Beoordelen en Belonen NERF HRM-implementatie augustus 2005
NERF-visie op Human Resource Management (HRM) Veel organisaties kiezen ervoor om hun organisatie en de personele inrichting ervan vorm te geven volgens de Human Resource Management (HRM) benadering. Deze benadering gaat er vanuit dat een organisatie het beste presteert als medewerkers de kans krijgen om hun sterke kanten optimaal in te zetten en hun minder sterke eigenschappen kunnen ontwikkelen. Als voornaamste kenmerken van HRM zien wij: de opvatting dat HRM een wezenlijk onderdeel uitmaakt van het strategisch beleid van de organisatie het belang dat toegekend wordt aan de permanente ontwikkeling van de kwaliteiten van de medewerkers als strategische succesfactor de noodzaak om de verschillende HRM-instrumenten onderling beter af te stemmen in relatie tot gestelde doelen de opvatting dat HRM primair een verantwoordelijkheid van de (integraal) manager is de opvatting dat de medewerker nadrukkelijk actief een eigen verantwoordelijkheid draagt voor zijn ontwikkeling. 1
1. Beoordelen Beoordelen is één van de HRM-instrumenten die het management van een organisatie ter beschikking staan. Met behulp van dit instrument kan transparant en zo objectief mogelijk een oordeel uitgesproken worden over het functioneren van een medewerker. Op basis hiervan kunnen rechtspositioneleen/of ontwikkelingsbeslissingen worden genomen, waaronder bewuste beloningsbeslissingen. Het beoordelingssysteem wordt gebruikt in de jaargesprekscyclus. Het biedt niet alleen de grondslag voor bewuste beloningsbeslissingen (in plaats van de jaarlijkse periodieke salarisverhoging) maar ook voor beslissingen over bijvoorbeeld ontslag wegens disfunctioneren of de omzetting van een dienstverband voor bepaalde tijd op proef in een dienstverband voor onbepaalde tijd. In het beoordelingsgesprek tussen manager en medewerker wordt zowel de duurzame groei in functioneren als de werkresultaten (op basis van afspraken vastgelegd in een werkplan) van een medewerker beoordeeld. In het kader van de jaargesprekscyclus worden op verschillende momenten, maar vooral tijdens het planningsgesprek, afspraken gemaakt en vastgelegd. Deze afspraken dienen de navolgende elementen te omvatten: 1. te bereiken (werk)resultaten. Deze hebben betrekking op de inhoud van de functie 2. de ontwikkeling van voor de functie benoemde of geldende competenties 3. de daartoe eventueel benodigde middelen en faciliteiten (overige afspraken). Het opstellen, bewaken en evalueren van SMART geformuleerde ontwikkel- en resultaatafspraken biedt voldoende houvast om te komen tot de gewenste transparantie, objectiviteit en herkenbaarheid en acceptatie bij de medewerker. Indien in een organisatie gekozen is voor zelfsturende teams, kan de gesprekscyclus gebruikt worden afgestemd op teamafspraken en teamdeelname. In het beoordelingssysteem wordt enerzijds aandacht geschonken aan de duurzame groei in ontwikkeling van de medewerker op basis van de ontwikkeling van de voor de functie geldende competenties en anderzijds aan diens prestaties. Er is een duidelijke samenhang en verwevenheid tussen deze twee componenten van de beoordeling. Afspraken over de ontwikkeling van de competenties hebben als doel in de toekomst te komen tot duurzaam hogere prestaties. Als het goed is, beïnvloedt de competentieontwikkeling dus de werkresultaten in positieve zin. Daarom zal de ontwikkeling van de competenties achteraf mede worden beoordeeld aan de hand van de daadwerkelijke prestaties en omgekeerd. Het ligt niet voor de hand dat de beoordelingsscores voor de ontwikkeling van de competenties en voor de behaalde resultaten ver uiteen zullen lopen. Beide componenten worden echter wel afzonderlijk beoordeeld. 2. Belonen Door de inbedding van de beoordeling in de jaargesprekscyclus ontstaat er meer helderheid voor de medewerkers ten aanzien van wat er van hen verwacht wordt, en ook hoe het verwachtingspatroon wordt gerelateerd aan beloning. Dit betekent dat er sprake is van een meer resultaatgerichte beloning, waarbij er een directe relatie is tussen planningsafspraken, de beoordeling en de beloning. Met de invoering van een nieuw beloningssysteem vindt vaak bijstelling van het loongebouw plaats. Belangrijkste meerwaarde van een nieuw systeem van Beoordelen en Belonen is het doorbreken van het bij veel organisaties aanwezige automatisme van belonen: dat medewerkers automatisch groeien naar een hogere schaal wanneer zij presteren volgens gemaakte afspraken. Daarvoor in de plaats komt dat de groei in de ontwikkeling voor een belangrijk deel de groei in salaris bepaalt. Dit neemt niet weg dat voor de functie via functiewaardering een functieschaal wordt bepaald. Deze functieschaal vormt de basis voor de feitelijke beloning (op basis van geleverde prestaties en ontwikkeling). Belonen is dus een belangrijk sturingsinstrument van het management. 2
Er kunnen twee vormen van beloning worden onderscheiden, namelijk structurele beloning en incidentele beloning. Structurele beloning betreft het vaste inkomen van een medewerker. Incidentele beloning is een eenmalige extra beloning. De structurele beloning heeft als doel het leveren van duurzaam hogere prestaties te belonen. De groei in de ontwikkeling én de geleverde prestaties bepalen daarmee in belangrijke mate het salaris. De incidentele beloning valt uiteen in twee typen beloningen: outputbeloning en inputbeloning. De incidentele outputbeloning heeft als uitgangspunten het motiveren, stimuleren en waarderen van medewerkers om te komen tot incidentele extra werkresultaten of output. Er worden dan inspanningen beloond (incidenteel) die niet in de structurele beloning worden gewaardeerd. Met de medewerker worden in het planningsgesprek ook afspraken gemaakt en vastgelegd over de kwantificeerbare doelstellingen van de incidentele outputbeloning. De incidentele inputbeloning is een beloning voor medewerkers die zich voor bepaalde (niet geplande) activiteiten extra inzetten. Voorbeelden van dit soort activiteiten zijn verkiezingen, een ramp of een groot congres. De beloning bestaat bijvoorbeeld uit cadeau- of theaterbonnen, gratificaties of extra verlof of een bruto bedrag. Deze beloning kan zowel aan individuele medewerkers als aan teams van medewerkers worden toegekend. In tegenstelling tot de structurele beloning en de incidentele outputbeloning is deze beloningsvorm niet gekoppeld aan de personele jaarcyclus. 3. Randvoorwaarden Voor een succesvolle implementatie van een gekoppeld beoordelings- en beloningssysteem gelden de volgende randvoorwaarden: de expertise (kennis en vaardigheden) van het management moet voldoende zijn om de juiste rol te kunnen vervullen (opleiding en training) de manager moet de beslissingsbevoegdheid hebben om te kunnen beoordelen en belonen (mandaatstatuut dient hierop te zijn aangepast) 3
sturen op geld is een voorwaarde voor het optimaliseren van de verantwoordelijkheid van de manager het systeem, de regeling en de uitvoeringsrichtlijnen ten aanzien van beoordelen en belonen moeten duidelijk zijn voor alle betrokkenen (informatievoorziening) de afdeling P&O moet voldoende geëquipeerd zijn om de noodzakelijke ondersteuning van de manager te verlenen het invoeringsproces moet helder en transparant zijn (communicatieplan) het invoeringsproces moet geëvalueerd worden de voortgang/toepassing moet worden gemonitord de timing van de personele plancyclus van de organisatie moet afgestemd worden op de algemene plancyclus. 4