Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Diestsesteenweg 49 3010 Kessel-Lo E-mail: Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Website: http://vtdl.triathlon.be HANDLEIDING SIGN-IN INHOUDSTAFEL Handleiding Sign-In... 2 Inhoudstafel... 2 1. Intro... 3 2. Aanvraag voor SI... 3 3. Inschrijvingen starten... 4 Inschrijfformulier op website plaatsen... 4 Beheer van de inschrijvingen... 4 4. Inschrijving van atleet/teams... 5 Bevestiging inschrijfaanvraag... 8 5. Inschrijvingen beheren... 9 6. Aanvullende tips... 12
1. INTRO Deze handleiding is van toepassing op de online inschrijvingsmodule Sign-In (SI) die door de VTDL in 3 talen (NL, FR, ENG) werd ontwikkeld om de tegemoet te komen aan de basisbehoeften van een wedstrijdorganisatie om hun inschrijvingen te verwerken. SI wordt gratis ter beschikking gesteld aan VTDL-organisaties en heeft als grootste voordeel de automatische koppeling van de VTDL-database en haar leden 1. SI wordt hieronder via chronologische stappen en op basis van fictieve wedstrijden verder uit de doeken gedaan. 2. AANVRAAG VOOR SI De organisatie doet een aanvraag voor SI via de wedstrijdfiche van de VTDL. Deze laatste is verantwoordelijk voor de input van de organisatiegegevens en het aanleveren van de inschrijvingslink en beheeraccount. De opvolging en het beheer van de inschrijvingen is volledig in handen van de organisatie. NOODZAKELIJKE GEGEVENS VOOR SI (via wedstrijdfiche): Per wedstrijdreeks startuur, discipline, correcte afstanden, doelpubliek en inschrijvingsbedragen; Postcodes van de lokale bewoners indien de organisatie hen een bepaald voorrecht wil aanbieden (bijv. prioritair inschrijven aan ledentarief); Rekeningnummer van de organisatie waarop de atleten het inschrijvingsbedrag moeten storten (IBAN & BICcode); Tarief voor chipgebruik (bij VTDL-timing) wordt ofwel extra aangerekend bij niet-gelicentieerden (inschrijvingsprijs exclusief chipgebruik), ofwel afgetrokken voor gelicentieerde atleten (inschrijvingsprijs inclusief chipgebruik). Het komt erop neer dat gelicentieerde atleten (bij individuele wedstrijden) niet extra hoeven te betalen voor de chip, en dit door de VTDL ook niet wordt aangerekend aan de organisatie; Optie T-shirt Maten doorgeven indien atleet deze moet doorgeven (bijv. S, M, L, XL) en kostprijs indien dit extra moet worden aangerekend op het inschrijvingsbedrag; Optie maaltijd Naam doorgeven van maaltijd (bijv. pasta of BBQ) en kostprijs indien dit extra moet worden aangerekend op het inschrijvingsbedrag; Optie mededeling De organisatie kan extra informatie opvragen (bijv. zwemtijd op 1.000meter) of een specifieke mededeling doen. De informatie wordt opgevraagd in stap 4 van de inschrijvingsmodule (zie verder bij punt 3.4); Contactverantwoordelijke inschrijvingen (email). Dus op basis van de gegevens op de wedstrijdfiche stelt de VTDL een inschrijfformulier op dat enkele dagen voor de start van de inschrijvingen wordt aangeleverd via een URL (link naar het online inschrijfformulier). Bij een eerste kennismaking worden tevens de inloggegvens voor de beheeraccount aangeleverd. Organisaties die een account hebben van (een) vorige editie(s), kunnen automatisch inloggen via de bestaande account. 1 Mits de bescherming van de persoonsgegevens, conform de privacywetgeving. 3
3. INSCHRIJVINGEN STARTEN INSCHRIJFFORMULIER OP WEBSITE PLAATSEN Op het moment dat de VTDL de inschrijvingslink aanlevert, is deze geactiveerd en klaar voor gebruik. De organisatie heeft nog wat tijd om het formulier te testen indien de gegevens (reeksen, tijdstippen, bedragen, ) correct zijn. Als er aanpassingen nodig zijn aan het inschrijfformulier, contacteer dan de VTDL om dit nog aan te passen voor de startdatum van de inschrijvingen. De organisatie publiceert op de startdatum van de inschrijvingen de inschrijvingslink op de eigen website om de inschrijvingen te starten. BEHEER VAN DE INSCHRIJVINGEN Surf naar http://sign-in.triathlon.be en log in met het opgegeven emailadres en paswoord. Bij een eerste gebruik wordt (in de mail met de inschrijvingslink) een login en standaardpaswoord meegegeven. Aangezien elke organisatie dit paswoord kent, raden we aan om dit paswoord onmiddellijk te wijzigen om misbruik/inzage van externen te voorkomen en de gegevens van de atleten te beschermen. Klik na het inloggen op account om dit te doen. Het nieuwe paswoord blijft ook voor volgende organisaties geldig dus houdt dit zeker bij. 4
Het beheer van uw inschrijvingen vind je onder Organisator Inschrijvingen. Maak keuze uit een wedstrijd en/of reeks. Bij dit laatste is het ook mogelijk om alle inschrijvingen weer te geven van alle reeksen samen. 4. INSCHRIJVING VAN ATLEET/TEAMS De atleet of het team (duo/trio) schrijft zich in via de inschrijvingslink op de website van de organisatie. Het formulier zelf is onderverdeeld in 5 stappen. Stap 1 De atleet selecteert een bepaalde wedstrijdreeks. 5
Stap 2 De atleet bevestigt al dan niet een licentie te hebben bij de VTDL/LBFTD of een erkende buitenlandse triatlonfederatie. Indien de atleet beschikt over een VTDL/LBFTD-licentie, dan logt hij/zij in door middel van het licentienummer en persoonlijke pincode. Bij de volgende stap zijn alle gegevens reeds ingevuld en moet de atleet in kwestie enkel nog de gegevens controleren en bevestigen vooraleer men naar de volgende stap overgaat. Indien de atleet beschikt over een licentie van een erkende buitenlandse triatlonfederatie, dan moet de atleet toch alle gegevens aanvullen in de volgende stap. Deze inschrijving wordt gecontroleerd door de VTDL terwijl de atleet op de wachtlijst komt te staan (aangeduid in de algemene Exceltabel door middel van letter W zie kolom lijst ). Stap 3 De atleet bevestigt of vult de persoonlijke gegevens aan. 6
Stap 4 Extra informatie wordt opgevraagd. Indien de organisatie extra informatie opvraagt (bijv. zwemtijd op 1.000m), dan wordt deze vraag gesteld boven het vak Opmerkingen. Deze informatie komt dan binnen via de algemene Deelnemerslijst in de beheeraccount. Stap 5 De atleet krijgt een laatste overzicht van de specifieke inschrijving en bevestigt deze. Na de bevestiging van de inschrijving ontvangt zowel de atleet als de organisator onmiddellijk een bevestigingsmail.! Opgelet Bij een sterke spamfilter kan het gebeuren dat een bevestigingsmail niet onmiddellijk in de mailbox van de atleet terechtkomt. Raad de atleet in dat geval aan om hun ongewenste e-mails te controleren. De organisator kan de inschrijving controleren, ofwel via de eigen bevestigingsmail naar de organisatie, of via de beheeraccount. 7
VOORBEELD bevestigingsmail naar atleet: BEVESTIGING INSCHRIJFAANVRAAG Dag [naam deelnemer], uw deelnameaanvraag voor wedstrijd te [wedstrijdlocatie] op [datum] werd goed genoteerd. Reeks Start om : Nr: [inschrijvings-id] [wedstrijdreeks] [startuur reeks] Adres wedstrijdsecretariaat : [adresgegevens wedstrijdsecretariaat] Opgelet, De inschrijving is pas definitief na betaling van het startgeld zijnde: [totale inschrijvingsbedrag] op de rekening van de organisatie: [rekeningnr. organisatie] Voor betalingen uit het buitenland: [IBAN] [BICC]. Vermeld bij de overschrijving als mededeling ZEKER de naam van de deelnemende atleet/atleten, en bij een bedrijvenformule graag ook de naam van het bedrijf of organisatie. Op die manier kan uw inschrijving sneller worden bevestigd. Inschrijvingen die niet worden betaald binnen de 3 dagen, worden geschrapt. Voor extra info kunt u zich zich richten tot: Secretariaat [contactadres organisatie mbt inschrijvingen] Op deze wedstrijd zijn de Sportreglementen van de Belgische Triatlon & Duatlon Federatie van toepassing. Zie website: http://vtdl.triathlon.be (doorklikken naar Reglementen/Sportreglementen) Sportieve groeten, de organisatie. Het inschrijvingsbedrag voor de atleet/team wordt automatisch berekend door SI. Een individuele atleet met een geldige licentie kan deelnemen aan ledentarief. Indien de organisatie dit wenst, kunnen lokale bewoners ook tijdelijk inschrijven aan ledentarief (toepassing van prioritaire inschrijfperiode voor gelicentieerden en lokale bewoners). Meer informatie kan men terugvinden in de Event Manual (VTDLwebsite/Downloads). Extra kosten (chip indien VTDL-timing, T-shirts, maaltijden, ) worden ook automatisch toegevoegd aan het inschrijvingsbedrag, indien deze verwerkt zijn op de wedstrijdfiche. 8
VOORBEELD bevestigingsmail naar organisator: Deze mail naar de organisator is louter informatief aangezien alle inschrijvingen ook binnen komen via de beheeraccount. 5. INSCHRIJVINGEN BEHEREN KEUZE WEDSTRIJD: Selecteer een bepaalde wedstrijd die onder deze organisatie valt. KEUZE REEKS: Selecteer één specifieke reeks of bekijk alle reeksen samen. STARTNUMMERS: Na het afsluiten van een wedstrijdreeks, kan je via deze module de atleten een startnummer geven, zie verder bij Module nummering. 9
VOLZET: Selecteer één specifieke reeks en vink VOLZET aan indien je een wachtlijst wilt opstarten voor deze reeks. De atleet kan op dit moment nog inschrijven maar hij/zij wordt verwittigd dat men op een wachtlijst staat en de atleet verschijnt in de algemene deelnemerslijst onder de letter W (zie kolom). SLUIT: Selecteer één specifieke reeks en vink SLUIT aan indien je deze wedstrijdreeks definitief wilt afsluiten. De atleet kan zich niet meer inschrijven voor deze reeks.! Opgelet, hou er rekening mee dat een specifiek aantal atleten niet komt opdagen op de wedstrijddag, gemiddeld 5 tot 10%. Sommige organisaties bufferen dit door de inschrijvingen iets langer open te laten dan de maximum limiet. Bespreek de maximum deelname-aantallen per reeks steeds met de Chief Race Official van dienst. DEELNEMERSLIJST: In deze Exceltabel staan alle deelnemers met alle gegevens vermeld. De organisatie beschermt deze gegevens en verspreid deze niet aan derden.! Opgelet, indien deze tabel wordt gebruikt voor de VTDL-timing, laat de oorspronkelijke kolommen en rijen staan en wis deze pas na het aanleveren aan de timing-operator van dienst. PAGINA GROOTTE: Duid aan hoeveel atleten je wilt weergeven op één pagina (per 30, 50, 100 of allemaal onder elkaar), in functie van de manier waarop je de inschrijvingen verwerkt. ZOEKFUNCTIE: Zoek een atleet op basis van zijn of haar naam/voornaam. FILTER: Zoek een atleet op basis van de beginletter van zijn of haar naam. Bij het aanklikken van [Wis filter] wordt opnieuw de volledige lijst getoond. INSCHRIJVING WISSEN: Druk achter de gewenste naam op het icoon «Wis». Let op, hierdoor wordt de inschrijving onherroepelijk gewist. INSCHRIJVING BEWERKEN: Druk achter de gewenste naam op het icoon «Bew». Hier kan je volgende aanpassingen doen: o Reeks aanpassen volgens de inschrijvingsvoorwaarden (bijvoorbeeld prioritaire inschrijfperiode) o Corrigeren van naam/land/geslacht/geboortedatum/emailadres/inschrijvingsbedrag/opmerkingen o Bij duo/trio kan men aanvullende informatie (van andere teamleden) aanpassen door onderaan de link «Extra info voor duo/trio wedstrijden» aan te klikken. Bewaar de bewerking door onderaan de gegevens op «Opslaan» te klikken. Of keer terug naar het vorige menu door op «Cancel» te klikken. Alle aanpassingen worden na de bewerking (onmiddellijk aangepast in de algemene deelnemerstabel (Excel). BETALING BEVESTIGEN: Vink achter de gewenste naam het vakje «Bet» aan en vul eventueel het betaalde bedrag in (indien alles betaald of slechts een deel). ATLEET CONTACTEREN: Klik op de naam van de atleet, dit is een email hyperlink. 10
MODULE NUMMERING: Bij het kiezen van één bepaalde reeks is startnummering mogelijk. Standaard krijgt elke reeks een nummering van 1 tot 999, je kan dit zelf veranderen door zelf een nummering te kiezen. Bijvoorbeeld: reeks 1 van 1 tot 100 reeks 2 van 101 tot 200 Om te bevestigen druk je op start en om te annuleren klik je op alles 0. Om te nummeren zijn er volgende mogelijkheden: 1. Alles staat op 0, startnummers 1 tot 300 worden opgegeven: druk «START» en het systeem nummert alle atleten van deze reeks van 1 tot 300 alfabetisch. 2. Alles staat op 0, startnummers 301 tot 500 worden opgegeven: druk START en het systeem nummert alle atleten van deze reeks van 301 tot 500 alfabetisch (handig voor wie over reeksen heen blijft doornummeren). 3. Favorieten/toppers krijgen bijvoorbeeld nummers 1,2,3,4,... 10, startnummers 11 tot 300 worden opgegeven: druk START en het systeem nummert alle atleten van deze reeks die nog geen nummer kregen van 11 tot 300 alfabetisch. 4. Alles op 0: druk «ALLES OP 0» en het systeem wist alle ingebrachte nummers van deze reeks. DEELNEMERSLIJSTEN PUBLICEREN: publieke dus zonder specifieke privégegevens - deelnemerslijsten in excel kan je aanmaken met volgende link: (voor publicatie op de website, het is aanbevolen om dit regelmatig te doen zodat atleten weten of ze kunnen starten of niet) http://sign-in.triathlon.be/service/xlsform.aspx?event=000&reeks=0&bet=1 In de link heb je volgende items: Event= uw wedstrijd-id (in dit geval 000), dit kan je ook terugvinden in de inschrijvingslink. Dit nummer is uniek per wedstrijddag en locatie. Reeks= uw specifieke reeks (1 staat voor reeks 1, 2 voor reeks 2,...) of 0 voor alle reeksen. Bet= als dit op 1 staat, worden alle atleten getoond die de organisatie heeft aangevinkt als «betaald». 0 is niet betaald. 11
Bijvoorbeeld: http://sign-in.triathlon.be/service/xlsform.aspx?event=000&reeks=0&bet=1 Een overzicht van alle atleten die betaald hebben, over alle reeksen heen. http://sign-in.triathlon.be/service/xlsform.aspx?event=000&reeks=2&bet=1 Een overzicht van alle atleten die betaald hebben van reeks 2. http://sign-in.triathlon.be/service/xlsform.aspx?event=000&reeks=0 Lijst van alle deelnemers binnen alle reeksen. 6. AANVULLENDE TIPS Om het gebruik van SI te vereenvoudigen en de administratie te beperken, geven we hieronder nog enkele tips voor de organisatie: Communiceer betalingsinformatie op de eigen website. Atleten hebben op die manier steeds toegang tot de noodzakelijke informatie om hun betaling in orde te maken. Vermeld ook duidelijk de betalingstermijn, zodat je niet-betalende atleten kan wissen van de lijst en anderen de kans krijgen om te starten. Publiceer deelnamelijsten (wie betaald heeft en kan starten) en update deze regelmatig/wekelijks (vermeld ook de updatedatum en wanneer de volgende mag verwacht worden), zo kunnen atleten die raadplegen en beperkt dit het aantal vragen via mail. Hou het aantal deelnemers per reeks in de gaten en start tijdig een wachtlijst op via de beheeraccount. Als de organisatie gebruik maakt van prioritaire inschrijfperiodes voor bepaalde reeksen en doelgroepen (gelicentieerden, lokale bewoners), communiceer dit ook op de eigen website met de specifieke data. Bijv.: o Reeks 1 (crossduatlon, 3km/15km/3km) start inschrijvingen gelicentieerden en lokale bewoners vanaf 1 februari, anderen vanaf 1 maart. Wie op het moment van inschrijving geen licentie heeft, komt niet in aanmerking voor het ledentarief. De opmerking «Licentie in aanvraag» komt hier dus niet voor in aanmerking. Wie wacht op een licentie, kan steeds terecht op het VTDL-secretariaat. Wie fraude pleegt of inschrijft onder een valse naam of adres, wordt geschrapt van de startlijst. Voor meer vragen of informatie, contacteer de VTDL. Sofie Dely Sporttechnisch Coördinator sofie.dely@triathlon.be Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga http://vtdl.triathlon.be/ E: info@triathlon.be T: 016/474 932 F: 016/474 832 Diestsesteenweg 49, 3010 Kessel-Lo 12