Informatiedocument voorbereiding ZZP-score Dit document is opgesteld met het doel om zorgaanbieders in het kader van de zorgzwaartebekostiging te informeren over de voorbereidingen die men kan treffen om de landelijke ZZP-score goed te laten verlopen. De geplande scoreperiode zal lopen van 1 november 2006 tot 15 januari 2007. De geplande peildatum van de landelijke score is 1 november 2006. De instructie is gebaseerd op ervaringen van zorgaanbieders uit de pilots zorgzwaartebekostiging die zijn gehouden in het voorjaar van 2005 en 2006 en is een eerste onderdeel van de totale ondersteuning die bij de landelijke ZZP-score wordt geboden. Verondersteld wordt dat de lezer algemeen bekend is met de zorgzwaartebekostiging en globaal weet wat een ZZP-score van de cliënt inhoudt. De volgende aandachtspunten komen in dit document aan de orde: Organisatie van de score. Wat kan men nu al doen? Ondersteuning bij de score. 1. Organisatie van de score Het scoren van de zorgzwaarte van cliënten vindt plaats met behulp van het ZZP-scoreprogramma. Het ZZP-scoreprogramma is een webapplicatie die bereikbaar is via een beveiligde internetverbinding. Het ZZP-scoreprogramma is opgedeeld in twee niveaus: instellingsniveau en afdelingsniveau. Ieder CTG-nummer kan vanaf het moment dat het ZZP-scoreprogramma beschikbaar is (planning: begin oktober 2006), inloggen met een inlognaam en wachtwoord in het instellingsniveau. Deze inloggegevens worden verstrekt per CTG-nummer voordat het ZZP-scoreprogramma ter beschikking wordt gesteld. Hieronder worden globaal de stappen beschreven die moeten worden doorlopen zodra het ZZP-scoreprogramma beschikbaar is. Deze stappen geven inzicht in wat er moet gebeuren en welke personen bij de ZZP-score betrokken kunnen worden. STAP 1: INVOEREN GEGEVENS OP INSTELLINGSNIVEAU De eerste stap in het werken met het ZZP-scoreprogramma is het controleren en invoeren van een aantal algemene en contactgegevens van het CTG-nummer. Daarnaast moeten o.a. capaciteitsgegevens worden ingevuld en een keuze worden gemaakt voor eventueel gebruik van VECOZO voor de beveiliging van de internetverbinding bij het inloggen op instellingsniveau. Dit is een taak voor de projectleider. De projectleider draagt zorg voor de coördinatie van het project en bewaakt de voortgang van de score. Hij/zij dient over enig technisch inzicht te beschikken voor het werken met het ZZPscoreprogramma. Voor het invullen van capaciteitsgegevens van het CTG-nummer, is het raadzaam de hulp van bijvoorbeeld een HEAD of controller in te roepen. STAP 2: AANMAKEN AFDELINGEN EN INVOEREN FORMATIEGEGEVENS In deze stap moeten er afdelingen in het ZZP-scoreprogramma op instellingsniveau worden aangemaakt, die op logische wijze corresponderen met organisatorische eenheden binnen de instelling. Hierbij dient per afdeling een keuze te worden gemaakt voor eventueel gebruik van VECOZO voor de beveiliging van de internetverbinding bij het inloggen op afdelingsniveau. Vervolgens moeten er per afdeling formatiegegevens HHM/JT/06/2248/zba, 28 augustus 2006 Pagina 1 van 7
worden ingevoerd, die betrekking hebben op de te scoren cliënten van de afdelingen. Het definiëren en aanmaken van de afdelingen is een taak voor de projectleider. Daarom dient deze persoon een goed zicht te hebben op de organisatie. Uitgangspunten voor het definiëren van afdelingen worden benoemd in paragraaf 2. Voor het invullen van de formatiegegevens van de afdelingen, kan bijvoorbeeld een HEAD of controller worden ingeschakeld. STAP 3: INVOEREN CLIËNTGEGEVENS (NAW, PARNTER, INDICATIE EN VERBLIJF) Nadat de afdelingen zijn aangemaakt, moeten de cliënten worden ingevoerd. Een deel van deze gegevens kan met behulp van een inleesfunctie in het ZZP-scoreprogramma eenmalig worden geïmporteerd. Dat wil zeggen dat de betreffende gegevens bijvoorbeeld uit het cliëntregistratiesysteem van de instelling worden geëxporteerd en via een vastgesteld formaat kunnen worden geïmporteerd in het ZZP-scoreprogramma. Aanbevolen wordt een applicatiebeheerder of de softwareleverancier te betrekken bij het gebruik van deze functionaliteit. De cliëntgegevens die niet kunnen worden geïmporteerd, dienen handmatig te worden ingevuld, bijvoorbeeld door een administratief medewerker 1. STAP 4: INVOEREN ZORGZWAARTEGEGEVENS Deze stap is de eigenlijke score per cliënt van de zorgzwaarte op de peildatum. Het betreft het invullen van de zorgzwaartescorelijst, het bepalen van het definitieve ZZP, het invoeren van dagbestedinggegevens en eventueel aanwezige extreme zorgzwaarte. Tevens moet het definitieve ZZP worden gecontroleerd door een tweede zorginhoudelijk persoon. Voor de uitvoering van deze stap zijn twee scenario s denkbaar, die gebruikt kunnen worden als richtlijn voor de organisatie van de daadwerkelijke score. Afhankelijk van de gekozen aanpak zijn er verschillende medewerkers nodig. Scenario 1 In het eerste scenario worden alle zorgzwaartegegevens door een cliëntkenner op papier ingevuld; hiervoor wordt een invulformulier aangeboden via de website op het moment dat het ZZP-scoreprogramma beschikbaar wordt gesteld. Vervolgens worden de gegevens centraal (gehele CTG-nummer) of decentraal (per afdeling) door bijvoorbeeld een administratief medewerker in het ZZP-scoreprogramma ingevoerd. Na invoering in het ZZP-scoreprogramma dient het ZZP-advies teruggekoppeld te worden aan de cliëntkenner. De cliëntkenner beoordeelt het ZZP-advies en stelt het definitieve ZZP vast. Scenario 2 In het tweede scenario vult de cliëntkenner de zorgzwaartegegevens direct in het ZZP-scoreprogramma in en kan zodoende direct het ZZP-advies van het ZZPscoreprogramma beoordelen en het definitieve ZZP vaststellen. Voorwaarde voor dit scenario is dat de cliëntkenners op de afdeling over een internetverbinding beschikken. Na het vaststellen van het definitieve ZZP door de cliëntkenner, dienen de zorggegevens gecontroleerd te worden door een andere inhoudelijke deskundige dan de cliëntkenner 1 Een totaaloverzicht van alle gegevens die moeten worden ingevoerd, staat in het document Specificaties gegevensset ZZP-scoreprogramma. In het document Specificaties inleesfunctie ZZPscoreprogramma staan de specificaties van het inleesbestand. HHM/JT/06/2248/zba, 28 augustus 2006 Pagina 2 van 7
die de zorgzwaartescorelijst heeft ingevuld. Indien nodig worden (in overleg met de cliëntkenner) de scores aangepast. Om de uniformiteit van de score te waarborgen, dient een beperkt aantal medewerkers binnen de afdelingen de cliënten te scoren. Ook is het van belang de cliëntkenners goed te instrueren. Zij moeten op de hoogte zijn van de uitgangspunten en het interpretatiekader van de score. Het invullen van de zorgzwaartescores door cliëntkenners kan worden begeleid door een score-expert, een medewerker die het interpretatiekader van de score goed kent, meewerkt aan de score van alle cliënten en daardoor de uniformiteit van de score waarborgt. STAP 5: INTERNE CONTROLE EN AFSLUITING SCORE Deze stap is bedoeld om de ingevoerde gegevens op instelling- en afdelingsniveau te controleren. Om dit te ondersteunen is een rapportagefunctie in het ZZP-scoreprogramma beschikbaar. De projectleider kan een overzicht van de gescoorde ZZP s genereren alsmede een vergelijking van de ingevulde formatie met de benodigde formatie op basis van gescoorde ZZP s. Als alle gegevens zijn gecontroleerd, kan de projectleider de ZZP-score op instellingsniveau gereedmelden. In tabel 1 wordt een overzicht gegeven van de verschillende onderdelen van de stappen en de medewerkers die daarbij (kunnen) worden betrokken. Stap Wat? Wie? 1 2 3 4 5 Invoeren algemene gegevens op instellingsniveau Invoeren capaciteitsgegevens op instellingsniveau Keuze gebruik beveiliging via VECOZO op instellingsniveau Aanmaken afdelingen op instellingsniveau Keuze gebruik beveiliging via VECOZO per aangemaakte afdeling op instellingsniveau Invoeren formatiegegevens op afdelingsniveau Invoeren algemene gegevens cliënten met behulp van inleesfunctie op afdelingsniveau Handmatig invoeren van algemene gegevens cliënten op afdelingsniveau (geen gebruik inleesfunctie) Invoeren zorgzwaartegegevens op afdelingsniveau (bij directe invoer in het ZZP-scoreprogramma) Invoeren zorgzwaartegegevens op afdelingsniveau (bij scoren op papier) en ZZP-advies terugsturen naar cliëntkenner Bepalen definitieve ZZP op afdelingsniveau Controle zorgzwaartescore per cliënt op afdelingsniveau Interne controle gegevens CTG-nummer en afdelingen op instellingsniveau Afsluiting score op instellingsniveau HEAD/controller HEAD/controller Applicatiebeheerder Administratief medewerker Cliëntkenner Score-expert Administratief medewerker Cliëntkenner Inhoudelijke deskundige Tabel 1. Activiteiten en betrokken medewerkers per stap HHM/JT/06/2248/zba, 28 augustus 2006 Pagina 3 van 7
2. Wat kan men nu al doen? De voorbereidende stappen waar men nu al mee kan beginnen, zijn; aanwijzen en instrueren van medewerkers; zorgdragen voor de beschikbaarheid van gegevens; nadenken over de afdelingenstructuur; aanmaken van een importbestand; maken van een planning. AANWIJZEN EN INSTRUEREN VAN MEDEWERKERS Het is van belang om de juiste mensen aan te wijzen voor de rollen van projectleider en invullers van zorggegevens (cliëntkenners). De projectleider fungeert als aanspreekpunt voor interne betrokkenen en is tevens contactpersoon voor de landelijke projectorganisatie. De projectleider moet daarom een medewerker zijn met organisatorische kennis van de zorginstelling en over enige technische vaardigheden beschikken voor het werken met het ZZP-scoreprogramma. Voor de rol van cliëntkenner ten behoeve van het invullen van de zorgzwaartescorelijst wordt geadviseerd om afdelingshoofden c.q teamleiders aan te stellen die kennis hebben van de zorgzwaarte van een cliënt. Voor de controle van het definitieve ZZP door een (team van) inhoudelijk deskundige(n), wordt geadviseerd om in ieder geval een behandelaar te betrekken (bijv. een arts of orthopedagoog). Een mogelijkheid voor het informeren van alle medewerkers is het organiseren van een personeelsbijeenkomst waar de zorgzwaartebekostiging wordt toegelicht. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de informatiefilm over zorgzwaartebekostiging, de sheets van de landelijke informatiebijeenkomsten in september 2006 en de instructiebijeenkomsten in oktober 2006. De cliëntkenners en score-experts die de zorgzwaartescore zullen uitvoeren, dienen specifiek geïnstrueerd te worden over de uitgangspunten en het interpretatiekader van de zorgzwaartescorelijst. Voor de instructie over het invullen van de zorgzwaartescorelijst worden in oktober 2006 regionale instructiebijeenkomsten georganiseerd. ZORGDRAGEN VOOR DE BESCHIKBAARHEID VAN GEGEVENS De projectleider kan reeds beginnen met inventariseren op welke wijze de verschillende in te voeren gegevens van CTG-nummer, afdelingen en cliënten beschikbaar zijn, zodat de betreffende gegevens tijdig aangeleverd worden. In tabel 2 staan de benodigde gegevens, mogelijke bronnen en eventuele personele ondersteuning op een rij. Soort gegevens Mogelijke bronnen Mogelijke ondersteuning Capaciteitsgegevens Administratie HEAD/controller Formatiegegevens Gegevens NAW en indicatie met gebruik inleesfunctie Gegevens NAW en indicatie zonder gebruik inleesfunctie Personeelsplanning Administratie Cliëntinformatiesysteem Administratie HEAD/controller Applicatiebeheerder Administratief medewerker Gegevens verblijf Administratie Administratief medewerker HHM/JT/06/2248/zba, 28 augustus 2006 Pagina 4 van 7
Soort gegevens Mogelijke bronnen Mogelijke ondersteuning Gegevens dagbesteding Administratie Administratief medewerker Cliëntkenner Tabel 2. Beschikbaarheid gegevens NADENKEN OVER AFDELINGSTRUCTUUR De projectleider kan alvast nadenken over de afdelingen die hij in het ZZP-scoreprogramma wil aanmaken. De volgende uitgangspunten zijn daarbij van belang: De afdelingstructuur moet alle cliënten bevatten waarbij sprake is van de functie verblijf. Iedere cliënt mag in de afdelingen maar één keer voorkomen. Alle cliënten binnen een afdeling moeten onder dezelfde AGB-code vallen. De afdelingstructuur dient afgestemd te worden op het eventuele gebruik van de inleesfunctie van cliëntgegevens. Per aangemaakte afdeling dienen separaat formatiegegevens beschikbaar te zijn omtrent het aantal (betaalde) FTE die de daadwerkelijke woonzorg leveren (excl. behandeling en dagbesteding). De afdelingstructuur dient afgestemd te worden op het eventuele gebruik van de VECOZO bij de beveiliging van het inloggen per afdeling. AANMAKEN VAN EEN IMPORTBESTAND Op basis van de specificaties inleesfunctie ZZP-scoreprogramma kan de projectleider in samenwerking met de applicatiebeheerder een importbestand gaan aanmaken. Deze staat dan gereed om te testen en te importeren als het ZZP-scoreprogramma begin oktober 2006 ter beschikking wordt gesteld. De specificaties inleesfunctie ZZP-scoreprogramma worden beschikbaar gesteld via de website www.zorgzwaartebekostiging.nl. Let op: het importbestand dient alle cliënten te bevatten die op de peildatum verblijven in de instelling. Het vooraf aangemaakte importbestand dient dus eventueel nog te worden aangepast aan mutaties in de te scoren groep cliënten. MAKEN VAN EEN PLANNING Een goede planning helpt de projectleider om de voortgang te bewaken. De planning kan worden opgesteld aan de hand van de beschreven stappen en de volgende indicatieve tijdinvestering (de exacte tijdinvestering is afhankelijk van de omvang van de cliëntenpopulatie, de wijze waarop de score intern is georganiseerd en de automatiseringsgraad van de zorginstelling): De tijdinvestering van de projectleider is geraamd op circa twee tot drie dagen per week gedurende de periode dat de score plaatsvindt en twee dagen per week in de aanloop- en afrondingsfase. Bij gebruik van de inleesfunctie heeft de projectleider (eventueel met hulp van de applicatiebeheerder/softwareleverancier) naar schatting één tot twee dagen nodig om het importbestand aan te maken en in te lezen. Voor het scoren van de zorgzwaarte (door de cliëntkenners) is de inschatting gemaakt van circa 30 minuten per cliënt. Als er geen gebruik gemaakt wordt van de inleesfunctie, komt er per cliënt ongeveer 15 minuten bij voor het invullen van de algemene gegevens. Ook de controle van het gescoorde ZZP neemt per cliënt zo n 10 minuten in beslag. HHM/JT/06/2248/zba, 28 augustus 2006 Pagina 5 van 7
Tabel 3 geeft een richtlijn voor de totale tijd die de werkzaamheden van alle betrokken personen met zich meebrengen. Variabelen Richtlijn totale tijd per cliënt Aantal cliënten 10 100 300 500 1000 2000 Geen gebruik inleesfunctie 55 55 55 55 55 55 Wel gebruik inleesfunctie 95 50 48 47 46 45 Tabel 3. Richtlijn totale tijd per cliënt Gebruik van de inleesfunctie is aan te raden vanaf ca. 75 cliënten, mits er een cliëntregistratiesysteem aanwezig is en er met behulp van dit systeem redelijk eenvoudig een importbestand kan worden aangemaakt (tijdinvestering ca. 1 tot 2 dagen). Als er geen gebruik wordt gemaakt van de inleesfunctie, kost de totale invoer per cliënt ca. 55 minuten. Dit is de optelsom van de hierboven genoemde punten (invoer algemene gegevens, cliëntscore en controle). 3. Ondersteuning bij de score Voorafgaand aan en tijdens de score worden de zorginstellingen vanuit de landelijke projectorganisatie ondersteund, onder andere door: regionale bijeenkomsten in september, instructiebijeenkomsten in oktober, diverse instructiedocumenten en de beschikbaarheid van een helpdesk. De onderstaande documenten zijn belangrijk voor de verschillende betrokken medewerkers: Document Relevant voor Beschikbaar waar/wanneer Handleiding ZZPscoreprogramma ZZP s per sector Zorgzwaartescorelijst Invulformulier zorgzwaartegegevens per cliënt Specificaties gegevensvelden ZZP-scoreprogramma Specificaties inleesfunctie ZZP-scoreprogramma Instructie ontwikkelen importbestand ZZPscoreprogramma en invullers cliëntgegevens (cliëntkenners, scoreexperts) Cliëntkenners, score-experts en projectleider Cliëntkenners, score-experts en projectleider Cliëntkenners, score-experts en projectleider, applicatiebeheerder, applicatiebeheerder Bij vrijgave ZZP-scoreprogramma: begin oktober 2006 Bij vrijgave ZZP-scoreprogramma: begin oktober 2006 Bij vrijgave ZZP-scoreprogramma: begin oktober 2006 Voorbeeld inleesbestand, applicatiebeheerder Via website: begin september 2006 Tabel 3. Informatie- en instructiedocumenten HHM/JT/06/2248/zba, 28 augustus 2006 Pagina 6 van 7
Houd de website www.zorgzwaartebekostiging.nl in de gaten voor eventuele updates van bovengenoemde documenten en veelgestelde vragen en antwoorden. s kunnen met vragen terecht bij de helpdesk zorgzwaartebekostiging, telefoon (053) 436 32 67 en e-mail helpdesk@zorgzwaartebekostiging.nl. HHM/JT/06/2248/zba, 28 augustus 2006 Pagina 7 van 7