De kwaliteit van drie typen functiewaarderingssystemen

Transcriptie

1 FUNCTIEWAARDERING BIJ GEMEENTEN Vergelijking van drie soorten functiewaarderingssystemen: GFS-achtige systemen, FUWASYS-achtige systemen en het NERF-functiewaarderingssysteem In dit artikel wordt de kwaliteit van drie typen functiewaarderingssystemen met elkaar vergeleken: 1. het Gemeentelijk FunctiewaarderingsSysteem (oorspronkelijk ontwikkeld door ODRP) en de vele varianten hierop; 2. FUWASYS (ontwikkeld door het toenmalige Ministerie van Binnenlandse Zaken) en de varianten hierop; 3. het NERF-functiewaarderingssysteem. De uitkomsten staan hieronder schematisch weergegeven. De kwaliteit van drie typen functiewaarderingssystemen Kwaliteitscriteria GFS-achtige systemen FUWASYS-achtige systemen Inhoudelijk: NERF-Functiewaarderingssysteem Actualiteit gezichtspunten minder goed minder goed goed Technisch: Betrouwbaarheid OK? OK Uitlegbaarheid goed minder goed goed Onderscheidend vermogen gezichtspunten werk & denkniveau zes gezichtspunten kennis & vaardigheden of competentieniveau 1. FUNCTIEWAARDERING ALS BASIS VAN DE BELONING Bij gemeenten is de beloning die een functionaris voor zijn werk krijgt primair gebaseerd op de zwaarte van zijn functie. Daarnaast spelen in veel gevallen ook de geleverde prestaties een rol of de schaarste op de arbeidsmarkt. Maar de zwaarte van de functie is toch de basis. De functiezwaarte wordt doorgaans bepaald aan de hand van een functiewaarderingssysteem. Een dergelijk systeem bevat als regel een aantal gezichtspunten aan de hand waarvan de functies op zwaarte worden gerangschikt. Dat geschiedt via een aantal toepassingsregels waarmee de zwaarte van een functie per gezichtspunt en voor alle gezichtspunten samen kan worden bepaald. Resultaat is een ordening naar zwaarte van de functies die in de organisatie voorkomen. Via de conversietabel wordt de rangorde vertaald naar schaalniveaus. Er zijn bij gemeenten diverse functiewaarderingssystemen in omloop. Sommige hebben veel gezichtspunten, andere minder. Bij sommige systemen is de toepassing ervan vooral werk voor experts, bij andere kan de gemeente de waardering gemakkelijker zelf opmaken. De systemen verschillen ook in de mate waarin de opzet, werking en de uitkomsten ervan aan bestuur, management en medewerkers kunnen worden uitgelegd. Dit laatste heeft niet alleen te maken met de ingewikkeldheid van de toepassingsregels maar ook met de aansluiting van de gezichtspunten op het gemeentelijk HRM-beleid. In de praktijk blijkt dat wanneer deze aansluiting minder is geworden de gemeente op zoek gaat naar een ander, beter passend systeem. In dat geval stemt de met het ge- 1

2 bruikte systeem verkregen rangorde van functies niet of niet goed overeen met de rangorde zoals de gemeente vindt dat die zou moeten zijn. 2. CRITERIA VOOR EEN GOED FUNCTIE- WAARDERINGSSYSTEEM De uiteindelijke kwalificatie of een functiewaarderingssysteem voldoet, is het oordeel van de gemeente (bestuur, management en medewerkers) of de aangebrachte rangorde in zwaarte van functies goed voelt, of het de instemming heeft van de organisatie als geheel. Gemeenten gebruiken lang niet altijd dezelfde criteria waarmee de kwaliteit van een functiewaarderingssysteem wordt gewaardeerd. Het ene systeem voldoet beter aan de wensen dan een ander. Daarom is het noodzakelijk dat er diverse, kwalitatief hoogwaardige systemen op de markt zijn die ieder eigen accenten leggen op wat belangrijk is bij het gemeentelijk functioneren (op HRM-gebied). De gemeente kiest het best passende systeem. De kwalificatie of een functiewaarderingssysteem inhoudelijk goed is, kan dus moeilijk worden vastgesteld aan de hand van de gekozen gezichtspunten en de toepassingsregels. In die zin zijn alle systemen gelijkwaardig. Het is wèl zo dat het ene systeem beter aansluit bij actuele gezichtpunten over het gemeentelijk functioneren (accent op resultaatgerichtheid) en over het te voeren HRM-beleid (competentiemanagement) dan de ander. In deze zin sluiten de gezichtspunten van het NERF-Functiewaarderingssysteem beter bij de actuele inzichten aan dan de twee andere soorten systemen. Kwaliteitsverschillen kunnen zich vooral voordoen in de betrouwbaarheid van een systeem, in de mate waarin de werking en de uitkomsten ervan kunnen worden uitgelegd en in het onderscheidend vermogen van de diverse gezichtspunten (technische kwaliteit). - betrouwbaarheid: toepassing van het systeem door verschillende gekwalificeerde functiewaardeerders op eenzelfde moment en op verschillende tijdstippen door eenzelfde functiewaardeerder leidt tot steeds dezelfde uitkomsten. Het mag dus niet uitmaken wie de functie waardeert en op welk moment: het systeem dient objectief te zijn; - uitlegbaarheid: de gezichtspunten, hun onderlinge verhoudingen (zoals neergelegd in toepassingsregels) en de uitkomsten van toepassing van het systeem dienen goed uitlegbaar te zijn voor zowel bestuur, management en medewerkers. Dat verhoogt het draagvlak voor de verkregen rangorde. Maar ook bij bezwaar- en beroepsprocedures moet het systeem goed uit te leggen zijn; - onderscheidend vermogen gezichtspunten: ieder van de gezichtspunten dient daadwerkelijk bij te dragen aan de uiteindelijke zwaarte van de functie. Gezichtspunten die er niet toe doen, horen in beginsel niet in het systeem. Onderstaande uitkomsten zijn gebaseerd op analyses 1 van: - ongeveer 90 functies die zijn geanalyseerd met een GFS-achtig systeem; - ongeveer 350 functies die zijn geanalyseerd met een FUWASYS-achtig systeem; - ongeveer 100 analyses die zijn geanalyseerd met het NERF-functiewaarderingssysteem. 3. UITKOMSTEN 3A. BETROUWBAARHEID GFS-achtige systemen Er zijn geen systematische gegevens voorhanden over de betrouwbaarheid van dit type systemen. Uit ervaring is bekend dat gekwalificeerde functiewaardeerders in ongeveer 85% van de gevallen tot gelijkluidende waarderingen komen, onder de aanname dat het materiaal waarop de waardering is gebaseerd (functiebeschrijving o.a.) voldoet. Is dat laatste niet het geval dan zakt het percentage, omdat er dan meer moet worden geïnterpreteerd en verondersteld. Dit laatste geldt overigens ook voor de andere hier besproken systemen: de FUWASYS-achtige systemen en het NERF-Functiewaarderingssysteem. FUWASYS-achtige systemen Er zijn beperkt gegevens voor handen over de betrouwbaarheid van dit type systemen. We zien dat het gewicht dat in de loop der tijd aan de gezichtspunten wordt toegekend niet altijd hetzelfde is. Was in 1996 Kennis de meest bepalende factor voor de waardering; in 2000 was dat de Aard van de werkzaamheden en in 2003 het Effect kan de beslissingen. In 2000 en 2003 blijken de contactkenmerken ook van belang (in 1996 eigenlijk niet). Het is niet mogelijk aan te geven of dit een tijdseffect is (in de loop van de tijd krijgen andere gezichtspunten meer accent) of meer het gevolg is van interpretatieverschillen tussen verschillende gekwalificeerde functiewaardeerders. 1 Specifieke informatie hierover is te verkrijgen bij Egbert ter Heine ( terheine@nerf-hrm.nl; mobiel: ) 2

3 NERF-functiewaarderingssysteem Eén aspect van de betrouwbaarheid van dit systeem (geven verschillende gekwalificeerde functiewaardeerders ten aanzien van dezelfde functiebeschrijvingen dezelfde waarderingen?) is systematisch onderzocht. De betrouwbaarheid van het systeem voldoet ruimschoots aan de norm en is in dit opzicht dus goed. Er zijn geen gegevens voorhanden over de betrouwbaarheid op langere termijn. 3B. UITLEGBAARHEID GFS-achtige systemen Dit type systemen is goed uitlegbaar. De gezichtspunten zijn helder, de scoreberekening is eveneens inzichtelijk. Het gaat hier om een type dat zich sinds jaar en dag heeft bewezen. Dit heeft ertoe geleid dat vooral management en medewerkers met dit type systeem kunnen lezen en schrijven, en dus ook weten via welke wegen een uitkomst kan worden gewijzigd, indien die niet helemaal welgevallig is. Afhankelijk van de variant die wordt gekozen zijn er wel eens vragen over het gezichtspunt leiding geven. Maar in strikte zin heeft dit niet te maken met de uitlegbaarheid van het systeem, maar met de aansluiting van het systeem op het HRM-beleid van de gemeente. FUWASYS-achtige systemen In de praktijk blijkt dit type systeem ook voor experts lastig hanteerbaar (het is in vergelijking met andere systemen ingewikkeld om tot een goede waardering te komen). Gevolg is dat niet alleen de werking van het systeem, maar ook de uitkomsten als moeilijk uitlegbaar worden ervaren. Hier komt bij dat het systeem meer precisie suggereert dan het waarmaakt (uit analyses blijkt dat een aantal kenmerken er niet toe doet; zie 3C.). NERF-functiewaarderingssysteem De ervaring met dit systeem is nog beperkt. De bijeenkomsten die met enkele opdrachtgevers en met collega functiewaarderingsdeskundigen (P&Ofunctionarissen en vakbondsfunctionarissen) zijn gehouden, laten zien dat de uitlegbaarheid goed is. Dit geldt zowel voor de inhoud van de gezichtspunten als de wijze waarop de scores tot stand komen. 3C. ONDERSCHEIDEND VERMOGEN GEZICHTSPUNTEN Het onderscheidend vermogen van de gezichtspunten is vastgesteld op basis van de in de praktijk bewezen samenhang met het schaalniveau en dus niet op basis van de theoretisch veronderstelde samenhang. GFS-achtige systemen Bij GFS-achtige systemen blijkt dat het functieniveau in 92% van de gevallen wordt bepaald door de Hoofdgroepindeling. Dit is op zich niet verwonderlijk. Gevolg is wel dat de overige (secundaire) factoren nog maar weinig kunnen bijdragen in de definitieve bepaling van de rangorde: Leiding Geven en Functionele Vorming zijn dan het belangrijkst; de overige gezichtspunten: Keuzemogelijkheden, Contacten en Handelingsvrijheid zijn feitelijk niet van belang. FUWASYS-achtige systemen Uit de analyses blijkt dat met zes gezichtspunten een 99% betrouwbare voorspelling van de functieschaal kan worden gegeven. Deze zes gezichtspunten blijken in de loop der jaren niet constant. De gezichtspunten: Effect werkzaamheden, Dynamiek werkzaamheden, Keuzevrijheid, Complexiteit beslissingen, Vaardigheid dragen nauwelijks bij aan het bepalen van de rangorde. NERF-functiewaarderingssysteem De analyses zijn gebaseerd op waarderingen van functiebeschrijvingen waar geen specifieke competenties aan verbonden zijn, zodat de beschrijvingen bij zijn gewaardeerd op basis van de benodigde kennis en vaardigheden. Het blijkt dat Kennis & Vaardigheden het belangrijkste gezichtspunt is. In meer dan 90% van de gevallen is het schaalniveau hierdoor bepaald. Gevolg is dat de overige gezichtspunten 10% kunnen bijdragen in de definitieve bepaling van de rangorde: beoordeling en leiding geven voegen dan nog het meeste toe. Wat toepassing van het gezichtspunt Competentieniveau betreft, maken andere analyses duidelijk dat zijn effect gelijk is aan dat van Kennis & Vaardigheden. 4. CONCLUSIE De kwaliteit van een functiewaarderingssysteem kan worden afgemeten aan twee hoofdcriteria: 1. de inhoudelijke kwaliteit 2. de technische kwaliteit Inhoudelijke kwaliteit Het gaat hierbij om de inhoud van de gezichtspunten waarop de waardering is gebaseerd en om hun onderlinge verhouding. Naar mate deze beter aansluiten op het gewenste HRM-beleid van de gemeente is de kwaliteit van het betreffende systeem beter. Omdat gemeenten een verschillende invulling 3

4 willen geven aan HRM-beleid bestaat er niet één goed functiewaarderingssysteem. Het NERF-functiewaarderingssysteem sluit goed aan op een moderne visie op gemeentelijk functioneren en op HRM-beleid (nadruk op resultaatgerichtheid, competentiemanagement en zelfsturing). Technische kwaliteit Criteria zijn hier: - betrouwbaarheid - uitlegbaarheid - onderscheidend vermogen gezichtspunte: Van de vergeleken systemen scoren FYWASYSachtige systemen het laagst op de technische kwaliteit. GFS-achtige systemen en het NERF-functiewaarderingssysteem zijn in dit opzicht gelijkwaardig. NERF HRM-implementatie p/a Scheulderdorpsstraat PC SCHEULDER info@nerf-hrm.nl website: 4

5 BIJLAGE: Korte karakteristiek GFS, FUWASYS en NERF-Functiewaarderingssysteem GFS-achtige systemen beoordelen de zwaarte van een functie primair op het werk- en denkniveau dat nodig is om de functie normaal goed te kunnen vervullen. De zwaarte wordt uitgedrukt in een Hoofdgroep (I VI). Deze karakterisering wordt vervolgens verfijnd aan de hand van 5 gezichtspunten: 1. Functionele vorming 2. Keuzemogelijkheden 3. Handelingsvrijheid 4. Leiding geven 5. Contacten. Ieder van de gezichtspunten heeft 4 scoremogelijkheden: 1-4 punten. Het gezichtspunt Leiding geven kent daarnaast als score: 0 (van toepassing wanneer er géén leiding wordt gegeven) De scores op deze gezichtspunten worden opgeteld. De zwaarte van de functie wordt dus uitgedrukt in de hoofdgroepindeling (I VI) + een aantal punten (max. 20). FUWASYS-achtige systemen beoordelen de zwaarte van een functie aan de hand van 14 gezichtspunten. De functie wordt tijdens het waarderingsproces vergeleken met een of meer normfuncties. De gezichtspunten zijn: 1. Aard werkzaamheden 2. Doel werkzaamheden 3. Effect werkzaamheden 4. Aanpak werkzaamheden 5. Dynamiek werkzaamheden 6. Keuzevrijheid 7. Complexiteit beslissingen 8. Effect beslissingen 9. Kader 10. Wijze van controle 11. Kennis 12. Vaardigheid 13. Aard contacten 14. Doel contacten. De scoretoewijzing geschiedt volgens strikte regels: per gezichtpunt kan 1-5 punten worden gescoord. De scores op de gezichtspunten worden opgeteld: de som drukt de zwaarte van de functie uit. NERF-functiewaarderingsysteem Dit recent ontwikkelde systeem beoordeelt de zwaarte van een functie aan de hand van 7 gezichtspunten: 1. Doel werkzaamheden (score bereik: 1-6 punten) 2. Te bereiken resultaten (1 5 punten) 3. Autonomie in het werk (1 5 punten) 4. Contact (onderscheiden naar: weerstand in het contact en doelen van het contact) (2 10 punten) 5. Beoordeling (1 6 punten) 6. Leiding geven (drie soorten: hiërarchisch; niet-hiërarchisch; zelfsturing) (0 5 punten) 7. Competentieniveau (gebaseerd op 1. het niveau van de vereiste vaktechnische competenties en 2. het gemiddelde ontwikkelingsniveau van de functiespecifieke gedragscompetenties) (3 10 punten) òf Kennis & Vaardigheden (1 10 punten). Dit systeem maakt het mogelijk de zwaarte van vakcompetenties en de gedragscompetenties in de waardering van de functie tot uitdrukking te brengen. Gemeenten die niet met ontwikkelingsniveaus van functiespecifieke gedragscompetenties werken, beoordelen de functies aan de hand van het gezichtspunt Kennis & Vaardigheden. De scores op de gezichtspunten worden opgeteld: de som drukt de zwaarte van de functie uit. 5

6 Vergelijkend overzicht functiewaarderingssystemen NERF FUWASYS* GFS* Gezichtspunten Kenmerken Hoofdgroep & gezichtspunten Doel werkzaamheden Doel werkzaamheden NVT Te bereiken resultaten NVT NVT Autonomie in het werk Keuzevrijheid Keuzemogelijkheden Contact Weerstand Doelen Aard contacten Doel contacten Contacten Beoordeling Wijze van controle Handelingsvrijheid Leiding geven Hiërarchisch Niet hiërarchisch Zelfsturing Competentieniveau Niveau vaktechnische competenties Niveau gedragscompetenties of Kennis & Vaardigheden Kennis Vaardigheden NVT NVT Kennis Vaardigheid Aard werkzaamheden Effect werkzaamheden Aanpak werkzaamheden Dynamiek werkzaamheden Complexiteit beslissingen Effect beslissingen Kader Leiding geven Hiërarchisch Niet hiërarchisch NVT NVT Functionele vorming, waaronder vaardigheden Hoofdgroepen (werk en denkniveau) * en daarop gebaseerde systemen 6