LANG VERSLAG OPEN ZITTING OCMW-raad van 17 september 2014 OPEN ZITTING 0 Map 00 Notulen 0.1 Goedkeuring van de notulen van de open zitting van 16 juli 2014 De raad wordt gevraagd om de notulen van de open zitting van 16 juli 2014 goed te keuren. - Mevr. Maddy Bouden geeft feedback met betrekking tot de stabiliteitsstudie. Gezien de studie niet werd afgerond, wordt gewacht met het gunnen van de offerte van de architect. De architect en het stabiliteitsbureau zitten binnenkort samen om de resultaten te bespreken. De voorzitter zegt dat zij hoopt om in oktober te gunnen. 1 Map 02 Algemeen Beleid 1.1 Beslissingen genomen door de Secretaris - aktename Rapportering van de beslissingen genomen door de Secretaris: 2 beslissingen genomen op 21 juli 2014 3 beslissingen genomen op 28 juli 2014 1 beslissing genomen op 4 augustus 2014 4 beslissingen genomen op 11 augustus 2014 4 beslissingen genomen op 18 augustus 2014 3 beslissingen genomen op 25 augustus 2014 3 beslissingen genomen op 1 september 2014 2 beslissingen genomen op 8 september 2014 1.2 Bespreking en vaststelling Jaarrekening 2013 - goedkeuring De balans en de staat van opbrengsten en kosten kunnen als volgt worden samengevat:
Balans per 31 december 2013 Vlottende activa 4.000.226,07 schulden 12.574.955,84 Vaste activa 18.427.115,19 Netto actief 9.852.385,42 TOTAAL ACTIVA 22.427.341,26 TOTAAL PASSIVA 22.427.341,26 Staat van opbrengsten en kosten per 31 december 2013: Het operationeel overschot = 330.845,56 EUR Het financieel tekort = -168.306,46 EUR Overschot van het boekjaar: 162.539,10 EUR Op 25 augustus 2014 werd de jaarrekening 2013 aan de raadsleden toegelicht. 1.3 Budgetwijziging 2014 - vaststelling De budgetwijziging 2014 van het OCMW werd opgemaakt volgens de richtlijnen van de nieuwe beleids- en beheerscyclus. Het resultaat van de rekening 2013 werd verwerkt in de budgetwijziging. In de budgetwijziging werd een overzicht opgenomen van alle prioritaire beleidsdoelstellingen. Op 25 augustus 2014 werd de budgetwijziging toegelicht door de financieel beheerder. - Mevr. Maddy Bouden zegt dat het grootste bedrag uit de budgetwijziging, de voorziening voor de nieuwe vleugel van het woonzorgcentrum is. Een bedrag van 50.000 euro dat was voorzien voor omvorming bureau s naar kamers in het woonzorgcentrum wordt voor dit doeleinde gewijzigd en er werd 450.000 euro extra voorzien voor de architect van de nieuwe vleugel voor het woonzorgcentrum. 1.4 Leveren van brandstof voor voertuigen, werktuigen en gebouwen 2015-2017 - Goedkeuring lastvoorwaarden, gunningswijze en uit te nodigen firma's In overleg tussen het managementteam van gemeente en OCMW werd in 2010 de idee geopperd om samen een overheidsopdracht voor 'leveren van brandstof voor voertuigen en werktuigen van het gemeentebestuur en het OCMW-bestuur Langemark-Poelkapelle' te organiseren. De huidige overeenkomst loopt nog tot 31 december 2014. De nieuwe opdracht zou ingaan vanaf 1 januari 2015 voor een termijn van 3 jaar, tot 31 december 2017. De raad wordt gevraagd om het bestek en de kandidaat-leveranciers goed te keuren en het college te machtigen om de procedure ook namens het OCMW te voeren.
- Dhr. Johan Supply vraagt of dit ook voor levering aan privépersonen is, die klant zijn bij het OCMW? Mevr. Maddy Bouden zegt van niet. Cliënten van het ocmw kiezen eigen leveranciers, maar kunnen een brandstoftoelage krijgen. - Mevr. Claudine Muylle en Mevr. Sylvie Vankeirsbilck vragen welke leveranciers worden aangeschreven. Mevr. Maddy Bouden antwoordt: - Vanacker-Coene BVBA, Poelkapellestraat 60 te 8920 Langemark-Poelkapelle - Deraeve Ludwig, Bikschotestraat 59 te 8920 Langemark-Poelkapelle - Vansevenant Brandstoffen BVBA, Kortemarkstraat 180 te 8820 Torhout - Anckaert Rosa, Brugseweg 119 te 8920 Langemark-Poelkapelle - Hovan BVBA, Kortemarkstraat 180 te 8820 Torhout - Gulf tankstation, Klerkenstraat 167 te 8920 Langemark-Poelkapelle. Mevr. Maddy Bouden meent dat Rosa Anckaert haar bedrijf stopt. - Dhr. Jan Halewyck vraagt waarom de opdracht voor 3 jaar wordt gegund. Dhr. Supply vraagt of opzeg mogelijk is. Mevr. Sabine De Wandel zegt dat dit momenteel niet mogelijk is. 1.5 Waardebepaling oudbouw woonzorgcentrum Sint Paulus en administratief centrum - goedkeuring Er werd voor het OCMW en het gemeentebestuur een evaluatie gevraagd van de verzekeringsportefeuille bij Ethias. In het kader van de evaluatie ontvingen we een overzicht van de verzekerde waarde van onze gebouwen. Hieruit blijkt dat het oud woonzorgcentrum en, hieraan gekoppeld, het administratief centrum verzekerd zijn voor de volgende waarde: gebouw : 4.295.746,89 euro inboedel : 1.075.857,89 euro de premie bedraagt : 2.390 euro De verzekeraar stelt voor om beide te verzekeren voor een eerste risico zodat bij brand of andere calamiteiten de nodige ruimwerken of stuttingswerken kunnen gebeuren. Tijdens de bespreking werd een totaalbedrag van 400.000 voorgesteld. - Mevr. Sylvie Vankeirsbilck vraagt wat het verschil in premie zal zijn? Mevr. Maddy Bouden zegt dat dit zal gekend zijn na doorgave van het nieuwe bedrag. Mevr. Sylvie Vankeirsbilck zegt dat het woonzorgcentrum al een tijdje verhuisd is? Dit kon eerder worden doorgegeven. 2 Map 03 Woonzorgcentrum 2.1 Akte met betrekking tot verzaking recht van opstal voor de site van het woonzorgcentrum De Boomgaard - goedkeuring
Het OCMW ambieert de uitbreiding van het woonzorgcentrum met een nieuwe vleugel van 62 woongelegenheden en een dagverzorgingscentrum. Er wordt voor gekozen om, anders dan bij het dossier voor de bouw van het woonzorgcentrum, zelf als bouwheer op te treden. Om een goedgekeurd technisch-financieel plan te verkrijgen in het kader van de VIPA-procedure, dient het OCMW als bouwheer de volle eigenaar te zijn van de site waar de nieuwe vleugel van het woonzorgcentrum komt. In 2010 werd de volledige site van het OCMW in opstal gegeven aan Belfius (voorheen Dexia), die toen bouwheer werd van de nieuwbouw van het woonzorgcentrum. Belfius is bereid om te verzaken aan het opstalrecht en maakte hiertoe een ontwerpakte op. VIPA wenst een geregistreerde akte voor het eind van het jaar en raadt daarom het OCMW aan om een notaris onder de arm te nemen. Notaris Ellen Vanslambrouck werd hiervoor aangesproken. Er zijn geen bijkomende kosten voor een bodemoriënterend onderzoek. De financiering met projectbeheer werd al eerder omgezet in een lening tav het bestuur. De raad wordt gevraagd haar akkoord te geven met de aanstelling van Notaris Vanslambrouck voor het verlijden van de akte en de akte goed te keuren. - Mevr. Sylvie Vankeirsbilck vraagt welke argumenten er zijn voor deze verzaking? Mevr. Maddy Bouden antwoordt dat bij de nieuwbouw van het woonzorgcentrum Belfius bouwheer was. In dat kader had het OCMW een recht van opstal verleend aan Belfius. In het kader van de VIPA-procedure, dient het OCMW het volledige beschikkingsrecht te hebben over de gronden. Mevr. Sylvie Vankeirsbilck vraagt of dit gemakkelijk ging? Mevr. Maddy Bouden zegt dat Belfius er geen probleem mee had. 3 Map 04 BKO 3.1 Afrekening patronale bijdragen buitenschoolse kinderopvang dienstjaar 2013 - aktename Begin juli 2014 vond de controle plaats van de afrekening van de patronale bijdragen voor het dienstjaar 2013. Naar aanleiding van deze controle werd nog 31.530,81 EUR extra subsidie voor de bko voor het dienstjaar 2013 toegekend. Voor het dienstjaar 2013 werden reeds voorschotten voor een bedrag van 86.079,05 EUR uitbetaald. In totaal ontvangt het O.C.M.W. Langemark- Poelkapelle voor het dienstjaar 2013 dus 117.609,86 EUR. In vergelijking met het dienstjaar 2012 ontvangt het OCMW 1.953,06 EUR meer (2012: 115.656,80 EUR)
De Raad wordt gevraagd hiervan akte te nemen. 3.2 Gebruik buitenschoolse kinderopvang Langemark tijdens de vredeswakes - goedkeuring Door dhr. Peene Peter werd opnieuw de vraag gesteld om tijdens de volgende vredeswakes samen met de BKO kinderopvang te voorzien in de BKO Langemark. Op die manier kunnen ook jonge gezinnen bij dit project betrokken worden. De organisatie zou zelf begeleiding voorzien (onze begeleiding die de opvang kent, op vrijwillige basis). De eerste wake ging door op 03/11/2013. De vraag werd dan ook gesteld en door de O.C.M.W.- raad éénmalig goedgekeurd. De eigen begeleiding was op vrijwillige basis aanwezig om de opvang te voorzien (er waren slechts 3 kinderen). Alles is dan vlot verlopen. De volgende wakes gaan door op 09.11.14, 01.03.15, 31.05.15 en 08.11.15 en dit tussen 14.30 u en 16.30u. De O.C.M.W.-raad wordt de goedkeuring gevraagd om de buitenschoolse kinderopvang ter beschikking te stellen voor de opvang van kinderen van 2.5 jaar tot 12 jaar en dit tijdens de vredeswakes. - Mevr. Sylvie Vankeirsbilck vraagt of het gebouw ook kan worden gebruikt voor andere doeleinden? Mevr. Maddy Bouden zegt dat eventuele vragen van anderen, eveneens aan de raad kunnen worden voorgelegd. 3.3 Onderzoek m.b.t.. de opstart van een project middagslapen voor de instapkleuters - aktename De vraag werd gesteld om een onderzoek te doen m.b.t. de opstart van een project middagslapen voor de instapkleuters. Wettelijk kader Kind en Gezin in mogelijke subsidiekanalen Voor dergelijke projecten bestaan geen specifieke erkenningsvoorwaarden noch subsidiëringsvoorwaarden. Het bevindt zich in de schemerzone. Dit houdt in dat men dit als IBO mag bijkomend aanbieden aan de ouders maar dat er geen bepalingen zijn naar begeleiding toe, tarief,... Er kan voor dergelijke projecten binnen een IBO ook geen enkele vorm van subsidie worden aangevraagd, noch voor personeel, noch voor werkingskosten. Het wettelijk kader hiervoor is wel vastgelegd voor de voorschoolse opvang, waar dit georganiseerd wordt binnen het pakket van voorschoolse opvang (0-3 jarigen). Meestal gaat het om een verderzetting van de voorschoolse opvang tot de leeftijd van 3 jaar (enkel namiddagopvang). Dit gebeurt door de kinderdagverblijven en de onthaalouders. Huidige situatie in Langemark-Poelkapelle
De kinderdagverblijven in Langemark en Poelkapelle voorzien voor de ouders van kinderen die al gebruik maken van het kinderdagverblijf en die dit echt wensen, de mogelijkheid om de kinderen tot de leeftijd van 3 jaar in de namiddag te laten aansluiten in het kinderdagverblijf om te kunnen slapen. Alle scholen binnen de gemeente bieden al dan niet formeel de mogelijkheid tot een (gratis) middagdutje op het moment dat het kind dit nodig heeft. (er zijn hiervoor bedjes voorzien) Behoeftenonderzoek en evaluaties lopende projecten West-Vlaanderen Er is geen zicht op de werkelijke behoefte aan betalend middagslapen binnen de buitenschoolse opvang. Binnen West-Vlaanderen is er slechts 1 gemeente waar dit project werd georganiseerd binnen de buitenschoolse opvang (Bredene).Wegens dalende interesse werd dit project afgevoerd vanaf 01/09/2014. Kosten-batenanalyse Kostprijs bijkomend personeelslid: uitbreiding huidige begeleiding met 0.3 VTE ( minimum 11u/week x 37 schoolweken) = 9.833,27 EUR/jaar. Inkomsten op jaarbasis bij toepassing huidig tarief voor opvang schoolvrije dagen van max 3 uur (4.25 EUR): = 629 EUR per kind/per jaar (indien het kind iedere dag komt) Dit houdt in dat men dagelijks minimum 16 kinderen moet opvangen opdat het project zichzelf zou kunnen dragen. Hierbij moet men ook rekening houden dat de opvang van 16 middagslapers onmogelijk is voor 1 begeleidster en dus nog eens bijkomend extra uitbreiding van 0.3 VTE nodig is. Conclusies en bedenkingen Om na te gaan of er effectief nood is aan een dergelijk project moet eerst een uitgebreid behoeftenonderzoek gedaan worden. Dergelijke projecten bij andere besturen zijn geen succes (gezien slapen op school mogelijk is en dit ook kan binnen de kinderdagverblijven tot 3 jaar). Dergelijke projecten zijn voor een kleine gemeente als Langemark-Poelkapelle niet haalbaar, gezien de hoge personeelskost (wegens het ontbreken van subsidies) en de lage inkomsten die men kan genereren aan ouderbijdrage. Indien het project middagslapen zou worden opgestart, waar start men dan op om een meerwaarde te zijn voor alle scholen van het grondgebied? Wordt het middagslapen op een centrale plaats voorzien en wordt vervoer georganiseerd? Of wordt er een project opgestart in elke locatie? Beide keuzes zorgen voor extra kosten. 3.4 Stagiaires in de buitenschoolse kinderopvang - aktename Jaarlijks komen er stagiaires stage lopen in de verschillende locaties van de BKO. Uit deze groep kunnen we goeie krachten werven voor vakantiejobs of vervangingen. Dit schooljaar vroegen volgende scholen om opnieuw stagiaires te begeleiden in de BKO (opleiding kinderzorg): Immaculata Ieper
Margareta-Maria-Instituut Kortemark VISO Roeselare Vormingsleergang voor sociaal en pedagogisch werk Kortrijk De Raad wordt gevraagd hiervan akte te nemen. 4 Map 08 Personeel 4.1 Overeenkomst maaltijdcheques met Edenred - aanpassing condities Op 22 januari 2013 sloten gemeentebestuur en het OCMW van Langemark-Poelkalle een overeenkomst met Edenred rond invoering van elektronische maaltijdcheques. Met ingang van 11 maart 2014 traden de gemeente en het OCMW van Langemark- Poelkapelle gezamenlijk toe tot divisie Aanvullende Diensten van TMVW. Via deze overeenkomst ontvingen we een interessante offerte van TMVW rond overstap naar Sodexho. Edenred werd in het verlengde hiervan uitgenodigd om een tegenbod te doen. Uit een vergelijking tussen beide voorstellen bleek dat het interessant in te gaan op het voorstel van Edenred. Dit is gunstiger dan de huidige overeenkomst met Edenred. Het college van burgemeester en schepenen van 17 juli 2014 nam daarom de beslissing om de huidige overeenkomst met Edenred voor gemeentebestuur en OCMW aan te passen vanaf 1/08/2014 tem 22/01/2016. De OCMW-raad wordt gevraagd kennis te nemen van deze beslissing en hiermee in te stemmen. 5 Map 10 Stukken 5.1 Ingekomen stukken De raad wordt gevraagd om akte te nemen van volgend ingekomen stuk: 6 Map 11 Varia 6.1 Varia - De voorzitter zegt dat er op 1/10/2014 om 19.00u een toelichting wordt georganiseerd met betrekking tot
o Plannen nieuwbouw o Kleinschalig genormaliseerd wonen o PPS - Mevr. Bouden vraagt of de raad akkoord is om ook dit jaar een factuur van 250 euro voor haar rekening te nemen van Kom op tegen Kanker. De raad gaat akkoord. - Mevr. Sylvie Vankeirsbilck haalt aan dat er wellicht een misverstand is ontstaan met een koppel uit de Madonna. Deze mensen staan op de wachtlijst voor een zorgflat in het woonzorgcentrum, maar menen zelf dat zij een aanvraag hebben gedaan voor een bejaardenwoning. Mevr. Maddy Bouden zegt dat zij dit zal signaleren aan de maatschappelijk werker van het woonzorgcentrum. Mevr. Sylvie Vankeirsbilck vraagt of het een probleem is dat zij nog een huis bezitten? Mevr. Maddy Bouden zegt dat dit zeker geen probleem is als de mensen zelfbetalend zijn. Namens de OCMW-raad Gedaan in zitting met datum als boven De secretaris De voorzitter S. DE WANDEL M BOUDEN Voor eensluidend afschrift De secretaris De voorzitter