FACULTEIT DER GEESTESWETENSCHAPPEN REGELING PROMOVENDI

FACULTEIT DER GEESTESWETENSCHAPPEN REGELING PROMOVENDI

INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 2. De plaats van de promovendus in de organisatie 3. Het opleidings- en begeleidingsplan 4. Voortgangsrapportage en beoordeling 5. Afsluiting 6. Verlenging 7. Materiële voorzieningen en faciliteiten 8. Medezeggenschap 9. Geschillenregeling Bijlagen: 1. Opleidings- en begeleidingsplan 2. Taken en verantwoordelijkheden

1. INLEIDING i Per 1 september 2008 treedt een wijziging op in het promotiestelsel binnen de FGw. In het traject dat in 2005 is ingevoerd wordt de standaardoptie een deeltijdvervulling van vier jaar 0,8 fte, waarbij de component onderwijs verzorgen weer zo veel mogelijk maar náást de aanstelling als promovendus terugkeert Naast de promovendus met een vierjarig traject van 0,8 fte is ook een voltijdse variant van 3,25 jaar mogelijk of varianten daartussenin, en zijn er nog andere typen voorbereiding op de promotie, namelijk a) docentpromovendi met een vijfjarig traject, en b) externe promovendi. Deze promotietypen vallen buiten de reikwijdte van de hier voorliggende regeling. ii In deze herziene regeling komen achtereenvolgens de plaats van de promovendus in de organisatie, het begeleidingsplan, de voortgangsrapportage en beoordeling, de afsluiting, mogelijke verlenging, materiële voorzieningen en faciliteiten, medezeggenschap en de geschillenregeling aan de orde. In de bijlagen is een model voor het Opleidings- en begeleidingsplan opgenomen, zijn de taken en verantwoordelijkheden van respectievelijk de directeur van de Graduate School of Humanities, de onderzoeksdirecteur, de promotor/hoofdbegeleider, de promovendus, de departementsvoorzitter en de P&O-adviseurs vermeld. i In 2011 is de regeling aangepast in verband met de vermelding van de Graduate School of Humanities in het Universiteitsreglement d.d. 19 januari 2001. De directeur van de Graduate School draagt de eindverantwoordelijkheid voor het onderwijsdeel van de promotietrajecten. ii Zie voor a en b de Regelingen docentpromovendi en externe promovendi.

2. DE PLAATS VAN DE PROMOVENDUS IN DE ORGANISATIE Werving en selectie Beginpunt voor de opzet van de begeleiding is een duidelijke regeling voor de selectie van promovendi. Uitgangspunt voor deze regeling is dat de FGw uitstekende kandidaten als promovendi wil aantrekken, ongeacht waar zij hun doctoraalexamen, onderzoeksmaster of gelijkwaardige kwalificatie behaald hebben. Als dergelijke kandidaten er niet zijn, wordt niet tot vervullen van de desbetreffende plaatsen overgegaan. De selectie voltrekt zich als regel langs twee wegen. Door een advertentie in de (landelijke) geschreven media, op de website van het betrokken onderzoekinstituut en op het UvAweb wordt bekendheid gegeven aan een vacature. De kandidaat solliciteert ofwel als uitvoerder op een kant en klaar onderzoeksproject, ofwel en dat betreft in de praktijk de overgrote meerderheid van de gevallen bij de FGw de kandidaat stelt zelf een onderzoeksvoorstel op dat inhoudelijk past in het programma van het betreffende onderzoekinstituut. In het geval van een individueel onderzoeksvoorstel wordt de kandidaat sterk aanbevolen het voorstel met behulp van mogelijke toekomstige begeleiders op te stellen. De onderzoekinstituten van de FGw stellen richtlijnen ter beschikking voor de inrichting van het onderzoeksvoorstel. Als regel geldt dat tussen het tijdstip van afstuderen en het begin van de aanstelling als promovendus niet meer dan 5 jaar verlopen mogen zijn. De directeuren van de onderzoekinstituten hebben de vrijheid om specifieke eisen te stellen m.b.t. de cijfers van de studieresultaten. Kandidaten dienen vóór de aanvang van de aanstelling in het bezit te zijn van een tweejarige onderzoeksmaster of een gelijkwaardige kwalificatie. In de regel behoeven kandidaten bij een sollicitatie pas een scriptie (of een substantieel deel daarvan indien een kandidaat nog niet is afgestudeerd) in te leveren, indien de selectiecommissie de kandidaat daar uitdrukkelijk om verzoekt. Het onderzoekinstituut stelt voor de selectie van kandidaten een selectiecommissie in die in meerderheid bestaat uit hoogleraren, desgewenst aangevuld met externe leden. Van de selectiecommissie is tenminste één vrouw lid. De selectiecommissie kiest uit haar midden een voorzitter. De directeur van het instituut maakt geen deel uit van de selectiecommissie. De selectiecommissie stelt een voordracht op voor de directeur van het onderzoekinstituut en vergewist zich daarbij van de haalbaarheid van het project en tevens van de bereidheid van een hoogleraar om als promotor op te treden. Indien de directeur van het onderzoekinstituut de voordracht accordeert, geeft hij deze voorzien van c.v. van de kandidaat ter afhandeling van de aanstellingsprocedure door tussenkomst van het hoofd van de afdeling onderzoek door aan de afdeling P&O van het faculteitsbureau. Het aanstellingsbesluit wordt door de decaan ondertekend. Aanstelling De aanstelling vindt plaats conform de bepalingen van de CAO Nederlandse Universiteiten (zie www.vsnu.nl), in eerste instantie voor een periode van zestien maanden uitgaande van een dienstverband van 30,4 uur per week (80% van de volledige werktijd). De promovendus

wordt bij aanvang van het dienstverband ingeschaald in de eerste trede van de voor deze functie bedoelde schaal (P0). Na uiterlijk twaalf maanden na aanvang van het dienstverband vindt een beoordeling plaats (zie hoofdstuk 4 betreffende de voortgangsrapportage en de beoordeling). Indien de beoordeling positief is, wordt de promovendus aangesteld voor nog een periode van twee jaar en acht maanden. In het tweede aanstellingsjaar wordt de promovendus ingeschaald in P1, in het derde aanstellingsjaar in P2 en in het vierde aanstellingsjaar in P3. De promovendus heeft naast de aanstelling genoemd in de vorige alinea de mogelijkheid om gedurende een jaar of het equivalent daarvan in kortere perioden voor 7,6 uur per week als docent 4 of onderzoekmedewerker 1 aangesteld te worden om ingezet te worden in onderwijs of onderzoek. In het geval van het geven van onderwijs kan het uitdrukkelijk ook gaan om vaardighedenonderwijs of het begeleiden van werkgroepen e.d. Het faculteitsbestuur garandeert de promovendus de mogelijkheid om aanvullend aangesteld te worden voor het geven van onderwijs gedurende één jaar. Indien ruimere middelen beschikbaar zijn (bijvoorbeeld bij subsidiëring door NWO of andere externe partijen of onderwijsknelpunten in de afdelingen), kan de promovendus ook gedurende langere tijd dan een jaar deze aanvullende aanstelling krijgen. De mogelijkheid om deze aanstellingen te verlengen wordt echter beperkt door de CAO-bepalingen ten aanzien van maximale duur en voortzetting van dienstverbanden (zie in de huidige CAO art. 2.3, lid 7). Voltijdse invulling van de aanstelling is mogelijk, met navenante verkorting van de aanstellingsduur tot drie jaar en drie maanden en de genoemde termijnen (zie ook hoofdstuk 4 betreffende de voortgangsrapportage en de beoordeling en hoofdstuk 6 betreffende Verlenging). De afdeling P&O is verantwoordelijk voor het regelen van de aanstelling, het ontslag en de arbeidsvoorwaarden van de promovendi en voor het uitvoeren van administratieve taken, zoals het bijhouden van de personeelsdossiers en het invoeren en het doen muteren van informatie in het concernsysteem SAP-HR. P&O signaleert aan de directeur van het onderzoekinstituut en de afdeling onderzoek wanneer de aanstellingen aflopen. De toekomstige promovendus krijgt (als regel) als personeelslid een plaats in de leerstoelgroep en de afdeling van de hoofdbegeleider. De departementsvoorzitter is verantwoordelijk voor het aanbieden van een passende werkplek en van infrastructuur (apparatuur, pc, etc). De directeur van het onderzoekinstituut is, behalve voor de werving en selectie, verantwoordelijk voor het opstellen van het begeleidingsplan en het regelen van passende begeleiding. Bovendien dient de directeur de voortgang van het promotieproces op instituutsniveau te bewaken en bij misstanden in te grijpen. De promovendus is juniorlid van het onderzoekinstituut. De directeur van de Graduate School of Humanities draagt de eindverantwoordelijkheid voor het onderwijsdeel van de promotietrajecten. De Graduate School of Humanities draagt zorg voor het vaardighedenonderwijs, bijvoorbeeld cursussen time- en projectmanagement en loopbaanoriëntatie. Verder zorgt de Graduate School ervoor dat de promovendus wordt aangemeld bij een landelijke onderzoekschool, conform de opgave in het Opleidings- en begeleidingsplan (OBP).

3. HET OPLEIDINGS- EN BEGELEIDINGSPLAN Het Opleidings- en begeleidingsplan van de promovendus, waarvoor een model beschikbaar is (zie bijlage 1), wordt opgesteld vóór aanvang van de aanstelling. Tevens wordt de promovendus door de personeelsadministratie op de hoogte gesteld van de voor hem/haar geldende universitaire en facultaire regelingen en faciliteiten. Het Opleidings- en begeleidingsplan wordt opgesteld op basis van het onderzoeksvoorstel van de promovendus dan wel van het reeds gedefinieerde onderzoeksproject. Het plan wordt ondertekend door de promovendus, de promotor/hoofdbegeleider, de directeur van het onderzoekinstituut en de directeur van de Graduate School of Humanities als eindverantwoordelijke. In het Opleidings- en begeleidingsplan wordt het aantal uren opgenomen dat wordt besteed aan de scholing van de promovendus (het bij de Graduate School of Humanities te volgen vaardighedenonderwijs en het inhoudelijke onderwijs verzorgd door de landelijke onderzoekscholen waarmee afspraken bestaan iii ). Beheers- en bestuurstaken maken, met uitzondering van het mogelijke lidmaatschap van de facultaire Ondernemingsraad, geen deel uit van de taken van de promovendi. 4. VOORTGANGSRAPPORTAGE EN BEOORDELING Promovendi worden conform de bepalingen van de CAO Nederlandse Universiteiten aangesteld (zie www.vsnu.nl). De promovendus wordt in eerste instantie aangesteld voor een periode van 16 maanden en voor 30,4 uur per week. iv Aan het einde van de negende maand v van zijn aanstelling levert de promovendus een voortgangsrapportage in de vorm van een pilotstudie van zijn promotieonderzoek vi in bij zijn begeleider(s) en de directeur van het onderzoekinstituut. De directeur van het onderzoekinstituut stelt een commissie in, die advies uitbrengt over de pilotstudie en de voortgang van de promotie gerelateerd aan het begeleidingsplan. De adviescommissie bestaat uit tenminste drie personen, onder wie de begeleider(s) en een hoogleraar ( de promotor) uit het onderzoekinstituut. Op grond van het advies van deze commissie beoordeelt de directeur van het onderzoekinstituut de voortgangsrapportage. Uiterlijk aan het einde van de tiende vii maand van zijn aanstelling bespreken in ieder geval de promotor, de hoofdbegeleider en de directeur van het onderzoekinstituut of zijn gemachtigde de voortgangsrapportage met de promovendus. Van dit gesprek wordt binnen 2 weken een verslag gemaakt door de promotor/hoofdbegeleider. De promovendus kan hier schriftelijk op reageren. Dit verslag wordt voor het eind van de elfde viii maand vastgesteld. Als toetsingscriteria gelden bij dit gesprek: de pilotstudie, de voortgang van de verrichte onderzoekswerkzaamheden en het uitzicht op afronding hiervan binnen de gestelde aanstellingsduur, gekoppeld aan de in het begeleidingsplan geplande resultaten. iii Conform DLG-Logos akkoord d.d. 23-10-2010. iv Voltijds: voor een periode van twaalf maanden en voor 38 uur per week. v Voltijds: zesde maand. vi Bijvoorbeeld het eerste hoofdstuk, een artikel n.a.v. het promotieonderzoek. vii Voltijds: zevende maand. viii Voltijds: achtste maand.

Uiterlijk in de twaalfde ix maand na de aanstelling vindt de definitieve beoordeling door de directeur van het onderzoekinstituut plaats en valt de beslissing om de aanstelling al dan niet te verlengen. Wordt de voortgangsrapportage positief beoordeeld, dan wordt de aanstelling met twee jaar en acht maanden x verlengd. Wordt het stuk negatief beoordeeld, dan wordt de aanstelling niet verlengd en wordt uiterlijk drie maanden voor het einde van het dienstverband de beëindiging ervan aangezegd. In het geval van promovendi met een voltijdse aanstelling gelden navenant verkorte termijnen zoals vermeld in de voetnoten bij de tekst hierboven. De promovendus brengt aan het eind van het 1 e jaar en vervolgens tenminste tweemaal per jaar verslag uit aan de promotor/hoofdbegeleider over de voortgang van het project, het gevolgde onderwijs, artikelen en of hoofdstukfragmenten, eigen bijdragen in de vorm van lezingen t.g.v. (buitenlands) congresbezoek, buitenlands studiebezoek etc. Het verslag wordt gerelateerd aan het Opleidings- en begeleidingsplan, dat op grond van de rapportage zo nodig bijgesteld en verfijnd kan worden. Frequent contact tenminste maandelijks tussen promovendus en begeleider(s) is voorgeschreven. 5. AFSLUITING Het promotietraject wordt afgesloten met een openbare verdediging van het proefschrift onder voorzitterschap van de decaan van deze faculteit. Met dit academisch examen kwalificeert de promovendus zich voor het verrichten van zelfstandig, wetenschappelijk onderzoek. De richtlijnen en voorschriften van het Algemeen Promotiereglement van de UvA zijn hierbij van kracht. 6. VERLENGING De aanstellingsduur kan worden verlengd op grond van (vertraging door) ziekte, zwangerschaps- en ouderschapsverlof. In het geval van ziekte dient de opgelopen vertraging substantieel te zijn, te weten in totaal minimaal zes weken. Bij de beoordeling van iedere claim op verlenging zal de haalbaarheid van de afronding van het proefschrift binnen de duur van de verlengingstermijn een doorslaggevende rol spelen. Deze beoordeling dient door de directeur van het onderzoeksinstituut, na door de afdeling P&O op de mogelijkheid van verlenging geattendeerd te zijn, uiterlijk 3 maanden voor het verstrijken van de aanstellingsduur in overleg met de promovendus, de promotor en begeleiders te zijn opgesteld. Vervolgens wordt deze door tussenkomst van afdeling onderzoek ter afhandeling aan de afdeling P&O voorgelegd. ix Voltijds: achtste maand. x Voltijds: twee jaar en drie maanden.

7. MATERIËLE VOORZIENINGEN EN FACILITEITEN De promovendus kan aanspraak maken op vergoeding van de kosten voor de uitvoering van het onderzoek conform de in het betreffende onderzoekinstituut geldende regelgeving. Voor door NWO of door derden gefinancierde promovendi kunnen andere afspraken gelden. 8. MEDEZEGGENSCHAP Promovendi zijn lid van het onderzoekinstituut en kunnen zitting hebben in de adviesraad van het instituut. Zij hebben actief en passief kiesrecht voor de Ondernemingsraad van de faculteit en voor de Centrale Ondernemingraad. 9. GESCHILLENREGELING Indien er ernstige meningsverschillen ontstaan tussen promovendus en promotor/hoofdbegeleider dient de promovendus zich in eerste instantie te richten tot de directeur van het onderzoekinstituut. Hetzelfde geldt voor klachten over de opleiding en de materiële voorzieningen. Desgewenst kan de promovendus zich wenden tot de door de directeur van het instituut aangewezen vertrouwenspersoon, één van de facultaire vertrouwenspersonen of de facultaire klachtencommissie. xi xi Zie http://www.hum.uva.nl/organisatie/regelingenfac.cfm > facultaire klachtencommissie.

Bijlage 1 HET OPLEIDINGS- EN BEGELEIDINGSPLAN Graduate School for Humanities PhD student Training and Supervision Scheme xii Name + Initials PhD student E-mail address Title of the project Start of contract End of contract Local Research Institute National Research School Name PhD-supervisor (promotor) Name PhD co-supervisor (co-promotor) Name daily supervisor SUPERVISION The following arrangements have been made for supervision and feedback of the PhD student. The PhD supervisor (promotor) will meet with the PhD student every.. month(s). * Please complete this form where invited to do so; strike out what is not applicable. Additional information: xii This form is to be filled out by PhD Students with a regular appointment of 4 years (0,8 fte) or a full time employment contract (1,0 fte during 3 years and 3 months). If you have a contract as docentpromovendus, please contact the office of your research institute.

The PhD co-supervisor (co-promotor) will meet with the PhD student every month(s). Additional information: TRAINING skills Please mark the courses which will be followed during the PhD project Yes/No Y Y Courses Graduate School Humanities PhD Project Management (obligatory) Advanced Academic Writing (obligatory) In year 1 In year 2 In year 3 In year 4 0,5 EC 3 EC Y Presentation Skills (obligatory) 1 EC Y Career Development (obligatory) 0,125 EC N / Y* Dutch Language Course (optional) 3 EC N / Y* Building an Academic Career (optional) 0,5 EC 0,125 EC N / Y* PhD Social Skills (optional) 0,5 EC N / Y* Twitter and Blogging for Academics (optional) 0,5 EC 0,125 EC N / Y* Academic English (optional) 3 EC N / Y* Academic Teaching (optional) 2 EC N / Y* Additional Career Development (optional) 0,125 EC 1,0 EC N / Y* Valorisation (optional) 0,5 EC * Please strike out what is not applicable. Remarks:

TRAINING national research school Which courses will the PhD student take at a national research school? Information with regard to the courses of the national research schools is available on the internet: http://gsh.uva.nl/nl/promovendi/onderwijs/onderwijs.html. Research school: PhD Courses to be followed:* * To be filled out only if the educational programme of the national research school is available. Remarks: TRAINING other (local research institute, research focal area or external courses) Which other courses will the PhD student take? Specify for each course: Name and date, EC, Institution, Estimated costs and Source of funding ASSESSMENT INTERVIEW / EVALUATION OF PILOT STUDY Assessment interview (the interview will be held in the 7 th / 10 th * month after being appointed as a PhD researcher) Date: * Please strike out what is not applicable. The interview takes place in the 10 th month for PhD Students with a regular appointment of 4 years (0,8 fte) and in the 7 th month for PhD Students with a full time employment contract (1,0 fte during 3 years and 3 months.

SIGNATURES Date: Signature PhD Supervisor Date: Signature PhD student Please send this form to the office of your Research Institute (ACLC, ASCA, IC&G or ILLC) in order to obtain the necessary confirmation signatures from the Director of the Research Institute and the Dean of the Graduate School of Humanities of the University of Amsterdam. CONFIRMATION Date: Signature Director Research Institute Date: Signature Director Graduate School A copy of this Training and Supervision Scheme (once signed) will be sent by mail to the PhD Student, the supervisor and the research institute. The original document will be filed at the Graduate School. Both the progress of the research project itself and the training/supervision are evaluated during the regular assessment interviews as scheduled by the research institute (Cf. Appendix).

APPENDIX 1.1.1.1 Description of research in terms of the years of employment Summary of the PhD Project (100 words) Time Schedule of the PhD Project (detailed work plan for the research project, including all related activities such as education, conferences, holidays, and research abroad) Please note: after 9 months xiii a pilot study must be submitted, including a revised or updated table of contents of the dissertation, with a time schedule. On the basis of the evaluation of the Pilot Study and the time schedule the director of the local research institute decides whether or not funding of the project will be continued. After this first evaluation, the project will be evaluated every year. The time schedule may constantly be revised and updated, whenever and if the PhD candidate, supervisor and the director of the local research institute deem it necessary in view of the quality and timely completion of the dissertation. xiii PhD Students with a full time employment contract (1,0 fte during 3 years and 3 months: after 6 months).

Bijlage 2 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 1. De directeur de Graduate School of Humanities De directeur van de Graduate School of Humanities draagt de eindverantwoordelijkheid voor het onderwijsdeel van het promotietraject. Hij draagt zorg voor de organisatie van het onderwijs en beheert de daarmee gemoeide middelen. Tevens bewaakt hij de kwaliteit van het onderwijs. De volgende specifieke taken behoren eveneens tot de verantwoordelijkheid van de directeur van de Graduate School of Humanities of diens gemachtigde: - het verstrekken van informatie over het relevante scholingsaanbod binnen en buiten de universiteit - het organiseren van het lokaal verzorgde vaardighedenonderwijs en zorgdragen voor de participatie in het landelijke inhoudelijke onderwijs - het toetsen en medeondertekenen als eindverantwoordelijke van het Opleidings- en begeleidingsplan waarin het promotieplan is beschreven - zorgdragen voor de verslaglegging en administratieve afhandeling van het door de promovendi gevolgde onderwijs. 2. De directeur van het onderzoekinstituut De directeur van het onderzoekinstituut (of diens gemachtigde, i.h.b. de coördinator van het onderzoekinsituut) neemt het initiatief tot het opstellen van het Opleidings- en begeleidingsplan en ziet toe op de uitvoering ervan. Tevens bewaakt hij de kwaliteit van de begeleiding aan de promovendus. Ook de evaluatie van promotor/hoofdbegeleider en overige begeleiders valt binnen zijn competentie. De volgende specifieke taken behoren eveneens tot de verantwoordelijkheid van de directeur of diens gemachtigde: - het verstrekken van informatie over congressen/symposia etc. binnen en buiten de universiteit - zorg voor de verslaglegging en administratieve afhandeling van de voortgangs- en beoordelingsgesprekken - het laten afbreken van het project bij onvoldoende voortgang - bemiddelen in eventuele geschillen tussen promovendus en promotor/hoofdbegeleider - vastleggen van gegevens die inzicht bieden in het promotierendement. 3. Promotor en/of hoofdbegeleider De promotor dient de promovendus te coachen, met raad en daad terzijde te staan en te inspireren en stimuleren. De promotor wordt geacht de promovendus te helpen bij het vinden van de juiste strategieën en middelen die leiden tot antwoorden op de onderzoeksvragen van

het onderzoeks- en begeleidingsplan. Verder dient hij/zij zich op de volgende punten te richten: - tijdig opstellen van het begeleidingsplan - tenminste maandelijks overleg voeren met de promovendus - met de andere leden van de adviescommissie inhoudelijk toetsen van de voortgangsrapportage in de vorm van een pilotstudie die aan het eind van de 9 e maand van de aanstelling door de promovendus wordt overgelegd - het bespreken van de halfjaarlijkse voortgangsrapportages - stimuleren van congresbezoek en andere op internationalisering gerichte activiteiten - meedenken over de toekomstige loopbaan van de promovendus binnen en buiten de instelling - het verstrekken van alle relevante informatie betreffende voortgang en functioneren van de promovendus aan de directeur van het instituut. 4. Promovendus De verplichtingen van de promovendus omvatten: - het verrichten van onderzoek - het in concept opstellen en/of bijstellen van de punten 1 t/m 5 van het begeleidingsplan - het opstellen van een dissertatieplan - het schriftelijk rapporteren over de voortgang van het onderzoek met het oog op de (halfjaarlijkse) voortgangsgesprekken - het schrijven en openbaar verdedigen van het proefschrift. 5. Het departement De departementsvoorzitter heeft het personeelsmandaat; de promovendus ressorteert wettelijk gesproken onder zijn gezag. Gezien echter de specifieke eisen die gesteld worden aan het functioneren van de promovendus binnen de context van het onderzoekinstituut, de Graduate School en het departement, verricht de afdeling onderzoek de aanstellings- en verlengingsmodaliteiten en verzorgt het departement de standaard faciliteiten die voor ieder personeelslid van toepassing zijn. De promovendi kunnen zich hiervoor wenden tot het betreffende hoofd bedrijfsvoering. 6. De P&O-adviseurs De P&O-adviseurs adviseren zo nodig vertrouwelijk de decaan en de individuele personeelsleden in zaken betreffende aanstelling, inschaling, bevordering, ontslag en functioneren.