r Ilntell i Stanip inventivedesigners Introducing hybrid signatures Veel o rganisaties gaan van p a p ie r naar d ig ita le comm unicatie. Dit resulteert in een verm indering van print- en postkosten, een betere klantervaring en een hogere efficiëntie. Het steeds meer milieubewust zijn en de wettelijke erkenning van digitale handtekeningen zijn andere factoren die 'papierloze com m unicatie' hebben veranderd in een belangrijke doelstelling voor overheden en organisaties. Ondanks de beschikbare technologie om elektronische documenten te maken of om er mee te werken, hebben veel bedrijfsprocessen nog steeds papier nodig als input of produceren ze papier als output. Waarom? De reden is simpel: als iemand een digitaal ondertekend document afdrukt, is er niemand in staat om de authenticiteit van de geprinte versie te garanderen. Het document heeft geen legale waarde. Dit probleem is één van de belangrijkste redenen waarom organisaties o f overheden elektronische documenten niet kunnen of niet willen im plementeren voor bepaalde bedrijfsprocessen. Om een eind-tot-eind beveiliging te garanderen op zowel papieren als digitale docum enten, hebben we meer nodig dan een digitale handtekening. We hebben een hybride handtekening nodig die in staat is om de conversie van digitaal naar papier te overleven op een bindende en legale manier. IntelliStamp is die hybride handtekening. *IntelliStamp is een uniek concept en proces. Hoewel IntelliStamp barcodes gebruikt, gaat het veel verder dan het traditionele gebruik van barcodes. Barcodes, zoals de QR-barcode, bieden geenszins dezelfde functionaliteit dan IntelliStamp. Toegevoegde waarde Legaal: IntelliStamp is geëvalueerd op legale aspecten en kan dezelfde legale waarde bieden als een geschreven handtekening. Het kan ook de waarde van een traditionele digitale handtekening uitbreiden, om dat het ook het docum ent beveiligt dat vanuit een digitaal beveiligd document wordt geprint. Anti-fraude: Onze versleutelingstechnieken maken het onm ogelijk om een IntelliStamp te vervalsen. Het is ook niet mogelijk om de relevante delen van het docum ent te vervalsen zonder dat d it opgem erkt wordt. De aanwezigheid van een visuele stempel zal psychologisch ook waarschuwend en waardeverhogend werken. Je vermindert het risico op het hebben van onbeveiligde papieren documenten of kopieën. Return on investment: Documenten kunnen elektronisch verspreid w orden op een veilige en legale manier. Hierdoor verm indert u print-, papier- en postkosten alsook de benodigde verwerkingstijd. betere klantervaring. Keuze: Je klanten kunnen het medium naar keuze gebruiken (papier o f d ig ita a l). Je organisatie kan papieren documenten versturen naar klanten of eindgebruikers die de papieren versie verkiezen of ze kunnen zelf het documenten printen dat ze hebben ontvangen. Past in elke om geving: Door de m odulaire opbouw van IntelliStam p en het verm ogen om te integreren in een autom atische workflow, is IntelliStamp een waardevol instrument in elke sector waar de veiligheid, integriteit en authenticiteit van documenten moet worden gewaarborgd. G ebruiksvriendelijkheid: Terwijl IntelliStamp complexe versleutelingstechnieken gebru ikt, streven w ij naar het behoud van een zo hoog m ogelijk gebruiksgem ak. Het printen van een docum ent m et een IntelliStamp vereist geen speciale printers, papier of inkt. Verificatie van het document is mogelijk via verschillende technieken, zoals een scanner, multifunctional of zelfs een gewoon toetsenbord. Verhoogde klantervaring: De directe beschikbaarheid van documenten leidt tot een
Hoe werkt het precies? IntelliStamp is een technologie die zowel papieren als digitale documenten beveiligt door middel van een visuele stempel. Deze stempel bevat (een deel van) de inhoud van het document. Door een IntelliStamp stempel te verifiëren, kan men met zekerheid zeggen of de inhoud van het document ongewijzigd is ten opzichte van het origineel afgeleverde document. Onderstaand voorbeeld toont aan hoe IntelliStamp toegepast kan worden en hoe de verificatie van de stempel eventuele fraude kan opsporen. Zonder IntelliStamp INLICHTINGEN GETROKKEN UIT OE GEBOORTEAKTE Dit document bevat inlichtingen uit een geboorteakte. Meestal kan je deze informatie reeds via het e-loket van je gemeente aanvragen. Maar omdat het gaat over een officieel document, w ordt het vandaag nog steeds op papier afgeleverd en met de hand getekend en gestempeld. Je moet het document zelf afhalen bij de gemeente (openingsuren!) of je moet wachten tot je het per post ontvangt. Dit kost tijd en geld en is niet efficiënt. Hoe kunnen we er nu voor zorgen dat je dit document digitaal kan ontvangen (bijv per mail), maar waarbii de officiële waarde van het document onder alle omstandigheden behouden blijft. Dus ook als je het thuis digitaal ontvangt en zelf afprint. District A Kerkstraat 123 2<56 Bttjstad Met IntelliStamp INLICHTINGEN GETROKKEN UIT DE GEBOORTEAKTE Je vraagt het document aan bij je gemeente, bijv via het e-loket. Voordat het document wordt afgeleverd, worat er op dit document een visuele digitale stempel geplaatst: de IntelliStamp. Dit is een barcode die de (belangrijkste) inhoud van het document bevat en en dit op een 100% beveiligde manier. Het document wordt daarna digitaal getekend en het wordt jou per email of via andere elektronische kanalen bezorgd. Dit hele proces kan volledig automatisch gebeuren. Otjtrict A Kerkstraat 123 2456 Blijstad INLICHTINGEN GETROKKEN UIT OE GEBOORTEAKTE Geboorteakte M M van het Jaar i»st van Blijstad district A De verificatie Vaak heb je een authentieke versie op papier nodig om aan een derde te bezorgen, zoals een notaris of een werkgever. Geen nood: je kan het document thuis zelf afprinten! Maar hoe kan een derde partij met zekerheid weten of er geen wijzigingen zijn gebeurd aan de afgeprinte versie? Elk document voorzien van een IntelliStamp kan worden geverifieerd door een derde partij of door de partij die het document heeft afgeleverd. Verificatie geeft duidelijk weer wie het document op welk tijdstip tekende. Daarnaast krijg je ook een duidelijke weergave van de verschillen tussen het vervafste en het originele document. En zo maakt IntelliStamp iedereen het leven makkelijker! inventivedesigners www.inventivedesigners.com info@inventivedesigners.com @inventivedes @intellistamp +32 3 425 40 00
Digitaal loket Mechelen met digitale stempel Stad Mechelen Customer Case ' inventivedesigners
Centraal output platform Wie is Stad Mechelen? Mechelen is een Vlaamse stad in de provincie Antwerpen (België) en telt zo'n 82.000 inwoners. Eén van haar kernopdrachten is het afleveren van allerhande officiële documenten aan de burger, zoals bewijs van woonst en bewijs van gezinssamenstelling. De Stad Mechelen is een koploper op het gebied van digitalisatie en IT. Halve dag vrijaf nemen om een document op te halen? Per jaar halen Mechelaars zo n 6170 attesten af aan de loketten. Deze attesten konden al via het e-loket worden aangevraagd, maar men moest nog steeds naar het stadhuis komen om het papieren document af te halen. Omdat de loketten slechts geopend zijn tijdens de kantooruren en 1 avond per week, was het niet altijd evident voor de burger om tijd te vinden om zijn of haar attest op te halen. Met IntelliStamp: digitaal attesten opvragen en meteen ontvangen Via het e-loket initieert de klant zijn/haar aanvraag met zijn/haar eld of token. Na controle van alle gegevens wordt de akte wordt volledig automatisch samengesteld en voorzien van een digitale stempel: IntelliStamp. De digitale stempel ziet eruit als een soort zegel met barcode en vervangt de klassieke stempel en handtekening. In de barcode worden de gegevens van het document opgeslagen, samen met de digitale handtekening van de stad. De klant krijgt de keuze om het attest te downloaden of het per email te ontvangen. Uniek hieraan is de garantie dat het document ook bij het afdrukken zijn legale waarde behoudt. Ook bij attesten die worden afgeleverd aan het fysieke loket worden getekend met IntelliStamp. Hierbij maakt Mechelen het ook voor derden (politie, banken, ocmw...) eenvoudig om de authenticiteit van de door hen afgeleverde documenten te controleren. Op dit ogenblik worden de 5 meest gevraagde attesten van de dienst Bevolking getekend met IntelliStamp. In de nabije toekomst krijgen ook de andere documenten zoals akten van de Burgerlijke Stand een digitale stempel. Het is de ambitie van de stad om op lange termijn ook documenten zoals milieuvergunningen volledig digitaal af te leveren. Geen twijfels over authenticiteit Om de echtheid van het document te testen kan men het document met barcode inscannen of de cijfer- en lettercode van de stempel ingeven op de website van Mechelen. Gegevens die gewijzigd zijn nadat de stempel is aangebracht, worden opgespoord en duidelijk zichtbaar gemaakt. Zelfs aanpassingen aan afbeeldingen worden weergegeven. Op deze manier is het document 100 % beveiligd tegen elke poging tot vervalsing, en staat de stempel garant voor de echtheid en authenticiteit van het document. Resultaat: aantal digitale aanvragen met 3000% gestegen in slechts 3 maanden Tijdens de eerste drie maanden van het project werden er meer dan 2200 documenten met digitale stempel uitgereikt waarvan 1065 via het e- loket. Dit is een stijging met 3000% sinds het begin van het project. Verifieer dit document op www.mechelen.be met volgende code: 9s4»-nsibi9- xa6r22-m8 Uitdaging Automatisering proces Tijds- en kostenbesparing Niet onnodig printen Strenge wetgeving Probleem - Handtekening - Authenticiteit - Verificatie Oplossing - Digitale stempel - Fraude detectie - Europese erkenning www.inventivedesigners.com www.intellistamp.com info@inventivegroup.com. +32 (0)3 425 40 00 ^ @inventivedes & @intellistamp & @scriptura in v e n tiv e d e s ig n e rs *This document was generated by Scriptura Engage
Eindelijk een e-loket dat 100% digitaal is! Customer Case * inventivedesigners
Digitaal loket Stad Antwerpen Wie is Stad Antwerpen? Stad Antwerpen is met haar half miljoen inwoners de grootste gemeente in België qua inwonersaantal. Eén van haar kernopdrachten is het afleveren van allerhande officiële documenten aan de burger, zoals geboorteaktes, echtscheidingsaktes en overlijdensaktes. Halve dag vrijaf om een document op te halen Eén van de problemen waar veel burgers mee geconfronteerd worden is dat de loketten enkel geopend zijn tijdens de werkuren. Hierdoor geraakt men niet op tijd in het stadhuis om de documenten af te halen. De uitdaging bestond erin om de aktes volledig digitaal te kunnen afleveren. Het gaat hier zowel om oude, handgeschreven aktes die werden ingescand als om aktes die door de nieuwe bevolkingstoepassing worden aangemaakt. De oplossing Via een nieuw elektronisch formulier initieert de klant zijn/haar aanvraag met zijn/haar elektronische identiteitskaart (eld) of token. Deze aanvraag komt binnen in een systeem dat de verdere behandeling van de aanvraag voor haar rekening neemt. Het systeem controleert onder andere: - de authenticiteit van de aanvrager en van de betrokkene - de relatie tussen aanvrager en betrokkene - of de akte digitaal beschikbaar is De akte wordt daarna voorzien van een IntelliStamp waarin ook de digitale handtekening van de bevoegde ambtenaar burgerlijke stand (de gemeentesecretaris in het geval van Antwerpen) in vervat zit, alsook een datum- en tijdstempel. Vervolgens verstuurt het systeem de digitaal gestempelde en ondertekende akte per e-mail naar de klant. Het document kan op deze manier doorgestuurd worden naar een contactpersoon of de klant kan het document zelf printen, indien dit nodig is. Uniek hieraan is de garantie dat het document ook bij het afdrukken zijn legale waarde behoudt. IntelliStamp: kosten- en tijdsbesparing De IntelliStamp zorgt ervoor dat de authenticiteit van het document gewaarborgd blijft en gecontroleerd kan worden op fraude. Hiermee sparen de ambtenaren op het gemeentehuis tijd uit, alsook de burger die niet langs het stadhuis moet gaan om de documenten aan te vragen. Het is dus mogelijk om 24/7 een aanvraag te doen voor officiële documenten. IntelliStamp is ook volledig geïntegreerd in de mid-office software van Kodision. Resultaat: Sterke stijging in online aanvragen Tijdens de eerste 3 maanden zag de Stad Antwerpen het aantal digitale aanvragen sterk stijgen. Het wordt verwacht dat deze stijging zich zal blijven doorzetten in de toekomst. Ondertussen zijn ook de huwelijksakte en echtscheidingsakte volledig digitaal beschikbaar, mét IntelliStamp. Antwerpen plant om nog meer documenten te gaan ondertekenen en beveiligen met IntelliStamp. Uitdaging Automatisering proces Tijdsbesparing Probleem Handtekening Authenticiteit Oplossing - Digitale stempel - Fraudedetectie www.inventivedesigners.com www.intellistamp.com info@inventivegroup.com +32 (0)3 425 40 00 I ^ @inventivedes & @intellistamp @scriptura *This document was generated by Scriptura Engage 1inventivedesigners