Handleiding Inhuur Personeel Ten behoeve van Suppliers Printdatum 28 januari 2016 Documentnaam Handleiding inhuur van personeel voor leveranciers (EI en BS) v2.doc Versie Versie 0.2 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 1 van 19
Inhoud Inleiding... 3 1 Inloggen en Dashboard... 4 1.1 Inloggen... 4 1.2 Dashboard... 4 2 Reageren op een aanvraag... 5 3 Toevoegen van kandidaten en cv s... 9 3.1 Extra kandidaat aanbieden... 12 4 Status inzien en aanbieding wijzigen... 16 5 Aanvullend proces... 17 5.1 Intakegesprek... 17 5.2 PO nummer... 17 5.3 Communicatie via Ariba... 17 5.4 Communicatie via Outlook... 17 6 Zoekfunctie... 18 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 2 van 19
Inleiding In deze handleiding wordt uitgelegd hoe aanvragen en verlengingsverzoeken voor het inhuren van tijdelijk personeel voor leveranciers van Gasunie afgehandeld kunnen worden. Voor vragen kunt u contact opnemen met: Bij vragen neem contact op met: Inleen Financieel: +31 50 521 2180 Inleen Administratief: +31 50 521 2746 Inleen ICT: +31 50 521 2844 Inleen Technisch: +31 50 521 2232 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 3 van 19
1 Inloggen en Dashboard 1.1 Inloggen Ga naar http://supplier.ariba.com/ 1. Vul uw gebruikersnaam in 2. En uw wachtwoord 1.2 Dashboard 1. De gele balk aan de linkerzijde geeft de snelkoppelingen naar bijvoorbeeld inkooporders, facturen en samenwerkingsverzoeken weer 2. De tabbladen geven diverse mogelijkheden weer zoals postvak IN en UIT en het draaien van rapporten 3. De indeling van de website kan ingericht worden door middel van het slepen van de blokken Meer informatie over instellingen van uw account vind u op www.gasunie.nl/leveranciers 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 4 van 19
2 Reageren op een aanvraag 1. Bij samenwerkingsverzoeken wordt weergegeven wanneer er een aanvraag binnen is gekomen. Ook per e-mail wordt een melding verstuurd. Het onderstaande scherm opent automatisch na het klikken op antwoord vereist. 2. Klik op het PR nummer voor de details. Het volgende scherm opent automatisch. 3. Bij aanwezigheid van meerdere collega s kan de aanvraag aan één medewerker worden toegewezen. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 5 van 19
Klik op het collaboration request voor meer details. Het volgende scherm opent automatisch 1. Via de knoppen in deze balk kan er gereageerd worden met een aanbieding. 2. Of ga terug naar de beginpagina via back. 3. Kijk eerst de details van de aanvraag na via onderstaande knop detail. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 6 van 19
Onder de knop Detail is het volgende te zien: 1. Bij additional information staan de werkzaamheden, taakomschrijving, functie-eisen en functiewensen beschreven. 2. Dit scherm toont de informatie van de aanvraag. Daarnaast staat er aangegeven dat bidding type closed is. Dit betekent dat andere leveranciers de aanbieding niet kunnen zien. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 7 van 19
Het veld additional information zoals hierboven weergegeven bevat de meest recente informatie en weegt zwaarder dan de informatie uit de algemene functieomschrijving zoals weergegeven bij discription. Klik na het doorlezen van de details op en het volgende scherm opent automatisch. 1. Klik op respond with proposal om te reageren met een kandidaat de aanvraag of kies een van de mogelijkheden bij actions 2. Klik op actions en het dropdown menu wordt zichtbaar. - Kies send message wanneer er vragen zijn. - Kies respond with proposal voor het maken van een aanbieding of kies direct respond with proposal via de knop aan de linkerzijde. - Kies decline request wanneer er geen kandidaten geleverd kunnen worden. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 8 van 19
3 Toevoegen van kandidaten en cv s Na het klikken op de gele knop respond with proposal opent het volgende scherm automatisch. 1. De twee stappen review and select en complete and submit moeten doorlopen worden om de aanbieding te kunnen voltooien. Wanneer het gaat om een verlengingsverzoek is de kandidaat al bekend. Dit zal in een bericht worden bijgevoegd door Gasunie. Er kan gebruik gemaakt worden in het antwoord van de eerder aangeboden kandidaten + cv s. Deze kandidaten blijven bewaard in een soort bibliotheek welke alleen zichtbaar is voor de leverancier zelf. Hieronder wordt het proces van een nieuwe aanvraag toegelicht. 1. Klik op add candidates voor het toevoegen van 1 kandidaat. Het volgende scherm opent automatisch. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 9 van 19
1. Vul de kandidaat naam in of kies bij select uit de bibliotheek een kandidaat die is eerder voorgesteld is. 2 Vul zelf een volgnummer voor deze aanbieding in. Voor Gasunie is deze nummering ook zichtbaar. 3 Voeg het cv toe. Of klik op Replace bij een aangepast CV. 4 Wanneer de kandidaat minder uren of weken beschikbaar is dan de aanvraag kan het totaal aantal uren aangepast worden. (Stuur ook een aanvullend bericht, via send message in het volgende scherm, met de wijzigingen.) 5 Het veld bill rate wordt per unit anders gebruikt afhankelijk van de afgesloten contracten. 6 Bij wijzigingen in quantity of bill rate klik op calculate voor het nieuwe totaal bedrag weergegeven bij total. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 10 van 19
In dit scherm zijn de aangeboden kandidaten zichtbaar. Het is niet gewenst dat hier met [Add] een andere kandidaat wordt toegevoegd. Zie hiervoor de instructie hieronder Klik op Next om nog een Message toe te voegen bij deze kandidaat. 1. Voeg in het veld message de samenvatting toe met de reden waarom de kandidaat matcht met de aanvraag. 2. Andere relevante informatie kan toegevoegd worden via add bij het veld attachment. 3. Klik daarna op rechtsonder op submit om de kandidaat aan te bieden 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 11 van 19
3.1 Extra kandidaat aanbieden U komt na het aanbieden van uw kandidaat in het onderstaande scherm waar, als daar behoefte aan is, een alternatief geboden kan worden. 1. Klik op Respond 2. Vervolgens op Alternative Proposal 3. Klik rechts op Review and Select 4. Klik op [Add] 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 12 van 19
De volgende kandidaat kan toegevoegd worden. 5. Klik op om hem in de lijst te zetten. 6. Delete vervolgens de eerste kandidaat die in de lijst staat. Dit is de persoon die je al hebt verstuurd. (Met deze actie verwijder je het eerste voorstel dus niet!) 7. Klik op om door te gaan naar het toevoegen van commentaar bij deze kandidaat. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 13 van 19
8. Klik vervolgens weer op submit Er zijn nu twee voorstellen ingediend. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 14 van 19
De melding dat het voorstel is doorgestuurd is weer te zien. Op bovenstaande manier zouden er nog extra voorstellen gedaan kunnen worden. Als dat niet de bedoeling is, dan is de aanvraag voltooid. Ten alle tijde kan de status ingezien worden, de aanbieding wijzigen of een bericht gestuurd worden. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 15 van 19
4 Status inzien en aanbieding wijzigen 1. Klik op het PR nummer en onderstaand scherm opent automatisch. 2. De status verandert als de kandidaten zijn gekozen of afgewezen. 3. Voor het aanbrengen van wijzigingen klik op respond. 4. Kies withdraw proposal wanneer de kandidaat niet meer beschikbaar is. 5. Stuur een aanvullend bericht met de reden via send message. 6. Kies revise proposal wanneer er details in het voorstel niet juist zijn. Het wijzigen kan totdat Gasunie het samenwerkingsverzoek sluit. Ook kan er een andere kandidaat geüpload worden op deze positie. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 16 van 19
5 Aanvullend proces Hier worden de vervolgprocessen voor het starten van de kandidaat weergegeven. 5.1 Intakegesprek Na het kiezen en/ of afwijzen van de kandidaten in de voorselectie kunnen er intakegesprekken plaats vinden. Gasunie verstuurd via de Outlook agenda een verzoek voor de vastgelegde datum. Gasunie kiest dan definitief de meeste geschikte kandidaat en sluit daarna het samenwerkingsverzoek. 5.2 PO nummer Na het kiezen van de kandidaat kan de interne workflow voor de goedkeuring beginnen. Na het voltooien wordt het PO nummer zichtbaar voor de leverancier in het overzichtsscherm en kan de factuur gestuurd worden. Er wordt geen detacheringovereenkomst meer verzonden ter bevestiging omdat de PO enkele uren of dagen na het overeenkomen van het samenwerkingsverzoek al verwacht kan worden. 5.3 Communicatie via Ariba Het versturen van berichten met aanvullende informatie, wijzigingen over bijvoorbeeld de beschikbaarheid of inhoudelijke vragen over het profiel vinden nu in Ariba plaats. Het voordeel is dat de berichten bewaard worden in het dossier en gemakkelijk terug te vinden zijn. Ook kunnen er diverse Gasunie medewerkers, zoals de coördinator inleen en de aanvrager, gelijktijdig berichten inzien en antwoorden. 5.4 Communicatie via Outlook Het ID bewijs, de eventuele tewerkstellingsvergunning en de NAW gegevens kunnen per e- mail naar Gasunie worden verzonden nadat er aangegeven is dat de kandidaat mag starten aan de opdracht. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 17 van 19
6 Zoekfunctie Het zoeken naar een inkooporder of samenwerkingsverzoek is mogelijk via de knop (en balk) zoeken die op de beginpagina is weergegeven. Het onderstaande scherm opent automatisch. Hier kan op vele criteria gezocht worden naar het benodigde document. 2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 18 van 19
2012 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 19 van 19