Bibliotheek++ Smakkelaarsveld na de rechterlijke uitspraak

Dienst Ondersteuning Bibliotheek++ Smakkelaarsveld na de rechterlijke uitspraak In media is de afgelopen tijd weer veel aandacht geweest voor de aanbesteding van de architectuur voor de Bibliotheek++ Smakkelaarsveld. Op 9 januari j.l. heeft de voorzieningenrechter in Utrecht een uitspraak gedaan in het kort geding tussen Rapp+Rapp en de gemeente [LJN: BG9263]. In dit artikel leest u een samenvatting van deze zaak en geven we een doorkijkje op het vervolgtraject. Het geschil In het kort geding met betrekking tot de aanbesteding 'Dienstverlening Architectuur Bibliotheek ++ Smakkelaarsveld' stonden twee hoofdvragen ter discussie: 1. Is de inschrijving van VMX ongeldig vanwege het niet voldoen van de uitwerking van de visie aan het geformuleerde programma van eisen en/of de randvoorwaarden? 2. Is de aanbestedingsprocedure correct verlopen? Ongeldige inschrijvingen bij afwijken van kaders aan wensen? Rapp+Rapp meende dat de inschrijving van VMX als ongeldig ter zijde moet worden geschoven omdat deze niet voldoet aan het geformuleerde programma van eisen en/of de randvoorwaarden. De gemeente heeft betoogd dat VMX in de uitwerking van haar visie weliswaar op sommige punten afwijkt van het geformuleerde programma van eisen en/of de randvoorwaarden, maar dat alle inschrijvers dit in meer of mindere mate doen. De jury heeft deze afwijkingen meegewogen in haar oordeel. De rechter oordeelt dat de inschrijving van VMX als geldig moet worden aangemerkt. De gemeente heeft volgens de rechter correct gehandeld door elke inschrijving, inclusief de inschrijving van VMX, als geldig aan te merken. Het was, volgens de rechter, de taak van de jury om de betekenis van een eventuele afwijking van het geformuleerde programma van eisen en/of de randvoorwaarden te laten doorwerken in de waarderingen van de visie. Uit de uitspraak van de rechter kan worden gelezen dat een inschrijver die niet geheel aan een wens voldoet, maar voor de rest zich wel heeft gehouden aan de eisen uit de offerteaanvraag, niet ongeldig is, maar de afwijking op de wens mag worden meegewogen in het oordeel over de wens. Correct verloop aanbestedingsprocedure? Rapp+Rapp stelde dat de motivering van de jury niet overeenkomt met de scores die in de waardering voor de wens over de visie zijn gehanteerd. Rapp+Rapp baseert deze stelling op het rapport van de Interne Auditafdeling van de gemeente en de brief van de juryvoorzitter aan de gemeente van 7 oktober 2008. De gemeente heeft betoogd dat de beoordeling correct is verlopen. De gemeente heeft tijdens de zitting de doorlopen procedure toegelicht. Er is gesteld dat de jury de motivering van de beoordeling heeft gegeven, een voorstel voor de scoreverdeling per aspect door secretaris van de jury aan de jury is voorgelegd en dat deze scores door de jury zijn geaccordeerd. De rechter oordeelt als volgt: "Het is echter zeer de vraag of het resultaat van de beoordeling van de ingediende visies op zorgvuldige wijze tot stand is gekomen. Dat geldt niet alleen voor de inschrijving van VMX, maar voor alle inschrijvingen. (...) Uit niets blijkt op welke wijze de aldus verwoorde beoordelingen zijn vertaald naar een puntenwaardering die dan voor 60% zou meewegen in het totale resultaat. Volgens informatie ter zitting van de Gemeente en van een lid van de jury heeft een medewerker van de Gemeente aan de hand van de discussies van de juryleden een overzicht met plussen en minnen ten aanzien van de diverse beoordelingsaspecten gemaakt, waaraan echter geen scores waren verbonden. De medewerker van de Gemeente heeft vervolgens de plussen en minnen vertaald in cijfers en heeft aan de juryleden aangeboden om de aldus ontstane puntenscores te beoordelen, doch volgens de verklaring van de genoemde medewerker heeft de jury er zelf voor gekozen om ongezien met die puntenscores akkoord te gaan, hetgeen door het genoemde jurylid niet is weersproken." De conclusie van de rechter luidt dat de aan de diverse inschrijvers toegekende punten voor de visie-uitwerking, niet op zorgvuldige wijze tot stand zijn gekomen. De rechter oordeelt vervolgens dat de visies door een nieuw samen te stellen jury opnieuw moeten worden gewaardeerd. Bureau Aanbestedingen heeft de methodiek bij soortgelijke aanbestedingen inmiddels verder verfijnd. Nu ligt vast dat de jury zelf expliciet op alle punten en voor alle inschrijvingen een score moet geven met een inhoudelijk oordeel. De juryleden moeten deze beoordeling uiteindelijk ook accorderen en ondertekenen. Vervolgtraject Bibliotheek++ De gemeente heeft besloten om de uitspraak van de rechter te volgen en zal de visies van de zeven architecten laten herbeoordelen door een nieuw samen te stellen jury. Deze jury staat onder leiding van de oud-president directeur van de Nederlandse Spoorwegen, de heer Aad Veenman. In mei hoopt de jury haar oordeel te hebben afgerond en verwacht de gemeente tot een gunning te kunnen komen. Inmiddels heeft Rapp+Rapp hoger beroep ingesteld tegen de uitspraak van 9 januari. Rapp+Rapp wil deze zaak medio juni 2009 starten. De gemeente heeft het Hof verzocht om de zaak eerder in behandeling te nemen en de zaak te behandelen als een spoedappèl. Het nieuwe juryoordeel kan dan ongeveer gelijktijdig met de uitspraak van het Hof gereed zijn. Zodoende kan de gunningsprocedure verder worden vervolgd zonder de dreiging van een nog te dienen hoger beroep. Jurriën Brombacher Jurist

Projecten Bureau Aanbesteding In uitvoering: Dienstverlening Architectuur Raboburg Ontwikkeling Hiëronymuserf Kledingpakket uniformen Stadswacht Mantel sanitaire voorzieningen Mantel Bloemen & Planten Mantel Schoonmaak 2009 Mantel Schoonmaak Schouwburg & Centraal Museum Mantel Dienstauto's Mantel Interieurverbouwingen Functioneel Applicatiebeheer SAP ICT middelen Rekencentrum ICT middelen Werkplekken Tuin- en plantsoenafval Gemeenteberichten Loopbaanadviesinstrument BCD Architectenselectie Bibliotheek ++ Smakkelaarsveld BU Trap- en Tilliften Data Centrum II Digitale Knipselservice Inhuur DIV-personeel Internet Service Provider Media Analyse Oracle licenties Verkeersregelaars POS ANPR (Automatic Number Plate Recognition) camera's t.b.v. handhaving milieuzone Herontwikkeling Orinocodreef no. 6 Leenfietsen Onlangs opgeleverd: Bedrijfskleding, veiligheidskleding en Schoenen Bierboot Inhuur (ICT) personeel SoZaWe Studie Pc's Onkruidborstel-, veeg- en multifunctionele machines Mantal Beveiliging en Bewaking voor de gemeente Utrecht en Nieuwegein Elektronisch Kind Dossier Beloningsmaatregel A2 Ingenieursdiensten Collectieve ziektekostenverzekering voor mensen met een laag inkomen Risicosignaleringssysteem Inhuur Straatcoaches McAfee antivirus licenties Masterplan Rijnenburg Schoonmaak Binnensportaccommodaties GG&GD BCD ; of welbesteedje BA heeft de offerteaanvraag verder verbeterd zodat inschrijvers makkelijker kunnen nagaan ze alle gegevens hebben ingevuld. Colofon Uitgave Gemeente Utrecht Bureau Aanbestedingen Aan dit nummer werkten mee Medewerkers Bureau Aanbestedingen Ton Rath, Rath AanbestedingsADviezen, Dienst Ondersteuning, Communicatiebureau Aan deze publicatie kunnen geen rechten worden ontleend. Eindredactie Dienst Ondersteuning, Communicatiebureau Illustratie Tom Janssen, Amsterdam Vormgeving Ellen Bakker, Utrecht Drukwerk Drukkerij Romer bv, Schiedam Oplage 1990 Meer informatie Redactieadres Postbus 10080 3505 AB Utrecht Bezoekadres Vliegend Hertlaan 1-11 3526 KT Utrecht Telefoon 030-286 05 55 Fax 030-286 05 56 E-mail ba@utrecht.nl www. utrecht.nl/aanbesteden

Dienst Ondersteuning Nieuwsbrief van Bureau Aanbestedingen Welbesteed Nummer 37 April 2009 Samenwerking Utrecht-Nieuwegein levert contract beveiliging op Ondernemen is onder aannemen? Samenwerken: snel, goed en goedkoper Aanbesteding dienstverlening architectuur Bibliotheek++ Smakkelaarsveld? Projecten Projecten Als inkoop meer is dan aanbesteden ; welbesteedje Weet je dat Bureau Aanbestedingen dit jaar 10 jaar bestaat? Aanbesteden wordt ook wel aangeduid als inkopen, maar dan door de overheid. Op zich niets mis mee want het maakt de term voor leken wel begrijpelijk. Wel doemt de vraag op of het een unieke en eenmalige actie is en of je klaar bent met de inkoop als de opdracht gegund is? In de praktijk is in veel gevallen het antwoord ja. De mores is als je maar hebt aanbesteed dan zit je goed. Maar neem nou bijvoorbeeld een aanbesteding voor inhuur van personeel. Een veelvoorkomende aanbesteding waarbij een raamcontract voor maximaal 4 jaar wordt afgesloten met één of meerdere bedrijven. Onder het raamcontract wordt dan op basis van behoefte uitzendkrachten ingezet. Dit werkt makkelijk want je hoeft alleen de contactpersoon te bellen en je krijgt CV's. De voorwaarden voor samenwerking, de tarieven voor een functie, de administratieve handelingen etc. zijn allemaal geregeld in het raamcontract. Jij zoekt alleen de beste kandidaat uit en deze mag beginnen. Wat weinig mensen zich realiseren is dat het contract een object is dat ook onderhouden moet worden. De afspraken kunnen in de tijd worden aangescherpt of gemoderniseerd. De indexering van de tarieven moet worden gecontroleerd. Als de aanbieder of de gemeente de afspraken niet nakomt, moet hierover worden gesproken. Als uit zo n gesprek acties voortvloeien moeten deze worden uitgevoerd en de veranderingen moeten in de werkprocessen bij de gemeente worden doorgevoerd. Dit zijn zo maar een paar voorbeelden die misschien niet direct zichtbaar zijn, maar wel van groot belang. Het wordt als vanzelfsprekend ervaren dat dit geregeld is, en dat moet natuurlijk ook. Deze zaken vragen om expertise en kennis die de gebruiker niet nodig heeft om zijn werk goed te doen. Inkoopexpertise dus. En zo blijkt dat inkoop niet alleen aanbesteden is maar veel meer. Onder andere het beheren van afspraken en partnerships met leveranciers. Contractmanagement noemen we dat. Dus gebruikers van aanbesteedde middelen: vraag bij het aanbesteden van een contract naar contractmanagement. Zorg dat het geregeld is, want vanzelf gebeurt er niets! Bureau Aanbestedingen heeft al ruim 9 jaar ervaring met professioneel contractmanagement en kan jullie hierbij helpen. Gàry Habets

Dienst Ondersteuning Samenwerking Utrecht- Nieuwegein levert contract beveiliging op van links naar rechts: burgemeester De Vos van Nieuwegein, Burgemeester Wolfsen en de directeur Van Tijs van G4S. 18 december 2008: in de kleine trouwzaal van het Utrechtse stadhuis verzamelen zich twee burgemeesters, één directeur van Group4Securicor, een groepje ambtenaren (het Verwervingsteam) en medewerkers van Group4Securicor. In de kleine Trouwzaal werd het mantelcontract Beveiliging ondertekend door burgemeester Wolfsen en burgemeester De Vos van Nieuwegein en de directeur van Group4securicor. Een van de aanwezigen is Jaap Burger, beveiligingsbeheerder van de gemeente Nieuwegein, en vanaf het begin betrokken bij de totstandkoming van dit mantelcontract. Marion Goethals van Bureau Aanbesteden praat met hem na over dit grote contract en de samenwerking tussen twee gemeentes. ; ze Jaap Burger Hoe is het contact ontstaan? Jaap: Op het moment dat Utrecht de start maakte voor de aanbesteding Beveiliging was mijn collega en inkoopcoördinator Gerbrand Bijkerk in gesprek met Gàry Habets. Wat bleek? Nieuwegein stond op punt om dezelfde aanbesteding op te starten. Toen Gerbrand mij vertelde over de plannen van Utrecht was mijn eerste gedachte: kunnen we dit niet samen oppakken? Bovendien paste het ook goed in het beleid van Nieuwegein: Eén van de speerpunten van burgemeester De Vos van Nieuwegein is zoeken naar samenwerking. Hoe is de samenwerking verlopen? Jaap: Ik ben erg enthousiast over de samenwerking; de sfeer binnen het verwervingsteam was ontspannen, zelfs collegiaal te noemen. We hadden allemaal hetzelfde gemeenschappelijke doel: een succesvolle aanbesteding. Ondanks verschil in omvang qua organisatie was er vanuit Utrecht geen sprake van dominant gedrag, we trokken gezamenlijk op. Wat heb jij geleerd van dit proces? Jaap: De kennis van aanbesteden is binnen Utrecht hoog. Het is leerzaam om met zo n professionele organisatie mee te werken. Ik was verbaasd hoe democratisch de besluitvorming in het verwervingsteam was. Ook tijdens deze aanbesteding is gebleken hoe waardevol het is om kennis met elkaar te delen. Wat heeft Utrecht van Jaap geleerd? Jaap: Mijn kennis op het gebied van beveiliging heb ik in de werkgroep kunnen delen met de andere collega s. Ook hier geldt natuurlijk dat de som der delen is meer dan de afzonderlijke delen. Wat is het resultaat? Jaap: Voor mij is deze aanbesteding het begin van een vruchtbare samenwerking. Mijn collega Gerbrand Nijkerk is vaste deelnemer van het Utrechtse Inkoopnetwerk en wordt op die manier geïnformeerd over de nieuwe plannen voor gemeentebrede aanbestedingen. Maar andersom gaat het ook lopen: Nieuwegein meldt voorgenomen aanbestedingen in het Inkoopnetwerk en zoekt samenwerking met Utrecht! Het nieuwe contract met G4S is voor beide gemeentes een bruikbaar en helder contract met een bonus-malus regeling waardoor beide partijen worden geprikkeld scherp te blijven op de naleving van het contract. Marion Goethals Coördinator mantelcontracten welbesteedje Het stellen van vragen door leveranciers stopt niet na de Nota van Inlichtingen. Ook hierna mogen nog vragen stellen.

Ondernemen is onder aannemen? Ik erger me vreselijk aan het feit dat je van een inschrijver niet mag eisen dat hij slechts een bepaald percentage aan onderaanneming mag uitgeven. In mijn tijd bij de gemeente Utrecht heb ik daar vaak discussies over gehad met de jurist van de afdeling. Het was toen nog niet geregeld bij wet, maar er was wel jurisprudentie over. De heer mr. Pijnacker Hordijk heeft daarover gepubliceerd in zijn handboek Aanbestedingsrecht. Voor degenen die hem niet kennen: hij geldt als de deskundige op het gebied van aanbesteden en zijn handboek is dan ook de bijbel voor iedere aanbestedingsjurist. Nu is jurisprudentie niet meer dan jurisprudentie en tegenstrijdige uitspraken van rechters komen vaak genoeg voor. Daarom was ik vaak eigenwijs en hanteerde ik in bestekken wel degelijk een maximumeis voor het inzetten van onderaannemers. Het risico van nieuwe jurisprudentie nam ik daarbij op de koop toe. Ik wilde graag aan een rechter uitleggen dat het in bepaalde gevallen heel wenselijk is een maximum aan onderaannemers te kunnen stellen. Kun je dat niet, dan loop je de kans om geconfronteerd te worden met een koppelbaas. Eentje zonder ervaring en zonder kennis van zaken, maar die alleen goed is in het managen van partijen. En de vraag is of we daar met z n allen op zitten te wachten. Inmiddels is er al meer jurisprudentie en erger, ook de nieuwe richtlijn en het BAO (Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten) maken het mogelijk dat men wordt geconfronteerd met inschrijvers waarop je niet zit te wachten. Inschrijvers mogen gebruik maken van de referenties van onderaannemers, onder de voorwaarde dat dezelfde onderaannemers de klus klaren. Inschrijvers mogen hun financiële draagkracht aantonen door gebruik te maken van de draagkracht van derden (hun moederbedrijf, zusterbedrijf of wellicht een tante Agaath-regeling!). Inmiddels ben ik ook al geconfronteerd met een aanbesteding met de CV s van een onderaannemer, die wèl voldeed aan de gevraagde CV s van de leidinggevende opdrachtnemers. De CV s van de hoofdaannemer voldeden blijkbaar niet aan de gestelde eisen. Ook in dit geval vertelden de juristen mij dat dit wel degelijk inschrijvers waren die aan de gestelde eisen voldeden. Sinds 2007 ben ik arbiter bij de Raad van Arbitrage voor de bouw. Bij een arbitragezaak was ik als arbiter aangewezen. Een aannemer was als tweede bij een aanbesteding geëindigd en klaagde de aanbesteder aan, omdat deze in zee was gegaan met nummer één (de goedkoopste). Deze aannemer had zelf niet bepaalde certificaten, maar hij gebruikte de certificaten van een onderaannemer om aan de selectie-eisen te kunnen voldoen. Ondanks het feit dat ik best de klager in het gelijk had willen stellen, kon ik niet anders dan instemmen met de uitspraak dat hij geen poot had om op te staan, gezien de jurisprudentie en de huidige wettelijke regels. Ook zijn overweging dat het een aanbesteding die onder het UAR 2001 viel hield geen stand. Ook het UAR 2001 geeft namelijk voldoende ruimte om de betreffende aanbesteder in het gelijk te stellen. In dit geval was de aannemer voor dit geschil in hoger beroep gegaan. Hieruit blijkt dat ook de aannemerij niet op dit soort zaken zit te wachten. Helaas was de eis dusdanig geformuleerd dat hij zijn gelijk niet kon krijgen. Ik denk ook niet dat corrigerende jurisprudentie op initiatief van een aannemer moet komen, maar van een aanbesteder wiens belangen wordt geschaad. Ik vind dat een aanbesteder het recht moet hebben om te vragen naar een hoofdaannemer die de hoofdklus ook daadwerkelijk kan klaren, uit eigen ervaring en op zijn eigen draagkracht. Natuurlijk wel proportioneel. Daarvan wil ik hier een voorbeeld geven. Wanneer er een park wordt aangelegd waarin voor een klein gedeelte geasfalteerde wandelpaden moeten worden aangelegd, dan moet je een groenaannemer hebben. De groenaannemer heeft verstand van parken inrichten en hij neemt een onderaannemer mee om die asfaltpaden aan te leggen. Ga je echter een rijksweg aanleggen van 50 km, dan moet het toch mogelijk zijn genoemde combinatie van groenaannemer met een asfaltonderaannemer uit te sluiten? Dan wil je als hoofdaannemer toch een asfaltboer? Helaas, gezien de ontwikkelingen op juridisch gebied gaan we ernaar toe dat we in de toekomst de bouw van een school ad 1.000.000,00 moeten gunnen aan de firma K gevestigd op het woonwagenkamp X. Overigens is dit laatste een voorbeeld van een inschrijving uit de praktijk, waarbij wij gelukkig zoveel handvaten konden vinden om gunning aan die persoon te voorkomen. Maar of dat in de toekomst ook lukt? Ton Rath

D vindplaatskaart Een verhaal uit de praktijk Samenwerken: snel, goed en goedkoper Het afgelopen jaar werd Bureau Aanbestedingen betrokken bij een aanbesteding voor archeologisch booronderzoek in het gebied Rijnenburg. Het ging om het archeologisch in kaart brengen van Rijnenburg, een archeologische schatkamer. Er was weinig tijd; er werd gezocht naar een uitvoerder met ruime ervaring, die in staat was om op korte termijn een archeologisch onderzoek te verrichten. Het onderzoek moest snel, want de planvorming voor Rijnenburg was al in volle gang. November moest er worden opgeleverd! De doorlooptijd voor 3000 boringen bedraagt ongeveer drie maanden en pas in juli werd gestart met het aanbestedingstraject! Inmiddels is de eerste opgeleverd, keurig op tijd. Het gebied Rijnenburg is een archeologische schatkamer: het landschap is in de late ijzertijd (ca. 250 v. Chr. 0), de Romeinse tijd (1e-3e eeuw na Chr.) en de late middeleeuwen (11e-15e eeuw) intensief bewoond geweest. Het bodemarchief is relatief gaaf, omdat er voornamelijk beweiding heeft plaatsgevonden. Toch is het een hele klus om al die verspreide bewoning door middel van grondboringen in kaart te brengen en te begrenzen. Want uiteindelijk komt het toch neer op het waarnemen van kleine verontreinigingen zoals houtskool en aardewerkgruis in een smalle boorkolom. Eisen aan het onderzoek De opdrachtgever voor de aanbesteding (het gemeentelijke team Cultuurhistorie) had vanaf het begin een helder beeld van de eisen (NEN-specificaties grondboringen, inhoudelijke eisen rapportage etc) en wensen. Zo was er niet alleen de wens naar iemand met veel ervaring met grondboringen, ook persoonlijke continuïteit in de veldwaarneming was een belangrijke wens. De wens om een snelle levering is gehonoreerd door deze hoog te laten scoren in de gunningcriteria. Kortom, er was een duidelijk beeld over de eisen waaraan dit onderzoek moest voldoen. Dat leverde een snelle aanbesteding op. Er was nog wel een factor waar rekening mee moest worden gehouden: ondanks de verruiming van de marktwerking van de laatste jaren is het archeologische wereldje nog steeds klein met veel persoonlijke verhoudingen tussen oud-collega s. Het aantal bedrijven dat zo n klus aankan is sowieso vrij klein en de volgende keer kom je elkaar weer allemaal tegen. Des te meer reden om zuiver te opereren en een aanbesteding goed te regelen. Winst Bij de eerste verkenningen nog voor dat er sprake was van aanbesteden waren bij enkele bedrijven ruwe kostenramingen op gevraagd op basis van 3.000 boringen. Dit leverde standaardtarieven op, waarbij onderling weinig verschil was bij de bedrijven. Het effect van de aanbesteding is dat er echt werd gevochten om deze opdracht binnen te halen. De aanbieders hebben zich niet alleen in allerlei bochten gewrongen om het werk bemenst te krijgen; met de beste aanbieder hebben we ook nog eens een winst van 15 % geboekt ten opzichte van eerdere prijsopgaven. De aanbieder heeft het product op tijd opgeleverd: een eerste vindplaatsenkaart van Rijnenburg. Aletta Peelen Concerninkoper