/ Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media zoekt straffe medewerker Coördinator Contract onbepaalde duur voltijds (100%) Rang: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Bilzen / Heb je een sterk organisatorisch talent? Hou je van afwisseling? Geef je graag leiding? Kan je een project van A tot Z afwerken en kan je het geheel coördineren? Wil je graag meewerken aan het verder uitbouwen van Alden Biesen als congres kasteel? Zou je graag werken in een historische omgeving in een centrum waar cultuur en toerisme hand in hand gaan? Dan is onderstaande vacature misschien voor jou! JE TAKENPAKKET Als coördinator sta je in voor de aansturing van enkele teams binnen de werking van Alden Biesen. Je neemt de dagelijkse coördinatie voor je rekening wat betreft de volgende teams: keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, de technische onderhoudsmedewerkers en de administratieve medewerkers binnen het congrescentrum. Je bent hun eerste aanspreekpunt, je maakt planningen op, je zorgt voor informatiedoorstroming en coacht deze collega s bij de uitvoering van hun taken. Je bent mee het uithangbord van het congrescentrum, je optimaliseert de werking van het congrescentrum. Je coördineert diverse projecten van A tot Z in functie van diverse activiteiten die georganiseerd worden binnen de landcommanderij en je voert gesprekken met externe partners met het oog op toekomstige samenwerkingen. Het team van de landcommanderij Alden Biesen bestaat uit een veertigtal medewerkers. Aangezien de Landcommanderij Alden Biesen ook avond- en weekendactiviteiten organiseert kan het mogelijk zijn dat je regelmatig hierop ook aanwezig moet zijn. Resultaatgebied 1: Dagelijkse plannen en organiseren Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van de teams en hierover rapporteren teneinde deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. Voorbeelden van activiteiten: Je maakt een planning op in functie van de prioriteiten www.werkenvoorvlaanderen.be
Je volgt de boekingen op die geregistreerd worden in het CEROS boekingsprogramma en houdt hiermee rekening bij de opmaak van de planning en staat zelf ook in voor het inbrengen van boekingen Je verdeelt opdrachten evenwichtig tussen de medewerkers Je overlegt met medewerkers aangaande planning en timing Je keurt overuren, afwezigheden, verloven, goed van je teamleden Je stelt procedures, handleidingen, richtlijnen, draaiboeken, op Je koppelt over de werking terug naar directeur en collega s tijdens stafoverleg, Je signaleert knelpunten Je bespreekt behoeften en opportuniteiten met de directeur en de stafleden... Resultaatgebied 2: Leidinggeven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Voorbeelden van activiteiten: Je voert plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken van je teamleden Je begeleidt en coacht je medewerkers Je wijst taken toe rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker Je organiseert on-the-job training Je staat open voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelt bij conflicten tussen personeelsleden Resultaatgebied 3: Superviseren van de werkzaamheden De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen teneinde ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. Voorbeelden van activiteiten: Je werkt een visie uit over de werking van reserverings- en congrescentrum en werkt hier concrete actieplannen over uit Je controleert de kwaliteit van de geleverde producten of dienstverlening Je ziet toe op de toepassing van de reglementering en de veiligheidsvoorschriften Je kijkt regelmatig conform de gemaakte afspraken de prestaties van het team na, ook in functie van de timing, en stuurt zo nodig bij Je onderzoekt klachten en tracht die recht te zetten Je bewaakt mee de gelijkvormige uitvoering van taken Resultaatgebied 4: beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen teneinde de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. pagina 2 van 10
Voorbeelden van activiteiten Je neemt de nodige stappen bij defecten of indien onderhoud nodig is, en ziet er op toe dat actie ondernomen wordt Je waakt over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen Je dient aanvragen in tot de aankoop van het nodige materiaal Je onderzoekt, je evalueert en maakt bestekken en prijsaanvragen op Je volgt en controleert de leveringen Resultaatgebied 5: communicatie en contacten Informatie uitwisselen over de werkzaamheden teneinde alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. Voorbeelden van activiteiten: Je overlegt de planningen van activiteiten met de collega s en andere betrokkenen bij de geplande activiteiten Je licht draaiboeken steeds tijdig toe op staf-en teamvergadering Je hebt aandacht voor de interne kennisoverdracht Je verstrekt informatie aan interne en externe klanten Je adviseert en staat je eigen leidinggevende bij Je neemt actief deel aan werkgroepen, vergaderingen, Je wisselt informatie uit met collega s en medewerkers Je onderhoudt contacten met het werkveld Je stemt werkzaamheden af op de behoefte van de klant Resultaatsgebied 6: Opnemen van taken Zelf opnemen van activiteiten teneinde het team te ondersteunen bij het tijdig en correct afwerken van de geplande werkzaamheden. Voorbeelden van activiteiten: Je voert probleemanalyses uit en stelt actieplannen op Je definieert werkmethodieken en werkinstrumenten en je ondersteunt je collega s/medewerkers bij het gebruik ervan Je werkt mee aan de publiekswerking van Alden Biesen. JE PROFIEL FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN - Je hebt een bachelor diploma Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 3 van 10
- Je hebt 10 jaar ervaring op het vlak van het organiseren van activiteiten/projecten van voorbereiding tot nazorg (verworven via studies en ervaring) - Je hebt minimum 5 jaren ervaring met het leidinggeven aan medewerkers Aan deze voorwaarden dient voldaan te zijn op de uiterste inschrijvingsdatum. De kandidaten die niet aan de voorwaarden voldoen, worden uitgesloten van deelname. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt aantoonbare affiniteit met de culturele of toeristische sector. Je bent vertrouwd met het organiseren van activiteiten/evenementen Je hebt ervaring met projectmanagement Ervaring met boekingsprogramma s is een pluspunt Kennis van MS Office tools. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie - Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) pagina 4 van 10
Resultaatgerichtheid Concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen Niveau 1 Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen Toont motivatie en inzet om het gewenste resultaat te behalen Geeft aan de hand van concrete en meetbare acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer) Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat leidt Coachen Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt Niveau 1 Ondersteunt bij het behalen van resultaten Maakt de verwachtingen duidelijk en legt uit hoe opdrachten kunnen uitgevoerd worden en waarom Moedigt anderen aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job Geeft duidelijke en constructieve feedback over het functioneren Geeft aanwijzingen en tips om resultaten te verbeteren Heeft zicht op wat iemand kan en houdt bij het leerproces rekening met zijn talenten en beperkingen Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Richting geven Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 1 Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan Geeft aanwijzingen, instructies en richtlijnen aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht en geeft daarbij prioriteiten aan Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 5 van 10
Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team opgenomen worden Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die medewerkers nodig hebben om resultaten te halen Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken Innoveren Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen Niveau 1 Werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken Accepteert verandering en vernieuwing Staat open voor nieuwe ideeën van anderen en neemt deze mee Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in zijn functie ingezet kunnen worden Stelt bestaande methoden op een gezonde kritische manier in vraag en probeert nieuwe werkwijzen uit Zoekt actief naar kansen en mogelijkheden om zijn werk te veranderen en te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! ONS AANBOD Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur voltijds Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. pagina 6 van 10
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. (vergoeding moeilijk bereikbare arbeidsplaats?) Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je bruto maandsalaris met 5 jaar anciënniteit is ongeveer 2 440,75 euro. Je eerste 6 maanden vormen een inloopperiode met een individueel vormingsprogramma. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 29 februari 2016 Je stuurt het standaard sollicitatieformulier naar: sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be Je stuurt het naar: Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media t.a.v. Karen Callens Arenbergstraat 9 1000 Brussel SELECTIEPROCEDURE CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingediende kandidatuur gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria - Je hebt een bachelor diploma - Je hebt 10 jaar ervaring op het vlak van het organiseren van activiteiten/projecten van voorbereiding tot nazorg (verworven via studies en ervaring) - Je hebt minimum 5 jaren ervaring met het leidinggeven aan medewerkers De cv-screening vindt plaats in de week van 7 maart 2016 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 7 van 10
VOORSELECTIE Op basis van de antwoorden in het standaardformulier wordt er een selectie gemaakt naar motivatie, technische competenties en je troeven voor deze functie. Het is belangrijk dat je in dit formulier duidelijk aangeeft in welke mate je beschikt over de nodige vaktechnische competenties. Motiveer ook duidelijk waarom je geïnteresseerd bent in en wat je troeven zijn voor deze job. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het opgelegde formulier in aanmerking komen. De voorselectie vindt plaats in de week van 7 maart 2016 Deze fase is eliminerend. VERKENNENDE GESPREKKEN Tijdens het verkennend gesprek worden je motivatie en verwachtingen, je ervaringen, je technische competenties beoordeeld. Deze selectiefase is eliminerend. Indien je score geschikt behaald stroom je door naar de volgende selectiefase. De verkennende gesprekken zullen gehouden worden op 14 maart 2016 (datum onder voorbehoud) ASSESSMENT Tijdens het assessment worden je persoonsgebonden competenties afgetoetst. Deze fase is adviserend. JURYGESPREK Tijdens deze selectiefase wordt aan de hand van een gesprek en de resultaten van het assessment de persoonsgebonden competenties in kaart gebracht. Deze selectiefase wordt gevoerd met de directeur van de landcommanderij Alden Biesen en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en gaat door op 14 april 2016. (data onder voorbehoud) pagina 8 van 10
Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. NOG VRAGEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Lies Kerkhofs, directeur Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media, Landcommanderij Alden Biesen Adres: Kasteelstraat 6, 3740 Bilzen Tel: 089 51 93 40 Lies.kerkhofs@cjsm.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Machteld Aelbrecht, HR medewerker Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Adres: Arenbergstraat 9-1000 Brussel Tel: 02 553 06 28 machteld.aelbrecht@cjsm.vlaanderen.be OVER HET DEPARTEMENT CULTUUR, JEUGD, SPORT EN MEDIA Het Departement CJSM staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd, sport en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media bestaat uit: Staf van de secretaris-generaal Stafdienst Internationaal Stafdienst Infrastructuur Stafdienst Informatie en Kennismanagement Algemene Dienst ondersteuning en beheer Afdeling Jeugd Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 9 van 10
Afdeling Sociaal-Cultureel Werk Afdeling Kunsten Afdeling Cultureel Erfgoed Afdeling Media, Film en e-cultuur Strategische Adviesraad voor Cultuur Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) De vacante functie situeert zich in de afdeling Cultureel Erfgoed en meer specifiek binnen de Landcommanderij Alden Biesen. De Landcommanderij Alden Biesen is een schitterende erfgoedsite, een internationaal cultuur- en congrescentrum en een toeristische trekpleister. Alden Biesen, ooit gebouwd door de Duitse Ridderorde, is nu een van de grootste kasteeldomeinen in de Euregio. De Vlaamse overheid werkt elke dag aan een beter en mooier Vlaanderen. Wil jij daaraan meewerken? Solliciteer dan vandaag nog. pagina 10 van 10