, inclusief de verhouding van de wegingsfactoren prijs en kwaliteit? De weging en de juiste gunningcriteria zijn nog niet vastgesteld. Deze worden vastgesteld en bekendgemaakt in de offerteaanvraag, die worden verstuurd aan de geselecteerde partijen. Deze worden nu niet bekendgemaakt. 12 10 2.5 Selectie Maakt het voor de gunningfase uit hoe goed de geselecteerde scoort in de selectiefase? Heeft nummer 1 in de selectiefase geen enkel voordeel ten opzichte van nummer 5? Neen, fase 1 is louter bedoeld voor de selectie van de top 5 (of meer bij ex aequo). In de gunningfase worden deze scores niet meer meegewogen. 13 12 3.1 Onderaanneming Gesproken wordt over bij voorkeur via onderaanneming. Hoe gaat u dit wegen? Hier wordt in deze selectiefase, anders dan in de genoemde selectiecriteria, niets meegedaan. Dit komt aan de orde in de gunningfase op basis van de offerteaanvraag en de daarin opgenomen gunningcriteria. 14 12 3.2 24/7 dienst Mag het meldingssyteem naar eigen inzicht en programmatuur worden ingericht of is er een voorkeur of zelfs verplichting. Eigen meldingssysteem. Kenmerk JL 12.006 pag. 3 van 7

15 12 3.2 Uitvoeringsprogramma 16 13 3.4 Positie lokale ondernemers In de bijlage uitvoeringprogramma staat op Pag. 4 en 5 een grote verbouwing aangevinkt. Valt deze ook onder de opdracht? Grote verbouwingen zoals genoemd zijn uitgesloten, hiertoe wordt een separaat aanbestedingstraject gevolgd. Kan een lokale ondernemer maar bij één hoofdaannemer meedoen in de gunningfase? Neen, lokale ondernemers kunnen zich bij alle hoofdaannemers melden en kunnen bij iedere hoofdaannemer meedingen. 17 13 3.4 Regievoering Gesteld wordt dat Hoofdaannemer voornamelijk de regievoering als opdracht mee zal krijgen. Betreft de opdracht nu de regievoering of de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden conform de later te offreren eenheidsprijzen? Beiden is mogelijk, maar regievoering met inzet (lokale/regionale) onderaannemers heeft onze voorkeur. Dit onderscheid komt terug in de gunningcriteria van de offerteaanvraag. 18 13 3.4 Social Return Bij herhaling wordt gesteld dat inschakeling van lokale partijen de voorkeur verdient. Geldt de bereidheid t.a.v. social return ook voor hen en mogen andere bedrijven worden ingeschakeld wanneer de lokale partijen niet aan de doelstellingen van social return willen of kunnen voldoen? Inschakeling lokale partijen heeft de voorkeur. De eisen met betrekking tot social return betreft de gehele opdrachtnemer (hoofdaannemer met onderaannemers) en de gehele opdrachtwaarde per jaar 19 16 4.1.6 Omzeteis Mag uit de gestelde omzeteis worden geconcludeerd dat u het jaarlijks onderhoudsbudget op 500.000 tot 600.000 heeft geraamd of kunt u een indicatie van het jaarlijkse onderhoudsbudget geven? Het jaarlijkse onderhoudsbudget staat proportioneel in verhouding tot de gestelde omzeteis per jaar. 20. 16 4.1.6. Quick ratio Kunt u aangeven welk kengetal u als minimumeis stelt voor de liquiditeit: is dat de current ratio of is dat de quick ratio? In de 2 e alinea van par. 4.1.6 op pagina 16 stelt u namelijk de current ratio als eis en in de tabel daaronder de quick ratio. Een spoedig antwoord op deze vraag is voor ons heel belangrijk, omdat onze deelname hiervan afhangt. Onze current ratio ligt namelijk ruimschoots boven de 1,0 (gemiddeld 1,38) terwijl onze quick ratio gemiddeld 0,81 is. Wij vinden een quick ratio > 1,0 erg hoog. Onze ervaring bij eerdere soortgelijke aanbestedingsprocedures is dat een minimale waarde voor de quick ratio van gemiddeld > 0,5 meer gebruikelijk is. Graag vernemen wij welke ratio u als minimumeis hanteert, met de daarbij behorende gemiddelde minimale waarde. Current ratio, excuses voor de verwarring. Kenmerk JL 12.006 pag. 4 van 7

21 17 4.2 De selectie / beoordeling criteria 22 17 4.2.1 Beoordeling Onderaanne ming van de uitvoering Hier staat vermeld dat min. 3 gegadigden een offerteaanvraag toegestuurd krijgen. Op pag. 10 onder par. 2.4 staat onder 3 e beoordelingspunt dat er min. 5 gegadigden uitgenodigd worden voor de aanbesteding. Wat is het uitgangspunt? Moet inderdaad 5 zijn, excuses voor de verwarring. In uw documenten wordt gesproken over de Opdrachtnemer die de rol van Hoofdaannemer krijgt. Bij het beoordelen van de referentieprojecten kan echter maximaal gescoord worden als de Hoofdaannemer 100% van de uit te voeren werkzaamheden aan onderaannemers heeft uitbesteed. Zelfs de grootste bouwers van ons land hebben zelf hun (onderhouds)expertises en zullen altijd nog een (beperkt) deel van de opdracht zelf uitvoeren. Onze concrete vraag luidt dan ook of het verlagen van de eis naar bijvoorbeeld 80% voor het onderdeel Onderaanneming van de uitvoering niet reëler is? Bij de samenstelling van de afzonderlijke bekwaamheidseisen is nadrukkelijk gezocht naar die onderscheidende eisen die het beste aansluiten bij de meest optimale wensen vanuit de gemeente. Vandaar ook dat de lat voor het scoren van de 10 per deelonderwerp reëel maar hoog wordt gelegd. 23 17 4.2.1 Beoordeling Onderaanne ming door 24 17 4.2.1 Omvang referentieprojecten 25 17 4.2.1 Aard referentieprojecten 26 17 4.2.1 Score referentieprojecten U geeft aan ook bij referentieprojecten waarde te hechten aan een hoge mate van social return. Indien het zo is dat in het kader van een referentieproject een (voor dat project) lokale vestiging van onze organisatie diverse werkzaamheden heeft uitgevoerd, kunnen wij deze dan aanvoeren als lokale onderaannemer? Ja. Interpreteren wij uw vraag goed als we stellen dat referentieprojecten 0 punten scoren op het vlak Omvang indien er in een project/contract minder dan 25 gebouwen zijn opgenomen? Ja. Is het mogelijk de Aard van de referentieprojecten breder te trekken, door de term Gemeentelijke gebouwen te herformuleren en te spreken over gebouwen van (lokale, provinciale of landelijke) overheden? Akkoord, wordt aangepast naar gebouwen van overheden. Er wordt een aangepaste set invulbijlage toegevoegd aan deze 1 e Nota van Inlichtingen. Het overzicht geeft alleen gemeentelijke gebouwen. Betekent dit dat andere vastgoedobjecten als niet relevant / ongeschikt worden beschouwd en dus met een score 0 worden gewaardeerd? Vastgoedobjecten die niet in eigendom zijn van de overheid zijn niet relevant en score dan ook 0 punten. Kenmerk JL 12.006 pag. 5 van 7

27 17 4.2.1 Score Klopt het dat een gegadigde enkel het absoluut aangegeven puntenaantal krijgt indien hij 100% voldoet aan de criteria in de betreffende regel? En niet obv een geleidelijke schaal en dus een deel van de 10 punten? Wij begrijpen uw vraag niet, want de overige scores lager dan 10 worden ook uitgewerkt per deelonderwerp. 28 18 4.2.1. Wijze van beoordelen 29 17 4.2 Onderaanneming 30 19 4.2.2 Lokale ondernemers Leudal U noemt maximaal 3 referentieprojecten. Wat is de gang van zaken wanneer slechts 1 of 2 projecten worden opgegeven? Geldt dan het gemiddelde als genoemd onderaan bladzijde 18 Neen, de eis is minimaal 3 referentieprojecten. Indien u niet voldoet aan 3 referentieprojecten is uw aanmelding onvolledig en wordt uw aanmelding ter zijde gelegd. Hoe dient een gegadigde aan te tonen dat hij een bepaald percentage lokale c.q. regionale ondernemers heeft ingeschakeld in een referentieproject? Door het laten ondertekenen van het standaard referentieformulier (bijlage 8) door de contactpersoon van de opdrachtgever. Gaan wij er vanuit dat de door u ingevulde informatie naar waarheid is ingevuld. Bij twijfel over de juistheid van de informatie zal contact opgenomen worden met de contactpersoon. Kunt U een lijst verstrekken van de door de gemeente Leudal ingehuurde (relevante) ondernemers in de laatste afgelopen vijf jaren? Deze informatie wordt verstrekt bij de offerteaanvraag en heeft in onze optiek NU geen toegevoegde waarde, voor het indienen van uw aanmelding. 31. 8 van 11 Invul bijlag e 6 Verklaring financieel economische gegevens Afhankelijk van uw antwoord op vraag 20 ontvangen wij graag een aangepast invulformulier. Wordt aangepast naar Current ratio. Er wordt een aangepaste set invulbijlage toegevoegd aan deze 1 e Nota van Inlichtingen. Tot zover de beantwoording van de tijdig ontvangen vragen voor deze 1 e vragenronde. Bij deze 1 e Nota van Inlichtingen ontvangt u tevens een aangepaste versie van de eerder verstrekte invulbijlagen in Word, met een aantal geel gemerkte aanpassingen op basis van de gestelde vragen. Kenmerk JL 12.006 pag. 6 van 7

De gemeente houdt de mogelijkheid open voor een tweede vragenronde. In deze 2 e vragenronde worden alleen vragen in behandeling genomen die betrekking hebben op de beantwoording van de gestelde vragen in de 1 e Nota van inlichtingen. Deze 2 e vragenronde sluit op maandag 5 maart 2012 om 12:00 uur Geïnteresseerden dienen ten behoeve van deze 2 e vragenronde de vragen in Word en in onderstaand tabelformaat aan te leveren: Vraagnr. 1 e NvI Onderwerp Vraag Iedere andere vorm van vragen stellen, te laat gestelde vragen of nieuwe vragen worden niet in behandeling genomen. Voor zover deze 1 e Nota van Inlichtingen, rest ons u heel veel succes te wensen bij de verdere uitwerking van uw aanmelding Namens de projectgroep Met vriendelijke groet Johan van Loenhout Kenmerk JL 12.006 pag. 7 van 7