...- -.. ',> Aan gemeente Alphen aan den Rijnj T.a.v. K. van Kampen Postbus 13 2400 AA Alphen aan den Rijn GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN (Nr.rT."-<EN - 9JUN/2009. \ betreft: subsidie aanvraag 2010 Gouda 25 mei 2009 Geachte heer Van Kampen, Hierbij verzoekt het Groene Hart Bureau voor Toerisme (GHBT) u voor het boekjaar 2010 tenminste hetzelfde subsidiebedrag beschikbaar te stellen voor het uitvoeren van haar taken, als het bedrag dat u nu in 2009 heeft gereserveerd. Het betreft hier de subsidie bijdrage voor de (regio)promotie als wel de subsidie voor de lokale marketing. Wel verzoeken wij u deze bedragen te verhogen met het prijsindexcijfer, zoals dat in mei a.s. bekend wordt gemaakt. In de bijlage treft u een overzicht van de besteding van de door u beschikbaar gestelde gelden over 2009. De aanwending van de gelden voor 2010 worden binnenkort nader met u besproken. Door het GHBT wordt het Groene Hart op verschillende beurzen en andere podia gepromoot, worden er samen met het bedrijfsleven groepsarrangementen uitgezet en worden partijen bij elkaar gebracht waardoor nieuwe impulsen en arrangementen kunnen ontstaan. Met de geringe beschikbare middelen wordt een zo groot mogelijk effect nagestreefd. Door deelname aan Groene Hart kloppend hart worden nieuwe samenwerkingsverbanden opgezet die kunnen leiden tot nieuwe initiatieven en producten. OP het symposium van het Groene Hart op 26 maart j.l. heeft u kunnen vememen, dat wij is samenwerking met het Programmabureau Groene Hart in de komende jaren extra geld zullen besteden aan het in de markt zetten van het merk Groene Hart. Daarvoor zullen allerhande promotionele activiteiten worden ontwikkeld, waar ook uw gemeente haar voordeel mee kan doen. Op korte termijn wordt er een ambtelijke werkgroep bijeenkomst gehouden waarbij wij uw mensen op de hoogte zullen brengen van de activiteiten die wij voornemens zijn te gaan uitvoeren. Op dat moment wordt ook duidelijk hoe u als gemeente hier het beste op kunt inspelen. Kortom een Groene Hart bureau volop in ontwikkeling en uw steun meer dan waard. Vertrouwend u met deze informatie van dienst te zijn geweest en onze aanvraag in uw ing te fièbben aanbevolen, tekenen wij.e. Broekmeulen, directeur
BÊHOORT BU.XaM^J m Ld.Q^.^ Gemeente Alphen aan den Rijn en het Groene Hart Werkplan 2009 Groene Hart Bureau voor Toerisme Mei 2009
Inleiding Het Groene Hart Bureau voor Toerisme wil recreatie en toerisme richting de gemeente Alphen aan den Rijn versterken. De aanwezige faciliteiten nodigen uit tot een actief marketingbeleid, om meer mensen te trekken naar het centrum (shopping) en de in de gemeente gelegen bezienswaardigheden ais Avifauna en Archeon. Met het plaatsen van de eerste informatiezuil in het gemeentehuis, wordt ingezet op meer bezoekers en hopelijk een betere informatievoorziening. gastheerschap en inspiratie staan centraal VW Nederland is in samenwerking met het Groene Hart Bureau voor toerisme bezig het aloude merk nieuwe inhoud te geven. Hierbij staat gastheerschap centraal. Het recht om het VW merk en logo te mogen voeren is verankerd in de VW gastheerschapformule. Integraal onderdeel van deze formule is een set van kwaliteitscriteria die gesteld worden aan presentatie, dienstverlening, bedrijfsvoering en organisatie. Als gastheer maakt de VW haar gasten attent op alle vrijetijdsbestedingmogelijkheden, zowel lokaal, regionaal als nationaal. Een gastheer die niet alleen op de hoogte is van alle mogelijkheden, maar haar gasten ook inspireert met ideeën en suggesties. Dit doet zij in Alphen o.a. door de actuele informatie op de zuil en het uitgeven van de maandelijkse uitkalender, die zij breed verspreid. Daarnaast wordt er deelgenomen aan beurzen, recreatiekranten, eigen stadsplan (komt in juni 2009 uit) arrangementenbrochure, 365 dagen boekje en vele andere leuke en belangrijke uitingen gericht op inwoners en bezoekers. Samenwerking Overheid en bedrijfsleven zijn gebaat met een nauwe samenwerking met de VW op het gebied van recreatie en toerisme. De WV zorgt ervoor dat bewoners en gasten van buiten de stad en regio geïnspireerd en geïnformeerd worden. Dat actuele informatie wordt verspreid en dat de consument in staat is snel een verblijf te boeken. Dat bewoners geïnformeerd worden over actuele
evenementen. De VW vormt de spil in het lokale en regionale toeristischrecreatieve netwerk. Toerisme en recreatie stimuleren de regionale en lokale economie, zeker in het Groene Hart. Hierbij kan de VW een belangrijke rol spelen. Ook als adviseur naar partijen toe. Ondersteund door een sterk landelijk netwerk. Werkwijze en toetsingkader Het is van belang de uit te voeren werkzaamheden goed te beschrijven en toetsbaar te maken, opdat later kan worden bezien of de beoogde doelen zijn gehaald. Hierna zullen wij ingaan op de 4 hoofdonderdelen, waaruit de werkzaamheden bestaan. Het betreft: Gastheerschap en informatie; Marketing en promotie; Productontwikkeling; Kennis en advies. Gastheerschap en informatie De informatievoorziening is een belangrijke taak van de VW organisatie. Dit moet nog beter en sneller voorhanden zijn van de inwoner en gast en op verschillende plaatsen. Denk aan Informatiezuilen, VW vestiging, websites, mobiletelefoons, rubrieken in lokale pers en mogelijk op tv's in hotels. Het accent moet weer op het gastvrij onthaal en niet op de retailfunctie komen te liggen. Het aantal bezoekers van de zuil moet stijgen evenals het aantal bezoekers op de website. Daarmee krijgen we een duidelijk signaal dat de aangeboden informatie voorziet in een behoefte. In de komende jaren streven we naar een jaarlijkse toename van tenminste 3%. Marketing en promotie Voor de marketing en promotie is samenwerking met het bedrijfsleven en de gemeente essentieel. Er zal in eerste instantie moeten worden ingezet op de sterke punten in de stad en de regio. De te maken afspraken met gemeente en het lokale bedrijfsleven zijn leidend. Voor de VW zijn de eigen communicatie dragers "zuil"en "website" een belangrijk kapitaal. Maar ook hun goede relatie met NBTC levert interessante
communicatie dragers op. Het Groene Hart Bureau voor Toerisme (GHBT) zal als marketing partij van de gemeente Alphen aan den Rijn de marketing regionaal en landelijk voor haar rekening nemen. Tevens beoordeelt zij de plannen van het NBTC of ze bijdragen aan de doelstellingen van de VW of haar partners. Ten behoeve van promotie in het buitenland is NBTC de voor de hand liggend primaire partner. Geïnvesteerd moet worden in een actieve pers en PR discipline. De te voeren marketing en promotie plannen worden afgestemd met het bedrijfsleven, en daardoor getoetst op haalbaarheid en deelname kansen. De marketing en promotie activiteiten zetten zwaar in op versterken van het kortverblijf toerisme. Als gastheer nodigt het GHBT samen met de VW bezoekers uit te komen en informatie te zoeken op de website(s), zuilen en in de vestiging. Het GHBT richt zich in eerste instantie op inwoners Groene Hart en Randstad. In tweede instantie op rest van Nederland en waar mogelijk en interessant wordt aangesloten bij acties van het NBTC voor de omliggende landen. Concreet zal het GHBT samen met de VW jaarlijks een programma maken waarin de bovenstaande strategie wordt vertaald in concrete acties. In 2009 zijn dat: - Deelname in 365 dagen boekje; - Deelname in arrangementenbrochure; - Vakantiebeurs te Utrecht; - Fiets en wandelbeurs te Amsterdam; - 50+ beurs; - Uitgaven fietsroutenetwerk op basis knooppunten; - Uitkalender Alphen; - Stadsplattegrond Alphen aan den Rijn op basis Google maps, met alle leuke dingen om te doen; - Onderzoek; - Aanpassen en bijhouden website; - Deelname in recreatiekrant; - Diversen andere onderdelen. Productontwikkeling. Nog steeds merken we dat veel informatie afkomstig is van aanbieders en zodoende aanbodgericht gestuurd is. Juist vandaag de dag constateren we dat de bezoeker en gasten antwoordt willen krijgen op hun vragen en maatwerk verlangen. Dat impliceert een meer vraaggestuurde informatie voorziening. Samen met het Programmabureau Groene Hart te Utrecht wordt er momenteel een nieuwe website ontworpen die op 26 maart 2009 is toegelicht in een groots spektakel in aanwezigheid van de ministers Cramer en Verburg. Op deze website die nauwe contacten krijgt met die van het GHBT zullen de nieuwe arrangementen staan vermeld op basis van vragen uit de markt. Men kan straks zelf arrangementen samenstellen die passen bij de behoefte en dus op maat zijn.
Waar wenselijk zal het GHBT het bedrijfsleven ondersteunen in het aanpassen en zichtbaar maken van hun mogelijkheden. Dit geldt ook voor andere organisaties als historische verenigingen, culturele verenigingen ed. Kennis en advies. Het kennen van de markt is vanzelfsprekend, laat dat ook zien. Zorgen dat er betrouwbare cijfers zijn en dat er over de relevante ontwikkelingen in de markten gecommuniceerd wordt. Het GHBT weet waar het over gaat. Vanuit die kennis ook nieuwe kansen signaleren en aanjagen. Door de verworven informatie te delen met het bedrijfsleven en de gemeentes bouwt het GHBT een adviesfunctie op. Als geen ander kent zij de totale markt en ziet welke verschuivingen optreden. Door hier tijdig op in te spelen kan veel worden gewonnen Om zowel met het lokale bedrijfsleven als gemeente regelmatig acties te kunnen afstemmen en wensen te vernemen wordt voorgesteld om met accountmanagers te werken. De directeur is de eerst verantwoordelijke voor het relatie management. Het eerste gezicht bij gemeentes en de grote bedrijven. Per kwartaal wordt een Nieuwsbrief uitgegeven, waarin de laatste ontwikkelingen staan vermeld. Een aantal keren per jaar zal er een netwerkbijeenkomst worden georganiseerd waarbij een gastspreker ingaat op relevante zaken die spelen. Financiën. In het onderstaande overzicht is te zien hoe het budget voor 2009 zal worden ingezet. Dit is tot stand gekomen op basis van activiteiten uit het verleden en nieuwe ontwikkelingen. In het voorjaar van 2009 wordt de gemeente benaderd voor de plannen van 2010 en verder.
Marketing Lokaal gemeenten Alphen aan den Rijn 8.000,00 2.500,00 250,00 250,00 4.000,00 1.000,00 8.000,00
Marketing Regionaal en landelijk Alphen aan den Rijn 14.000,00 500,00 1.000,00 1.500,00 C 2.000,00 1.250,00 C 500,00 500 500,00 1.500,00 4.750,00 14.000,00