Internetpanel Dienst Regelingen

Transcriptie

1 Internetpanel Dienst Regelingen Resultaten peiling 2: Ervaringen E met de aanvraag van SNL 203 April 203. Inleiding In januari en februari 203 is een peiling georganiseerd over de ervaringen met de aanvraag van een subsidie voor natuur- en landschapsbeheer. Voor het subsidiestelsel Natuur- en Landschapsbeheer (SNL) 203 konden relaties van 5 november tot en met 3 december 202 een aanvraag indienen voor een beheervergoeding voor De regeling is bedoeld om natuurwaarden (al dan niet in landbouwgebieden) te behouden en verder te ontwikkelen en is gericht op natuurbeheerders en agrarische ondernemers. Opdrachtgever voor DR zijn de Nederlandse provincies. In 203 gaat een nieuwe zesjarige periode van (agrarisch) natuurbeheer van start. Relaties van wie het beheercontract afliep, zijn uitgenodigd om voor de volgende periode een aanvraag te doen. Bij de aanvraag moeten diverse (perceel)gegevens worden doorgegeven. Als publieke dienstverlener streeft DR ernaar zoveel mogelijk relaties digitaal hun aanvraag te laten doen. Hiervoor wordt onder andere geprobeerd de applicatie telkens gebruiksvriendelijker te maken en wordt via Mijn dossier de mogelijkheid geboden de aanvraag voor te bereiden, zodat zo snel mogelijk na de openstelling de aanvraag kan worden ingediend. Relaties die om wat voor reden dan ook de aanvraag op papier willen doen, kunnen hiervoor een aanvraagset bij DR opvragen. DR wil graag van de aanvragers weten wat hun ervaringen zijn met het indienen van de aanvraag. Deze nieuwsbrief beschrijft de resultaten van deze peiling. Voor deze peiling zijn in totaal 60 relaties die een aanvraag hebben ingediend uitgenodigd. Uiteindelijk hebben 233 relaties de peiling ingevuld, waarvan er 222 hebben aangegeven dat ze daadwerkelijk een aanvraag hebben ingediend. De bruikbare respons komt hiermee uit op 37 procent. In de vragenlijst kwamen onder meer de volgende onderwerpen aan de orde: Digitale aanvraag gebruiksvriendelijkheid van het SNL-programma; de begrijpelijkheid van foutmeldingen tijdens het invullen van het SNL-programma; hulp bij het invullen vanuit het DR-loket; voorbereidingstijd vanaf november - 4 november. Papieren aanvraag duidelijkheid van de vragen op het formulier; verzendtermijnen; ontvangstbevestiging; uw keuze voor papier.

2 2. Digitale aanvraag a anvraag SNL 203 Van de ondervraagden heeft ruim driekwart (8 procent) de aanvraag voor zichzelf gedaan, terwijl het overige deel (9 procent) de aanvraag als gemachtigde voor iemand anders heeft gedaan. Relaties hebben de mogelijkheid om de aanvraag digitaal of op papier te doen. Vrijwel alle ondervraagden (97 procent) hebben de aanvraag digitaal gedaan (figuur ). Figuur Hoe heeft u de aanvraag voor SNL 203 gedaan? (n=222) digitaal, via Mijn dossier 97% op papier 3% 0% 20% 40% 60% 80% 00% Bijna een kwart van de digitale aanvragers (23 procent) vond het (zeer) makkelijk om met het SNLprogramma binnen Mijn dossier te werken (figuur 2). Iets minder dan de helft vond niet makkelijk, maar ook niet moeilijk. Het resterende deel (32 procent) heeft het als (zeer) moeilijk ervaren. Zij geven vaak aan het intekenen van de beheerseenheden moeilijk te vinden. Figuur 2 Kunt u aangeven hoe makkelijk of moeilijk u het vond om met het SNL-programma binnen Mijn dossier te werken? (n=22) 23% 45% 32% 0% 25% 50% 75% 00% (zeer) makkelijk neutraal (zeer) moeilijk Ruim tweederde van de aanvragers (68 procent) heeft meerdere keren een foutmelding gekregen tijdens het invullen of intekenen en ongeveer een op de acht (2 procent) heeft één foutmelding gekregen (figuur 3). Een beperkt deel (3 procent) heeft de aanvraag zonder foutmeldingen doorlopen. Figuur 3 Wanneer u tijdens het intekenen of het invullen iets doet wat niet correct is, geeft het systeem een foutmelding. Heeft u tijdens het invullen/intekenen wel eens zo n foutmelding gekregen? (n=25) 2% 68% 3% 7% 0% 25% 50% 75% 00% ja, keer ja, meerdere keren nee weet niet 2

3 De meest voorkomende foutmelding is dat de beheereenheid voor x hectare buiten de begrenzing van het natuurbeheerplan ligt (55 procent), gevolgd door de foutmelding dat de beheereenheid buiten de begrenzing van pakket XXX binnen het natuurbeheerplan ligt (34 procent). Figuur 4 Welke foutmelding kreeg u? (n=72) De beheereenheid ligt voor.. hectare buiten de begrenzing van het natuurbeheerplan 55% De beheereenheid ligt voor.. hectare buiten de begrenzing van pakket 'XXX' binnen het natuurbeheerplan 34% De provincie heeft pakket 'XXX' niet opengesteld voor nieuw areaal De beheereenheid cumuleert voor.. hectare met beheereenheid 'XXX' uit aanvraag met nummer 'XXX' 24% 2% anders, namelijk 7% weet niet 5% 0% 20% 40% 60% 80% 00% Voor iets minder dan de helft (48 procent) van de aanvragers was de informatie in de foutmelding duidelijk, terwijl een even grote groep (47 procent) de informatie als onduidelijk heeft ervaren. Genoemde redenen hiervoor zijn ondermeer een onduidelijke terminologie en onduidelijkheid over waar de begrenzing overschreden is. Figuur 5 Was de informatie in de foutmelding voor u duidelijk? (n=72) 48% 47% 5% 0% 25% 50% 75% 00% ja nee weet niet Voor ongeveer een kwart (24 procent) van de aanvragers was het in de meeste gevallen duidelijk wat zij moesten doen bij een foutmelding om de aanvraag te herstellen. Bijna de helft (47 procent) wist soms wel, maar soms ook niet wat ze moesten doen en ruim een kwart wist meestal niet hoe ze de fout konden herstellen. 3

4 Figuur 6 Wist u bij een foutmelding wat u moest doen om het te herstellen? (n=72) ja, in de meeste gevallen was dit duidelijk voor mij 24% soms wel, maar soms ook niet 47% nee, ik wist (meestal) niet hoe ik de fout kon herstellen 28% 0% 20% 40% 60% 80% 00% Ruim de helft (55 procent) heeft naar aanleiding van de foutmelding in de meeste gevallen andere gegevens ingevuld. Ongeveer een op de acht is verder gegaan met de gegevens die zij in eerste instantie hebben ingevuld. Figuur 7 Heeft u naar aanleiding van een foutmelding de ingevulde gegevens aangepast? (n=72) ja, ik heb (in de meeste gevallen) andere gegevens ingevuld 55% in sommige gevallen heb ik andere gegevens ingevuld, maar soms ook niet nee, ik ben verder gegaan met de gegevens die ik in eerste instantie al had ingevuld 3% 33% 0% 20% 40% 60% 80% 00% Aan de aanvragers die hun gegevens (soms) niet hebben aangepast na de foutmelding, is gevraagd waarom zij hun gegevens niet hebben aangepast. Zes op de tien geeft aan dat de foutmelding in hun ogen onterecht was, terwijl een kwart (24 procent) aangeeft dat ze niet wisten hoe ze andere gegevens konden invoeren. Figuur 8 Waarom heeft u naar aanleiding van de foutmelding de ingevulde gegevens niet aangepast? (n=78) de foutmelding was mijns inziens onterecht 60% ik wist niet hoe ik andere gegevens kon invoeren andere reden 24% 3% 0% 20% 40% 60% 80% 00% Wanneer aanvragers tegen problemen aanliepen tijdens het invullen, konden zij contact opnemen met een medewerker van het DR-loket. Bijna de helft (43 procent) heeft contact gezocht met het DR-loket. Voor ruim eenderde (36 procent) geldt dat de uitleg nodig was, want anders waren zij er niet uitgekomen. Een klein deel (7 procent) zou er zonder de extra uitleg ook wel uitgekomen zijn. Meer dan de helft (56 procent) heeft geen hulp gezocht bij het DR-loket, maar ruim eenderde heeft 4

5 wel op een andere manier hulp gehad. Voor slechts 2 procent geldt dat zij helemaal geen hulp nodig hadden. Figuur 9 Heeft u bij het invullen van uw aanvraag gebeld of g d met een medewerker van het DR-Loket om antwoord te krijgen op vragen? (n=222) ja, zonder deze uitleg was het me niet gelukt 36% ja, maar ook zonder deze uitleg zou het me uiteindelijk wel gelukt zijn 7% nee, ik heb op een andere manier hulp gehad 35% nee, dat was niet nodig, het invullen ging gemakkelijk 2% 0% 20% 40% 60% 80% 00% Bij ruim tweederde van de aanvragers (68 procent) die contact hebben gezocht met het DR-loket heeft de medewerker van het DR-loket op afstand meegekeken, wat volgens de aanvragers ook wel nodig was. Bij 6 procent heeft de medewerker niet op afstand meegekeken, terwijl dat volgens de aanvragers wel nodig was. Figuur 0 Heeft de medewerker van het DR-Loket op afstand met u meegekeken? (n=94) ja, en dat was ook nodig 68% ja, maar dat was niet nodig geweest nee, maar dat was wel nodig 7% 6% nee, en dat was ook niet nodig 7% 0% 20% 40% 60% 80% 00% Aan de aanvragers die contact hebben gehad met een medewerker van het DR-loket is gevraagd om de dienstverlening door de medewerker te beoordelen. De vriendelijkheid van de medewerker scoort het hoogst. De hulpvaardigheid en deskundigheid worden door enkele aanvragers als slecht of matig beoordeeld. Als belangrijkste reden hiervoor geven zij aan dat de medewerkers soms niet wisten hoe ze de foutmelding moesten oplossen. 5

6 Figuur Wilt u de medewerkers van het DR-Loket voor uw SNL-aanvraag beoordelen op de volgende aspecten? (n=94) vriendelijkheid 26% 62% 3% hulpvaardigheid 22% 55% 7% 4% deskundigheid 2% 37% 32% 4% 5% 0% 25% 50% 75% 00% uitstekend goed voldoende matig slecht Ruim de helft (54 procent) van de aanvragers geeft aan dat ze voorbereidingstijd voorafgaande aan de aanvraagperiode nuttig vonden. Een op de zeven vond de voorbereidingstijd niet nuttig. In hun ogen was dat niet nodig. Zij hadden het werk in het kader van eerdere aanvragen al gedaan of hun aanvraag was niet zo omvangrijk. Figuur 2 Vóór de start van de aanvraagperiode op 5 november had u van t/m 4 november gelegenheid uw aanvraag voor te bereiden. Vond u deze voorbereidingstijd nuttig? (n=25) 54% 4% 32% 0% 25% 50% 75% 00% ja nee weet niet 3. Papieren aanvraaga anvraag SNL 203 Enkele ondervraagden hebben hun aanvraag op papier ingediend. Het gaat om zeven ondervraagden. Aan hen is een aantal vragen voorgelegd over hun ervaringen met de aanvraagprocedure. Vijf van de zeven ondervraagden hebben de benodigde stukken binnen de gestelde termijn van 3 tot 5 werkdagen ontvangen. Figuur 3 Heeft u het aanvraagformulier en de perceelskaarten binnen de termijn van 3 tot 5 werkdagen ontvangen? (n=7) ja 5 nee weet niet

7 Voor vijf van de zeven ondervraagden was het duidelijk welke informatie zij bij de vragen op het formulier moesten invullen. De overige twee ondervraagden wisten bij sommige vragen wel en bij andere vragen niet wat ze moesten invullen. Verder geven alle zeven ondervraagden aan dat zij begrepen welke informatie zij op de perceelskaarten moesten aangeven. Nadat DR het aanvraagformulier heeft ontvangen, stuurt DR een ontvangstbevestiging. Desgevraagd geven alle zeven ondervraagden aan dat de informatie in de ontvangstbevestiging duidelijk was. Vervolgens is aan de papieren aanvragers de vraag voorgelegd of zij geprobeerd hebben om hun aanvraag via Mijn dossier te doen, voordat zij het papieren formulier hebben aangevraagd. Bij zes van de zeven schriftelijke aanvragers is dit het geval. Als reden voor de overstap naar papier noemen zij vaak problemen met het intekenen van percelen. Als reden voor keuze van een aanvraag op papier noemt één aanvrager dat invullen op papier makkelijker is. Figuur 4 Kunt u aangeven waarom u de aanvraag via Mijn dossier niet heeft afgerond en bent overgestapt naar een papieren aanvraagformulier? (n=7, meerdere antwoorden mogelijk) ik had problemen met het intekenen van percelen en/of landschapselementen 4 ik vond de digitale aanvraag te ingewikkeld de internetverbinding werkte niet goed andere reden Desgevraagd geven drie van de zeven schriftelijke aanvragers aan dat ze zeker zouden overwegen om de volgende keer hun aanvraag via internet te doen, terwijl twee dat waarschijnlijk wel zouden doen. Twee aanvragers zullen waarschijnlijk of zeker geen digitale aanvraag doen. Als reden noemen zij ondermeer dat het intekenen te moeilijk is en het aanvragen aanzienlijk langer duurt dan op papier. Figuur 5 Zou u overwegen om een volgende keer wel uw aanvraag via internet te doen? (n=7) zeker wel 3 waarschijnlijk wel 2 waarschijnlijk niet zeker niet

8 3. Algemeen een oordeel dienstverlening rondom SNL-beheervergoeding 203 Aan alle aanvragers is de mogelijkheid geboden om verbeterpunten aan te dragen met betrekking tot de aanvraagprocedure SNL. Hiervan hebben 4 aanvragers gebruik gemaakt. Verbetersuggesties die vaker genoemd worden zijn ondermeer: eenvoudiger taalgebruik in applicatie; snellere afhandeling van de aanvraag; eenvoudiger maken van het intekenen van perceelseenheden, meer flexibiliteit geven bij intekenen; de aanvragen makkelijker maken, indien de percelen ongewijzigd zijn. Tot slot is aan alle aanvragers gevraagd of zij een rapportcijfer willen geven voor de dienstverlening door DR met betrekking tot de aanvraag SNL 203. Gemiddeld waarderen zij de dienstverlening met een 6,7. Figuur 6 Gemiddeld rapportcijfer voor de dienstverlening door DR met betrekking tot de aanvraag SNL 203. n=207) 6, Welk vervolg geeft DR aan deze uitkomsten? Uit de peiling komt naar voren dat het invullen van de SNL-aanvraag voor veel aanvragers lastig is. Veel ondervraagden hebben bijvoorbeeld tijdens het invullen te maken gehad met foutmeldingen. DR gaat de veelvoorkomende foutmeldingen analyseren en zal samen met de provincies bekijken hoe dit volgend jaar beter kan. Ook de duidelijkheid van de foutmeldingen kan beter. Veel relaties geven aan dat in de foutmeldingen moeilijke begrippen worden gebruikt, en dat bovendien niet altijd duidelijk is wáár een grens wordt overschreden. Mede hierdoor is het in veel gevallen niet duidelijk hoe een fout kan worden hersteld. DR neemt deze bevindingen ter harte en gaat na op welke manier deze punten verbeterd kunnen worden. Ook de verbeterpunten die u aan het einde van het onderzoek aangeeft nemen we in onderzoek mee. We gaan zorgvuldig na hoe we deze punten kunnen realiseren. Waarbij we wel moeten zeggen dat het aanpassen van het taalgebruik makkelijker te realiseren zal zijn dan het eenvoudiger maken van het intekenen van beheereenheden. 8