Het belang van een SIM upgrade Inleiding Vorig jaar schreven we in een eerdere tip al over de nieuwe functionaliteit van SAP Invoice Management (SIM) 7.5. Deze keer hebben we het over het belang van het up-to-date houden van uw software. Zo kan na een upgrade gebruik worden gemaakt van de nieuwste functionaliteit, de technische ondersteuning blijft behouden en mogelijk kan maatwerk worden vervangen door standaard functionaliteit. In deze lange tekst worden alle voordelen en soorten upgrade behandeld en de meest recente SIM verbeteringen besproken. Het is alweer meer dan een jaar geleden dat SAP Invoice Management (SIM) 7.5 is geïntroduceerd. In de tussentijd heeft OpenText de nodige service packs uitgebracht; we zijn inmiddels aanbeland bij SP4. Laatste stand van zaken De meest recente versie 7.5 bevat veel nieuwe functionaliteit. Sinds de vorige blog over SIM zijn er een aantal nieuwe functionaliteiten bijgekomen die interessant kunnen zijn voor een upgrade. Samen met de eerder besproken onderwerpen levert dit het volgende overzicht op: Best practice: o Business Rule Framework (BRF) o Logic Modules (LM; data verrijking) o Flexibele autopost determination Single click entry Nieuwe versie van VIM Analytics (met ondersteuning van CDS views) Supplier Self Service Return to vendor Goedkeuring via SAP Fiori app Scan functie in VIM Workplace Upgrade tools Tevens zijn een aantal functionaliteiten welke niet meer ondersteund worden. Deze zijn nog wel beschikbaar in de nieuwe versie maar worden niet doorontwikkeld: De oude Chart of Authority. Geadviseerd wordt om de nieuwe Chart of Authority te gebruiken, welke level-based goedkeuring mogelijk maakt. Integrated Invoice Cockpit: wordt voor de Crediteuren administratie vervangen door de VIM Workplace. VIM Workplace biedt meer informatie en functionaliteiten op het eerste scherm. Oude VIM Analytics: er is een nieuwe versie van de VIM Analytics rapportage beschikbaar, geoptimaliseerd voor SAP HANA. Oude document verwerkings indexscherm Oude portal goedkeuringsscherm
Waarom upgraden naar 7.5? Het upgraden van SIM heeft diverse voordelen: Gebruik maken van de nieuwe functionaliteiten; De ondersteuning van oudere versies ( 6.0) is per 31-12-2015 vervallen. Door een upgrade wordt de ondersteuning verlengd; De best practice functionaliteiten bieden de mogelijkheid om procesverbeteringen door te voeren en efficiënter met SIM te werken; Mogelijk vervangen van bestaand maatwerk door nieuwe functionaliteit. Soort upgrades Eén van de belangrijkste vragen bij een upgrade naar SIM is wat voor soort upgrade het moet worden. Er kan gekozen worden voor alleen een technische upgrade, dus zonder gebruik van nieuwe functionaliteiten), een technische upgrade met gebruik van enkele nieuwe functionaliteiten, of een upgrade inclusief een herontwerp van de belangrijkste functies. Overwegingen hierbij zijn in hoeverre de nieuwe functies gewenst zijn, hoeveel maatwerk er aanwezig is, in hoeverre oude functies nog ondersteund worden en natuurlijk de kosten. Het voordeel van alleen een technische upgrade is dat de ondersteuning bij OpenText verlengd wordt, denk bijvoorbeeld aan bugfixes. Daarnaast kunnen bepaalde nieuwe functies waarvoor geen volledig upgrade nodig is snel in gebruik worden genomen. Bij een technische upgrade zullen echter nog steeds de nodige stappen uitgevoerd moeten worden, ook afhankelijk vanaf welke SIM versie men upgrade. Bij een volledige upgrade wordt naast de technische upgrade zelf, ook de nieuwe functies ingeschakeld, zoals BRF en Logic Modules. Upgrade tools Voor bedrijven die SIM al gebruiken en willen upgraden naar 7.5 is het nodig om een migratie uit te voeren. Hiervoor zijn een Upgrade guide en migratieprogramma s beschikbaar. De migratieprogramma s kunnen helpen bij het migreren van diverse instellingen, het migreren van lopende workflows, en het initialiseren van de nieuwe VIM Analytics en VIM Workplace gegevens. Migratieprogramma s zijn beschikbaar vanaf service pack 2 (SP2). Let er bij de upgrade dus op dat u minimaal SP1 en SP2 ook meeneemt. Overigens adviseren we om altijd te upgraden naar de laatst beschikbare SP. Invoice Capture Center Wanneer u voor de herkenning van de facturen gebruikt maakt van OpenText Invoice Capture Center (ICC) is het goed om te weten dat ICC los van SIM geüpgraded kan worden. Wel geldt dat de ICC versie gelijk of hoger moet zijn dan de SIM versie.
Sneak preview Fiori apps Tenslotte nieuw in SP4 zijn enkele Fiori apps die we u graag onder de aandacht willen brengen. Als eerste is er de Fiori Invoice Approval. Reeds uitgeleverd in SP2, maar inmiddels uitgebreid met nieuwe functies, zoals de bulk approval en uitgebreidere sorteer- en zoekmogelijkheden. Nieuw in SP4 is het coderen van facturen via Fiori, en het afhandelen van DP-document uitzonderingen, zoals informatie verzoeken. Met name het toevoegen van de laatste was een wens van veel bedrijven, informatie verzoeken konden voorheen alleen in SAP afgehandeld worden. Tenslotte is er een eerste versie van een rapportage beschikbaar, Simple VAN Report. Hieronder volgen enkele door OpenText aangeleverde schermprints. Figuur 1 Invoice Approval - acties Figuur 2 Invoice Approval - historie
Figuur 3 Invoice Approval bijlage Figuur 4 Invoice - sorteringen Figuur 5 Invoice Approval bulk approval
Figuur 6 Invoice Coding (1) Figuur 7 Invoice Coding (2)
Figuur 8 Fiori DP uitzondering Figuur 10 Fiori DP uitzondering - terugsturen Figuur 9 Fiori DP uitzondering - commentaar
Figuur 11 Fiori Simple VAN Report Juni 2016. Deze tekst is aangeleverd door Avelon. Voor vragen of extra informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart. Zie voor contactgegevens www.avelon.nl